Der Bundesrat konkretisiert seine Forderungen zur Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (engl. e-invoice) in Deutschland

+++ Update März 2024: Die E-Rechnung in Deutschland wird Pflicht – Bundesrat beschließt das Wachstumschancengesetz

Der Bundesrat¹ hat in seiner 1042. Sitzung am 22.03.2024 das Wachstumschancengesetz² gebilligt. Teil dieses Gesetzespakets sind wichtige Regelungen zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland.

Nachdem die E-Rechnungspflicht für den Bereich B2G (Business-to-Government) in Deutschland größtenteils umgesetzt ist, folgt jetzt ab 01.01.2025 bis Ende 2027 die schrittweise E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich. Die Einführung eines Meldesystems ist dann ab dem Jahr 2028 in Deutschland geplant, um so den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen.

Grundsätzlich haben Unternehmer das Recht, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Lieferung oder eine sonstige Leistung erbringen. Wenn diese Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wird und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreit ist, sind sie sogar zur Rechnungstellung verpflichtet. Die Unternehmer haben sechs Monate Zeit, um die Rechnung auszustellen (ab dem Zeitpunkt der Leistungserbringung). Diese grundlegenden Bestimmungen bleiben durch das Wachstumschancengesetz unverändert. Neu ist jedoch jetzt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gem. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E.

Für welche Unternehmen und Umsätze gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung generell?

Die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Darüber hinaus müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland (oder in Gebieten gem. § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Um als im Inland ansässig zu gelten, ist entweder ein Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine (am entsprechenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland erforderlich. Falls kein Sitz vorhanden ist, genügt auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland gem. § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E. Daher würde eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit keine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen begründen.

Welche Ausnahmen zur E-Rechnungspflicht gibt es?

• Rechnungen mit einem Betrag unter 250 €
• Steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 bis 29

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die grundlegende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung tritt am 01.01.2025 in Kraft. Um den erwarteten hohen Umsetzungsaufwand für Unternehmen zu berücksichtigen, hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 eingeführt.

Ab 01.01.2025 kommt die Empfangsverpflichtung

Ab dem 01.01.2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gem. EN 16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 02.10.2023 bereits erklärt, dass ZUGFeRD ab einer Version 2.0.1 und XRechnung grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellen, die die Anforderung erfüllt.

Damit besteht ab 01.01.2025 die Empfangsverpflichtung für die folgenden Formate gem. EN 16931:

• ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
• XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
• XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)

EDI-Verfahren weiter nutzbar

Neben der Bedingung, dass eine elektronische Rechnung den Standards der Norm EN 16931 entsprechen muss, besteht auch die Option, andere elektronische Rechnungsformate zu verwenden, die mit der EN 16931 interoperabel sind; das heißt, wenn eine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgen kann, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist. Unter diesen Voraussetzungen kann beispielsweise das weit verbreitete EDI-Verfahren auch nach dem 31.12.2027 weiterhin genutzt werden.

Was ist 2026 zulässig?

Für 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze können weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG-E).

Was ist 2027 noch zulässig?

Im Jahr 2027 können weiterhin B2B-Umsätze mittels Papierrechnungen abgewickelt werden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben ebenfalls während dieses Zeitraums zulässig. Wie bereits in den Jahren 2025 und 2026 erwähnt, ist dafür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Eine zusätzliche Voraussetzung ist jedoch, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR aufweist.

Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) zu übermitteln. Dies gilt für Umsätze, die im Jahr 2026 oder 2027 getätigt wurden, selbst dann, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Was passiert ab 2028? Die Einführung des Meldesystems in Deutschland und die EU-Vorgabe „ViDA – VAT in the Digital Age“

Ab 2028 werden die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung verbindlich. EDI-Verfahren sind ab 2018 nicht mehr zulässig, wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgen kann, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

Zu diesem Zeitpunkt werden auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem sowie die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen sein. Der ViDA-Vorschlag auf EU-Ebene sieht vor, dass lediglich innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab dem 01.01.2028 gemeldet werden müssen. In Deutschland ist geplant, ein Meldesystem einzuführen, das beide Anforderungen (nationale und EU-Anforderungen) erfüllt, um die Wirtschaft nicht unnötig zu belasten. Dies bedeutet, dass folgende Umsätze an das Meldesystem gesendet werden sollen:

• nationale B2B-Umsätze (nach deutschem Koalitionsvertrag)
• grenzüberschreitende B2B-Umsätze (nach EU-ViDA)

Die Ausarbeitung der nationalen Umsetzung des Meldesystems in Deutschland erfolgt damit in enger zeitlicher Abstimmung mit der EU-Ebene.

SEEBURGER unterstützt Sie bei der Einführung von E-Invoicing- und CTC-Prozessen im B2B- und B2G-Umfeld.

Als erfahrener Anbieter von E-Invoicing-Lösungen unterstützen wir Sie bei der einfachen und standardisierten Umsetzung der globalen Pflichten im E-Invoicing und dem transaktionsbasierten kontinuierlichen VAT-Reporting. Neben EDI, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und Peppol für Deutschland deckt SEEBURGER auch globale E-Invoicing-Anforderungen ab. SEEBURGER ist ein etablierter Anbieter von Cloud Services mit langjähriger E-Invoicing-Erfahrung, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern in der EU und darüber hinaus zu verstehen und mit einer Lösung aus einer Hand zu erfüllen. Die E-Invoicing-Lösungen von SEEBURGER können in jeder Cloud, in hybriden Umgebungen oder on-premises genutzt werden.

Dabei bietet SEEBURGER einerseits flexible, ERP-unabhängige Lösungen sowie andererseits eine tiefe Prozessintegration in SAP mit hohem Bedienkomfort für die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen durch unsere exzellente SAP-Expertise. Zur nahtlosen ERP-Integration bietet SEEBURGER z. B. für SAP S/4HANA die Integration über die SAP API „Business Hub“ sowie zahlreiche SEEBURGER Konnektoren, die die einfache Integration und sichere Anbindung an ERP-Systeme, Plattformen, Geschäftsanwendungen, Technologien, Schnittstellen und Endgeräte ermöglichen.

Mit den SEEBURGER-Lösungen für elektronische Rechnungen können eingehende E-Rechnungen in einem durchgängigen, automatisierten Prozess verarbeitet werden: von der Annahme der Eingangsrechnung bis zur abschließenden Verbuchung und Übergabe an alle namhaften ERP-Systeme.

Die Zustellung von Ausgangsrechnungen ist mit den SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen ebenfalls möglich. Mit den SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen können Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern sichere und rechtskonforme Rechnungen in den EN-16931-basierten Formaten ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung anbieten – ebenfalls sicher über Peppol und ERP-unabhängig.

+++

Der Bundesrat hat in seiner 1037. Sitzung am 20. Oktober 2023 zum Entwurf eines Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz), gemäß Artikel 76 Absatz 2 des Grundgesetzes, Stellung genommen.

Ein wichtiger Bestandteil des Wachstumschancengesetzes ist die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung in Deutschland. Der Bundesrat hat die Pläne zur Einführung der E-Rechnung wie folgt kommentiert und ist dabei konkret auf die Themen „Verhältnismäßigkeit des Einführungsaufwands“, „Weiternutzung etablierter elektronischer Formate“ und „Terminverschiebung um zwei Jahre“ eingegangen:

Der Bundesrat begrüßt die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung wird der fortschreitenden Digitalisierung in der Wirtschaft Rechnung getragen. Zugleich stellt die elektronische Rechnung für die Steuerverwaltung die Grundlage für die Einführung eines transaktionsbasierten digitalen Meldesystems dar. Mit diesem System soll der Umsatzsteuerbetrug zukünftig effektiver bekämpft werden.

Der Einführungsaufwand der elektronischen Rechnung muss verhältnismäßig sein

Der Aufwand der Einführung der E-Rechnung muss in einem angemessenen Verhältnis zu den mit der elektronischen Rechnung verbundenen Zwecken stehen, d. h. die Vorteile müssen die Nachteile überwiegen.

Weiternutzung etablierter elektronischer Rechnungsformate

Der Bundesrat hält es vor diesem Hintergrund für erforderlich, die Vorgaben zur elektronischen Rechnung so auszugestalten, dass nicht nur die Funktionsfähigkeit des transaktionsbasierten digitalen Meldesystems gewährleistet ist, sondern zugleich bereits etablierte elektronische Rechnungsformate – eventuell mit Anpassungen – weiterhin genutzt werden können. Damit könnte der Bürokratieaufwand für die betroffenen Unternehmen spürbar verringert werden.

Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich erst ab dem 01.01.2027 (bisher: ab dem 01.01.2025)

Der Bundesrat spricht sich dafür aus, die Einführung der elektronischen Rechnung um zwei Jahre zu verschieben. Er ist der Auffassung, dass auch der Empfang von elektronischen Rechnungen erst ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend sein sollte. Damit bliebe zum einen genügend Zeit, um Anwendungsfragen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung zu klären und branchenspezifische Besonderheiten bei der Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats zu berücksichtigen. Zum anderen werden durch die Neuregelung zahlreiche Unternehmen ihre Geschäftsprozesse und IT-Systeme anpassen müssen. Ein zeitlicher Aufschub würde daher aus Sicht der deutschen Wirtschaft zu einer spürbaren Entzerrung führen.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hatte in seinem Schreiben vom 02.10.2023 an die Verbände bereits die zwei folgenden Orientierungspunkte zur Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland benannt:

• ZUGFeRD und XRechnung stellen zukünftig grundsätzlich eine Rechnung in einem elektronischen Format dar.
• Hinsichtlich der in den Verbändeanhörungen angesprochenen EDI-Verfahren ist sich das BMF deren Bedeutung für bestimmte Bereiche der Wirtschaft bewusst. Es wird aktuell an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll.

SEEBURGER unterstützt Sie bei der Einführung von E-Invoicing- und Meldesystemen

Als erfahrener Anbieter von E-Invoicing-Lösungen helfen wir Ihnen, einfach und standardisiert die erforderlichen E-Invoicing- und Meldesystemvorschriften umzusetzen. Neben EDI, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung und Peppol für Deutschland deckt SEEBURGER auch globale E-Invoicing-Vorgaben ab und bietet einerseits eine flexible, ERP-unabhängige Lösung, andererseits eine tiefe Prozessintegration in SAP mit hohem Benutzerkomfort für die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen durch die exzellente SAP-Expertise. Hierzu zählt beispielsweise die nahtlose Integration von SAP S/4HANA.

Mit dem SEEBURGER Invoice Delivery Service können Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern eine sichere und rechtskonforme Zustellung von Ausgangsrechnungen in den EN16931-basierten ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Formaten anbieten, ebenfalls sicher über Peppol und ERP-unabhängig.

Der SEEBURGER Invoice Portal Service kann eingehende E-Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess verarbeiten: von der Entgegennahme eingehender Rechnungen bis zur abschließenden Buchung und Übergabe an alle ERP-Systeme.