SEEOcta Praxis-Beispiel Teil 2: „Die Phasen der Implementierung einer Purchase-to-Pay-Lösung“

Die Implementierung eines Purchase-to-Pay-Prozesses läuft in einzelnen Phasen ab, die jeweils sorgfältig geplant und vorbereitet werden müssen. Hierbei sind ausreichend Personal und eine positive, offene und proaktive Kommunikation mit den Mitarbeitern ganz wesentliche Elemente. In den Test- und Umsetzungsphasen ist der reibungslose Austausch mit dem Lösungsanbieter ausschlaggebend, der auch im Anschluss für Supportthemen zur Verfügung stehen sollte. Wo die Schwerpunkte der jeweiligen Implementierungsphasen einer Purchase-to-Pay-Lösung noch liegen, erfahren Sie in diesem abschließenden Beitrag der SEEOcta-Serie.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Die Einführung einer Purchase-to-Pay Lösung erfolgt in der Praxis in mehreren Phasen

Professionelle Projektmanagement-Tools machen die Vorbereitung und Planung von IT-Projekten deutlich effizienter und gewährleisten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Projektstatus. Hierfür werden die jeweiligen Phasen übersichtlich visualisiert, in denen die Einführung einer IT-Lösung (in diesem Beispiel einer Purchase-to-Pay-Lösung) erfolgt und verfolgt den Projektfortschritt anhand der jeweils von Ihnen vorgegebenen Deadlines.

Wie sehen die einzelnen Phasen der Implementierung eines Purchase-to-Pay-Prozesses aus und wie passen sie zu den acht SEEOcta-Perspektiven? Im Folgenden finden Sie die Zusammenführung von Prozessanforderungen und Methodik, indem die einzelnen Phasen beispielhaft skizziert werden:

Vorstudie und Vorbereitung der Implementierung eines Purchase-to-Pay-Prozesses

Kommunikation: In der Phase der Vorstudie wird zunächst die generelle Umsetzbarkeit der Projektanforderungen geklärt. Hierfür werden die Mitarbeiter, die aktiv in die Umsetzung des Projektes involviert werden sollen, bereits ins Boot geholt und über die Purchase-to-Pay-Lösung informiert. In einem weiteren Schritt werden die Mitarbeiter der betroffenen Fachabteilungen (Kreditorenbuchhaltung, Einkauf) frühzeitig informiert. Grundsätzlich sollte die Kommunikation eng an die einzelnen Implementierungsphasen gekoppelt sein, die einzelnen Phasen des Change-Prozesses berücksichtigen und – ganz wichtig – offen die Hintergründe und Ziele erläutern sowie auf konstruktive und motivierende Art eine positive Erwartungshaltung  in Bezug auf die neue Software erzeugen. Bei der Strategieentwicklung in Form eines Kommunikationsplans gilt es,

• den richtigen Zeitpunkt,
• die jeweilige Zielgruppe und Intention,
• passende Inhalte und Sprache
• sowie Nachhaltigkeitsaspekte zu beachten.

Mit der frühzeitigen Kommunikation über den geplanten Einsatz der neuen Purchase-to-Pay Lösung zeigt das Projektteam gegenüber den betroffenen Mitarbeitern seine Wertschätzung, und dass es die Anwender und deren Bedürfnisse ernst nehmen wird. Innerhalb des Projektverlaufs nimmt die Intensität der Kommunikation in Punkto Menge, Turnus, Austausch und Emotionalität zu.

Nur mit einer klaren Zielsetzung lässt sich wirkungsvoll kommunizieren. Aus Sicht des Projektteams liegt das Kommunikationsziel in der Übermittlung von Zeitplänen, Hard- und Software-Fakten sowie technischen Details. Der Anwender als Mensch mit seinem Bedarf und all seinen Emotionen wird dabei oft übersehen. Aus Anwendersicht jedoch sind technische Informationen irrelevant. Für den User der neuen Software zählen in erster Linie Nutzenargumente:

• Warum soll eine neue Software eingesetzt werden?
• Welche Vorteile ergeben sich durch die Einführung für den Anwender?
• Welche Arbeitsprozesse werden für ihn dadurch erleichtert oder verkürzt?
• Welche Umstellungen muss er in seiner Arbeitsweise aufgrund der neuen Software vornehmen?

Der User muss seine Anforderungen an die neue Software kommunizieren dürfen. Er möchte als „Experte“ einbezogen werden. Schließlich verbringt er eine Vielzahl an Arbeitsstunden mit dem neuen System. Er kennt die Einsatzmöglichkeiten und die Abläufe im Alltag. Erste Informationen sollen zu Beginn des Projektes grundlegende Ängste in Zusammenhang mit dem Rollout bei den Mitarbeitern abbauen und positive Gefühle wecken. Gleichzeitig verhindern sie, dass die „Gerüchteküche“ im Unternehmen zu kochen beginnt.

Prozesse evaluieren: In einem nächsten Schritt werden die bisherigen Abläufe des Purchase-to-Pay-Prozesses mit der favorisierten Lösung und deren Automatisierungsmöglichkeiten abgeglichen, um eventuelle Besonderheiten im bisherigen Ablauf zu identifizieren. Möglicherweise ist auch ein Business Prozess Reengineering Prozess notwendig, um eventuell verkrustete Strukturen im bisherigen Purchase-to-Pay-Prozess aufzubrechen und effizient neu zu gestalten. Eine Sollprozesserhebung hinsichtlich Beschaffungs-/Rechnungsvolumen und -arten, Unternehmensorganisation, Prozessanalyse und Systemumgebung ist in dieser Phase zwingende Voraussetzung.

Konzeptphase

Nun folgt die Konzeptphase. Für eine optimale Lösung findet diese vor der Installation statt. Moderne Anbieter von Purchase-to-Pay Lösungen liefern jedoch bereits vorkonfigurierte Lösungen, so dass die Implementierung innerhalb eines PoCs bzw. einer Testinstallation meist nur eine Feinabstimmung im Customizing bedeutet, was das Erstellen eines finalen Konzeptes unterstützten kann.

Optionale Erweiterung der Konzeptphase durch ein Proof-of-Concept (PoC)

In einer praxisnahen Umgebung können Lieferstandardeinstellungen installiert und Parameter getestet werden. Durch die hierdurch erzielten praktischen Erfahrungen der Mitarbeiter können entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.

Somit können Teile der Realisierungsphase im Zuge eine PoCs bereits umgesetzt werden:

1. Installation der ausgewählten Purchase-to-Pay-Lösung in einer Entwicklungs- und Testumgebung
2. Grundinstallation und Parametrisierung der Purchase-to-Pay-Lösung
3. Überprüfung und ggf. Bereinigung der Stamm- und Bewegungsdaten durch den Kunden

• • Kreditorenstammdaten
    • Bestelldaten

4. Eventuelle Anpassungen der Prozesse und der Schnittstellen:

• • des Bestellanforderungsprozesses
    • des Bestellprozesses
    • des Freigabeprozesses
    • des Klärungsprozesses bei Mengen-, Preis- sowie Wareneingangsabweichungen,
    • der ERP-, Archiv- und Scan-Software

5. Fixierung und Dokumentation der Purchase-to-Pay-Kundeninstallation
6. Erstellung von Testplänen
7. Entscheidung über die Produktivsetzung des Purchase-to-Pay-Systems

Auf diese Weise wird ein gemeinsames Verständnis der Purchase-to-Pay-Funktionsweise und der technischen Möglichkeiten geschaffen, was wiederum die Definition des Gesamtsystems erleichtert.

Realisierungsphase

Bei Durchführung eines PoCs gehen Konzeptphase und Realisierungsphase Hand in Hand. Sie folgen häufig nicht strikt sequenziell aufeinander, sondern haben teilweise parallele Aufgaben. Drei Dinge werden dadurch sichergestellt:

1. Die umgesetzte Lösung passt zu Ihren Anforderungen.
2. Änderungen erfolgen schnell und nachvollziehbar.
3. Die Zusammenarbeit während des gesamten Projektes läuft optimal.

Testphase

Im Rahmen der Testphase wird die Purchase-to-Pay-Lösung gemäß der in der Konzeptphase definierten Testpläne intensiv geprüft und anhand realer Belege getestet. Kommt es zu Korrekturen am Prozessablauf oder Änderungen in der Purchase-to-Pay-Software, muss auch die Definition und Dokumentation des Gesamtsystems entsprechend angepasst werden. Es entsteht ein iterativer Prozess, der sich zwischen der Konzept- und Testphase hin und her bewegt und erst durch die endgültige Abnahme des Systems beendet wird. Damit die Software für die Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses von Anfang an effizient genutzt werden kann, ist es sehr wichtig, die Anwender und Administratoren bereits in der Testphase zu schulen.

Produktivsetzung und Livebetrieb in der Hypercare-Phase

Nach erfolgreicher Testphase kann die Purchase-to-Pay-Lösung vom Test- in das Produktivsystem überführt werden. Die Praxis hat gezeigt, dass ein besonderes Augenmerk auf die ersten produktiven Daten innerhalb einer zeitlich begrenzten Hypercare-Phase gelegt werden sollte, da in Test- und Produktivsystemen oftmals noch unterschiedliche Stammdaten und Prozesskonfigurationen vorzufinden sind, was zu möglichen Fehlern im Livebetrieb führen kann.

Des Weiteren ist es sinnvoll, nach einem ca. zweimonatigen Livebetrieb eine weitere Schulung für die Key-User, aber auch Citizen Integrator, Administratoren und Endanwender durchzuführen, um neu aufgekommene Fragen und mögliche Anwendungsprobleme zu erörtern.

Support

Nach Abschluss der Hypercare-Phase und erfolgreicher Abnahme des Livebetriebs ist das Implementierungs-Projekt abgeschlossen. Somit erfolgt die Übergabe an den Support, der Ihnen auch im Livebetrieb zur Seite steht. Ein umfangreiches Service- und Supportkonzept sichert Ihre Investition in eine automatisierte Purchase-to-Pay Lösung langfristig.

Notwendige Personalressourcen

Viele Unternehmensbereiche und mögliche externe Dienstleister sind in die Umsetzung der Automatisierung der Purchase-to-Pay-Lösung involviert. Eine sorgfältige Personalplanung im Vorfeld stellt sicher, dass die einzelnen Projektphasen reibungslos umgesetzt werden können. Somit wird die Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter für die zukünftige Purchase-to-Pay-Lösung gewährleistet.

Lesen Sie unser Whitepaper Purchase-to-Pay: Lieferantenstammdaten- und Performancemanagement für mehr Informationen.

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