Order-X – Der neue Nachrichtenstandard für elektronische Bestellungen

Im Bereich elektronische Rechnungen setzt das deutsch-französische Format ZUGFeRD/Factur-X in Europa schon seit Längerem Standards. Nun vollziehen das deutsche Forum für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland (FeRD) und das französische Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) mit der Digitalisierung des Bestellprozesses einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung vollständig digitalisiertes Supply-Chain-Management. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie das neue Format Order-X 1.0 Bestellprozesse automatisiert und welche Vorteile es Ihnen auf Ihrer Reise in die Digitalisierung bringt.

1) Was ist Order-X 1.0?

Das elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD/Factur-X legte den Grundstein. Der nächste logische Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Supply Chain ist nun die elektronische Bestellung. Damit das neue Format europaweit Akzeptanz findet, liegt der Fokus auf der möglichst einfachen Umsetzung und Nutzung bei minimalem Aufwand. Vor diesem Hintergrund haben das Forum für elektronische Rechnungsstellung in Deutschland (FeRD) und das Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE) den neuen EU-Standard Order-X 1.0 erarbeitet.

Wie schon ZUGFeRD/Factur-X basiert auch Order-X 1.0 auf dem standardisierten UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM),^[1] das bei grenzüberschreitenden Geschäften konkrete Forderungen an Daten für den Informationsaustausch festlegt und vereinheitlicht. So werden sowohl EU-weite als auch internationale Geschäfte außerhalb der EU deutlich vereinfacht.

2) Wie funktioniert Order-X 1.0?

Im von ZUGFeRD/Factur-X gewohnten Format kombiniert Order-X 1.0 eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Das PDF stellt die Bestellung in benutzerfreundlich lesbarer Form da, während die strukturierten XML-Daten maschinell auslesbar sind und zur automatischen Verarbeitung der Bestellung dienen. Dieses hybride Format macht Order-X 1.0 besonders für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv, die oft weiterhin mit Sichtkontrolle von Bestellungen arbeiten.

Da Order-X 1.0 auf der Grundlage der bereits etablierten Standards von ZUGFeRD/Factur-X entwickelt wurde, ist es mit diesen vollständig kompatibel. So können Synergieeffekte genutzt und Order-X 1.0 besonders einfach eingeführt werden.^[2] Auch das Onboarding von Lieferanten, die ZUGFeRD/Factur-X bereits nutzen, funktioniert schnell und unkompliziert.

Order-X 1.0 unterstützt die folgenden Bestellvorgangsmeldungen:

• Order: Eine Erstbestellung eines Käufers an einen Lieferanten.
• Order_Response: Eine Auftragsänderung vom Lieferanten an den Käufer (zum Beispiel zu Änderungen an Bestellungen, um Bestellungen abzulehnen oder um vom Käufer eine Bestätigung via Order_Change anzufordern).
• Order_Change: Eine Auftragsänderung vom Käufer an den Lieferanten.^[3]

Wie auch bei ZUGFeRD/Factur-X kann der Nutzer bei Order-X 1.0 aus mehreren vorformatierten Profilen auswählen. Zur Verfügung stehen:

• Basic: Abbildung einfacher Lieferketten. Eignet sich für standardmäßige, einmalige Lieferauftragsprozesse und enthält alle notwendigen Informationen zur automatisierten Auftragsabwicklung.
• Comfort: Ausweitung des Basic-Profils, die mehrere Lieferungen mit zusätzlichen oder abweichenden Informationen ermöglicht.
• Extended: Comfort-Profil ergänzt um zusätzliche Felder, die besonders komplexe Logistikprozesse, wie zum Beispiel verschiedene Abhol- und Lieferorte, spezifische Lagerbedingungen für verschiedene Produkte, Verteilung der Mehrwertsteuer etc. abbilden können.

Mit diesen drei Profilen haben Nutzer die Möglichkeit, einen Großteil individueller Anforderungen sowie eine breite Spanne von Prozesskomplexität ganz nach Bedarf abzubilden.

3) Welche Vorteile bietet Order-X 1.0?

Für Unternehmen, die eine vollständig digitalisierte Lieferkette einrichten wollen, ist die Einführung eines elektronischen Bestellvorgangs unabdingbar. Order-X 1.0 erleichtert diesen Schritt ganz erheblich. Vor allem für Kleinstunternehmen, für die bisher oft Aufwand und Kosten den Nutzen nicht rechtfertigten, ergibt sich dabei der Vorteil, dass sie ohne Umstellungsprobleme in den digitalen Bestellprozess eingebunden werden können. Ein Datenaustausch im Vorfeld ist nicht notwendig. Da Order-X 1.0 internationale Standardisierungsanforderungen erfüllt und auf Kompatibilität mit länderspezifischen Formaten ausgelegt ist, ist es sowohl für europäische als auch internationale Bestellabwicklungen geeignet – ein Bereich, der für KMUs bisher durch hohen Aufwand und Kosten in der Bestellabwicklung oft nicht attraktiv war.

Durch die Automatisierung der Bestellprozesse fallen zahlreiche, bisher manuell vorgenommene Arbeitsschritte in der Bestellabwicklung weg; der Bestellvorgang wird deutlich beschleunigt. Diese Reduktion manueller Prozesse reduziert weiterhin das Fehler- und somit Risikopotenzial. Nicht zuletzt ergeben sich durch den Aufbau auf ZUGFeRD/Factur-X die oben erwähnten Synergieeffekte bei der Umstellung.

4) Mit SEEBURGER Order-X 1.0 einfach und schnell umsetzen

Zur Umsetzung von Order-X 1.0 ist, wie auch schon bei der Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD/Factur-X, keine spezielle Software vonnöten. Order-X 1.0 kann auf der Homepage von FeRD kostenfrei heruntergeladen werden^[4].

• Order-X 1.0 schnell und einfach in die eigene ERP-Landschaft einbinden
  Es besteht keine Notwendigkeit, ein bestehendes ERP-System aufzurüsten oder einen neuen Bestellprozess einzuführen. Mithilfe von Konnektoren und Mappings ermöglicht SEEBURGER die Anbindung an ein bestehendes Warenwirtschaftssystem mit seiner Integrationsplattform als On-Premises– oder Cloud-Lösung, ohne dass etwas daran verändert werden muss. Bereits existierende IT-Ressourcen bleiben weiterhin unabhängig; bestehende ERP-Dateien für Bestellungen lassen sich nahtlos und ohne spezielle Programmierung in ein Order-X 1.0 Format übertragen.
• Einfache Lieferanten-Integration
  Das einfache Onboarding neuer Lieferanten, die bereits Order-X 1.0 verwenden können, erleichtert einen konsistenten und optimierten Bestellprozess für alle Beteiligten. Mit effizientem EDI lässt sich dieser Vorteil entlang der gesamt Supply Chain fortsetzen, da die ausgetauschten Daten in Echtzeit verarbeitet werden können und so einen sehr schnellen Informationsaustausch mit Lieferanten ermöglichen. Nicht EDI-/Order-X 1.0-fähige Lieferanten können mit dem SEEBURGER-Service „PDF zu EDI“ ebenfalls einfach und ohne Systemeingriff auf ihrer Seite in den digitalen Bestellprozess mit einbezogen werden. Die SEEBURGER Community Management Application (CMA) unterstützt den gesamten Partner-Onboarding-Prozess von der Qualifizierung über die Einrichtung, Anbindung und Change-Management-Prozesse bis hin zur Verwaltung von Stammdaten per Self-Services. So können IT- und Fachbereichsressourcen freigesetzt werden, und das SEEBURGER CMA-System sorgt für mehr Transparenz im Onboarding-Prozess.

SEEBURGER erleichtert internationale Geschäftsprozesse

SEEBURGER unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Supply Chain. Mit unserer Expertise im Bereich B2B-Integration bieten wir Lösungen für den sicheren und zuverlässigen Datentransfer sowie die automatische Integration aller Geschäftsprozesse mit externen Geschäftspartnern und internen Anwendungen.

^[1] https://unece.org/fileadmin/DAM/uncefact/BRS/BRS_SCRDM_v1.0.0.2.pdf

^[2] https://www.d-velop.de/blog/compliance/order-x/

^[3] https://www.d-velop.de/blog/compliance/order-x/

^[4] https://www.ferd-net.de/standards/paket-downloads/index.html