Get Organised! Generischer Workflow mit SEEBURGER SAP Add-ons

Organisatorische Abläufe und Zuständigkeiten in den Fachabteilungen sind häufig … sagen wir … individuell. Jede Abteilung in einem Unternehmen hat ihre eigenen Vorstellungen, wie bestimmte Abläufe zu handhaben sind. Jeder einzelne Mitarbeitende kann durch seine unterschiedlichen Fähigkeiten der Grund dafür sein, dass ein Prozess in der gleichen Abteilung anders abläuft, als zwei Räume weiter. Dabei lässt sich ganz leicht für Struktur und Ordnung sorgen. Führen Sie einfach den generischen Workflow ein!

Kennen Sie alle Prozesse in Ihrem Unternehmen?
Wissen Sie, wie jede Abteilung in Ihrem Unternehmen arbeitet?
Wissen Sie, wer, wo, wann für was zuständig ist?

Ja, mir geht es genauso. Ich weiß es auch nicht.

Wie auch? Die Prozesse in einem Unternehmen sind so vielfältig und hängen von so vielen Faktoren ab, dass es nahezu unmöglich ist, alles unter einen Hut zu bringen.

Workflows in den Fachabteilungen kennen

Die Erfahrung zeigt, dass das meiste Detailwissen über die Prozessabläufe eines Unternehmens in den Fachabteilungen selbst zu finden ist. Diese arbeiten häufig über Jahre hinweg mit bestimmten Arbeitsabläufen und verteilen Zuständigkeiten. Hier kennt man das Know-how der Arbeitskollegen am besten und weiß, wer für was zuständig sein sollte.

Ein häufiges Problem ist jedoch, dass diese Informationen selten mit anderen Abteilungen oder den Vorgesetzten geteilt werden. Wenn sich nun Strukturen verändern, neue Mitarbeitende eingestellt oder einfach Zielsetzungen angepasst werden, kann es zu Problemen kommen. Gerade bei der Vermischung mehrerer Abteilungen sind fest definierte Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten von größter Wichtigkeit. Das Strukturieren solcher Abläufe kann Verzögerungen, Verunsicherungen und ein Durcheinander verhindern.

Workflow Management mit dem „Generischen Workflow“

Aus diesem Grund bieten wir den „Generischen Workflow“ als Teil der SEEBURGER SAP Solutions an. Dieser dient der Definition eigener Prozessabläufe, durch die Fachabteilungen.

Hier können organisatorische Abläufe und Zuständigkeiten bereits vor der Ausführung allgemein und detailliert definiert werden, um die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Dabei sind simple wie auch komplexe Abläufe komplett ohne technisches Know-how konfigurierbar. Somit sind Sie zur Anpassung Ihrer Prozessabläufe nicht auf andere Abteilungen, wie beispielsweise die IT, angewiesen. Dadurch kann schneller und einfacher auf Strukturänderungen oder Veränderungen in den Mitarbeiterverhältnissen reagiert werden.

Optimales Workflow Management mit „generischen Workflows“ vereinfacht die Bearbeitung von Prozessen ungemein, da sie die Prozesse für alle Beteiligten transparent darstellen und jedem Benutzer die Möglichkeit geben, die Prozesse und deren aktuellen Stand zu überblicken, wenn er dies wünscht.

Die Ablaufreihenfolge und die Zuordnung an die korrekten zuständigen Mitarbeitenden wird dabei stets eingehalten und kann durch das Vier-Augen-Prinzip (oder mehr) gegen Missbrauch gesichert werden.

Des Weiteren unterstützt der Workflow selbstverständlich Urlaubsvertretungen, Vertretungen bei ungeplanten Ausfällen von Mitarbeitenden sowie die Eskalation bei langlaufenden Prozessen.

Die „Generischen Workflows“ können dabei einfach in Ihre SAP-Systeme integriert werden. So können Standardaktionen, wie beispielsweise die Anlage einer Bestellanforderung, einen solchen Prozess anstoßen. Dabei wird bei dem Ersteller eines solchen Belegs keinerlei Wissen über den eigentlichen Prozess vorausgesetzt. So werden bei dem größten Teil der Mitarbeitenden keine weiteren Schulungen oder ähnliches benötigt.

Die grundlegende Konfiguration wird vielmehr von einer kleinen Anzahl an Key Usern in Ihren Fachabteilungen definiert. Diese können dann passend zu Ihren Bedürfnissen nicht nur die Prozesse, sondern auch die Zuständigkeiten der beteiligten Bearbeiter festlegen.

Durch diese Aufteilung ist es möglich, die Berechtigung zur Definition von Zuständigkeiten an die Personen zu übergeben, welche tatsächlich wissen, wie die Abläufe in der jeweiligen Abteilung vonstattengehen. Es ist also nicht mehr zwingend notwendig für jede kleine Zuständigkeitsänderung die IT-Abteilung oder die Personalabteilung zu kontaktieren.

Workflow Management mit dem „Generischen Workflow“ einfach erklärt

Ein Unternehmen produziert Bauteile für Lastkraftwagen. Immer, wenn neue Zulieferteile zur Produktion benötigt wurden, musste nur der Produktionsleiter und der Lagerist (welcher den Überblick über alle vorhandenen Teile hat) die jeweilige Bestellung freigeben.

Irgendwann entschied das Unternehmen, einen Teil der Zuliefererteile selbst zu produzieren. Dazu stampfte man eine eigene Produktion aus dem Boden.

Der bisherige Prozess konnte nun nicht mehr in dieser Form weitergeführt werden und so sollte der „Vorarbeiter der neuen Teileproduktion“ mit in den Prozess als Freigeber aufgenommen werden.

Üblicherweise müsste nun die IT-Administration informiert werden, dass es einen neuen Freigeber gibt. Dann müsste ein IT-Mitarbeiter, der normalerweise keinen Überblick über die jeweiligen Prozesse hat, die neuen Zuständigkeiten und Benutzerrechte definieren. Häufig kommt es hierbei zu umständlichen Prozessen, Kommunikationsproblemen, fehlenden Berechtigungen oder sogar zu Verzögerungen.

Mit dem „Generischen Workflow“ funktioniert dies wesentlich einfacher. In unserem Fall wäre der Produktionsleiter einer der „Generischen Workflow“-Key-User. Dieser könnte nun einfach den Prozess seiner Fachabteilung anpassen. Dazu kann er ohne technisches Know-how einen zusätzlichen Ablaufschritt hinzufügen und dem „Vorarbeiter der neuen Teileproduktion“ die Zuständigkeit für diese Freigabe übergeben.

Die Änderungen der Zuständigkeiten werden im „Generischen Workflow“ der SEEBURGER SAP Solutions komplett versioniert gespeichert. Dies bedeutet, dass zu jeder Zeit dokumentiert ist, wie sich die Zuständigkeiten im Laufe der Zeit verändert haben. Des Weiteren kann zu jeder Zeit auch auf einen alten Stand zurück gewechselt werden.

Über die Funktionalität der eigentlichen Prozessdefinition hinaus, bietet der „Generische Workflow“ natürlich noch einiges mehr. So sind selbstverständlich Benutzeroberflächen zum Überblick über die einzelnen Prozesse als auch Benutzeroberflächen zur Freigabe von Prozessen in SAP, per FIORI-Applikationen und über separate mobile Clients (z.B. Smartphones) enthalten. Die Prozesse können selbstverständlich auch ohne SAP-Zugang freigegeben und eingesehen werden. Darüber hinaus ist es möglich, zuständige Mitarbeitende per E-Mail über neue oder langlaufende Prozesse zu informieren.

An einen „Generischen Workflow“ Prozess können beliebige Dokumente angehängt werden, auf welche alle Prozessteilnehmer dann Zugang haben können. Diese Anlagen werden selbstverständlich in Ihrem eigenen Archiv abgelegt.

Workflow Management mit den Generischen Workflows der SEEBURGER SAP Solutions

Die „Generischen Workflows“ der SEEBURGER Solution Extensions für SAP bringen Ihnen eine umfassende und einfach zu konfigurierende Plattform zur Definition Ihrer eigenen Prozesse. Sie bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse abteilungsübergreifend zu strukturieren und einen Überblick über die laufenden Arbeitsabläufe zu erlangen. Dabei können viele Prozesse, welche heutzutage häufig noch über Papierprozesse abgewickelt werden, einfach in Ihr SAP-System integriert werden.