📌 Posteingang – eine Lösung für Papier- und digitale Post

SEEBURGER

The Engine Driving Your Digital Transformation

E-Invoicing Solutions for SAP User

Zwischen den Welten – Papier- und digitale Post in einem System verarbeiten

|

Zwischen den Welten – Papier- und digitale Post in einem System verarbeiten

Organisationen werden Tag für Tag mit einer Vielzahl eingehender Dokumente überhäuft – im Zuge der Digitalisierung über verschiedenste Kommunikationskanäle und in unterschiedlichsten Formaten in immer kürzerer Zeit. In diesem Gastbeitrag erläutert Sara Mazzorana von der TCG Process GmbH, wie alle Schritte für einen Posteingang – unabhängig von seiner Größe und Komplexität – effizient und kostengünstig mithilfe einer Softwarelösung verarbeitet werden können.

Digitaler Posteingang – sterben papierbasierte Kommunikationskanäle aus?

In den letzten 20 Jahren hat sich die Anzahl der jährlich versendeten E-Mails vervielfacht. Laut einer Erhebung von Statista, gemeinsam mit Web.de und GMX (die beiden Anbieter verwalten rund 38 Millionen E-Mail-Konten in Deutschland), hat sich das jährliche E-Mail-Volumen zwischen 2000 und 2018 um den Faktor 26 erhöht. Allein von 2017 auf 2018 ist die Anzahl an E-Mails um 9 % gestiegen. E-Mails, ebenso wie andere digitale Kommunikationsformen, lösen die papierbasierte Kommunikation mehr und mehr ab. Gleichzeitig steigt allgemein die Anzahl an Nachrichten und damit die Frequenz. Dies kann auf die vielfältigen Möglichkeiten, die die digitale Kommunikation bietet, zurückgeführt werden. Eine E-Mail ist im Vergleich zu einem Brief eben „schnell mal geschrieben“.

Posteingang über E-Mail, Webportale und Mobile Devices – doch ohne Papier geht’s nicht

Bereits 2014 kommunizierten laut einer IT-Studie „über 80 Prozent der Internetnutzer in Deutschland“ regelmäßig per E-Mail. Vor allem im Geschäftsumfeld ist E-Mail inzwischen zentraler Bestandteil der alltäglichen Kommunikation.
Im geschäftlichen Umfeld fungieren laut Bitkom sogenannte »Funktionspostfächer« wie zum Beispiel info@unternehmen.de, service@unternehmen.de oder beschwerde@unternehmen.de, die den E-Mail-Eingang thematisch bereits vorsortierten. Von der Produktanfrage, über Bestellungen, bis zur Adressänderungen eines Kreditors ist alles dabei. Über diese Funktionspostfächer sollen die E-Mails „innerhalb zuvor festgelegter Bearbeitungszeiten (auch »Service Level«) zu einer abschließenden Bearbeitung an hierfür geeignete Mitarbeiter (auch »Skill-based«)“ oder Fachbereiche zur Weiterbearbeitung in Fachsystemen wie CRM oder ERP verteilt werden.

Doch damit nicht genug. E-Mail ist nur einer von vielen Eingangskanälen, die bedient werden müssen. Neben weiteren digitalen Posteingangskanälen wie Webportalen oder Mobile Devices geht in vielen Unternehmen auch noch papierbasierte Post über Fax, Scan oder Multi-Funktions-Printer ein. Obwohl papierbasierte Post insgesamt rückläufig ist, herrscht in einigen Bereichen noch immer die papierbasierte Kommunikation mit dem Kunden vor. Gerade in Deutschland werden im internationalen Vergleich noch verhältnismäßig viele Briefe verschickt. In Großbritannien ist die Anzahl verschickter Briefe von 2000 bis 2016 um 35 % zurückgegangen, in Dänemark sogar um 74 %. Dagegen ist die Briefmenge in Deutschland mit einem Rückgang um 5,4 % noch immer relativ stabil. Insgesamt wurden in Deutschland im Jahr 2016 15,7 Milliarden Sendungen verschickt. Gerade im Umfeld sensibler personenbezogener Daten wird häufig noch auf Papier gesetzt. Deshalb wird dieser Kommunikationskanal zwar in Zukunft weiter rückläufig sein, uns aber im Input-Management noch eine Weile beschäftigen.

Papierbasierte Kommunikation erfordert Klassifizierung der Eingangspost

Insgesamt ist durch die hybride Welt zwischen digital und Papier die Kommunikation eines Unternehmens mit seiner Umgebung komplexer geworden. Finden die Prozesse manuell statt, sind hohe Personalkosten, zeitaufwändige Tätigkeiten mit vielen Fehlerquellen und damit einhergehend lange Wartezeiten für den Kunden die Folge.
In Verbindung mit strikten SLAs erwarten Kunden heute deutlich schneller eine RĂĽckmeldung. Beides kann oftmals aufgrund der langwierigen Prozesse nicht eingehalten werden.
Die größte Herausforderung dabei ist sicherzustellen, dass Eingangsdokumente aus verschiedenen Kanälen zu demselben Vorgang zusammengeführt werden und nicht unabhängig voneinander bearbeitet werden. So schickt beispielsweise ein Lieferant eine Rechnung in Papierform und Erläuterungen dazu via E-Mail, oder ein Kunde nutzt Faxformulare für eine Bestellung und erläutert via E-Mail ergänzende Spezifizierungen.

Genau dort setzen sogenannte Mailroom- oder Posteingangslösungen an, um die eintreffenden unterschiedlichen Dokumenttypen unterschiedlichster Eingangskanäle und -formate – Omni-Collect – zu klassifizieren. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern wirkt sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

Digitale Posteingangslösungen und Künstliche Intelligenz (KI) bringen beide Welten unter einen Hut

Die Aufgaben im Posteingang gehen über das reine Sortieren der Dokumente hinaus: Bitkom fasst die notwendigen Schritte in der Posteingangsbearbeitung zusammen: „Im Posteingang wird die Briefpost geöffnet, nach Vermerken geprüft, digital erfasst, inhaltlich klassifiziert und zur Bearbeitung an Sachbearbeiter oder Back-Office Mitarbeiter weitergeleitet.“

Digitale Posteingangslösungen erlauben eine effiziente und größtenteils automatisierte Verarbeitung der Schritte für einen Posteingang – unabhängig von seiner Größe und Komplexität.
Im Vorfeld einer automatischen Klassifikation mithilfe künstlicher Intelligenz müssen die Dokumente je nach Eingangskanal gesammelt und aufbereitet werden, um in einem Prozess effizient weiterverarbeitet zu werden. Anbieter von Input Management bieten hierfür Schnittstellen oder Lösungen in Form von „Mini“ Prozessen für E-Mails, gescannte Dokumente, Informationen aus Web-Portalen etc. Dies gewährleistet, dass der Import zielgerichtet erfolgt, keine Dokumente unterwegs verloren gehen und die Klassifikation der Eingangspost ganzheitlich mit dem darauffolgenden Schritt – der Posteingangslösung – erfolgen kann.

Die Softwarelösung DocProStar (DPS) bietet Schnittstellen und Process Apps für jeden Eingangskanal und ist so ein optimaler Partner, um der Komplexität der Eingangspost Herr zu werden. Über Dateiimport erfolgt der Zugriff auf vorhandene Dateien. Papierhafte Dokumente werden beispielsweise mit dem DPS ScanClient digitalisiert und dem Klassifikationsprozess automatisch zugeführt. Es stehen eine Vielzahl an Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten für Web-Portale oder Mobile Devices zur Verfügung. Hier kann die TCG Process GmbH kundenspezifisch auf alle Anforderungen reagieren. Gerade komplexe E-Mail-Eingänge werden mit einem eigens konfigurierten Verarbeitungsprozess erfasst und für die weiteren Prozesse vorbereitet.

Die TCG Process GmbH ist ein technologieführendes Unternehmen in den Bereichen Input Management und Business Process Automation (BPA). Auf Basis einer Prozessplattform bietet TCG mithilfe künstlicher Intelligenz und dem Einsatz von Selbstlernrobotern Lösungen für den Betrieb On-Premises und in der Cloud.

Dokumente werden unter Einhaltung von Compliance und Datenschutzrichtlinien klassifiziert, extrahiert, geprüft und vervollständigt. Dokumente aus allen Eingangskanälen werden durch das Unternehmen gesteuert und zusammen mit den verifizierten Geschäftsinformationen an nachfolgende Fachsysteme wie die SEEBURGER Solution Extensions für SAP

  • Purchase-to-Pay (Eingangsrechnungen),
  • OmniChannel-to-Cash (Kundenaufträge),
  • Order-Response (Auftragsbestätigungen) und
  • Delivery Note (Lieferscheine)

übergeben. Die Verarbeitung einzelner Dokumente kann systemgestützt oder vollständig automatisiert erfolgen.

Gerne steht Ihnen Marcus.kern@tcgprocess.com fĂĽr weitere Informationen zur VerfĂĽgung.

TCG fokussiert sich auf „ENABLING THE DIGITAL ENTERPRISE“.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?

Wir freuen uns hier ĂĽber Ihre Nachricht.

Teilen Sie diesen Beitrag, wählen Sie Ihre Plattform!
Sara Mazzorana | TCG Process

Ăśber den Autor:

Sara Mazzorana ist Referentin für Marketing und Vertrieb bei der TCG Process GmbH. Nach ihrem Bachelor in Betriebswirtschaftslehre hat sich Sara Mazzorana mit Ihrem Master im Bereich „Entrepreneurship and Innovation“ an der Universität Bozen weiter spezialisiert. Sara Mazzorana ist seit 2018 bei der TCG in Baienfurt nahe des Bodensees.