ZUGFeRD – Formate und technische Hintergründe

Der Grad der IT-Unterstützung bei Sender und Empfänger elektronischer Rechnungen ist selten einheitlich. Um dennoch problemlos, auch über Landesgrenzen hinweg, mit allen Geschäftspartnern und Behörden elektronische Rechnungen austauschen zu können, ist es wichtig, mit standardisierten Formaten zu  arbeiten. Erfahren Sie, welche Anforderungen der Sender einer Rechnung erfüllen muss, um ZUGFeRD-kompatibel zu sein.

ZUGFeRD macht Rechnungen mensch- und maschinenlesbar

ZUGFeRD ist ein standardisiertes Rechnungsformat, das große Vorteile bei der elektronischen Rechnungsstellung und dem elektronischen Rechnungsempfang bietet. Es sieht vor, dass Rechnungsdaten strukturiert gesendet werden können.  Der ZUGFeRD-Standard beschreibt, wie die Informationen einer Rechnung, also Text und graphische Elemente, in einer Datei gespeichert werden, damit sie digital erfasst werden können. Hierbei ist eine Rechnung im ZUGFeRD-Format zunächst einmal eine ganz normale PDF-Datei mit der Besonderheit, dass alle Nutzdaten der Rechnung zusätzlich in einem standardisierten XML-Format gespeichert sind. Die Standardisierung sieht vor, dass diese Nutzdaten wie beispielsweise Absenderfirma, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und Bankverbindung stets an derselben, vordefinierten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. So können sie von jedem geeigneten Programm automatisiert weiterverarbeitet werden.

Rahmenbedingungen bei der Definition des ZUGFeRD-Formats

Damit generell jeder Empfänger einer ZUGFeRD-Rechnung diese problemlos weiterverarbeiten kann, müssen bei der Definition des ZUGFeRD-Formats vom Sender zwei Rahmenbedingungen eingehalten werden:

1. Der Rechnungssender muss dafür Sorge tragen, dass das Daten- und Dokumentformat von jedem Rechnungempfänger ohne Mehraufwand und ohne Einsatz spezieller Software auch manuell weiterverarbeitet werden können.
2. Die Normierung der Rechnungsdatenstrukturen muss sich auf die Inhalte beschränken, die entweder aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie UStG § 14 zwingend erforderlich sind oder generell und branchenübergreifend häufig vorkommen wie z. B. das Zahlungsziel.

Diese Rahmenbedingungen kommen insbesondere dann zum tragen, wenn Handelspartner ihre Lieferanten zum E-Invoicing auffordern und den E-Invoicing-Rollout entweder auf kooperativer Basis vorantreiben oder, wie es bei Handelspartnern mit dominierender Marktposition häufig der Falle ist, den E-Invoicing-Rollout schlichtweg zu einem bestimmten Datum anordnen.

Die verschiedenen ZUGFeRD-Formate

Wie bereits beschrieben wurde, ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine bildhafte PDF-Datei, in die strukturierte Daten in einem standardisierten XML-Format integriert sind. So ist sie sowohl für Menschen als auch für Softwareprogramme lesbar.  PDF liegt in den Formaten A-1 bis A-3 vor. Diese Formate beziehen sich auf die zuverlässige Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Die entsprechenden Anforderungen sind in der ISO-Norm 19005 spezifiziert und beziehen sich auf die erforderlichen technischen Aspekte. Sie sollen sicherstellen, dass die digitalen Dokumente auch nach langer Aufbewahrungsfrist noch reproduzierbar und für den zuverlässigen Datenaustausch in Behörden und Unternehmen verwendbar sind.

PDF/A-1:

Der PDF/A-1-Standard regelt die Verwendung von Farben, Fonts, Anmerkungen und weiterer Elemente. Er liegt in zwei Varianten vor: Level B wie in „basic“ und Level A wie in „accessible“. Hierbei regelt Level B, dass das Erscheinungsbild eines Dokuments langfristig erhalten werden kann und unverändert aussieht, wenn es zu einem zukünftigen Zeitpunkt verarbeitet wird.

Level A basiert auf Level B und gewährleistet zusätzlich, dass die Semantik zuverlässig interpretierbar und körperlich beeinträchtigten Nutzern zugänglich ist. Dies ist beispielsweise bei Screenreader-Programmen der Fall, die Nutzern mit beeinträchtigter Sehfähigkeit „tagged PDF“ vorlesen können.

PDF/A-2:

Um die vielen neuen PDF-Funktionen in PDF/A-Workflows zugänglich zu machen, wurde PDF/A-2 als neuer Teil des Standards veröffentlicht. So wurden mit diesem Standard Neuerungen wie die JPEG-2000-Kompression, optionale Ebenen, PDF-Pakete etc. verfügbar. Auch können PDF/A-2-Dokumente Dateianhänge enthalten. Diese müssen jedoch PDF/A1- oder PDF/A2-konform sein. Zusätzlich zu den Konformitätsstufen A und B gibt es bei PDF/A-2 noch den Level U. Dieser verlangt eine zuverlässige Unicode-Textsemantik, jedoch keine Strukturinformationen. Somit gewährleistet er, dass eine Seite eindeutig visuell reproduzierbar ist und Text somit sowohl durchsucht als auch extrahiert werden kann.

PDF/A-3:

PDF/A-3 ist das für ZUGFeRD genutzte Format. Es ist das verbreitetste Datenformat für den Austausch von Geschäftsdokumenten und unterstützt alle der oben genannten Anforderungen. So können mit PDF/A-3 nicht nur PDF/A-konforme – sondern beliebige Dateitypen als Anhang eingebettet werden. Außerdem ist es mit PDF/A-3 möglich, Quelldateien für Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme in ein PDF/A-Dokument einzubetten oder maschinenlesbare XML-Daten aufzunehmen.

Generell ist es wichtig zu wissen, dass jeder der oben beschriebenenTeile des PDF/A-Standards für die Langzeitarchivierung genutzt werden kann. Die Standards bauen weder aufeinander auf noch ersetzen sie sich gegenseitig oder schließen sich gegenseitig aus. Da jeder PDF/A-Standard dem Zweck der Langzeitarchivierung dient, wäre eine Versionierung, die die Vorgängerversionen ausschließt, absurd. Für ZUGFeRD-Rechnungen gelten jedoch konkrete PDF-Anforderungen.

Anforderungen an das ZUGFeRD-Format:

1. Eine ZUGFeRD-Rechnung muss dem PDF/A-3-Standard nach ISO 19005-3 entsprechen. Innerhalb dieses Standards sind alle Konformitätsstufen, von PDF/A-3a über PDF/A-3b bis PDF/A-3u erlaubt. Dabei dient der PDF-Teil der Rechnung als Container für den XML-Teil und ermöglicht so das Einbetten weiterer Anhänge wie Bilder, CAD-Zeichnungen, Spreadsheets etc., die die Rechnungsprüfung unterstützen können. Die drei PDF/A-Stufen sind bezüglich der verwendeten PDF-Elemente aufwärtskompatibel. So können auch die Stufen PDF/A-1 und PDF/A-2 durch Einbetten von XML in ZUGFeRD-Rechnungen umgewandelt werden.
2. Der XML-Teil der Rechnung muss mit der Dokumentebene des PDF/A-Dokuments verknüpft sein. Dies muss über den Schlüssel/AF (Associated Files) im Dokumentkatalog ausgedrückt werden. Auch ist es erforderlich, dass der XML-Anhang durch den Dateinamen „ZUGFeRD-invoice.xml“ gekennzeichnet ist und durch den Schlüssel/AF-Relationship die Äquivalenz der PDF- und XML-Darstellungen verdeutlicht wird.
3. Die XML-Datei muss zusätzlich als PDF-Anhang gekennzeichnet sein. So kann sie auch von Anwendungen verarbeitet werden, die Associated Files gemäß PDF/A-3 nicht unterstützen.
4. Die Metadaten des XML–Dokuments müssen vier Einträge aus dem ZUGFeRD-Schema enthalten:
   1. Dokumenttyp (INVOICE)
   2. Dateiname (ZUGFeRD-invoice.xml)
   3. Version des aktuellen XML-Schemas
   4. Name des benutzen ZUGFeRD-Profils (BASIC, EN16931 oder EXTENDED bzw die Buchungshilfen BASIC WL, MINIMUM)

Möchten Sie sich genauer über die Anforderungen an die ZUGFeRD-Formate informieren? In unserem ausführlichen ZUGFeRD-Ratgeber haben wir sämtliche Informationen übersichtlich für Sie zusammengestellt.