Sieben Vorteile der Cloud für die digitalisierte Rechnungsverarbeitung

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und hat auch die Buchhaltung erfasst. Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie ihre Rechnungsverarbeitung in die Cloud verlagern sollen. Doch warum sollten sich Unternehmen für diese Option entscheiden? In unserem Blogartikel beleuchten wir sieben Gründe, die für eine Rechnungsverarbeitung in der Cloud sprechen. Von Kosteneinsparungen über erhöhte Transparenz bis hin zu einer verbesserten Skalierbarkeit – die Nutzung von cloud-basierten Lösungen kann mit zahlreichen Vorteilen aufwarten.

Cloud-basierte Programme, auch bekannt als Software-as-a-Service (SaaS), haben in den letzten Jahren zusehends an Beliebtheit gewonnen. Das Invoice Portal von SEEBURGER ist die maßgeschneiderte und flexible Softwarelösung für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Lösungen wie der SEEBURGER Invoice Portal Service bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die auf eine zukunftsfähige und flexible Software-Lösung setzen und ihre Eingangsrechnungsbearbeitung digitalisieren möchten.

1. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Eliminierung von Medienbrüchen

Die Nutzung einer Software für die Rechnungsverarbeitung in der Cloud löst eines der größten Probleme der Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen: den Medienbruch. Heterogene Rechnungsformate, seien es E-Mail-Anhänge oder Papier, unterbrechen den digitalisierten Buchhaltungsprozess, da Daten aufwändig abgetippt oder per „Copy and Paste“ in das System eingegeben werden müssen. Dies führt zu unnötigen Fehlern und zeitintensiven Prozessen. Mit dem SEEBURGER Invoice Portal gehören solche Medienbrüche der Vergangenheit an.

2. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Unterstützung aller Rechnungsformate

Unternehmen sehen sich beim Rechnungseingang mit einer Vielzahl and unterschiedlichen Formaten und Darstellungsformen konfrontiert, die für die effiziente Bearbeitung in ein einheitliches Format gebracht werden müssen. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung mit dem SEEBURGER Invoice Portal Cloud Service gewährleistet größtmögliche Kompatibilität mit allen Rechnungsformaten. Die Software wandelt unter Einsatz intelligenter, selbstlernender Algorithmen alle relevanten Informationen in strukturierte Daten für das Buchhaltungssystem um. Dabei werden sämtliche gängigen PDF-Formate unterstützt. Da es sich um maschinenlesbare Formate handelt, müssen die Daten beim Auslesen auch nicht mehr extrahiert werden. Die Software unterstützt moderne, strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD und hilft Unternehmen so, sich zukunftssicher aufzustellen.

3. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Zeit- und ortunabhängige Bearbeitung

Konzepte wie New Work, Desksharing und sogenannte „Workations“ haben die Arbeitswelt von Grund auf verändert. Mitarbeiter greifen rund um die Uhr und von überall auf der Welt aus auf die Software zu: im Büro, im Home-Office oder von unterwegs. Im Umkehrschluss heißt das aber auch: Die Software muss immer und von überall aus erreichbar sein – 24/7. Diesen Ansprüchen an die Erreichbarkeit können nur cloud-basierte Programme gerecht werden.  Sie erlauben Unternehmen, flexibel auf sich ändernde Bedürfnisse und Anforderungen einzugehen und ihre Systeme mit wenig Aufwand entsprechend anzupassen.

4. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Nahtlose Integration

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen geht häufig mit einer Erweiterung der IT-Infrastruktur einher. Nicht so bei einer Cloud-Lösung: Die Software ist sofort verfügbar, ohne aufwändige Installation oder Erweiterung des technischen Setups. Der SEEBURGER Invoice Portal Service ermöglicht die nahtlose Anbindung an bestehende IT-Infrastrukturen, um die digitalisierte Rechnungsverarbeitung optimal zu integrieren. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen. Beispielsweise kann die Software als Schnittstelle zwischen den verschiedenen Systemen genutzt werden. Hierfür werden Webservices verwendet, um Stammdaten automatisch in eine Schattendatenbank zu importieren oder gescannte und genehmigte Belege in das ERP-System zu übertragen. Workflow-Belege werden gemäß den Regeln des Unternehmens verarbeitet.

5. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Erhöhte Transparenz

Der SEEBURGER Invoice Portal Service mit seinem integrierten Dashboard bietet allen Beteiligten einen schnellen und einfachen Überblick über alle relevanten Informationen. Der Status einer Rechnung, ihre Inhalte mit Positionen und Summen oder ihr Bearbeitungsstand innerhalb des angelegten Workflows sind auf einen Blick erkennbar. Das SEEBURGER Invoice Portal erzeugt automatisch ein Bearbeitungsprotokoll des Rechnungsvorgangs, das den Rechnungsbearbeitungsprozesses von Anfang bis Ende abdeckt.

Alle Beteiligten haben den gleichen Wissensstand zu jedem beliebigen Sachverhalt aus dem Eingangsrechnungsprozess. Diese Transparenz in der Rechnungsverarbeitung

• erleichtert die Fehlererkennung und -behebung,
• verbessert die Kommunikation zwischen Abteilungen und Personen,
• erleichtert die Zusammenarbeit,
• führt zu optimierten Prozessen,
• ermöglicht es Unternehmen, schneller auf etwaige Herausforderungen zu reagieren.

6. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Kosten- und Zeitersparnis

Die Einsparungen bei der Verwendung von E-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen sind erheblich.

• Kostenersparnis: Unternehmen sparen durch die Verwendung von E-Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen im Durchschnitt etwa 60-80 % der Kosten ein. Diese Ersparnis resultiert aus einer Vielzahl von Faktoren, wie geringere Papier-, Druck- und Versandkosten und eine beschleunigte Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen. Darüber hinaus erleichtert die Cloud auch die Kostenkontrolle: Bei subskriptionsbasierten Lizenzmodellen zahlen Unternehmen nur für die tatsächliche Nutzung der Software und behalten so stets die Kontrolle über ihre Ausgaben.
• Zeitersparnis: Durch die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen reduziert sich der manuelle Arbeitsaufwand; die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsverarbeitung wird verringert. Dadurch trägt die Verwendung des Invoice Portals zu geringeren Laufzeiten der Rechnungen und somit zu verbesserter Liquidität bei.

7. Vorteil in der Cloud für die Rechnungsverarbeitung: Passgenaue Workflows

Das Invoice Portal erfasst über das ERP-System des Unternehmens eingehende Rechnungen und extrahiert die relevanten Daten. Optional können die Rechnungsdaten in einem Rechnungsbuch erfasst und der Buchungssatz mit zusätzlichen Informationen, wie einer Kostenstelle oder einem Sachkonto, ergänzt werden. Der Prüfungs- und Freigabeprozess lässt sich an spezifische Workflows anpassen und bietet flexible Parameter wie mehrstufige Prüfprozesse, Wertgrenzen und automatische Zuweisungen an bestimmte Bearbeiter. Anschließend können die Rechnungen und zugehörigen Dokumente revisionssicher archiviert werden. Nicht zuletzt gewährleisten die Auslastungsoptimierung bei unvorhergesehenen Belastungssituationen und die Möglichkeit der Notfallwiederherstellung in der Cloud hohe Verfügbarkeit und optimierte Geschäftskontinuität.

Der SEEBURGER Invoice Portal Service

In puncto Sicherheit, Datenschutz und Compliance erfüllen Cloud-Lösungen von SEEBURGER die höchsten Standards und bieten damit eine sichere und zuverlässige Plattform für die Rechnungsverarbeitung. Folgende Abbildung verdeutlicht die einfache Verwendung des SEEBURGER Invoice Portal Services:

Dank der SEEBURGER Invoice Portal Cloud-Lösung können Unternehmen effiziente und papierlose Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung realisieren. Durch die Skalierbarkeit der Cloud-Lösung ist es möglich, die Nutzung der Software jederzeit zu erweitern oder zu reduzieren. Darüber hinaus bietet die Cloud-Lösung eine schnelle Bereitstellung und eine internationale Reichweite, was gerade in Zeiten der Globalisierung und der sich schnell ändernden Geschäftsumfelder von großer Bedeutung ist.