SEEOcta Praxis-Beispiel Teil 1: Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses
| | Consultant Invoice Portal, SEEBURGER
Die Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses im Zuge der Digitalisierung eines Unternehmens ist äußerst komplex. Einerseits ist ein Gesamtüberblick über alle Abläufe erforderlich, damit sämtliche Faktoren in die Planung einbezogen werden. Andererseits muss jeder Prozess zunächst individuell betrachtet werden, um die jeweiligen Anforderungen und gegenseitigen Abhängigkeiten zu identifizieren und zu berücksichtigen. Diese Schritte werden in den Beiträgen der gesamten SEEOcta-Serie ausführlich erläutert. Erfahren Sie hier, wie Sie SEEOcta sinnvollerweise für die Bewertung des Ist-Zustandes in Ihrem Unternehmen einsetzen können und warum eine abteilungsübergreifende, ganzheitliche Betrachtungsweise aus Sicht der SEEOcta-Methode sinnvoll ist.
Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.
In den letzten beiden Teilen dieser Reihe erhalten Sie anhand des Purchase-to-Pay-Prozesses Beispiele für die praktische Anwendung und den Nutzen der SEEOcta-Perspektiven und der dazugehörigen Sichten. Dieser Teil projiziert die SEEOcta-Perspektiven generell auf die Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses. Der letzte Beitrag veranschaulicht die Phasen der Implementierung einer Purchase-to-Pay-Lösung.
Was ist ein Purchase-to-Pay-Prozess?
Ein Purchase-to-Pay-Prozess beginnt mit einem Bedarf und beinhaltet sämtliche Schritte des operativen Geschäftsprozesses, von der Bestellanforderung bis zur Lieferung, Rechnungstellung und Bezahlung. Die jeweils dazwischengeschalteten Prüfungs- und Freigabeprozesse zählen ebenso dazu wie das finanzielle Berichtswesen, Lieferanten-Stammdatenmanagement, Performance-Management und die Archivierung.
Innerhalb dieses automatisierten und digitalisierten Prozesses werden mithilfe eines transparenten Performance-Managements Ergebnisse klar messbar und können so beispielsweise für die Liquiditätsplanung herangezogen werden. Wie im SEEOcta-Beitrag zum Thema Richtlinien und Gesetze thematisiert, ist es zudem sehr hilfreich, sich im Dschungel der Anforderungen an IT-Compliance und IT-Security auf ein System verlassen zu können, mit dem zuverlässig sichergestellt wird, dass alle Prozesse gemäß der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien ablaufen. Dies wird im Purchase-to-Pay-Prozess durch sogenanntes Compliance-Management gewährleistet.
Wie setzt man SEEOcta bei der Bewertung des Purchase-to-Pay-Prozesses ein?
Um sich als Unternehmen einen schnellen Überblick über die ungefähre Güte des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses zu verschaffen, eignet sich in einem ersten Schritt die folgende SEEBURGER-Matrix:
| SEEOcta Perspektive | Beginnend | Fortgeschritten | Führend |
| Prozesse | Fragmentierte, funktional ausgerichtete Prozesse, die zwischen Einkauf und Buchhaltung nicht harmonisiert sind; unzureichende Prozessdokumentation, fehlende integrierte Lieferantenanbindung. | End-to-End-Prozessdesign ist teilweise verfügbar, aber Probleme im Beschaffungsprozess verursachen Probleme in der Kreditorenbuchhaltung. Lieferanten sind unzureichend integriert. | Ein End-to-End-Prozess mit einem verantwortlichen Prozesseigentümer, aktuelle Prozessdokumentation, Arbeitsanweisungen; Lieferanten sind zu einem hohen Grad integriert. |
| Standorte / Strategie | Purchase-to-Pay-Aktivitäten werden dezentral in einzelnen Unternehmen oder Bereichen, an verschiedenen Orten lokal betrieben. Prozesse sind den lokalen und funktionalen Gegebenheiten angepasst. | Vereinzelte Auslagerung von Prozessteilen in Shared Service Center oder externe Dienstleister. | Die Organisation ist am Purchase-to-Pay-Prozess ausgerichtet, um diesen bestmöglich zu unterstützen und nicht andersherum; sofern sinnvoll, werden Shared Services und Outsourcing stark eingesetzt. |
| Applikationen
| Heterogene ERP-Systemlandschaft mit eingeschränktem globalem Reporting in Bezug auf Ausgaben, Zahlungen etc. Kaum Verwendung von elektronischen Verfahren wie EDI. | Ein einziges ERP-System, jedoch mit Ausnahmen und vielen Workarounds und Schnittstellen. Für Berichte sind noch immer Excel-Dateien das einzige Mittel, um den gesamten Überblick über Ausgaben etc. zu erlangen. | Ein einziges End-to-End-ERP ist unternehmensweit eingesetzt, wodurch Transparenz und globales Purchase-to-Pay-Reporting möglich sind. EDI-Verfahren sowie weitere Technologien zur Vermeidung von Papier werden verstärkt eingesetzt. |
| Daten | Gemeinsame Stammdaten werden mehrfach angelegt und dezentral von verschiedenen Abteilungen/Unternehmens- bereichen verwaltet, ohne dass globale Richtlinien Datenqualität sicherstellen. | Gemeinsame Stammdatenpflege, aber mit vielen lokalen Abweichungen und fehlenden, zentral vorgeschriebenen Anforderungen an unternehmensweite Pflege der Lieferantenstammdaten. | Gemeinsame Stammdatenpflege mit Standardbeziehungen zwischen globalen Lieferanten und lokalen Ausprägungen (z. B. Kontoverbindung). Zentrales, über ein Unternehmensportal gestütztes Stammdatenmanagement. |
Tabelle 1: SEEBURGER-Matrix zur Bewertung der Güte des Purchase-to-Pay-Prozesses im Kontext der SEEOcta-Reihe
Beim Purchase-to-Pay-Prozess kommt es auf abteilungsübergreifende Ansätze an
Eine Gesamtprozesssicht und -verantwortung von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung der Rechnungen ist eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Implementierung von Purchase-to-Pay-Prozessen. Damit beispielsweise im Rahmen eines Purchase-to-Pay-Prozesses allein die Rechnungsverarbeitung schnell, fehlerfrei und kostengünstig abläuft, müssen bereits zwei Kernvoraussetzungen gegeben sein:
- Einkauf und Kreditorenbuchhaltung arbeiten eng zusammen.
- Finanz- und Warenwirtschaft sind systemtechnisch integriert.
Dies wird durch abteilungsübergreifendes, prozessorientiertes Arbeiten zwischen den involvierten Bereichen gewährleistet:
- Einkauf und Buchhaltung sind über zentrale Archiv- und ERP-Systeme verbunden.
- Rechnungen werden elektronisch verarbeitet.
Dies setzt wiederum
- automatisches Abgleichen mit Bestellungen und Lieferungen sowie
- automatisches Buchen und Zahlen voraus.
Exzellente Prozesse sind nur mithilfe der unterstützenden Technologie und Datenhaltung möglich. Hervorragende Systeme sowie zentrale und ordentlich gepflegte, harmonisierte Daten allein reichen jedoch für einen effizienten und übersichtlichen Prozess nicht aus. Sowohl der operative Beschaffungsprozess als auch der Rechnungsbearbeitungsprozess müssen durch einfache, flexible Workflows, ein zentrales Monitoring und weitere Funktionen technisch ganzheitlich unterstützt werden.
Erst durch die Berücksichtigung aller SEEOcta-Perspektiven und der Kombination aus Strategie, Applikationen, Technologie-, Prozess- und Organisationsberatung wird der Purchase-to-Pay-Prozess über alle Dimensionen hinweg optimal unterstützt bzw. optimiert.
Die durch Digitalisierung und Automatisierung erfolgte Beseitigung von Medienbrüchen sorgt zudem nicht nur für eine beschleunigte Verarbeitung von Dokumenten, sondern auch für eine hohe Prozessqualität und -transparenz.
Moderne Purchase-to-Pay-Lösung unterstützen also die Beschaffungsprozesse, die Genehmigung von
Beschaffungsanträgen und Bestellungen, den elektronischen Austausch von Bestellaufträgen, Bestellbestätigungen und Lieferavis und von Rechnungen. Erfahren Sie in Teil 2 des SEEOcta Praxis-Beispiels mehr zum Projektablauf bei der Implementierung einer Purchase-to-Pay-Lösung.
Alles über den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess finden Sie in einem ausführlichen Whitepaper mit vielen Beispielen und Erläuterungen detailliert zusammengestellt. Das Whitepaper richtet sich an CPOs, CFOs, CIOs und weitere leitende Mitarbeiter der entsprechenden Einkaufs-, Finanz-, und IT-Bereiche mit den folgenden Intentionen:
- Aufzeigen der Vorteile standardisierter, schnell zu implementierender Lösungsmodule, die den Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren, beschleunigen, in der Komplexität reduzieren, transparenter werden lassen sowie die Prozesskosten senken
- Demonstration von Praxisverständnis und Erfahrungen mit Purchase-to-Pay-Prozessen aus organisatorischer, prozessualer und technologischer Sicht
- Darstellung des SEEBURGER Leistungsportfolios, insbesondere der Purchase-to-Pay-Lösungen und ergänzender Beratungskompetenz
- Präsentation zusätzlicher Offerings von SEEBURGER als strategischem Partner im Purchase-to-Pay-Bereich
Dieser Beitrag ist Teil der SEEOcta-Reihe. In der Blog-Kategorie „SEEOcta“ finden Sie alle gesammelten Beiträge dieser Serie rund um die Einführung eines neuen IT-Projektes.
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Ein Beitrag von: Andres Mathot
Andres Mathot ist seit 2015 bei SEEBURGER als E-Invoicing Experte tätig. Als kompetenter Ansprechpartner für die SEEBURGER E-Invoicing Lösungen, ist er für die Beratung, Planung, Umsetzung, Steuerung, Testen sowie die Abnahme von Implementierungsprojekten verantwortlich. Hierbei definiert er gemeinsam mit unseren Kunden die E-Invoicing Anforderungen und deren Umsetzungen sowohl als Cloud als auch On-Premises für den Rechnungseingang sowie -ausgang.
