SEEOcta-Applikationen: Workflows bei der Softwareeinführung

Workflows sind die Grundlage aller Digitalisierungsprojekte. Im Zeitalter der Industrialisierung sorgten sie zunächst einmal dafür, Produktionsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Sie definieren in der heutigen digitalisierten und vernetzten Welt auf allen Ebenen und in allen Bereichen unternehmerischen Handelns klare, effiziente und transparente Abläufe. Basierend auf diesen klar festgelegten Workflows lassen sich Digitalisierungs- und Integrationsstrategien aufbauen, die Unternehmen weltweit miteinander vernetzen, Abläufe unternehmensintern effizienter gestalten und innerhalb von Abteilungen für mehr Transparenz und Struktur sorgen. Workflow-Management-Systeme sorgen dafür, dass diese Workflows digital verwaltet werden können. Erhalten Sie einen Überblick über die Rolle von Workflows und Workflow-Management-Systemen im Zuge der digitalen Integration und Vernetzung.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Ein klar definierter Workflow ist die Basis für jedes strukturierte und prozessorientierte IT-Projekt.  Im Zeitalter von Industrie 4.0 und der zunehmenden Digitalisierung der Produktion sind es klare Prozessabläufe, die eine digitale Vernetzung im Zuge von IoT- und IIoT -Projekten (Internet of Things und Industrial Internet of Things) erst planbar machen. Und auf der Verwaltungsebene sorgt optimales Workflow Management für definierte Prozesse im Büroalltag. Dazwischen liegen die Bereiche Produktentwicklung, Einkauf und die gesamte Supply Chain bis hin zu Marketing und Vertrieb. Überall können gut durchdachte Workflows für ein Optimum an Struktur und Effizienz sorgen. Workflows bilden so die Basis für die unterschiedlichsten Integrations- und Digitalisierungsprojekte.

Beispiele Workflows in Industrie 4.0 und IoT

Die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) nimmt eine Schlüsselrolle in der Fertigung ein. Sie umfasst die organisatorische Planung, Steuerung und Überwachung der Produktionsabläufe von der Angebotsbearbeitung bis zum Versand. Nachfolgend einige Beispiele für Workflows im Kontext von Industrie 4.0 und IoT angeführt:

Workflows in der Produktentwicklung

Damit die Produktion eines Unternehmens hochwertige und innovative Produkte entwickeln und herstellen kann, ist das Zusammenspiel unterschiedlicher Bereiche wie beispielsweise Mechanik, Elektrik, Elektronik sowie Informationstechnologie erforderlich. Damit dieser komplexe Prozess funktionieren kann, bedarf es der Zusammenarbeit von internen und externen Fachbereichen sowie dem Austausch von Engineering- und Produktdaten. So bilden die kollaborative Produktentwicklung und der Datenaustausch im Maschinenbau und anderen technischen Branchen ein Paradebeispiel für einen Digitalisierungsprozess auf Basis optimierter Workflows.

Workflows im Produktlebenszyklusmanagement

Ein weiterer Bereich, in dem klar definierte Workflows die Basis für die Digitalisierung optimierter Prozesse darstellen, ist das Produktlebenszyklusmanagement (PLM). Im Rahmen der Digitalisierung im Maschinen- und Anlagenbau spielt PLM eine wichtige Rolle. Damit diese Informationssysteme jedoch erfolgreich genutzt werden können, ist umfangreiche Planung und Vorbereitung erforderlich. Professionelle Workflows stellen die exakte Definition und Zuweisung von Zuständigkeiten und Abläufen sicher, die für ein hochwertiges und effizientes Produktlebenszyklusmanagement erforderlich sind.

Workflows in der Logistik

Vernetzte und integrierte digitale Ökosysteme sorgen dafür, dass stets die richtige Ware zur richtigen Zeit an den richtigen Ort gelangt. Damit die dahinterliegenden Logistikprozesse so optimiert wie möglich ablaufen, muss eine Integrationsstrategie auf vordefinierten Workflows basieren – von der Ermittlung genauer Lagerbestände und daraus abzuleitender Lieferkapazitäten bis zur Transportüberwachung oder der Waggonauslastung für eine genaue Dispositionsprognose.

So früh die Prozesse in der Produktion auch durch Workflows rationalisiert wurden, diese Entwicklung in der Verwaltung anzustoßen, hat lange gedauert. Die Abläufe in den Büroetagen blieben über Jahrzehnte unverändert. Erst nachdem die Digitalisierung nach und nach Einzug in die Verwaltungsebenen der Unternehmen gehalten hatte, wurden dort die Arbeitsprozesse analysiert und optimiert, um nach und nach effizienteres und transparenteres Arbeiten zu ermöglichen. Dieser Optimierungsprozess dauert noch heute an.

Beispiele Workflows in der Verwaltung

Dank der Automatisierung übernehmen Workflows in der Verwaltung einen Großteil der koordinativen und kommunikativen Arbeit:

Generischer Workflow in den Fachabteilungen

Einheitliche Organisationsstrukturen und klar definierte Abläufe und Zuständigkeiten, die in jeder Fachabteilung auf die gleiche Weise angelegt sind, ermöglichen es, Änderungen wie beispielsweise die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder strukturelle Veränderungen im Unternehmen schnell und unkompliziert vornehmen zu können. Wie generische Workflows für eine transparente Organisationsstruktur innerhalb der Fachabteilungen sorgen, erfahren Sie im Blogbeitrag „Generischer Workflow mit SEEBURGER SAP Add-ons“.

Workflow für Freigabeprozesse zur Bearbeiterfindung

Klar definierte Workflows erleichtern die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Unternehmen. Herauszufinden, wer wofür zuständig ist und wie weit ein Projekt bereits fortgeschritten ist, wird auf diese Weise erheblich vereinfacht. Freigabeprozesse mit „Rule Solver“ zur Bearbeiterfindung ermöglichen es, eigene Freigabeabläufe und -strukturen zu definieren. So sind Zuständigkeiten klar und für alle leicht erkennbar geregelt.

Workflows für digitale Posteingangslösungen

Die Verarbeitung des Inputs, das ein Unternehmen täglich auf dem alt hergebrachten Postweg erreicht, bietet enormes Optimierungspotenzial. Finden Sie heraus, wie Sie mit digitalem Posteingang für transparente und effiziente Abläufe sorgen können oder Papier- und digitale Post in einem System verarbeiten.

Workflows steuern mit Workflow-Management-Systemen

Damit die oben beschriebenen Workflows koordiniert und zentral wiederkehrende Verwaltungsarbeitsschritte automatisiert werden können, werden sogenannte Workflow-Management-Systeme eingesetzt. Aufgabe des Workflow-Managements ist es, auf Basis einer Spezifikation für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT-Systemen zu sorgen.

Workflow-Management-Systeme sind gerade dort, wo viele Personen beteiligt sind, besonders wirksam, da sie die Effizienz dieser Verwaltungsabläufe enorm steigern. Ein Workflow-Management-System startet Verwaltungsaktivitäten nach festgelegten Regeln in der richtigen Reihenfolge und versorgt den Nutzer mit den benötigten Daten und Informationen.

Workflow-Management-Systeme bestehen aus verschiedenen Komponenten. Hierzu zählt primär eine Funktion zur Geschäftsprozessmodellierung und deren Organisation. Ferner gehört die Worflow-Engine, welche Abläufe gemäß den definierten Geschäftsprozessen steuern kann, dazu und schließlich eine Monitoringkomponente als weiterer Bestandteil eines Workflow-Management-Systems. Sie erlaubt Analysen, die wieder in die ursprüngliche Geschäftsprozessmodellierung mit einfließen können.

Workflow-Management-Systeme haben viele Vorteile. Sie sorgen unter anderem für eine

• konsistente Vorgangsbearbeitung,
• Reduzierung der Durchlaufzeiten,
• Erhöhung der Transparenz der Prozesse,
• Vereinfachung und Automatisierung des Ablaufs komplexer Verwaltungsvorgänge,
• Einsparung von Zeit und Kosten,
• Vermeidung prozessualer Fehler.

Somit tangieren Workflow-Management-Systeme durch ihre Schlüsselfunktion bei der Digitalisierung der Verwaltung alle Perspektiven des SEEOcta-Modells.

Im zweiten Teil der SEEOcta-Serie zum Thema Workflow erfahren Sie alles über Workflow-Management-Systeme in der Praxis.