Standardsoftware vs. Individualsoftware was ist besser?
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SEEOcta-Applikationen: Standardsoftware vs. Individualsoftware

| | Director Business Unit E-Invoicing/SAP&Web Prozesse, SEEBURGER AG
SEEOcta-Applikationen

Individualsoftware oder Standardsoftware? Bei der Einführung eines IT-Projektes steht diese Frage stets im Raum. Die Antwort darauf hängt von vielen unterschiedlichen Faktoren ab. Lernen Sie das Für und Wider bei der Auswahl der passenden Unternehmenssoftware kennen.

Im Rahmen unserer SEEOcta-Reihe befasst sich dieser Beitrag mit der Gegenüberstellung von Standardsoftware versus Individualsoftware.  In weiteren Blogs der Perspektive „Applikationen“ geht es um API-Management, das Thema Workflow wird schließlich in einem ersten Teil und einem zweiten Teil behandelt.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet die acht wichtigsten Perspektiven für ein erfolgreiches Projektmanagement. Sie erhalten einen Überblick über alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Standardsoftware oder Individualsoftware? Ein Vergleich

Bei der Beschaffung einer Software stellt sich stets die Frage, ob eine Standardsoftware oder eher eine Individualsoftware die unternehmensinternen Anforderungen besser erfüllen kann. Standardsoftware ist als vorgefertigtes Produkt darauf ausgerichtet, viele Unternehmen mit einer einheitlichen Lösung anzusprechen. Im Gegensatz hierzu wird die Individualsoftware maßgeschneidert, um den Bedürfnissen eines Kunden exakt zu entsprechen.

Welche Ziele soll eine Softwareumstellung erfüllen? Grundsätzlich spielen folgende Faktoren beim Einsatz einer neuen Software für Unternehmen die Hauptrolle:

  • Kosteneinsparungen,
  • Sicherheit,
  • Zukunftsfähigkeit,
  • Flexibilität,
  • Vereinfachung von Standardprozessen und
  • fortlaufende Weiterentwicklung (z. B. mit Blick auf gesetzliche Änderungen).

Wann ist nun eine Standardsoftware und wann eine Individualsoftware besser geeignet, um diese Ziele zu erfüllen? Sehen wir uns zunächst die Eigenschaften von Standardsoftware genauer an.

Standardsoftware

Standardsoftware wird für eine große Zahl von Anwendern entwickelt und hat daher eine Reihe von Vorteilen:

  1. hoher Bekanntheits- und Verbreitungsgrad
  2. hohe Kompetenz der Anwender und Entwickler, da sich viele Personen mit der Software auseinandersetzen
  3. hohe Kostenersparnisse bei der Anschaffung
  4. starke Orientierung an „offenen Standards“
  5. schnelle Verfügbarkeit
  6. Unabhängigkeit von Individualprogrammierern

Modifikationsmöglichkeiten von Standardsoftware

Bei aller Standardisierung bietet Standardsoftware umfassende Features für die bedarfsgerechte Konfiguration. Durch sogenanntes Customizing lassen sich die Wünsche der Softwareanwender in Grenzen umsetzen. Damit kann auf einfache Art und Weise die Diskrepanz zwischen den betrieblichen Anforderungen und dem Funktionsumfang der Standardsoftware reduziert bis eliminiert werden. Durch die Konfigurationsmöglichkeiten moderner Standardsoftware-Lösungen lassen sich mit geringem Mehraufwand individuelle Lösungen einrichten, die die Geschäftsprozesse des Unternehmens optimal unterstützen.

Standardsoftware kann im Wesentlichen in drei Varianten an unternehmensinterne Bedürfnisse angepasst werden:

  1. Parametrisierung
    Auswahl und Zusammenstellung von Programmfunktionen durch Aufruf verschiedener Programmbausteine)
  2. Konfiguration
    Modularisierung und Auswahl der gewünschten Programmbausteine
  3. Individualprogrammierung
    Anpassungen an der Standardsoftware durch individuelle Programmierung

Heutige Standardsoftwaresysteme machen die Einbindung von Drittsystemen durch ihre Vielzahl an offenen Schnittstellen (APIs) recht einfach. Änderungen und Erweiterungen der Standardsoftware lassen sich hierdurch relativ leicht umsetzen. Jedoch gelingt es Standardsoftware in der Praxis nur selten, den vollen Funktionsumfang der teilweise über mehrere Jahrzehnte gewachsenen Alt-Systeme abzubilden. Das kann zu großen Akzeptanzproblemen bei den Anwendern führen. Bei der Umsetzung erhöht begleitendes Change Management auf wertvolle Weise die Akzeptanz unter den Anwendern. Doch ab einem gewissen Punkt lassen sich die erforderlichen Anpassungen am einfachsten abbilden, indem man direkt auf eine Individualsoftware umsteigt.

Individualsoftware

Individualsoftware wird eingesetzt, um die Anforderungen eines Unternehmens maßgeschneidert zu erfüllen. Prozesse sind nicht immer flexibel auf eine vorgefertigte Standardsoftware anpassbar. Im Gegensatz zur Standardsoftware ist die Entwicklung von Individualsoftware allerdings mit beachtlichen Kosten und langen Umsetzungszeiten verbunden. Hierbei wird die Komplexität einer individuellen Softwareentwicklung häufig unterschätzt. Die sieben wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer Softwarelösung finden Sie am Beispiel E-Invoicing in einem extra Blogbeitrag zusammengestellt.

Grundsätzlich ist ein enger Dialog zwischen den Fachabteilungen und den Softwareentwicklern entlang des gesamten Entwicklungsprozesses erforderlich. Im Gegensatz zu Individualsoftware lässt sich Standardsoftware vor dem Kauf testen und bei Referenzkunden im konkreten Einsatz erleben. Bei der Neuentwicklung einer maßgeschneiderten Lösung sind Vergleichsmöglichkeiten hingegen kaum vorhanden. Daher sollte sich das Unternehmen vor der Entscheidung für eine Individualsoftware folgende Fragen beantworten:

  • Existiert bereits eine geeignete Standardlösung, die die gewünschten Anforderungen abdecken kann?
  • Welches ist der besondere strategische Nutzen, den die Verwendung einer Individualsoftware bringt und der nicht über eine Standardsoftware abbildbar ist?
  • Steht dieser Nutzen im Verhältnis zu den erheblichen Mehrkosten für eine individuelle Lösung?
  • Ist sichergestellt, dass auch ein anderer IT-Partner die Individualsoftware warten und weiterentwickeln kann, sollte der ursprüngliche Lieferant nicht mehr zur Verfügung stehen?
  • Verfügt das Unternehmen intern über genügend Zeit und Know-how für die aktive Begleitung der Softwareentwicklung?
  • Für die Betreuung der Software nach dem Go-live ist durchschnittlich ein zusätzliches Budget von ca. 10 – 20 % der Investitionssumme erforderlich. Steht dies zur Verfügung?

Dies sind lediglich die ganz grundsätzlichen Fragen, die vor dem eigentlichen Projektstart geklärt werden sollten. Die econtea GmbH aus Berlin hat einen ausführlichen Leitfaden zusammengestellt, der für die Auswahl einer geeigneten Individualsoftware hilfreiche Tipps liefert.

Nachstehend eine Übersicht über die Hauptargumente, die für eine Standardsoftware oder eine Individualsoftware sprechen:

Gegenüberstellung Standardsoftware vs. Individualsoftware

Abbildung 1: Gegenüberstellung Standardsoftware vs. Individualsoftware (Quelle angelehnt an: www.datanaut.eu) 

Fazit

Szenarien, die zu 100 % für den Einsatz einer Standardsoftware oder Individuallösung sprechen, sind selten. Entscheidend ist es, wie und mit welchem Aufwand (Kosten, Zeit, Manpower) die konkreten Anforderungen eines Unternehmens am besten umgesetzt werden können, und wie zukunftsfähig die Lösung ist. Der aktuelle Trend geht jedoch eindeutig zur Standardsoftware, da die Kapazität und das Know-how für eine eigene Entwicklung und Wartung nicht überall vorhanden sind. Um ein möglichst vollkommenes, alle Bedürfnisse des Unternehmens abdeckendes Softwaresystem auf dem Markt zu finden, ist ein professionell durchgeführter Softwareauswahlprozess inklusive einer umfassenden Marktrecherche erforderlich. Ein erfahrener IT-Partner kann hier professionell unterstützen.

Dieser Beitrag ist Teil der SEEOcta-Reihe. In der Blog-Kategorie „SEEOcta“ finden Sie alle gesammelten Beiträge dieser Serie rund um die Einführung eines neuen IT-Projektes

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Rolf Holicki

Ein Beitrag von:

Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesse, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2005 bei SEEBURGER.