âś… Eingangspost klassifizieren und Prozesse automatisieren

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Digitaler Posteingang – Die SEEBURGER Solution Extensions fĂĽr SAP

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Die SEEBURGER Solution Extensions fĂĽr SAP

Schluss mit dem Chaos bei der Verteilung eingehender Informationen im Unternehmen! Ein digitaler Posteingang über eine zentrale Poststelle senkt die Kosten, steigert die Effizienz und automatisiert die Geschäftsabläufe. Mit der in den SEEBURGER Solution Extensions für SAP enthaltenen OCR-Freiformerkennung bekommen Sie die Flut eingehender Informationen in den Griff.

Digitaler Posteingang vs. papierbasierte Abläufe

Die Bearbeitung der täglichen Flut an eingehenden Informationen ist in Unternehmen häufig ein ineffizienter und aufwändiger Prozess. Die Informationen strömen über die verschiedensten Kanäle (Post, E-Mail, Internet etc.) in die Organisationen. Es ist für die zentrale Poststelle ein komplexes Unterfangen, die elementaren Inhalte effizient herauszufiltern und diese an die entsprechenden Bearbeiter, Folgeprozesse und Unternehmensapplikationen zu übergeben.

Dabei stellt die Verarbeitung der Informationen, die über den traditionellen Postweg ins Unternehmen gelangen, einerseits die größte Herausforderung dar und bietet andererseits auch das größte Optimierungspotenzial. Trotz zunehmender Digitalisierung vieler Geschäftsprozesse bleibt das Papier als Informationsmedium im Geschäftsalltag noch immer sehr präsent. Obwohl laut einer Bitkom Studie bereits 30 Prozent der Unternehmen ihre Briefpost digital ersetzt haben, gelten die nach wie vor papierbasierten Abläufe als Hauptursache für mangelnde Effizienz, Wirtschaftlichkeit und Servicefähigkeit.

Digitale Kommunikation ersetzt zunehmend traditionelle Briefpost
Abbildung 1: Digitale Kommunikation ersetzt zunehmend traditionelle Briefpost (Bildquelle: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Jedes-dritte-Unternehmen-digitalisiert-seine-Post.html#item-399, Aufruf 14.08.2020.)

Traditionelle Poststelle vs. digitaler Posteingang

In Anbetracht der Tatsache, dass viele Interessenten, Kunden und Geschäftspartner ihren ersten Kontakt zu einem Unternehmen über eine zentrale Poststelle aufnehmen, nimmt diese oft einen viel zu geringen Stellenwert ein. Die Mitarbeiter der Poststelle sind mit den Unternehmensabläufen meist nur wenig vertraut. Ihre Tätigkeiten und Kenntnisse sind auf postorganisatorische Abläufe begrenzt. Die Mitarbeiter der Poststelle können die elementaren Informationen kaum richtig interpretieren, wenn die Post nicht an konkrete Ansprechpartner adressiert ist. Aber ohne die eindeutige Identifizierung des korrekten Ansprechpartners im Unternehmen ist es nahezu unmöglich, die Post schnell und effizient an die richtige Stelle und an den richtigen Prozess weiterzuleiten. Das Resultat ist häufig die zweifelgetriebene Mehrfachverteilung – unter der Annahme, dass einer der gewählten Empfänger schon zuständig sein oder zumindest wissen wird, wer zuständig ist und entsprechend handelt. Dadurch wird das gleiche Dokument von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet, die auf unterschiedliche Weise zum Absender zurück kommunizieren. Das ist zeitaufwendig, ineffizient und unnötig.

Die traditionelle Postverarbeitung ist teuer und ineffizient
Abbildung 2: Die traditionelle Postverarbeitung ist teuer und ineffizient

Der digitale Posteingang sorgt für transparente und effiziente Abläufe

Die Lösung liegt in der Umwandlung der traditionellen, papierbasierten in eine alles umfassende, digitale Poststelle. In dieser werden alle eingehenden Dokumente präzise digital erfasst, analysiert und verarbeitet – und zwar unabhängig von ihrem Inhalt, ihrem Format oder ihrer Quelle.

  • Die Aufgabe der digitalen Poststelle ist die Benutzer- und anwendungsgerechte Umwandlung und Aufbereitung eingehender Dokumente in Informationen, die das Unternehmen einfacher und schneller verarbeiten kann.
Die digitale Postverarbeitung sorgt durch workflowbasierte Abläufe für mehr Effizienz
Abbildung 3: Die digitale Postverarbeitung sorgt durch workflowbasierte Abläufe für mehr Effizienz

Effizienzsteigerungen durch verkürzte Prozesse in der Informationsvermittlung können in Form von eingesparter Bearbeitungszeit bemessen werden, multipliziert mit der Anzahl an Dokumenten, die dadurch effizient verarbeitet werden können.

Digitale Postverarbeitung birgt hohes Einsparpotenzial
Abbildung 4: Digitale Postverarbeitung birgt hohes Einsparpotenzial

So wird die digitale Poststelle zum zentralen Punkt im Unternehmen, an dem alle eingehenden Informationen (Briefe, Faxe, E-Mails etc.) erkannt, indexiert und weitergeleitet werden.

Die Vorteile der digitalen Postverarbeitung sind:

  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Vermeidung von Mehrfachtätigkeiten
  • Automatisierung von Arbeitsprozessen
  • Kosteneinsparung von nahezu 80 %

Die Einsparungen summieren sich im Laufe eines Jahres schnell auf mehrere tausend Euro. Darüber hinaus wird die Qualität der Erfassung durch die digitale Extraktion der benötigten Informationen deutlich verbessert.

FrĂĽhe Digitalisierung von Papierdokumenten fĂĽr die medienbruchfreie Weiterbearbeitung

In vielen Unternehmen werden Papierdokumente bereits aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Unternehmensinformationen im Rahmen einer kostengünstigeren elektronischen Archivierung digitalisiert. Doch meist erfolgt die Digitalisierung erst nach der eigentlichen Sachbearbeitung (spätes Scannen). Die Dokumente zu einem möglichst frühen Zeitpunkt zu digitalisieren und auszulesen (frühes Scannen), hat jedoch einige Vorteile:

  • medienbruchfreie Weiterbearbeitung
  • konsistente Datenhaltung vom Eingang bis zur Archivierung der Dokumente
  • Beschleunigung der nachgelagerten Geschäftsprozesse durch maschinelle Inhaltsextraktion

Die SEEBURGER SAP Extended Solution fĂĽr den digitalen Posteingang

Die bereits in den SEEBURGER Solution Extensions für SAP eingesetzte OCR-/Freiform-Erkennung der 3. Generation, wie sie von der TCG Process GmbH angeboten wird, lässt sich auch zur Klassifizierung der Dokumente im Posteingang ausbauen. Denn vom Input-Management bis zum Purchase-to-Pay (P2P) geht damit alles wie von selbst. Somit können bereits im Posteigang die Geschäftsdokumente (Rechnungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, etc.) den SEEBURGER Solution Extensions für SAP  (Purchase-to-Pay, OmniChannel-to-Cash, Order Response, Delivery Note. etc.) sortenrein zugeführt werden.

OCR-Freiform-Erkennung fĂĽr die Klassifizierung von Dokumenten im Posteingang
Abbildung 5: OCR-Freiform-Erkennung fĂĽr die Klassifizierung von Dokumenten im Posteingang

Auf diese Weise stellen Sie durch die unmittelbare Digitalisierung aller eingehenden Dokumente beim Posteingang die medienbruchfreie Weiterverarbeitung und konsistente Weiterverfolgung bis zur Archivierung sicher. Durch vordefinierte Workflows werden die Informationen automatisiert an das angebundene ERP-System übergeben und den entsprechenden Prozessen zugeführt. So schafft ein digitaler Posteingang transparente Abläufe, spart Zeit und Kosten. Nebenbei steigert der digitale Posteingang sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit.

Gehen Sie mit SEEBURGER auf die digitale Reise! Konzentrieren Sie sich dabei auf Ihre Kernaufgaben. Wir beraten Sie, konzipieren Ihre optimale digitale Posteingangslösung und unterstützen Sie bei der Implementierung. Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner bieten wir zertifizierte Erweiterungen des SAP-Standards an und können so den Integrationsprozess bis tief in die SAP-Applikationen hinein fortsetzen.

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Rolf Holicki

Ăśber den Autor:

Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesse, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2004 bei SEEBURGER.