SEEOcta: IT-Schulungen der Mitarbeiter, das A und O für eine erfolgreiche Software-Einführung

IT-Schulungen sind im Zuge der Einführung eines neuen IT-Systems unverzichtbar. Nur mit gut vorbereiteten und geschulten Mitarbeitern bringt dem Unternehmen ein neues IT-System die gewünschten Vorteile, Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Eine Tatsache, die, so offensichtlich sie scheinen mag, in der Praxis häufig unterschätzt wird. Lernen Sie die Relevanz umfassender IT-Schulungen kennen.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

IT-Training – Die Strategie der Schulungszielgruppen

IT-Training ist nicht gleich IT-Training. Die potenziellen Anwender bringen alle unterschiedliche Voraussetzungen und Wissensstände mit. Nicht nur das. Aufgrund ihrer Fähigkeiten und der Rolle, die sie bereits in ihren Teams und Abteilungen innehaben, ist es sinnvoll, diese Fähigkeiten und Rollen auch bei der Einteilung der Anwender in unterschiedliche Schulungszielgruppen zu berücksichtigen und vorteilhaft zu kombinieren.

• Achten Sie auf eine strategisch sinnvolle Zusammensetzung der Schulungszielgruppen.

IT-Training – Die vier Schulungszielgruppen für die Einführung eines IT-Projektes

Für eine erfolgreiche Qualifizierung für die Anwendung des neuen IT-Systems muss die Gesamtheit der Endanwender als Ansammlung von „Individuen“ betrachtet werden, die einen kollektiven Veränderungsprozess durchmachen. Wird eine neue IT-Lösung implementiert, reicht daher eine einmalige IT-Schulung nicht aus. Damit die User die neue Anwendung und ggf. auch noch neue Prozesse verinnerlichen, muss in mehreren Etappen und am besten begleitend zum normalen Geschäftsbetrieb geschult werden.

Dabei hat sich die Auswahl von Key Usern für das IT-Training bewährt. Key User sind IT-affine Anwender, die ihr Wissen später an die anderen Mitarbeiter weitergeben können (vgl. SEEBURGER Blogs „Der perfekte Key User – Anforderungen und Rahmenbedingungen und „Key User – die wichtigsten Botschafter für die Einführung eines neuen IT-Projekts“). Sollte der Betrieb des neuen IT-Systems über eigene Mitarbeiter-Ressourcen sichergestellt werden, muss neben einer Key User- und Erstanwenderschulung auch ein Training der Administratoren erfolgen. Ebenso sollten die zukünftigen Anwender berücksichtigt werde. Auch sie benötigen eine Schulung auf die IT-Lösung.

Key User und Administratoren werden vorzugsweise vom Softwarehersteller oder Lieferanten direkt geschult, da diese aus jeweils gesonderten Perspektiven den Umgang mit der Software im Detail kennen sollten. Der Key User aus Anwendersicht und im Hinblick auf dessen zukünftige Rolle, die Anwendung des IT-Systems im eigenen Hause zu vermitteln, der Administrator aus IT-technischer Perspektive. Es ist daher bereits bei der Auswahl eines Softwareanbieters ganz grundlegend darauf zu achten, dass dieser nicht nur das passende Produkt anbietet, sondern auch den Umgang damit zielgruppengerecht und professionell vermitteln kann.

IT-Training: Die Key User-Schulung

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einführung neuer Software ist deren Akzeptanz bei den Mitarbeitern (vgl. Blog. SEEOcta Mitarbeiter: Change-Management). Das Key User-Konzept bietet beste Chancen, diese Akzeptanz zu erlangen. Der Grundgedanke beim Key User-Konzept ist, dass engagierte Mitarbeiter die tatsächlichen Prozesse im Unternehmen von Grund auf kennen und Vorgänge somit leicht auf die zukünftigen Prozesse transferieren können. Dieses Prozesswissen bildet die Voraussetzung für die zielgerichtete IT-Schulung mit der neuen Software.

• Key User sind die Schnittstelle zwischen der Softwarelösung, den Geschäftsprozessen des Unternehmens und den zukünftigen Anwendern.

Diese Aufgabe können sie jedoch nur erfüllen, wenn sie Experten für alle Seiten sind – ein Aspekt, der auch für die spätere Mitarbeiterschulung relevant ist. Key User müssen also die Gesamtfunktionalitäten des Programms besonders intensiv kennen und diese aufgrund ihrer persönlichen Kenntnis der Prozesse im Unternehmen ausgezeichnet vermitteln können. Darüber hinaus sind Key User bei der Einführung von Software auch mit der Beschreibung der Anforderungen und der Parametrisierung im Rahmen der Einrichtung der Software betraut.

Die Fähigkeiten eines idealen Key Users sind unabhängig von dessen Position im Unternehmen. Diese Grundeigenschaften sollte ein Key User dabei unbedingt für die Einführung einer IT-Lösung mitbringen:

• hohe fachliche Kompetenz
• gute Kenntnis der Arbeitsprozesse anderer Bereiche
• IT- Affinität
• Motivation für das ERP-Projekt

Im Allgemeinen erfolgt die Grundschulung der Key User durch den Anbieter oder Hersteller der Software. Dafür erhalten sie immer wieder IT-Trainings und Support. Die IT-Schulung findet also nicht ausschließlich an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key User einen Überblick über die gesamte Softwarelösung bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems gerne und gut an ihre Kollegen weitergeben können.

IT-Training: Die Erstanwender-Schulung

Normalerweise erfolgt die IT-Schulung der Mitarbeiter durch die Key User, nachdem die Software implementiert wurde. Nur in seltenen Fällen übernimmt dies ebenfalls der Lieferant oder Softwarehersteller. Die Erstanwender-Schulung durch unternehmensinterne Key User hat gleich mehrere Vorteile:

• Ein Vorteil der internen IT-Schulung liegt in der erheblichen Kosteneinsparung, da nur die Key User extern ausgebildet werden.
• Ein weiterer Vorteil einer IT-Schulung durch unternehmensinterne Key User ist im zwischenmenschlichen Bereich zu finden: Zwischen den Key Usern und den Mitarbeitern besteht im Allgemeinen eine kollegiale Beziehung. Ein vertrauter Kollege, der weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind, kann Ängste und Widerstände eher abbauen, als ein externer Coach.
• Des Weiteren können die Inhalte der IT-Schulung besser an den Wissensstand des Teams angepasst und individualisiert werden. So kann Gelerntes direkt angewendet und effizient umgesetzt werden.

Schulungsteams gezielt zusammensetzen

Bei der Vorbereitung der IT-Schulungseinheiten für die Erstanwender arbeiten die Key User in abteilungsübergreifenden Teams entlang der Prozesskette zusammen. So lernen sich oft Mitarbeiter von verschiedenen Standorten oder Abteilungen zu erstem Mal intensiv in ihrer Arbeitsweise kennen. Hierbei werden sowohl persönliche Erfahrungen, als auch Erfahrungen aus den jeweiligen Unternehmensbereichen ausgetauscht. Man lernt voneinander und das Know-how im Unternehmen und die Effizienz der Arbeitsprozesse erhöhen sich auf diese Weise ganz nebenbei.

IT-Schulung der Anwender so lebensnah wie möglich

Die Erstanwender-Schulung findet meist auf einem Trainings- oder Testsystem statt. Je näher dieses am Produktivsystem ausgestaltet ist, desto einfacher der spätere Transfer ins „echte Leben“. Es sollten relevante, über Schnittstellen angebundene Systeme und realistische Trainingsdaten für die IT-Schulung zur Verfügung stehen. So lässt sich die Theorie einfacher in die Praxis übertragen.

Allgemein gilt:

• Aktuelle Handbücher, Online-Hilfen und hausinternen Trainingsvideos sind stets für alle Anwender zugänglich, Key User und Support sind bei Fragen und Problemen zuverlässig erreichbar.

IT-Training: Die Administrator-Schulung

Soll eine IT-Lösung im eigenen Unternehmen verwaltet werden, ist eine Administrator-Schulung durch den Lieferanten bzw. Softwarehersteller vor der Übernahme der Betriebsverantwortung unumgänglich. Wie anfangs bereits erwähnt, ist die Administrator-Rolle gesondert von der reinen Anwender-Rolle und auch von der Key User-Rolle zu betrachten. Ein Administrator ist idealerweise IT-Fachmann oder zumindest ein sehr IT-affiner Mitarbeiter. Er kümmert sich um die Hintergrundfunktionen der Software an sich. Um eine Software zu verwalten, ist das Wissen über die Geschäftsabläufe und abteilungsübergreifende Zusammenhänge nicht in gleichem Maße erforderlich wie bei einem Key User. Im Vordergrund stehen Softwarefunktionen wie das Starten und Stoppen einer Anwendung, die Sicherung und Archivierung der Daten, das Löschen nicht mehr notwendiger Log-Daten, die Benutzer- und Rechteverwaltung sowie die Behebung allgemeiner typischer Probleme. Die Inhalte einer IT-Schulung für den Administrator unterscheiden sich daher stark von den Schulungsinhalten für Key User und allgemeine Anwender. Es ist wichtig darauf zu achten, dass der Softwareanbieter in der Lage ist, Key User und Administratoren entsprechend differenziert zu schulen.

IT-Training: Die Schulung zukünftiger Anwender

Um neue Anwender an eine Software heranzuführen, gibt es verschiedene Ansätze. Am einfachsten ist es, diese anhand von vorhandenen Schulungsunterlagen und Handbüchern sowie Trainingsvideos zum Selbststudium anzuregen. Dies kann jedoch weder eine einführende Grundschulung noch regelmäßig stattfindende Frontalschulungen durch Key User ersetzen. Oft kristallisieren sich im Laufe der Zeit auch bereits geschulte Mitarbeiter als kompetente und versierte Anwender heraus, die die Key User bei der Schulung neuer Anwender entlasten können. Dies sind insbesondere die zum Team der neuen Anwender gehörenden Kollegen, die gleich die abteilungsinternen Hintergründe für die Anwendung der Software mit vermitteln können.

Fazit

Damit eine neue IT-Lösung möglichst schnell von möglichst vielen Mitarbeitern effizient genutzt werden kann, ist eine gut geplante IT-Schulung aller Anwender, vom Key User über Anwender bis zum Administrator, das A und O. Denn eine nachhaltige Qualifizierung trägt zur Investitionssicherung der neuen IT-Lösung bei. Hierdurch werden

• die Projektlaufzeit verringert und Projektkosten eingespart,
• die Vorteile der Softwarelösung voll ausschöpft,
• die Produktivität der eigenen Mitarbeiter gesteigert,
• die Kompetenz und die Motivation der Mitarbeiter erhöht,
• unnötige Fluktuation verhindert und
• Fehler vermindert und somit so fehlerbedingte Kosten gesenkt.

Mit einer adäquaten IT-Schulung können Anwender langfristig die maximale Leistung eines neuen IT-Systems ausschöpfen.

^[1] IT-Schulung, Training der Anwender – Informationstechnologie im KMU (it-im-kmu.com)