Automatisierung der Rechnungsdatenverarbeitung: von der Steinzeit-Kreditorenbuchhaltung ins 21. Jahrhundert

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in der Kreditorenbuchhaltung: Auf den Schreibtischen stapeln sich Papierakten, die verschiedenen Stempel klackern auf dem Papier. Hört sich nach längst vergangenen Zeiten an? Leider nein. In diesem Blogbeitrag wagen wir zunächst einen Blick hinter die Kulissen vieler Kreditorenbuchhaltungsbüros von heute und zeigen anschließend auf, wie moderne Digitalisierungslösungen das Leben der Mitarbeitenden in der Rechnungsverarbeitung einfacher und entspannter gestalten können.

Die Arbeitsweise in vielen Büros der Kreditorenbuchhaltung von heute mutet fast schon nostalgisch und leicht angestaubt an. Dabei bietet die moderne Welt der Digitalisierung effiziente Lösungen, mit denen jede Buchhaltung automatisiert und deutlich effizienter gestaltet werden kann. Legen Sie doch Ihre Stempel, Vorgangsmappen und Aktenordner einmal beiseite und begeben Sie sich mit uns auf eine Reise in die Welt der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Aufgaben eines Kreditorenbuchhalters beim Rechnungsworkflow

Beginnen wir mit einem Blick auf die vielen verschiedenen Tätigkeiten, die ein Kreditorenbuchhalter tagein, tagaus zu erfüllen hat:

1. Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen
2. Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
3. Kontenabstimmung mit den Lieferanten und Dienstleistern sowie Prüfung, ob alle Rechnungen korrekt und vollständig erfasst wurden
4. Erstellung von Zahlungsvorschlägen auf Basis der erfassten Rechnungen für die Geschäftsführung
5. Aktualisierung und Pflege der Lieferanten- und Dienstleisterstammdaten
6. Kommunikation mit Lieferanten und Dienstleistern, um offene Fragen zu klären und Rechnungen zu korrigieren

Widmen wir uns im Folgenden Punkt eins und betrachten diesen grundlegenden Vorgang im Kontext der Zeitreise:

Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Der Kreditorenbuchhalter erfasst die eingehenden Rechnungen und überprüft sie auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Dazu gehört auch die formelle Kontrolle durch die Kreditorenbuchhaltung und Fachabteilung nach §14 UStG von Preisen, Mengen und Rabatten. Anschließend werden die Rechnungen kontiert und dem ersten Freigeber übermittelt.

Ist ein Unternehmen noch nicht zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung übergegangen, werden diese Tätigkeiten höchstwahrscheinlich wie folgt erledigt:

Die Reise in die Vergangenheit des Rechnungsworkflows

Es war einmal eine Zeit, die „Steinzeit der Kreditorenbuchhaltung“, in der ein Stempel und eine Unterschriftenmappe die Hauptakteure im Büroalltag waren. Erinnern Sie sich an folgende Dinge und Momente?

Erstes Relikt der vergangenen Kreditorenbuchhaltung: Der Stempel

Der Stempel war das heilige Symbol der Kreditorenbuchhaltung. Es gab ihn in allen Formen und Größen, von „Geprüft“ über „Bezahlt“ bis hin zu „Rückfrage“ – jeder mit einer eigenen Persönlichkeit. Die Stempel führten ein turbulentes Leben, denn sie wurden oft verlegt, verloren oder von einem Kollegen entführt. So glich die Suche nach dem richtigen Stempel oft einer Odyssee durch das Büro, bei der Freundschaften auf die Probe gestellt und die wahren Helden der Buchhaltung offenbart wurden.

Zweites Relikt der vergangenen Kreditorenbuchhaltung: Die Aktenordner

Kennen Sie auch diese Situation? Der Schreibtisch war übersät mit Aktenordnern, und man suchte verzweifelt nach einer bestimmten Rechnung. Ähnlich wie Indiana Jones, der auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung im tiefsten Dschungel eines Papierarchivs ist. Aktenordner stapelten sich bis zur Decke, und der Staub der Jahrzehnte lag in der Luft. Nach stundenlanger Suche und einer spontanen Archäologie-Expedition durch meterhohe Papierstapel lag sie da endlich, die gesuchte Rechnung. Triumphierend wurde sie durch die Luft geschwenkt, bevor sie in die Unterschriftenmappe gelegt wurde, in der Hoffnung, dass sie nicht wieder im Nirwana der Bürokratie verschwand.

Drittes Relikt der vergangenen Kreditorenbuchhaltung: Die Durchlaufmappen

Oder erinnern Sie sich an die Zeiten, in denen Rechnungen und Dokumente in Durchlaufmappen von Schreibtisch zu Schreibtisch wanderten? Die Durchlaufmappen-Challenge bestand darin, die richtige Mappe zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben – und das in einer Welt ohne GPS! Eine Rechnung kommt hinein und dann muss sie mühsam von einem Büro zum nächsten getragen werden, bis endlich alle notwendigen Unterschriften und Freigaben vorliegen. Es ist wie eine Art Staffellauf, nur, dass hier keine Athleten mit Kurzstrecken-Spikes, sondern gestresste Büroangestellte in ihren Kostümen und Anzügen gegeneinander antreten.

Herausforderungen einer nicht-automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung

Doch nicht nur die Relikte aus vergangenen Tagen der Kreditorenbuchhaltung sind herausfordernd. Auch Zeitdruck, fehlende Daten, fehlerhafte Buchungen, Komplexität von Bewertungsfragen, Änderungen von Rechnungslegungsvorschriften oder externe Audits erschweren die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und somit die Abschlüsse.

Warum die Automatisierung des Rechnungsworkflows unvermeidbar ist

Automatisierung in der Buchhaltung ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, um Prozesse zu optimieren und Zeit sowie Kosten zu sparen. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können repetitive Aufgaben, wie das Erfassen von Belegen oder das Erstellen von Rechnungen, automatisch erledigt werden. Dadurch bleibt mehr Zeit für komplexe Aufgaben, wie die Analyse von Daten oder die Planung von Finanzstrategien. Zudem minimiert die Automatisierung das Risiko von Fehlern und sorgt für eine höhere Genauigkeit in der Buchführung. Insgesamt bietet die Automatisierung in der Buchhaltung die Möglichkeit, Prozesse effizienter zu gestalten und somit einen Mehrwert für Unternehmen zu schaffen.

Sechs Vorteile der automatisierten Buchhaltung mit dem SEEBURGER Invoice Portal

Die Automatisierung in der Buchhaltung mit dem SEEBURGER Invoice Portal erfüllt sechs Funktionen und bringt zahlreiche Vorteile:

1) Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung

Mit dem SEEBURGER Invoice Portal wird die Rechnungsverarbeitung in Windeseile digitalisiert und in das 21. Jahrhundert katapultiert. In Nullkommanichts sind alle Rechnungen, also Papier-, PDF- und EDI-Rechnungen, digital erfasst, geordnet und jederzeit auffindbar. Diese digitale Lösung ermöglicht es Ihnen, auf alle Ihre Dokumente zuzugreifen, ohne dass Sie sich durch staubige Archive kämpfen müssen. Dadurch wird der manuelle Erfassungsaufwand reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt.

2) Automatische Prüfung von Rechnungen

Das SEEBURGER Invoice Portal schafft das Stempel-Chaos endgültig ab. Keine Tinte, keine verschmierten Abdrücke und keine verlorenen Stempel mehr – stattdessen liegen auf einen Blick alle Freigaben und Vermerke sicher und übersichtlich digital vor. Verschiedene Funktionen zur automatischen Prüfung von Rechnungen stellen sicher, dass diese korrekt und vollständig sind:

• Integrierte OCR-Technologie (Optical Character Recognition): Gedruckte oder gescannte Rechnungen werden automatisch erfasst und ausgelesen, was den manuellen Aufwand zur Erfassung von Rechnungsdaten reduziert und die Prüfung von Rechnungen beschleunigt.
• EDI-Technologien für die Verarbeitung von EDI-, ZUGFeRD-, XML-Rechnungen.
• Automatische Validierung erfasster Rechnungsdaten gegen vordefinierte Regeln, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen vorhanden und korrekt sind. Wenn Rechnungen fehlerhaft sind oder wichtige Informationen fehlen, werden sie automatisch zur Klärung zurückgestellt.
• Automatischer Abgleich von Rechnungsbeträgen mit den hinterlegten Bestell- und Lieferdaten, um sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt berechnet wurden. Wenn Abweichungen oder Fehler gefunden werden, können sie automatisch zur Klärung zurückgestellt werden.
• Automatische Prüfung eingehender Rechnungen auf Dubletten, um sicherzustellen, dass keine Rechnungen doppelt bezahlt werden.

Die automatisierte Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen bedeutet, dass Sie Ihre Stempel und Unterschriftenmappen in Zukunft bestenfalls als nostalgische Dekoration verwenden können.

3) Nutzung von Kontierungsvorlagen

Kontierungsvorlagen sind sehr hilfreich zur Beschleunigung der Eingangsrechnungsverarbeitung, da die Mitarbeiter Kontenbezeichnung und Betrag nicht mehr manuell eingeben müssen. Dies spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit. Darüber hinaus gewährleisten Kontierungsvorlagen auch die Konsistenz und Genauigkeit der Buchungen, da sie sicherstellen, dass diese immer nach demselben Muster und nach den gleichen Kontenplänen vorgenommen werden. Dies ist auch bei der Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen hilfreich, da die Vergleichbarkeit der Daten deutlich erleichtert wird.

Kontierungsvorlagen lassen sich flexibel auf die spezifischen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens zuschneiden und beispielsweise für die Integration von Buchhaltungssoftware in den Buchhaltungsprozess einsetzen. Als standardisierte Methode zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen tragen Kontierungsvorlagen signifikant zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit des Buchhaltungsprozesses bei.

4) Elektronische Workflows

Die Vorteile des elektronischen Workflows zeigen sich schon beim Rechnungsempfang: Statt per Brieftaube oder Hausbote auf dem Schreibtisch abgelegt, wird die Rechnung auf digitalem Wege direkt in das SEEBURGER Invoice Portal übermittelt. Kein lästiges Öffnen von Briefumschlägen oder Scannen von Papierrechnungen mehr.  Digitale Genehmigungen oder Ablehnungen werden ganz einfach per Knopfdruck vorgenommen.

Das SEEBURGER Invoice Portal ermöglicht das Erstellen und Automatisieren elektronischer Workflows. Dadurch werden manuelle Schritte und Fehler minimiert und die Bearbeitungszeit verkürzt. Das SEEBURGER Invoice Portal unterstützt bei der Optimierung des Workflows, indem es automatisierte Prozesse für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bereitstellt:

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung
• Automatische Weiterleitung von Rechnungen an die zuständigen Personen oder ganze Abteilungen
• Integrierte Lieferantenkommunikation zur Bereinigung von Unstimmigkeiten in Rechnungen
• Workflow-Management-System zur Verfolgung und Steuerung der Rechnungsbearbeitung
• Nahtlose Integration mit ERP-Systemen zur Automatisierung und Synchronisierung von Prozessen
• Definition von individuellen Benachrichtigungen und Eskalationen

Die Automatisierung des Workflows mit dem SEEBURGER Invoice Portal spart Zeit und Ressourcen und verbessert die Effizienz der Rechnungsverarbeitung.

5) Echtzeit-Überblick

Kreditorenbuchhaltung mit dem SEEBURGER Invoice Portal bietet verschiedene Funktionen für einen Echtzeitüberblick über den Status der Rechnungsverarbeitung:

• Benutzerdefinierte und rollenbasierte Sichten
  Erstellung benutzerdefinierte Sichten für einen detaillierten Überblick über den Status der Rechnungsverarbeitung, offene und überfällige Rechnungen oder den Status von Freigabe- und Prüfprozessen.
• Übersichtliche Dashboards
  Überblick in Echtzeit über den Status der Rechnungsverarbeitung, wie beispielsweise die Anzahl offener Rechnungen, die Anzahl von Rechnungen, die sich in der Bearbeitung befinden sowie den Durchschnittswert von Rechnungen.
• Reports und Statistiken
  Das SEEBURGER Statistik-Modul liefert Informationen zu allen Details aus dem Rechnungsverarbeitungsprozess. Während der Rechnungsbearbeitung mit dem SEEBURGER Invoice Portal Service wird eine große Zahl an Prozessdaten gesammelt. Das Statistik-Modul greift auf diese Datenbasis zu und analysiert, an welchen Stellen in den automatisierten Abläufen das Potenzial und der Handlungsbedarf für eine Optimierung besonders groß sind. Es liefert damit wichtige Informationen zur Auslastung des Gesamtsystems, zu Teilprozessen und Auffälligkeiten im Verarbeitungsprozess. Aufgedeckte Schwachstellen oder organisatorische Unstimmigkeiten können gezielt beseitigt werden. Der Nutzer muss lediglich aus den vorhandenen Reports die für ihn interessanten auswählen. Klare, einfach zu interpretierende Grafiken und Diagramme werden sofort erstellt. Der gewünschte Grad der Information lässt sich in den beliebigen Reports vertiefen – vom groben Überblick bis hin zu verdichteten Statistiken.

Durch den Echtzeitüberblick über den Status der Rechnungsverarbeitung kann schnell auf Veränderungen reagiert und Prozesse effizienter gestaltet werden.

6) Automatische Archivierung

Das SEEBURGER Invoice Portal ermöglicht die automatische Archivierung von Rechnungen und anderen Dokumenten. Dadurch wird eine schnelle und einfache Suche und Recherche von Dokumenten ermöglicht. Ferner müssen die Dokumente nicht mehr in Papierform vor Ort gelagert werden, was Platz und Papierkosten spart.

Automatisierung der Buchhaltung mit SEEBURGER

Das SEEBURGER Invoice Portal trägt dazu bei, die Arbeit der Kreditorenbuchhalter deutlich zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu optimieren.

Also, sagen Sie der prähistorischen Buchhaltung Lebewohl und lassen Sie uns gemeinsam in die Zukunft starten – mit dem SEEBURGER Invoice Portal. Keine meterhohen Papierstapel mehr, dafür eine klare und digitale Übersicht über alle Eingangsrechnungen, inklusive automatisierter Verarbeitung.