Purchase-to-Pay-Lösungen: Ein Leitfaden für die Auswahl gemäß Best Practice

Von der Bestellung bis zur Bezahlung – Purchase-to-Pay-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, die gesamte Prozesskette zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies bringt Zeit- und Kosteneinsparungen, reduziert Fehler und steigert die allgemeine Produktivität. Doch in welchen Phasen läuft die Auswahl einer Purchase-to-Pay-Lösung ab und welche Kriterien sind hierbei relevant? Um Ihnen bei dieser Herausforderung zu helfen, hat SEEBURGER-Experte Rolf Holicki einen praktischen Leitfaden gemäß Best Practice für Sie zusammengestellt.

Beginnen wir mit der grundsätzlichen Frage:

Warum ist die Auswahl der richtigen Purchase-to-Pay-Lösung so wichtig?

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen hat eine globale E-Invoicing-Initiative ausgelöst. Papier- und E-Mail-PDF-Rechnungen verlieren zunehmend an Bedeutung, während die Relevanz elektronischer Formate wie EDI, XML und Hybrid-Rechnungen wie ZUGFeRD stetig zunimmt. Die Gründe hierfür sind vielseitig. Im Folgenden, die zehn wichtigsten Aspekte:

1. Effizienzsteigerung: Elektronische Formate ermöglichen eine automatisierte und effiziente Datenübertragung zwischen Systemen, was zu schnelleren Geschäftsprozessen führt.
2. Fehlerreduzierung: Durch die Automatisierung von Datenübertragungen minimieren elektronische Formate menschliche Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten können.
3. Schnelligkeit und Echtzeit-Verarbeitung: Elektronische Formate ermöglichen die nahezu sofortige Verarbeitung von Transaktionen, wodurch Echtzeitinformationen verfügbar gemacht und hierdurch wiederum schnellere Entscheidungen gefällt werden können.
4. Kostenreduzierung: Die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Aufgaben können somit zu geringeren operativen Kosten führen.
5. Präzise Daten: Elektronische Formate tragen dazu bei, genaue und konsistente Daten zu gewährleisten, da sie standardisierte Formate und Strukturen verwenden.
6. Besseres Lieferantenmanagement: Die Verwendung elektronischer Formate erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten, wodurch Beziehungen gestärkt und Transparenz verbessert wird.
7. Compliance: Elektronische Formate unterstützen dabei, rechtliche Anforderungen und Branchenstandards zu erfüllen, insbesondere im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung.
8. Flexibilität und Skalierbarkeit: Elektronische Formate bieten Flexibilität bei der Integration mit verschiedenen Systemen und können leicht an sich ändernde Geschäftsanforderungen angepasst werden.
9. Umweltaspekte: Durch die Reduzierung von Papierverbrauch und manuellen Prozessen tragen elektronische Formate zur Umweltfreundlichkeit bei.
10. Bessere Analysemöglichkeiten: Elektronische Formate erleichtern die Analyse von Transaktionsdaten, was zu tieferem Einblick und fundierten geschäftlichen Entscheidungen führen kann.

Wie Sie sehen, gibt es viele gute Gründe für einen digitalisierten Purchase-to-Pay-Prozess mit standardisierten elektronischen Formaten und gerade deshalb tummeln sich auch viele Lösungen auf dem Markt. Dies macht es natürlich für die Verantwortlichen in Unternehmen zu einer gewissen Herausforderung, die passende Lösung für ihre Organisation zu identifizieren. Aber auch komplexe Anforderungen lassen sich am besten Schritt für Schritt bewältigen.

Best-Practice-Ansätze für den Auswahlprozess eine Purchase-to-Pay-Lösung

Die Auswahl der richtigen Lösung ist in vier Phasen unterteilt. Sehen wir uns die bewährten Vorgehensweisen in jeder dieser Phasen an, angefangen bei der Bedarfsanalyse über die Recherche geeigneter Anbieter bis hin zur Evaluierung von Implementierungsmöglichkeiten.

Die vier Phasen der Auswahl einer Purchase-to-Pay-Lösung für Ihr Unternehmen

1. Eine umfassende Bedarfsanalyse bildet das Fundament jeder erfolgreichen Implementierung einer Purchase-to-Pay-Lösung. Hierbei werden bestehende Geschäftsprozesse gründlich durchleuchtet, Schwachstellen identifiziert und Potenziale für Verbesserungen aufgezeigt. Die aktive Einbeziehung von Schlüsselakteuren und Stakeholdern ist dabei entscheidend, um ein umfassendes Verständnis für deren Bedürfnisse und Erwartungen zu gewinnen. Diese Phase beinhaltet die Analyse von Beschaffungsprozessen, die Identifikation von Engpässen, die Bewertung von Compliance-Anforderungen und die Klärung der Integration mit anderen Unternehmenssystemen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Berücksichtigung künftiger Entwicklungen, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern auch langfristig skalierbar und flexibel ist.
2. In der Recherche-Phase wird die Vielfalt der auf dem Markt verfügbaren Purchase-to-Pay-Lösungen erkundet, und fundierte Informationen über potenzielle Anbieter werden gesammelt. Durch umfassende Marktforschung, Analyse von Branchenberichten, Produktbewertungen und Kundenerfahrungen entsteht eine solide Wissensgrundlage. Diese Phase bietet Einblicke in die Reputation der Anbieter sowie die Praxistauglichkeit ihrer Lösungen. Dabei ist die Bewertung der finanziellen Stabilität der Anbieter entscheidend, um langfristige Unterstützung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung zu gewährleisten.
3. In der Phase der Kriterienfestlegung werden die Erkenntnisse aus der Bedarfsanalyse und Recherche in klare und präzise Auswahlkriterien übersetzt. Dabei ist es entscheidend, dass diese Kriterien nicht nur die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens widerspiegeln, sondern auch im Einklang mit den strategischen Zielen und langfristigen Plänen stehen. Welche Kriterien hierbei am wichtigsten sind, erfahren Sie im nächsten Absatz.
4. In der abschließenden Bewertungs- und Entscheidungsphase werden die definierten Auswahlkriterien auf potenzielle Lösungen angewendet, und eine fundierte Entscheidung wird getroffen. Dieser Prozess erfordert eine objektive Analyse der Angebote sowie eine sorgfältige Abwägung der Vor- und Nachteile. Dabei sollte die Bewertung nicht nur auf der Erfüllung grundlegender Anforderungen basieren, sondern auch darauf, wie gut die Lösung zu den spezifischen Geschäftszielen und langfristigen Plänen des Unternehmens passt.

Sehen wir uns nun an, welche Auswahlkriterien Sie unbedingt im Fokus haben sollten:

Hauptkriterien für die Auswahl einer Purchase-to-Pay-Lösung

1. Verarbeitungskompetenz:

Eine wesentliche Anforderung an eine Purchase-to-Pay-Lösung ist ihre Verarbeitungskompetenz. Sie sollte in der Lage sein, eine Vielzahl von Formaten wie EDI, XML und Hybrid-Formate wie ZUGFeRD zu verarbeiten. Diese Fähigkeit gewährleistet nicht nur die aktuelle Kompatibilität, sondern auch die Anpassungsfähigkeit an zukünftige Marktstandards und -anforderungen.

2. Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Eingangskanäle:

In der modernen Geschäftswelt müssen Unternehmen in der Lage sein, Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu verarbeiten, sei es über EDI, E-Mail, Papier oder andere Kanäle. Die ideale Purchase-to-Pay Lösung sollte problemlos mit verschiedenen Eingangskanälen kompatibel sein, um einen nahtlosen und effizienten Datenfluss zu gewährleisten.

3. Flexibilität für steuerliche Herausforderungen in verschiedenen Ländern:

Für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten oder Plänen zur globalen Expansion ist die Berücksichtigung der steuerlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern von entscheidender Bedeutung. Die Purchase-to-Pay-Lösung sollte flexibel genug sein, um die Compliance mit unterschiedlichen steuerlichen Bestimmungen zu gewährleisten und potenzielle rechtliche Herausforderungen zu vermeiden.

4. Komplexität des Workflows:

Jedes Unternehmen hat einzigartige Betriebsabläufe und -prozesse. Daher ist es von zentraler Bedeutung, dass die Purchase-to-Pay-Lösung diese Nuancen berücksichtigt. Dazu gehören Funktionen wie die Klärung bei Mengen- und Bestellabweichungen, Freigaben bei Rechnungen ohne Bestellbezug, den gesamten Beschaffungsprozess und die Anlage von Kreditorenstammdaten.

5. Mobile Freigabeprozesse:

Angesichts der zunehmenden Mobilität in der Arbeitswelt ist es unerlässlich, dass die Purchase-to-Pay-Lösung mobile Freigabeprozesse unterstützt. Dies ermöglicht es Führungskräften und Mitarbeitern, Prozesse und Genehmigungen auch unterwegs effizient zu verwalten, was die Reaktionszeit und Gesamteffizienz erheblich steigert.

Tabellarische Übersicht der Auswahlkriterien für eine Purchase-to-Pay-Lösung

Nutzen Sie diese tabellarische Übersicht der wichtigsten Auswahlkriterien für Ihre Evaluierung verschiedener Purchase-to-Pay Lösungen:

Tabelle 1: Kriterien für die Auswahl der passenden Purchase-to-Pay-Lösung

Bisher haben wir uns eher auf die unternehmensinternen Kriterien für die Auswahl einer Purchase-to-Pay-Lösung fokussiert. Sehen wir uns doch einmal an, welche Rolle der Anbieter einer solchen Lösung im Auswahlprozess spielt. Schließlich gehen Sie mit Ihrer Entscheidung idealerweise eine langfristige Partnerschaft ein.

Die Bedeutung eines kompetenten Anbieters von Purchase-to-Pay-Lösungen:

Ein kompetenter Anbieter versteht nicht nur die technologischen Aspekte der Purchase-to-Pay Lösungen, sondern auch die spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen. Der Mehrwert eines solchen Anbieters liegt nicht nur in der Technologie, die er bereitstellt, sondern auch in seinem Engagement, seinen Kunden zum Erfolg zu verhelfen.

Deshalb ist es wichtig, bei der Anbieterauswahl auf Referenzen und Fallstudien zu achten. Ein bewährter Anbieter wird in der Lage sein, Erfolgsgeschichten vorzuweisen, bei denen er Unternehmen geholfen hat, ihre Prozesse zu optimieren und ihre betriebliche Effizienz zu steigern.

Zusätzlich sollte ein guter Anbieter stets bereit sein, regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das volle Potenzial der Purchase-to-Pay Lösung ausschöpfen können. Durch kontinuierliche Schulungen und Support können Unternehmen sicherstellen, dass sie mit der Entwicklung der Technologie Schritt halten und immer auf dem neuesten Stand sind.

Letztlich geht es bei der Wahl eines Anbieters darum, einen Partner zu finden, der Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation unterstützt und begleitet. Ein echter Partner wird nicht nur während des Verkaufsprozesses präsent sein, sondern sich langfristig dafür engagieren, dass Ihre Purchase-to-Pay Lösung stets den wechselnden Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Die Entscheidung für eine Purchase-to-Pay-Lösung ist erst der Anfang

Die Auswahl einer Purchase-to-Pay-Lösung, und damit die Entscheidung für einen kompetenten Anbieter, ist der „Beginn einer wunderbaren Freundschaft“¹. Damit diese langfristig funktioniert, stehen folgende drei Themen im Vordergrund:

• Anpassungsfähigkeit und Weiterentwicklung
  Die optimale Purchase-to-Pay Lösung sollte nicht nur Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern auch das Potenzial für zukünftiges Wachstum und Anpassung bieten. Es ist wichtig, einen Anbieter zu wählen, der kontinuierlich in Forschung und Entwicklung investiert und dessen Lösung regelmäßige Updates und Verbesserungen bietet.
• Ständige Schulung und Weiterbildung
  Da sich die Funktionen und Möglichkeiten Ihrer Lösung weiterentwickeln, ist es entscheidend, dass Ihr Team ständig geschult und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Dies stellt sicher, dass Sie stets den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen.
• Partnerschaft mit dem Anbieter
  Mit der Entscheidung für Ihre ideale Purchase-to-Pay-Lösung gehen Sie auch eine langjährige Partnerschaft mit dem Anbieter ein. Und hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Ein engagierter Anbieter wird sich bemühen, Ihr Unternehmen zu verstehen, kontinuierlichen Support zu bieten und gemeinsam mit Ihnen sicherstellen, dass die Lösung auch in den kommenden Jahren Mehrwert bietet.

Die Reise zur Implementierung einer Purchase-to-Pay Lösung ist sowohl herausfordernd als auch lohnend. Mit der richtigen Planung, einem strukturierten Auswahlprozess und einem Auge für die Zukunft können Sie eine Lösung finden, die nicht nur den aktuellen, sondern auch den zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Wie SEEBURGER Purchase-to-Pay Ihnen helfen kann

Die SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung bietet Prozesstransparenz sowie vollständige Protokollierung und Nachvollziehbarkeit im Rechnungsprozess dank automatisierter Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP inklusive Klärungs- und Genehmigungsworkflows mit Protokollierung aller Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte, Monitoring, Rechnungsflussanalyse und Archivierungsschnittstellen. Sie unterstützt alle E-Invoicing-Formate und -Kanäle wie EDI, XML, ZUGFeRD, PDF, Papier- und Faxrechnungen.

Wenn Sie Ihre Lieferantenbeziehungen und -Kommunikation durch zeitnahe Rechnungsverarbeitung, effiziente Genehmigungen und Klärungsworkflows verbessern und Cashflow und Liquidität durch rechtzeitige Zahlungen und maximale Nutzung des Skontos erhöhen wollen, kontaktieren Sie mich gerne.