E-Invoicing und Individualisierung – eine gute Idee?

Prozesseoptimierung sichert Wettbewerbsvorteile. Zu den Schlüsselkomponenten der Prozessoptimierung zählt das E-Invoicing, der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern. In den letzten Jahren sind zahlreiche Standards wie ZUGFeRD, XRechnung und Peppol entwickelt worden, um die Interoperabilität und Effizienz dieses Austauschvorgangs zu steigern. Doch trotz der offensichtlichen Vorteile sind manche Unternehmen zögerlich, diese Standards unverändert zu übernehmen. Dabei bringen Individuallösungen häufig Nachteile mit sich, die nicht zwingendermaßen durch die erhofften Vorteile von Eigenprogrammierungen aufgewogen werden können. Warum das so ist, erfahren Sie in diesem Beitrag von SEEBURGER E-Invoicing-Experte Rolf Holicki.

Standardisierung vs. Individualisierung im E-Invoicing

E-Invoicing-Standards wie XRechnung und Peppol bieten einen Rahmen für den elektronischen Rechnungsaustausch, der darauf abzielt, die Interoperabilität zwischen verschiedenen Unternehmen und Systemen im Zuge der Ökosystem-Integration zu erleichtern. Diese Standards sind das Ergebnis sorgfältiger Branchenkonsultationen, um eine breite Palette von Anforderungen abzudecken.

Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen dafür, diese Standards zu modifizieren oder eigene, maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln mit dem Ziel, die eigenen Geschäftsprozesse besser abzubilden. Bereits existierende Lösungen werden jedoch im Zuge des Individualisierungsbestrebens oft übersehen oder unterschätzt.

Warum kann eine individualisierte E-Invoicing-Lösung problematisch werden?

Die Individualisierung von Standard-E-Invoicing-Lösungen kann zur Folge haben, dass die Implementierung effizienter Prozesse verzögert, Ressourcen vergeudet und sogar die Geschäftsbeziehungen mit Partnern, die bereits standardisierte Lösungen verwenden, erschwert werden. Unternehmen können hierdurch oft nicht in vollem Ausmaß von dem schnellen und kostengünstigen elektronischen Austausch von Rechnungen, der durch Standards ermöglicht wird, profitieren.

Im Folgenden werden wir die spezifischen Herausforderungen, die individualisierte E-Invoicing-Lösungen zur Folge haben können, näher betrachten und die Vorteile von Standardlösungen diskutieren.

Herausforderungen und Konsequenzen der Individualisierung im E-Invoicing

Auch wenn es für viele Unternehmen gute Gründe geben mag, standardisierte E-Invoicing-Lösungen im Zuge der Ökosystem-Integration zu individualisieren, ist es wichtig, folgende Nachteile, die möglicherweise daraus hervorgehen können, im Blick zu haben:

1. Redundanz und Ressourcenverschwendung
   Die Entwicklung eigener E-Invoicing-Lösungen erfordert häufig, dass Unternehmen unnötigerweise Ressourcen für die Entwicklung von Systemen aufwenden, die bereits existieren und gut etabliert sind.
2. Interoperabilitätsprobleme
   Die individuelle Anpassung von Rechnungsstandards kann zu Kompatibilitätsproblemen mit Geschäftspartnern führen, die den Standard unverändert verwenden. Dies kann zusätzliche Anpassungen erfordern und somit weitere Kosten verursachen.
3. Rechtliche und regulatorische Risiken
   Einige Standards, wie ZUGFeRD, sind darauf ausgelegt, den gesetzlichen Anforderungen verschiedener Länder zu entsprechen. Individuelle Anpassungen können dazu führen, dass die Rechnungen nicht mehr konform sind.
4. Wettbewerbsnachteile
   Die Ablehnung oder Anpassung von E-Invoicing-Standards kann für Partner, die sich dadurch auf unterschiedliche Rechnungsformate einstellen müssen, eher hinderlich sein. Verzögerungen und ineffiziente Abläufe beeinträchtigen das Geschäftswachstum.
5. Erhöhte Kosten
   Entwicklungs-, Anpassungs- und Wartungskosten für individuelle E-Invoicing-Lösungen können zudem schnell ansteigen. Hinzu kommen potenzielle Kosten aufgrund von Verzögerungen, fehlender Compliance und verpassten Geschäftschancen.

Das Dilemma der individuellen Anpassung von E-Invoicing-Lösungen

Auch wenn manche Szenarien die individuelle Anpassung von Prozessen erfordern – ob innovationsgetrieben oder aus der Notwendigkeit heraus, Legacy-Systeme anzubinden – es ist entscheidend, eine Balance zwischen Individualisierung und der Nutzung von Standards zu finden. Dieses Gleichgewicht ermöglicht es, von bewährten Praktiken zu profitieren, während gleichzeitig spezifische Anforderungen berücksichtigt werden können.

Damit der Einsatz von Standard-E-Invoicing-Lösungen in Ihrem Unternehmen Akzeptanz vor einer individualisierten Lösung erfährt, nachfolgend ein paar Anregungen:

• Aufklärung und Sensibilisierung
  Sensibilisierung und Schulung der Entscheidungsträger und relevanten Mitarbeiter trägt maßgeblich zur Akzeptanz von Standardlösungen bei. Dies kann durch Workshops, Schulungen und Diskussionen über die Vorteile von Standardlösungen sowie die Risiken, die individualisierte Eigenlösungen mit sich bringen können, geschehen.
• Erfolgsgeschichten teilen
  Das Teilen von Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen, die von der Implementierung standardisierter E-Invoicing-Formate profitiert haben, kann dazu beitragen, Bedenken zu zerstreuen. Dies zeigt konkret, wie die Übernahme von Standards zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führen kann.
• Schaffung eines offenen Innovationsklimas
  Ein offenes Innovationsklima fördert die Akzeptanz externer Ideen und Lösungen. Unternehmen können dies durch eine Unternehmenskultur erreichen, die Zusammenarbeit, kontinuierliches Lernen und die Bereitschaft zur Anpassung an neue Technologien und Praktiken fördert.
• Partnerschaften und Branchendialog
  Der Austausch mit Branchenkollegen und die Teilnahme an Dialogen über Best Practices können ebenfalls hilfreich sein. Partnerschaften mit anderen Unternehmen und Branchenverbänden können dabei unterstützen, Bedenken zu adressieren und Vertrauen in externe Lösungen zu stärken.
• Kostennutzen-Analyse
  Eine objektive Kosten-Nutzen-Analyse verdeutlicht die Vor- und Nachteile der Implementierung eines E-Invoicing-Standards im Vergleich zur Entwicklung einer eigenen Lösung meist sehr klar und erleichtert es, eine informierte Entscheidung zu treffen.
• Flexibilität der Standards verstehen
  Es ist wichtig zu erkennen, dass E-Invoicing-Standards eine gewisse Flexibilität bei der Integration mit vorhandenen Systemen bieten und an spezifische Bedürfnisse angepasst werden können, ohne die Grundprinzipien der Standardisierung zu verletzen.

Langfristige Vorteile der Standardisierung von E-Invoicing-Lösungen

Individuallösungen mögen für unternehmensinterne Abläufe optimiert sein, doch die Vorteile von standardisierten E-Invoicing-Lösungen überwiegen in den meisten Fällen:

1. Kosteneffizienz
   Durch die Nutzung von Standards können Unternehmen Kosten für Entwicklung, Anpassung und Wartung einsparen.
2. Agilität und Skalierbarkeit
   Standardisierte Lösungen erleichtern das schnelle Skalieren von Prozessen und die Anpassung an veränderte Marktbedingungen.
3. Verbesserte Geschäftsbeziehungen
   Die Einhaltung von E-Invoicing-Standards kann Geschäftsbeziehungen stärken und neue Partnerschaften erleichtern.
4. Compliance und Risikominimierung
   Die Nutzung etablierter Standards stellt sicher, dass Unternehmen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und rechtliche Risiken minimieren.

SEEBURGER – Ihr Partner für erfolgreiche E-Invoicing-Transformation

SEEBURGER, ein global agierender Anbieter von Business-Integrationslösungen, kann Unternehmen maßgeblich beim Übergang zu standardisierten E-Invoicing-Lösungen unterstützen. Von der Anbindung an E-Invoicing Netzwerke wie Peppol oder B2G- und B2B-Portale zum Austausch elektronischer Rechnungen in jedem gewünschten Format und in über 35 Ländern – mit SEEBURGER E-Invoicing-Services können Sie sämtliche Prozesse für ein- und ausgehende Rechnungen zu und von ERP-Systemen automatisieren und managen.