E-Rechnung in Deutschland bald auch für B2B Pflicht: einfache Umsetzung mit „PDF zu eRechnung“

Seit dem 27.11.2020 werden in der öffentlichen Verwaltung und bei Behörden Rechnungen mit einer Nettosumme über 1.000 € ausschließlich im digitalen Format XRechnung akzeptiert. Wenn Sie Kunden im öffentlichen Sektor – Ämter, Bund, Kreis, Stadt oder Gemeinde – haben oder international tätig sind, kommen Sie an der Umsetzung von E-Rechnungen bereits jetzt nicht vorbei. Doch auch auf dem deutschen B2B-Markt stehen wichtige, für alle Unternehmen verpflichtende, Änderungen ins Haus. Welche gesetzlichen Anforderungen bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung auf Sie zukommen und wie Sie diese mit SEEBURGER sicher, einfach und kostengünstig umsetzen können, lesen Sie in dieser Blogreihe.

Akuter Handlungsbedarf durch Koalitionsvertrag

Welche Änderungen stehen an?

Die bisher alleingültige EU-Richtlinie EN16931 hatte das Ziel, den standardisierten elektronischen Dokumentenaustausch zu fördern und damit Handelshemmnisse abzubauen. Sie galt ausschließlich zwischen Unternehmen und Behörden (Business-to-Government (B2G)). Die Ankündigungen im neuen deutschen Koalitionsvertrag werfen jedoch ein ganz anderes Licht auf die Thematik: Hier wird die elektronische Rechnung Mittel zum Zweck, um analog dem italienischen Modell mittels Datenübermittlung an den Staat das Problem des Umsatzsteuerbetrugs in den Griff zu bekommen. Damit erhält das Thema E-Rechnung in Deutschland eine bisher nicht gekannte Bedeutung und Dynamik – und zwar sowohl für B2G als auch für B2B.

Mit welchen Hürden ist zu rechnen?

Mit der Umsetzung der Inhalte des Koalitionsvertrags wird die elektronische Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend. Wer sich bisher noch nicht mit dem Thema beschäftigt hat, für den besteht nun also zwingender Handlungsbedarf. Dabei geht es nicht nur um die Erstellung von E-Rechnungen, sondern auch um deren Empfang und Verarbeitung. Das durch die geplanten gesetzlichen Neuerungen steigende E-Rechnungs-Volumen in Deutschland stellt Unternehmen damit vor einen nicht unerheblichen Verarbeitungsaufwand. Vor allem die Integration in bestehende ERP-Systeme sollte nicht unterschätzt werden.

Welche Standards werden implementiert?

Es wird erwartet, dass bei der Umsetzung der im deutschen Koalitionsvertrag geplanten Änderungen bereits existierende europäische Standards wie ZUGFeRD, XRechnung und Peppol genutzt werden. Dies sind genau die Formate, die schon jetzt standardmäßig von SEEBURGERs Cloud-Lösung „PDF zu eRechnung“ unterstützt werden.

Viele Marktbegleiter beherrschen die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD nicht!

Damit E-Rechnungen ordnungsgemäß vom Rechnungsempfänger verarbeitet werden können, ist die strikte Einhaltung der vorgeschriebenen Standards unabdingbar. Einer internen SEEBURGER-Umfrage unter Teilnehmern der E-Invoicing-Reihe aus dem Herbst 2021 zufolge entsprachen jedoch eine Vielzahl der in Deutschland ausgetauschten XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen in der Praxis nicht diesen Standards.

Anteil fehlerhafter Rechnungen

Wie aus der nachstehenden Abbildung hervorgeht, waren sieben Prozent der versandten oder empfangenen Rechnungen so fehlerhaft, dass sie z. B. von einem Portal abgelehnt wurden. Mit 59 % die weitaus größte Gruppe machten jedoch Rechnungen mit Warnungen aus: Diese Rechnungen werden vom Portal zwar nicht abgelehnt, können aber dennoch rechnerisch falsch sein. Das kann im besten Fall aufwendige manuelle Nachbearbeitung, im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Art der Fehler

Dabei waren die häufigsten Fehler falsche Profilangaben; gefolgt von fehlerhaften Steuerangaben, Positionsbeträgen und gänzlich fehlenden Angaben. Darüber hinaus weisen ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen in den Rechnungspflichtfeldern (z. B. UStG §14 oder AO § 21 etc.) häufig Fehler oder Lücken auf, die eine Verarbeitung aus gesetzlichen Gründen verbieten und den Vorsteuerabzug nicht gestatten.

Mögliche Folgen

Fehlerhafte Rechnungen müssen vom Empfänger abgelehnt und dürfen nicht der weiteren Verarbeitung zugeführt werden. Nicht-konforme ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen können jedoch nicht nur beim Rechnungsempfänger, sondern auch beim Rechnungsabsender zu gravierenden Problemen führen^[1]:

• Der Geschäftsbetrieb beim Handelspartner wird unter Umständen unterbrochen, was zu finanziellen Verlusten für Unternehmen führen kann. Die Folge können hohe Geldstrafen oder Rückbuchungen für die nicht-konformen ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen sein.
• Notwendige Korrekturmaßnahmen beinhalten meist manuelle Eingriffe beim Rechnungsempfänger. Dies führt zu höheren Kosten bei der Abwicklung. Oft werden die Korrekturmaßnahmen, die zur generellen Behebung des Problems herangezogen wurden, nicht dokumentiert. Es ist jedoch gesetzlich verboten, Rechnungsinhalte undokumentiert zu manipulieren.
• XRechnungs- und ZUGFeRD-Fehler sind schwer zu beheben, denn hierfür ist ein hohes Maß an IT-Verständnis und Fachwissen über den Vorgang erforderlich. Daher müssen für die Korrektur der Fehler oft mehrere Personen (IT, Fachabteilung) eingesetzt werden.

Existierende Compliance-Module oft unzureichend

Zwar verfügen einige der bereits am Markt befindlichen E-Rechnungs-Systeme über integrierte Compliance-Module, die die ausgehenden Rechnungen auf Richtigkeit überprüfen sollen; die Umfrageergebnisse zeigen jedoch deutlich, dass die eingesetzten Compliance-Module unzureichend gestaltet oder gar nicht im Einsatz sind. Anders ist die hohe Fehlerzahl der oben aufgeführten Validierungsergebnisse nicht zu erklären: Mit 34 % waren nur ca. ein Drittel der im Rahmen der Umfrage abgefragten ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen fehlerfrei.

Abbildung 2 zeigt die Fehler der E-Rechnungsformate. 68 % der im Stichprobenzeitraum geprüften Rechnungen waren nach § 14 UStG unvollständig, was bedeutet, dass ihre Weiterverarbeitung gesetzlich verboten ist.

Die Umsetzung von E-Rechnungen kann auch einfach sein

Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Um die von der öffentlichen Hand und der Privatwirtschaft geforderten E-Rechnungsformate

• XRechnung (Standard für deutsche öffentliche Hand)
• ZUGFeRD (EU-Standard)

zu erstellen, können die Rechnungsabsender in der Praxis aus zwei verschiedenen Ansatzpunkten wählen:

1. manuelle Erfassung in Online-Portalen oder
2. Datenkonvertierung von einem Inhouse-Format aus dem FiBu-/ERP-System in das gewünschte Zielformat.

Manuelle Erfassung

Unternehmen können bereits heute ihre elektronischen Rechnungen mittels eines geführten Webformulars direkt manuell erfassen und übermitteln. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, die erstellte E-Rechnung für die eigene elektronische Archivierung herunterzuladen. Diese Vorgehensweise ist aber infolge des erheblichen manuellen Erfassungsaufwandes nur bei einer sehr geringen Anzahl von Rechnungen pro Monat vertretbar.

Datenkonvertierung von einem Inhouse-Format aus dem FiBu-/ERP-System in das gewünschte Zielformat

Bei der zweiten Alternative ist es notwendig, dass die für das Zielformat notwendigen Rechnungsfelder aus dem FiBu-/ERP-System zur Verfügung gestellt werden. Dies setzt voraus, dass der Rechnungsabsender Fachkenntnisse über die Datenstruktur seines FiBu-/ERP-Systems besitzt. Viele FiBu-/ERP-Systeme besitzen oft keine Export-Funktionalität für Rechnungsdaten; Exportschnittstellen müssen erst mühsam entwickelt werden. FiBu-/ERP-Systeme, die über eine Exportschnittstelle verfügen (z. B. SAP: IDoc-Exportschnittstelle) sind oft unzureichend für die Erstellung des Zielformates und müssen aufwendig erweitert werden.

„PDF zu eRechnung“: die E-Rechnungslösung für jedermann

Eine schnelle und einfache Umsetzung für KMUs ist mit den bisherigen Alternativen nicht möglich. Aus diesem Grund hat die SEEBURGER AG mit ihrem Partner, Supedio GmbH, die Cloud-Lösung „PDF zu eRechnung“ geschaffen, die für jede Unternehmensgröße E-Rechnung in wenigen Tagen realisiert – und zwar ohne Änderung der vorhandenen Systemlandschaft. Wie erfahren Sie im zweiten Teil unserer Blog-Reihe zum Thema E-Rechnung.

^[1] Vgl. EDI-Nachrichten und EDI-Compliance (seeburger.com) (abgerufen am 31.05.2022).