Who is Who? Freigabeprozesse mit “Rule Solver” zur Bearbeiterfindung

Wer ist wer und wer macht was? Freigabeprozesse können ganz schön verwirrend sein. Wie wäre es, wenn diese klar strukturiert und für alle beteiligten Mitarbeitenden einsehbar wären? Dann wüsste jeder, der im Projekt involviert ist, zu jeder Zeit, wer wofür zuständig ist, wer wen vertritt und an welchem Punkt sich ein Prozess aktuell befindet. Klasse, oder? Doch leider sieht der Alltag in vielen Unternehmen noch aus wie im Fall von Sonja:

10 Uhr, ein normaler Tag im Büro. Sonja schaut auf den Stapel Papier auf ihrem Schreibtisch und seufzt. Sie steht auf, geht in die Mitarbeiterküche und wärmt sich Wasser für ihren Tee auf. Hektisches Getrappel auf der Treppe. Sie kann es trotz des brodelnden Wasserkochers hören. Kurz darauf stürmt Hannes in die Küche. „Wo ist die Freigabe?“, keucht er leicht gehetzt. „Welche Freigabe?“, so Sonja. „Na die, die … äh die Freigabe für das Aggregat. Ohne Aggregat keine funktionierende Maschine, ohne funktionierende Maschine keine Fertigung…“. Sonja: „Hab ich doch freigegeben, müsste irgendwo, … , … das sollte doch Eduard haben,… ach Mist.“ Genervt stürmt sie los und stößt ihren Tee um …

In vielen Unternehmen werden Freigabeprozesse auch heute noch auf dem Papierweg erledigt. Ein Papierformular ist ja auch schnell ausgedruckt und man kann es dem Kollegen einfach auf den Tisch legen, damit er es unterschreibt.

Häufig ist der Weg aber leider nicht so einfach. Das Papier könnte verloren gehen, der zuständige Kollege nicht an seinem Platz sein oder sich unter Umständen einfach nicht zuständig fühlen.

Was dann?

Die Erfahrung zeigt, dass solche Freigabeprozesse häufig nur teilweise oder sogar gar nicht definiert sind, wodurch es immer wieder zu Verzögerungen kommt. Dabei könnte es wesentlich einfacher gehen.

Bearbeiterfindung für Freigabeprozesse mit dem SAP-Workflow „Rule Solver“

Über die generischen Workflows der SEEBURGER Solution Extensions für SAP kann man auf einfachem Weg eigene Freigabeprozesse und Freigabestrukturen definieren. Über diese hat dann jeder zuständige Mitarbeiter Zugriff auf alle aktuell laufenden Prozesse. Man kann also immer einsehen, wo sich gerade ein Prozess befindet, und wer aktuell dafür zuständig ist. Des Weiteren werden die zuständigen Mitarbeitenden genau dann informiert, wenn ihr Know-how gefragt ist.

Die „Generischen Workflows“ bieten die Möglichkeit, statische und dynamische Freigabeprozesse zu definieren. Diese werden dann, je nach Situation und Datenlage, unterschiedlich durchlaufen. Dabei können alle den Prozess betreffenden Daten des SAP-Systems genutzt werden.

Der wichtigste Aspekt der Definition eines Freigabeprozesses ist üblicherweise die Festlegung der beteiligten Mitarbeitenden. Die Bestimmung passender Mitarbeiter während eines Prozesses nennen wir Bearbeiterfindung.

In den SEEBURGER SAP Solutions ist diese komplett durch die jeweiligen Fachabteilungen definierbar. Dadurch kann einfach auf Änderungen in den Mitarbeiterverantwortlichkeiten reagiert werden, ohne andere Abteilungen mit einbeziehen zu müssen. Des Weiteren ist es ein Leichtes, neue Freigabeprozesse mit anderen Bearbeitern zu realisieren.

Die Bearbeiterfindung beruht bei den SEEBURGER SAP Solutions auf dem sogenannten „Rule Solver“. Dieser bietet die Möglichkeit, auf einfachste Art und Weise Bearbeiter anhand bestimmter Konditionen zuzuordnen. Dabei gibt es bereits eine riesige Auswahl unterschiedlicher Konditionen, welche auf alle üblichen Datensätze der jeweiligen Prozesse zugreifen können.

Hier ein paar Beispiele:

• Warengruppe der angeforderten, bestellten, gelieferten Materialien
• Netto-, Brutto-, Bewertungspreise und Effektivwerte
• Anforderungs-, Wareneingangs- und Bestellmengen
• Buchungskreise, Kostenstellen, Incoterms und Belegtypen usw.

Aber nicht nur die Prozessdaten sind zur Bestimmung der Bearbeiter verfügbar, sondern auch die Informationen zu den Bearbeitern und ihre Abhängigkeiten:

• Abteilungen, Standorte und Werke
• HR-Abhängigkeiten
• Vorgesetztenhierarchien
• Prozessteilnehmer, Freigeber usw.

Freigabeprozesse mit “Rule Solver“ für die Bearbeiterfindung einfach erklärt

Workflow für Freigabeprozess 1 – Bestimmung eines Bearbeiters anhand des Datenbestandes

Hannes ist einer der Maschinenschlosser im Betrieb und benötigt unbedingt das Aggregat, um eine Maschine in der Fertigung zu reparieren. Er legt also im SAP-System eine Bestellanforderung an, ohne dabei zu wissen, wie die Freigabeprozesse für die benötigten Teile überhaupt aussehen.

Aus diesem Grund hat die Abteilung „Einkauf“ den Prozess vorher mit dem „Rule Solver“ definiert. Diese sieht für „Freigabe 1“ folgendermaßen aus:

In dem gezeigten Bearbeiterfindungsdiagramm sind blaue Knoten, die sogenannten „Konditionen“. Diese führen eine Prüfung durch. Falls sie gelingt, bewegt sich der Ablauf nach rechts, ansonsten nach unten.

Ein orangefarbener Knoten ist eine Bearbeitergruppe, welche zu Bearbeitern aufgelöst werden kann und grüne Knoten sind unsere Bearbeiter, welche für den Prozess zuständig sind.

Bei der Bearbeiterfindung für unsere „Freigabe 1“ wird nun nach einem zuständigen Mitarbeitenden gesucht. Dieser ist durch die hier dargestellte „Rule Solver“-Definition exakt bestimmbar. Da es sich bei dem Aggregat um einen Artikel aus der Warengruppe „Ersatzteile“ handelt, landet die erste Freigabe bei „Frau Sonja Groß“. In dem hier gezeigten Beispiel wird also auf die Warengruppe des zu bestellenden Artikels geprüft.

Dieses Beispiel ist jetzt noch relativ statisch. Hier wird nur anhand des Datenbestandes ein Bearbeiter bestimmt. Zusätzlich gibt es aber auch noch dynamischere Definitionen.

Workflow für Freigabeprozess 2 – Dynamische Bearbeiterfindung über Umwandlungsknoten

Wie man sieht, besitzt diese Freigabedefinition überhaupt keine Kondition, ist aber dennoch dynamisch. Sie wählt als erstes den Freigeber der vorhergehenden Freigabe (in unserem Fall „Frau Sonja Groß“). Danach kommt ein roter Knoten. Dieser Knoten ist ein Umwandlungsknoten. Er nimmt sich alle bisher gefundenen Bearbeiter, bestimmt deren Vorgesetzte und gibt diese dann als neue Bearbeiter zurück. In diesem Fall ist der Vorgesetzte von „Frau Sonja Groß“ „Dr. Eduard Gustavson“.  Dieser wird also als zuständiger Zweitfreigeber ausgewählt.

Freigabeprozesse – mit dem „Rule Solver“-Modul von SEEBURGER sind Sie maximal flexibel

Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen häufig unterschiedliche Arten zur Bestimmung von Vorgesetzten oder Teamleitern nutzen. Manche haben eine ausgefeilte HR-Modul-Pflege, andere eigene Tabellen und wieder anderen fehlt die komplette Definition. Egal, wie Freigabeprozesse bei Ihnen ablaufen, über unseren „Rule Solver“ bieten wir Ihnen für jeden Fall eine optimale Integration.

Denn ein weiterer Vorteil unseres RuleSolvers ist die Erweiterbarkeit. Neben den aktuell etwa 100 vorhandenen Modulen bietet das System die Möglichkeit, einfach eigene „Rule Solver“-Module zu integrieren. So können Sie jede beliebige Logik abdecken, welche Sie sich in Ihrem Freigabeprozess wünschen und diese dann mit den bereits existierenden Modulen kombinieren.

Workflow Management und Bearbeiterfindung  mit den „Generischen Workflows“ und dem „Rule Solver“ von SEEBURGER

Der „Generische Workflow“ der SEEBURGER SAP Solutions bietet zusammen mit dem „Rule Solver“ ein erprobtes und ausgefeiltes System, welches Ihnen und Ihren Fachabteilungen die Möglichkeit bietet, komplett eigenständig und ohne technisches Know-how eigene Freigabeprozesse und Zuständigkeiten zu definieren.

Dadurch behält jeder der beteiligten Mitarbeitenden den Überblick über die aktuellen Prozesse, ohne diese im Detail kennen zu müssen. Die Abläufe werden durch das System komplett automatisiert ausgeführt. Dabei wird garantiert, bei jedem Prozess die folgenden Anforderungen berücksichtigt werden:

• Der korrekte Bearbeiter wird ausgewählt.
• Die Urlaubsvertretungen werden eingehalten.
• Das Vier-Augen-Prinzip wird befolgt
• Die ungeplanten Abwesenheiten werden berücksichtigt.

Zusätzlich bieten wir auch die Möglichkeit der Anbindung von Benutzern, welche keinen SAP-Zugang haben, indem wir diese über mobile Endgeräte und/oder per FIORI-Applikationen an unsere Prozesse anbinden.