Invoice SaaS: Das beste SaaS-Pferd im Stall im Bereich elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung

Wissen Sie, was die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit Pferdehaltung gemeinsam hat? Viele träumen den Traum vom eigenen Pferd; aber nur wenige sind bereit, sich um die Pflege des Tieres und seine Bedürfnisse zu kümmern. Genauso ist es auch mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung in Unternehmen. Viele Unternehmen möchten ihre Eingangsrechnungen effizient bearbeiten, doch nur wenige sind auch bereit, die notwendige Zeit und Ressourcen zu investieren. In diesem Blog stellen wir eine Lösung vor, die alle Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung bietet – ganz ohne zeit- und ressourcenintensiven Pflegeaufwand: Invoice SaaS.

SaaS und HaaS: Warum kaufen, wenn man mieten kann?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten reiten lernen. Statt ein eigenes Pferd zu kaufen, nutzen Sie einfach den Dienst „Horse-as-a-Service“ (HaaS), bei dem Sie ein Pferd nach Bedarf ausleihen, reiten und anschließend wieder zurückgeben. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern, die unterschiedliche Pferderassen und -größen an Reitschulen, Ferienhöfe oder Reitställe vermieten. Dabei sind die Pferde bestens ausgebildet und versorgt, sodass man sich um nichts kümmern muss. Das Pferd als Service (HaaS) bietet alle Vorteile eines eigenen Pferdes, jedoch ganz ohne die Verpflichtungen und den Arbeitsaufwand, die üblicherweise damit einhergehen. Unterbringung, Pflege, Training oder Tierarztkosten – all diese Aufgaben und Kosten übernimmt der Anbieter.

Genau wie beim Modell „Horse-as-a-Service“ ermöglicht das Konzept von „Software-as-a-Service“ (SaaS) Unternehmen und Nutzern den Zugang zu Software-Anwendungen, ohne sie kaufen oder auf ihren eigenen Geräten installieren zu müssen. Der Anbieter kümmert sich um die Wartung, Aktualisierung, Sicherheit und Skalierbarkeit der Software, während die Benutzer die Dienste in der Regel lediglich gegen eine regelmäßige Gebühr abonnieren müssen.

Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung in der Cloud

Eine Lösung für Eingangsrechnungen, die ähnlich wie HaaS funktioniert? Bei welchen Unternehmen alle Vorzüge genießen können, ohne die damit einhergehende Arbeit? Genau das bietet das Invoice Portal von SEEBURGER. Mit dieser Software-as-a-Service-Lösung können Unternehmen ihre Eingangsrechnungen einfach und schnell bearbeiten, ohne sich um lokale Installationen oder Wartungsarbeiten kümmern zu müssen.

Mit dem SEEBURGER Invoice Portal können Unternehmen Eingangsrechnungen automatisiert erfassen, prüfen und genehmigen lassen. Das Portal übernimmt die meiste Arbeit, während das Unternehmen den Überblick und die Kontrolle behält. Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bietet folgende Vorteile:

• Einfache Bedienung
• Hohe Effizienz
• Schnelles und einfaches Finden aller Rechnungen
• Klarer Überblick über den Rechnungsstatus
• Kosten- und Zeitersparnis

Durch die klare Struktur und hohe Übersichtlichkeit kann das SEEBURGER Invoice Portal außerdem dabei helfen, Einsparpotentiale zu erkennen und etwaige Fehler zu lokalisieren und beheben.

Wie kann die Leistungsfähigkeit der automatisierten Eingangsrechnungslösung verbessert werden?

Um im Bild zu bleiben: Nur, wenn Pferde gutes Futter, einen ordentlichen Stall und gutes Training bekommen, sind sie auch in der Lage, ihr volles Leistungspotential abrufen. Doch was sind Futter, Stall und Training im Fall der elektronischen Eingangsrechnung?

Das Futter: EDI- oder XML-Rechnungen

Ähnlich wie bei einem Pferd, das seine Leistung durch die richtige Ernährung steigert, kann das Invoice Portal durch „Futter“ in Form von EDI– oder XML-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD und XRechnung) seine volle Leistung abrufen. Diese Formate ermöglichen die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, was zu einer schnelleren und effizienteren Bearbeitung führt. Das Risiko von Fehlern, wie sie bei der der manuellen Erfassung von Rechnungen auftreten können, wird minimiert.

Der Pferdestall: Unternehmensstammdaten

Die Stammdaten des Unternehmens kann man sich als die Entsprechung des Pferdestalls vorstellen: Wenn der Stall in keinem guten Zustand ist, beeinträchtigt das die Leistung des Pferdes. Analog dazu müssen auch die im SEEBURGER Invoice Portal gespeicherten Stammdaten regelmäßig aktualisiert und bereinigt werden. Dazu gehören die Überprüfung von Lieferanteninformationen, Kreditorenkonten und Kostenstellen. Eine regelmäßige Aktualisierung dieser Stammdaten stellt sicher, dass das Portal effektiv und effizient arbeitet.

Das Training: KI-Funktionen

Nicht zuletzt können KI-Funktionen als das „Training“ des Invoice Portals bezeichnet werden. Eine der Funktionen von KI-Systemen besteht darin, bisher manuelle Schritte im Rechnungsprozess zu automatisieren. Wenn zum Beispiel ein Lieferant eine Rechnung einreicht, kann das KI-System die Daten automatisch kategorisieren und die Rechnung zur Genehmigung an die richtige Abteilung oder Person weiterleiten. Die Rechnungen werden schneller verarbeitet, das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen wird reduziert.

Fazit: Das beste Invoice-SaaS-Pferd im Stall ist das SEEBURGER Invoice Portal

Die Analogie zum Pferd hat gezeigt, dass das Invoice Portal – genau wie ein Turnierpferd – erst durch das richtige Futter, den passenden Stall und das richtige Training zu Höchstleistungen auflaufen kann. Durch die Verwendung von EDI- oder XML-Rechnungen, die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Stammdaten sowie den Einsatz von KI-Systemen kann das Portal sein volles Potential abrufen, um einen effektiven und effizienten Rechnungseingangsprozess zu gewährleisten.

Das SEEBURGER Invoice Portal bietet zahlreiche Funktionen, durch die es Papierrechnungen weit hinter sich lässt:

• Es kann alle Eingangsrechnungen (EDI, XML, PDF und Papier) automatisiert verarbeiten.
• Dank seiner OCR-Erkennung der 3. Generation ist es in der Lage, Rechnungsinhalte innerhalb von Sekunden zu scannen und auszulesen.
• Durch den Freigabeworkflow, automatische User-Findung anhand des Rechnungskontextes und Eskalationsmanagement ist das SEEBURGER Invoice Portal in der Lage, den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zu beschleunigen und zu vereinfachen.
• Es lässt sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens integrieren.
• Durch integriertes Eskalationsmanagement und Monitoring mit Ampelfunktionen bietet das Invoice Portal jederzeit den vollen Überblick.

Wenn Sie auf der Suche nach einem schnellen und zuverlässigen Eingangsrechnungsverarbeitungs-Tool sind, probieren Sie das SEEBURGER Invoice Portal aus. Es ist das schnellste, zuverlässigste und flexibelste Pferd im Stall und kann Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungsprozesse auf das nächste Level zu bringen.