EDI Compliance: Validität und Datenqualität von EDI-Nachrichten

EDI-Nachrichten sind im heutigen B2B- und B2G-Geschäft nicht mehr wegzudenken. Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Gutschriften und Speditionsaufträge sind Beispiele dafür, was mit EDI-Nachrichten zwischen zwei oder mehreren Partnern umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Validität der Nachrichten eine extrem wichtige Rolle, da die EDI-Nachrichten im Bestfall voll- beziehungsweise teilautomatisiert von entsprechenden ERP-Systemen abgearbeitet werden und somit dem definierten Standard zwischen den Partnern entsprechen müssen, um manuelle Eingriffe zu vermeiden. Hierbei werden gerne EDI-Compliance-Checks verwendet, um die Validität und Datenqualität der EDI-Nachricht vor Verlassen des Sender-Systems zu prüfen und ggf. zurückzustellen, falls Fehler erkannt wurden.

Electronic Data Interchange, kurz EDI, beschreibt den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Informationssystemen in einem definierten Standard. Damit die Parteien automatisiert mit den empfangenen Nachrichten umgehen können, werden zwischen ihnen detaillierte Vereinbarungen getroffen, um beispielsweise auf Basis des UN/EDIFACT Standards (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) Daten auszutauschen. Dabei ist es besonders wichtig, die Datenqualität und die Datenvalidität der EDI-Nachrichten engmaschig und dauerhaft zu betrachten und zu überwachen – und dies schon weit im Vorfeld sowie während ihres produktiven Einsatzes. Denn diese beiden Kriterien bilden die Voraussetzungen für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Parteien.

Was ist EDI-Compliance?

EDI-Compliance beschreibt die Möglichkeit, EDI-Nachrichten (Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine) so zu senden und zu empfangen, wie es der Geschäftspartner benötigt. Jedes Dokument muss mit jedem Partner in genau dem von ihm angegebenen Format, und unter Einhaltung all seiner Geschäftsdatenregeln, ausgetauscht werden. Die meisten Business-to-Business-Geschäftspartner verfügen hierfür über eine EDI-Guideline, in der Anforderungen an die EDI-Dokumente erläutert werden. Ist der Geschäftspartner die öffentliche Hand, werden die Anforderungen meist in Gesetze und Richtlinien gegossen. Dies ist beispielsweise bei den XRechnungs-Formaten der Fall, welche den Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen im Bereich Business-to-Government (B2G) darstellen. Hier werden klare Richtlinien definiert, an die sich Rechnungssteller halten müssen. Um dies zu gewährleisten, existieren sogenannte Validatoren, welche die Validierung von XRechnungen ermöglichen.

Jeder Geschäftspartner benötigt für die Verarbeitung eine Transformation des EDI-Formates aus seinem -beziehungsweise in sein ERP-System. Die EDI-Konformität muss von jedem Handelspartner sichergestellt werden. Für diesen Zweck werden Compliance-Checks eingesetzt, damit die gestellten Anforderungen geprüft und eingehalten werden. Hierbei werden Syntax und Semantik dahingehend überprüft, ob sie den branchen- oder regionalspezifischen EDI-Standards und den EDI-Praktiken eines Handelspartners entsprechen.

Nicht-konforme EDI-Nachrichten können zu gravierenden Problemen führen:

• Der Geschäftsbetrieb wird tendenziell beim Handelspartner unterbrochen, was zu finanziellen Verlusten für Unternehmen führen würde. Die Folge sind hohe Geldstrafen oder Rückbuchungen für die nicht-konformen EDI-Nachrichten.
• Notwendige Korrekturmaßnahmen beinhalten meist manuelle Eingriffe. Dies führt zu höheren Kosten bei der Abwicklung. Oft werden die Korrekturmaßnahmen, die zur generellen Behebung des Problems herangezogen wurden, nicht dokumentiert. Es ist jedoch gesetzlich verboten, steuerrelevante EDI-Nachrichten zu manipulieren.
• EDI-Fehler sind schwer zu beheben, denn hierfür ist ein hohes Maß an IT-Verständnis und Fachwissen über den Vorgang erforderlich. Daher müssen für die Korrektur der EDI-Fehler oft mehrere Personen (IT, Fachabteilung) eingesetzt werden.

Klassische EDI-Nachrichten-Fehler

Grundsätzlich spielen die bezüglich der auszutauschenden EDI-Nachrichten getroffenen Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern eine maßgebliche Rolle für deren korrekte Weiterverarbeitung. Werden diese nicht berücksichtigt, kann es zu zwei Arten von EDI-Nachrichten-Fehlern kommen:

1. Inhaltliche Fehler
   Bei inhaltlichen Fehlern geht es um den übertragenen Dateninhalt einer EDI-Nachricht. Wenn Dateninhalte in der EDI-Nachricht fehlen oder mehr Daten übermittelt werden, als vereinbart, kann dies beim Empfänger Fehler verursachen. Des Weiteren können natürlich auch schlichtweg falsche Daten für Fehler in der EDI-Nachricht sorgen. Dies kann beispielsweise durch einen Benutzer-Eingabe-Fehler, aber auch durch falsche Stammdaten hervorgerufen werden. Abhängige Daten, die zueinander in Beziehung stehen, sind ebenfalls häufig eine Ursache für Probleme. So zum Beispiel, wenn die Mengen und Summen in der EDI-Nachricht nicht zueinander passen. Auf der anderen Seite können auch Daten, die beim Empfänger nicht gepflegt werden oder fehlen, die Ursache für Fehler sein.
2. Technische Fehler
   Bei technischen Fehlern geht es um alle Probleme, die die Struktur und das übergebene Datenformat betreffen. Dabei können beispielsweise Fehler beim Output der EDI-Nachricht entstehen. Oft ist die versendete Struktur nicht konform zu der mit dem Partner abgestimmten Struktur. Zusätzliche Felder, fehlende oder anders benannte Felder können hier Probleme beim Empfänger verursachen. Auch wenn der Empfänger eine Änderung an seinem System und damit der erwarteten Struktur vorgenommen hat, ohne seine Partner zu informieren, kann es zu Problemen kommen. Letztere können über eine klare und schnelle Kommunikation mit den Partnern vor der Produktivsetzung der Anpassung vermieden werden. Zur Vermeidung des späten Auftretens der vorgenannten Fehler beim Empfänger können Vorabvalidierungen beim Sender mit sogenannten Compliance-Checkern, auch als Compliance-Checks bezeichnet, wertvolle Dienste leisten – im wahrsten ökonomischen Sinne.

Compliance-Checker helfen frühzeitig im Prozess, EDI-Nachrichten-Fehler zu identifizieren und zu vermeiden. Je nach Ausprägung können Compliance-Checks technischen, strukturellen und teilweise auch inhaltlichen Fehlern vorbeugen und bereits vor dem Versand an den Endkunden durch Mitteilung an den Versender vermieden werden. Der Versender kann also noch intervenieren, um eine Korrektur an der EDI-Nachricht vorzunehmen. Dies bedarf jedoch einer detaillierten Spezifikation, um den Compliance-Check entsprechend aufzubauen.