Papier sparen durch Digitalisierung: Erhöhen Sie die Nachhaltigkeit mit einer Papier- und PDF-Wende

Die sogenannte „Papierwende“ ist eine wichtige Entwicklung, die Unternehmen und Gesellschaft in Richtung Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Effizienz führt. Die Bewegung zielt darauf ab, den Verbrauch von Papier zu reduzieren oder ganz zu eliminieren, um Ressourcen zu sparen und die Umweltbelastung durch die Herstellung und Entsorgung von Papier zu verringern. Papier sparen durch Digitalisierung kann in Unternehmen gut umgesetzt werden. Welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie im Blog.

Fakten zum Papierverbrauch in Deutschland und weltweit

Wussten Sie, dass jede Person in Deutschland jedes Jahr etwa 250 kg Papier verbraucht?[1] Es waren in Summe fast 19 Millionen Tonnen Papier, Pappe und Karton (PPK) im Jahr 2021. Dabei beinhaltet der Papierverbrauch am meisten Verpackung, jedoch auch grafische Papiere (z. B. Schreib-, Druck- oder Zeitungspapier) und Hygienepapiere (z. B. Feuchttücher, Toiletten- oder Küchenpapier).[2] Der Papierverbrauch in Deutschland wird nur von China, den USA und Japan übertroffen.[3] Damit landet Deutschland mit Platz 4 zwar nicht mehr auf dem Treppchen, gehört jedoch weltweit immer noch zu den Spitzenreitern beim Papierverbrauch. Obwohl seit einigen Jahren der Verbrauch von Verpackungspapier steigt, sinkt gleichzeitig der von grafischem Papier, sowohl im privaten als auch beruflichen Umfeld. Den Rückgang des Papierverbrauchs im Büro merkt man beispielsweise an den Druckzahlen: 2018 wurden durchschnittlich 26 Seiten pro Tag und Person gedruckt, 2020 nur noch 18,7 Seiten, was den CO2-Fußabdruck schon um einiges verringert.[4]

Trotz diesen Fortschritten, sind wir noch lange nicht am Ziel angekommen, denn die Papierwende möchte diesen hohen Papierverbrauch weiter reduzieren. Zwei Lösungsansätze sind dabei der Gebrauch von Recyclingpapier und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. In diesem Blog möchten wir uns auf das Papiersparen durch Digitalisierung fokussieren – Lernen Sie die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Folgenden kennen.

Papier sparen durch Digitalisierung: 5 Herausforderungen und Lösungsansätze

Bei der Umstellung von papierbasierten auf digitale Prozesse stehen Unternehmen vor unterschiedlichen Herausforderungen:

1. Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende und Partner sind oft nur schwer davon zu überzeugen, von Papierprozessen zu digitalen Prozessen umzustellen.

Lösung: Klare Kommunikation und die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung sorgen für einen erfolgreichen Umstellungsprozess, der das Ausdrucken von Dokumenten überflüssig macht und gleichzeitig die Effizienz steigert.

2. Datenschutz und -sicherheit: Mit dem Einsatz digitaler Dokumente und Prozesse gehen häufig Bedenken hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit einher.

Lösung: Um Daten zu schützen und Partner über die Sicherheitsstandards zu informieren, implementieren viele Unternehmen angemessene digitale Sicherheitsmaßnahmen.

3. Systemintegration: Die Integration von digitalen Systemen und Dokumentenmanagement-Systemen in bestehende Prozesse und Systeme ist ohne entsprechendes Fachpersonal eine Herausforderung.

Lösung: Um den Integrationsschritt so nahtlos wie möglich zu gestalten und so die Kompatibilität mit den Partnersystemen zu gewährleisten, wird von Unternehmen meist eine geeignete EDI-Software ausgewählt.

4. Kosten: Die Umstellung auf digitale Prozesse ist für Unternehmen zunächst mit zusätzlichen Kosten verbunden, einschließlich der Anschaffung von Software und Schulungen für Mitarbeitende.

Lösung: Die Umstellung auf digitale Prozesse ist ein langfristiges Projekt, das zukünftig zu Kosteneinsparungen und Effizienzgewinnen führt, und nicht kurzfristig gemessen werden kann.

5. Geschwindigkeit und Verfügbarkeit: Digitale Prozesse erfordern eine schnelle und stabile Internetverbindung, um effektiv zu funktionieren.

Lösung: Die Netzwerk- und Internet-Infrastruktur entspricht den Anforderungen der digitalen Prozesse des Unternehmens.

Durch die Überwindung dieser Herausforderungen setzen Unternehmen erfolgreich die Papierwende um und profitieren von den Vorteilen, die digitale Prozesse bieten. Es ist wichtig, dass Unternehmen die Umstellung als langfristiges Projekt betrachten und kontinuierlich ihre Prozesse und Systeme verbessern, um maximale Effizienz und Nachhaltigkeit zu erreichen.

Vorteile von digitalen Prozessen zum Papiersparen

Welche Vorteile und Potenziale hat die Digitalisierung von Prozessen? Welchen positiven Einfluss haben digitale Technologien auf den Umweltschutz, wenn der Papierverbrauch gesenkt wird? Von folgenden Vorteilen profitieren Unternehmen:

• Ressourcen und Kosten sparen
  Durch den Einsatz von digitalen Prozessen und Dokumenten sparen Unternehmen interne Ressourcen und senken Kosten. Es entfallen Ausgaben für Papier, Drucker, Tinte und Entsorgung, was dazu beiträgt, die Betriebskosten zu reduzieren.
• Geschwindigkeit und Effizienz erhöhen
  Digitale Prozesse sind oft schneller und effizienter als manuelle Prozesse mit Papier. Unternehmen profitieren hier sogar sowohl intern als auch extern. Digitale Dokumente können leichter geteilt, bearbeitet und archiviert werden, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit und einem effizienteren Workflow beiträgt. Durch die Digitalisierung von Prozessen können Unternehmen auch ihre Lieferketten optimieren und die Zusammenarbeit mit Partnern verbessern. Darüber hinaus kann dies zur Verbesserung der Kundenerfahrung beitragen. Kunden können beispielsweise digitale Rechnungen erhalten, die sie sofort bezahlen können, anstatt auf eine Papierrechnung per Post zu warten. Dies kann dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Kundenbindung zu stärken.
• Datensicherheit erhöhen
  Darüber hinaus sind digitale Dokumente besser vor Verlust, Diebstahl oder Beschädigung geschützt als Papierdokumente. Durch die Papierwende können Unternehmen auch ihre Datensicherheit erhöhen. Digitale Dokumente können verschlüsselt und sicher gespeichert werden, was einen besseren Schutz vor Datenverlust und -diebstahl gewährleistet. Unternehmen können auch Datenschutzvorschriften besser einhalten, indem sie digitale Dokumente verwenden und sicherstellen, dass sie ordnungsgemäß gespeichert und geschützt sind.
• Flexibilität und Agilität erhöhen
  Durch den Einsatz von digitalen Dokumenten und Prozessen können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse und Abläufe besser steuern und optimieren. Digitale Prozesse ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und neue Produkte und Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen.
• Reduzierung von CO2-Emissionen
  Die Herstellung von Papier erfordert erhebliche Mengen an Energie und Wasser, und der Transport von Papierprodukten zu den Unternehmen und Verbrauchern verursacht zusätzliche CO2-Emissionen. Durch den Einsatz von digitalen Prozessen können Unternehmen den Papierverbrauch reduzieren und somit auch ihren CO2-Fußabdruck verringern.

Insgesamt bietet die Papierwende und damit die Senkung des Papierverbrauchs durch Digitalisierung viele Vorteile für Unternehmen, Kunden und die Umwelt. Unternehmen sollten daher ernsthaft prüfen, wie sie ihre Geschäftsprozesse und Dokumente digitalisieren und so einen Beitrag zur Nachhaltigkeit und Effizienz leisten können.

Digitale Prozesse zum Papiersparen im Unternehmen etablieren

Sie kennen nun die Vorteile von digitalen Prozessen. Doch wie lassen sich diese in einem Unternehmen etablieren? Lernen Sie folgende zwei Möglichkeiten kennen: Electronic Data Interchange (EDI), wenn sowohl Dokumentenabsender als auch -empfänger eine Möglichkeit zur EDI-Anbindung haben, oder den Service „PDF zu EDI“, wenn die Integration nur einseitig stattfindet.

Papier sparen durch Digitalisierung mit EDI: ein Vergleich zu Papier- und PDF-Dokumentenaustausch

EDI, also der elektronische Datenaustausch, bietet enorme Vorteile und ersetzt viele Papier- und PDF-Dokumente. Im Gegensatz zu Papierdokumenten, die in der Regel manuell verarbeitet werden, ermöglicht EDI den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten in einem strukturierten Format.

Insgesamt bietet EDI eine automatisierte, standardisierte und effiziente Methode zum Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Im Vergleich zu Papier- und PDF-Dokumenten bietet EDI eine höhere Sicherheit, Zuverlässigkeit und Effizienz, was dazu beiträgt, die Geschäftsprozesse zu optimieren und die Kosten langfrisitg zu senken.

„PDF zu EDI“: Auch Lieferanten ohne EDI können Papier sparen durch Digitalisierung

Manche Lieferanten können aus unterschiedlichen Gründen nicht auf EDI umstellen und werden weiterhin PDF-Dokumente versenden. Die Lösung für diese Lieferanten ist der Service „PDF zu EDI“, den SEEBURGER in Kooperation mit Supedio anbietet. Mit dem Service schickt Ihr Lieferant einfach seine PDF-Dokumente, wie z. B. Rechnungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferavis, in gewohntem Format und Layout. Die PDF-Dokumente können aus Word, Excel, Navision, SAP oder einem benutzerdefinierten Programm stammen. Die einzige Voraussetzung ist, dass das PDF kein Scan ist. Da es sich um eine einseitige Integration handelt, müssen Ihre Lieferanten nichts ändern, können jedoch trotzdem Papier sparen durch Digitalisierung.

Der Transformationsprozess von „PDF zu EDI“ erfolgt mit smarten Algorithmen, ist absolut präzise und wird vollkommen automatisiert abgewickelt. Für die Inhaltsextraktion Ihrer PDF-Dokumente werden Augmented-Intelligence-Technologien eingesetzt, die auf künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen basieren. Beim Lernprozess werden pro Layout nur zehn Beispiele benötigt, um eine 100 % garantierte Datenqualität zu gewährleisten.

Papier sparen durch Digitalisierung mit SEEBURGER

Technologien für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen revolutionieren den elektronischen Dokumentenaustausch, indem sie Kosten und Fehler durch Automatisierung reduzieren, Validierung verbessern und die Effizienz steigern. Neben den offensichtlichen Vorteilen der papierlosen Lösung generieren fortschrittliche KI-Lösungen bei Integration in andere Kerngeschäftssysteme umsetzbare Erkenntnisse, die Ihre Bemühungen um eine nachhaltige Lieferkette unterstützen.

SEEBURGER bietet sowohl eine moderne EDI-Lösung wie auch „PDF zu EDI“ an. Die SEEBURGER B2B/EDI-Funktionen ermöglichen die Vernetzung von Kunden und Geschäftspartnern, die Integration von SaaS-Anwendungen und die Verlagerung von B2B/EDI-Workflows in die Cloud. So werden Unternehmen von heute fit für die Herausforderungen von morgen.