SEEOcta-Applikationen: Workflow-Management-Systeme in der Praxis

Workflows sind strukturierte Prozesse, die Abläufe klar definieren. Workflow-Management-Systeme automatisieren diese Abläufe. In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Einsatzbereichen, in denen Workflow-Management-Systeme die Verwaltung dieser Abläufe nachhaltig optimieren. Erfahren Sie mehr über Workflow-Typen und wie diese in der Praxis die größten Vorteile für Ihr Unternehmen bringen.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet das Thema Projektmanagement aus acht Perspektiven. Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Workflow-Management-Systeme

Ein Workflow-Management-System ist nichts anderes als eine Software, welche die definierten Arbeitsabläufe (eng. Workflows) verwaltet und ausführt. In einem Workflow-Management-System können verschiedene Typen von Workflows automatisiert werden. Workflow-Typen unterscheiden sich je nach Umfang und Häufigkeit in ihrer Anwendung. Drei Workflow-Typen sind hierbei charakteristisch:

Workflow-Typen

Allgemeiner Workflow

Der allgemeine Workflow ist auch als Produktions-Workflow bekannt. Er bezeichnet Arbeitsabläufe mit repetitivem Charakter, die in definierbaren Arbeitsschritten im Workflow-Management-System hinterlegt werden. Diese Workflow-Art lässt sich in hohem Grade automatisieren bzw. durch Informationsverarbeitungssysteme optimal unterstützen. Beispiel hierfür sind u. a.:

• Workflow für den Urlaubsantrag
  Ein bekanntes Beispiel für einen allgemeinen Workflow (Produktions-Workflow) ist der Genehmigungsprozess für einen Urlaubsantrag. Workflow-Management-Systeme unterstützen einen reibungslosen Ablauf der Urlaubsgenehmigung, was wiederum für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sorgt. Der Mitarbeiter füllt lediglich das Formular „Urlaubsantrag“ aus und sendet es anschließend an den Vorgesetzten. Dieser genehmigt den gestellten Urlaubsantrag oder lehnt ihn ab. In beiden Fällen wird der Mitarbeiter automatisch informiert. Der digitale Urlaubsgenehmigungs-Workflow beschleunigt den Entscheidungsprozess und schafft höhere Transparenz und Planungssicherheit für alle Beteiligten.
• Workflow für die Reisekostenabrechnung
  Ein weiteres, nicht ganz so beliebtes Beispiel für einen Workflow in der Verwaltung ist die Reisekostenabrechnung. Mitarbeitende lassen sich bekanntermaßen gerne Zeit, die Abrechnungen ihrer Dienstreisen zu erfassen und in der Buchhaltung abzugeben, was nicht zuletzt an den umständlichen Prozessen liegt. Anschließend warten die Mitarbeitenden wiederum lange auf die Prüfung und Überweisung der angefallenen Reisekosten. Durch die verspätete Abgabe der Reisekostenbelege durch den Mitarbeitenden ist eine zeitnahe Buchung kaum realisierbar. Das hat zur Folge, dass Periodengrenzen überschritten werden. Reisekostenabrechnungen können mittels Workflow-Management-System deutlich beschleunigt werden. Somit verbessern sie für alle Beteiligten den Prozess:
  • Sobald Reisekosten anfallen, wird jeder Beleg direkt in den Workflow integriert.
  • Am Ende der Reise wird das Reiskostenformular für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ausgefüllt.
  • Pauschalbeträge für die Verpflegung werden vom System automatisch berechnet.
  • Der im Workflow-Management-System hinterlegte Genehmigungsprozess für die Reisekostenabrechnung wird im Anschluss an das Ausfüllen des Reisekostenformulars automatisch gestartet.
  • Die Buchhaltung prüft die beantragte Reisekostenerstattung und bucht den Vorgang.
  • Die gebuchten Reisekosten werden zeitnah ausgezahlt.
• Workflow für die Einstellung neuer Mitarbeiter – Onboarding
  Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und schnell erfolgreich im Unternehmen eingegliedert werden können. Dafür sind einige Aufgaben im Vorfeld zu erledigen.
  • Alle Daten des „Neuzugangs“ werden korrekt erfasst.
  • Die notwendige Hardware, Software und Büromaterialien werden bereitgestellt.
  • Username, Passwort und Telefonnummer werden vergeben und kommuniziert.
  • etc.

Für die Personalabteilung, für die zuständigen Führungskräfte und Teammitglieder ist ein strukturierter, workflowgestützter Ablauf eine große Arbeitserleichterung:

• Die Personalabteilung füllt das digitale Formular für den neuen Mitarbeiter aus.
• Der Workflow leitet den Vorgang an die Führungskraft weiter. Diese erfasst die notwendigen Materialen, die der neue Mitarbeiter bei seiner täglichen Arbeit benötigt.
• Danach wird der Vorgang an die IT weitergeleitet, die die Software und Hardware konkretisiert und beschafft und den neuen Mitarbeiter im unternehmenseigenen Systemumfeld anlegt (Username, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, User, etc.).
• Parallel wird der Beschaffungsprozess für das notwendige Büromaterial in der Personalabteilung gestartet.
• Alle beteiligten Personen werden informiert, wenn die einzelnen Prozess-Schritte abgeschlossen sind.
• Darüber hinaus erzeugt das Workflow-Management-System einen Kalendereintrag, damit der neue Mitarbeiter am ersten Tag herzlich willkommen geheißen wird.

Fallbezogener Workflow

Der fallbezogene Workflow wird auch als flexibler Workflow bezeichnet. Er kennzeichnet Arbeitsabläufe, die nicht vollständig standardisierbar sind. Vom fallbezogenen zum allgemeinen Workflow ist der Übergang teilweise fließend. So haben die Bearbeiter der Arbeitsschritte des fallbezogenen Workflows im Vergleich zum allgemeinen Workflow höhere Freiheitsgrade. Einzelne Vorgänge können beispielsweise übersprungen oder in modifizierter Form ausgeführt werden (z. B. Verzicht auf die einzelnen Prüfvorgänge im Rahmen einer Kreditbearbeitung). Der allgemeine und der fallbezogene Workflow weisen wiederholbare Strukturen auf. Eine Modellierung der jeweiligen Arbeitsabläufe ist grundsätzlich möglich.^[2] Einige Beispiele für den fallbezogenen Workflow sind:

• Workflow für die Eingangsrechnungsbearbeitung
  Mit einem Eingangsrechnungsworkflow kann der gesamte Buchungsvorgang einer Eingangsrechnung automatisiert werden. Die Rechnungserfassung, Freigabe, Klärung bei Mengen- und Preisabweichungen und Buchung kann mittels eines Workflow-Management-Systems gemäß den Inhalten der Rechnung gesteuert und überwacht werden. Somit lassen sich Zahlungsfristen einhalten, Mahngebühren verhindern und Skonti gezielt genutzt werden.
• Genehmigungs-Workflow
  Genehmigungsprozesse finden wir in allen Unternehmen. So werden Investitionsanträge, Angebote, Produktdokumentationen oder Dokumentationen über eine oder mehrere Freigabestufen unternehmensintern freigegeben. Ein Angebotsfreigabe-Workflow startet Beispielweise nach Fertigstellung des Angebotes durch den Vertriebsmitarbeiter. Dieser leitet das Dokument zur Freigabe an den Vertriebsleiter. Im Rahmen der Angebotsfreigabe kann der Vertriebsleiter über den Workflowprozess das Angebot und die interne Kalkulation prüfen und gegebenenfalls Kommentare hinzufügen, Kalkulationen ändern und letztendlich das Angebot freigeben oder ablehnen.
• Workflow für die Lieferscheinerfassung
  Lieferscheine können nach der Digitalisierung (scannen) und der automatisierten Texterkennung zum Abgleich mit der Bestellung an den zuständigen Mitarbeiter weitergleitet werden. Darüber hinaus kann für einige Waren eine gesonderte Materialprüfung angestoßen werden. Durch den Einsatz des Workflow-Management-Systems verkürzen sich Lauf- und Bearbeitungszeiten erheblich.

Ad hoc Workflow

Der Ad hoc Workflow kann sehr frei gestaltet werden. Die Konsequenz ist jedoch, dass der Workflow aus nicht-strukturierbaren Arbeitsabläufen besteht. Das Ergebnis kann jedes Mal anders ausfallen, wiederholt man den gleichen Arbeitsablauf. Beispiele hierfür stellen die Erarbeitung von Marketing-Kampagnen oder auch strategische Entscheidungen dar.^[3]

Hier sind Workflow-Management-Systeme am stärksten

Workflow-Management-Systeme können ihre Stärken am ehesten bei den Workflow-Typen „Allgemeiner Workflow“ und „Fallbezogener Workflow“ einbringen, indem sie hier beispielsweise

• die Durchlauf- und Liegezeiten reduzieren,
• die Fehler reduzieren,
• die Transparenz erhöhen,
• den Kommunikationsbedarf verringern,
• die Produktivität und Effizienz erhöhen,
• einen schnellen Zugriff auf Dokumente und Informationen garantieren und
• ein schnelles Analysieren und Treffen von Entscheidungen ermöglichen.

Durch den Einsatz von Workflow-Management-Systemen entsteht eine neue Qualität der Verwaltungsarbeiten. Die konsequente Automatisierung der Arbeitsläufe führt auch zu einer neuen Straffung der Arbeitsorganisation und veränderten Qualitätsanforderungen. Somit beeinflussen Workflow-Management-Prozesse neben der Applikationsperspektive auch die anderen Sichten des SEEOcta-Modells für die Softwareeinführung

Fazit

Workflow-Management-Systeme eigenen sich optimal für standardisierte Verwaltungsabläufe im Unternehmen. Mit ihrer Hilfe können Prozesse gesteuert, überwacht und der gesamte Ablauf optimiert werden. Schon lange geht es in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr darum, das Unternehmen nur an Geschäftsprozessen auszurichten, sondern diese auch elektronisch und möglichst standardisiert abzubilden. Hier können Workflow-Management-Systeme einen entscheiden Beitrag leisten.

^[1] Gadatsch, A.: Management von Geschäftsprozessen – Methoden und Werkzeuge für die IT- Praxis: Eine Einführung für Studenten und Praktiker, Peter Lang Europäischer Verlag der Wissenschaften, Braunschweig/Wiesbaden 2001, Seite 32

^[2] Siehe auch: GALLER, J.; SCHEER, A.-W.: Workflow-Projekte: Vom Geschäftsprozeßmodell zur unternehmensspezifischen Workflow-Anwendung. In: Information-Management, Heft 1, 1995

^[3] Siehe auch: Reif, M.: Erweitertes Workflow-Management – Ein Ansatz zur Unterstützung des Prozessmanagements in Workflow-Anwendungen. Dissertation, Otto-Friedrich-Universität Bamberg, Logos Verlag, Berlin 2003, Seite 68