“PDF zu eRechnung”: Die Implementierung der cloudbasierten E-Invoicing-Lösung

Gesetzesänderungen und neue Anforderungen verlegen die Rechnung in die digitale Welt. Durch die gemeinsame Lösung „PDF zu eRechnung“ von Supedio und SEEBURGER gelingt dieser Wandel schnell, einfach und ohne großen Aufwand. Was genau die Lösung ist, wie sie angewendet werden kann und welche Funktionen Sie nutzen können, erfahren Sie in unserem Blogartikel.

Im ersten Teil “E-Rechnung in Deutschland bald auch für B2B Pflicht: einfache Umsetzung mit ‚PDF zu eRechnung‘”  haben Sie erfahren, wie wichtig es ist, Ihre Rechnungen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Im B2G-Umfeld werden Rechnungen seit November 2021 nur noch im XRechnungs-Format von den Behörden akzeptiert, im B2B-Bereich wird dies in Deutschland ebenfalls kommen.

Die einfachste Lösung? „PDF zu eRechnung“! In unserem Blog erfahren Sie, warum dies so ist, welche Vorteile es gibt und wie genau Sie die Lösung in nur fünf Schritten implementieren können.

Die Cloud-Lösung „PDF zu eRechnung“

Wie der Name „PDF zu eRechnung“ sagt, bietet die cloudbasierte Anwendung die Möglichkeit, ein PDF zu einer E-Invoicing-Datei, wie beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD oder EDIFACT, zu überführen. Dabei werden alle Daten aus dem PDF übernommen. Klingt einfach? Ist es! Die Oberfläche der Anwendung ist benutzerfreundlich, die Prozesse schlank.

Die Cloud-Lösung „PDF zu eRechnung“ kann jedes Unternehmen einsetzen. Durch geringe Kosten und wenig Umsetzungsaufwand ist die Lösung auch für kleine und mittelständische Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen optimal. Sie benötigen keine aufwendige Software, um die Lösung zu implementieren. Ein weiterer Vorteil ist das unschlagbar günstige Preismodell: Durchschnittlich zahlen Sie pro Rechnung weniger als für eine Briefmarke.

Gesetzeskonforme Rechnungen

Eine Rechnung beinhaltet nach dem Umsatzsteuergesetz einige Pflichtfelder. Diese müssen gesetzlich Teil einer jeden Rechnung sein. Unter anderem sind

• Name und Adresse des Unternehmens,
• Ausstelldatum der Rechnung,
• Menge, Bezeichnung sowie Gesamtbetrag der gelieferten Waren,
• eindeutige Rechnungsnummer,
• und steuerliche Angaben wie Steuernummer des Unternehmens und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

anzugeben. Bei Kleinbeträgen unter 250 € jedoch gilt eine andere Verordnung.^[1] In diesen Fällen müssen nur die ersten drei Punkte angegeben werden sowie der angewendete Steuersatz beziehungsweise der Grund der Steuerbefreiung.

Daneben gibt es optionale Rechnungsangaben. Teil einer Rechnung können

• persönliche Kontaktdaten,
• Zahlungsweise und -fristen sein.

In der Praxis können diese zusätzlichen Angaben den Rechnungsvorgang vereinfachen. Ist beispielsweise in der Rechnung bereits die Zahlungsweise angegeben, muss diese vom Rechnungsempfänger nicht nochmals nachgefragt werden. „PDF zu eRechnung“ prüft automatisch, ob diese Pflichtfelder vollständig und korrekt ausgefüllt sind.

Welche Daten werden ein- oder ausgelesen?

Die Rechnungen werden über den Cloud-Service im gewünschten E-Invoicing-Format und den gewünschten Übertragungsweg versendet.

Das Programm liest grundsätzlich jede Art von PDFs, egal, aus welchem Programm sie erstellt wurden und solange sie als Datei, nicht als Scan vorliegen. Denn Scans können nicht ausgelesen werden. Sind in der PDF-Rechnung einige Felder nicht vorhanden, so können diese einfach in der Cloud-Anwendung pro Rechnung oder einmalig (beispielsweise mithilfe der Peppol-Sende-ID) hinterlegt werden. So sind auch fehlende Rechnungsinformationen in der generierten E-Rechnung zu finden, die gesetzesmäßig in jeder Rechnung vorhanden sein müssen.

Ausgegeben werden die PDF-Rechnungen wahlweise im ZUGFeRD- oder  XRechnungs-Format über Peppol.

Die Implementierung von „PDF zu eRechnung“

Die Implementierung der cloudbasierten Lösung „PDF zu eRechnung“ erfolgt innerhalb weniger Tage und zu geringen Kosten. Dabei ist kein Eingriff in die vorhandene Systemlandschaft vonnöten.

Die Implementierung erfolgt in fünf einfachen Schritten:

1. Sie schicken Supedio zehn Beispielrechnungen pro Rechnungstyp, den Sie von PDF zu e-Invoicing umwandeln möchten.
2. SUPEDIO analysiert diese Beispiele. Mithilfe smarter Algorithmen wird ein Mapping von PDF nach XML erstellt. Die so generierte „Lesebrille“ ermöglicht eine vollständige Datenextraktion der Rechnungsfelder.
3. In einer Testphase können Sie die Qualität der Daten prüfen und sich überzeugen lassen.
4. Sind Sie mit der Datenqualität in der Testphase zufrieden, folgt die Produktivsetzung.
5. Weitere Rechnungen schicken Sie per E-Mail ins Produktivsystem. Das System liest die Rechnungsdaten aus und transferiert sie in das gewünschte Zielformat – XRechnung und ZUGFeRD erstellen leichtgemacht.

Der Algorithmus bei „PDF zu eRechnung“

Der Transformationsprozess wird mithilfe smarter Algorithmen gestaltet. Er ist präzise und automatisiert, Fehler unterlaufen nicht. Der Inhalt wird mithilfe von Augmented-Intelligence-Technologien gelesen, die auf künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (eng. Machine Learning) basieren. Durch die Analyse von zehn Rechnungsbeispielen pro Layout wird die Datenqualität gewährleistet.

Was kann „PDF zu eRechnung“?

Die Anwendung „PDF zu eRechnung“ hat verschiedene Funktionen. Nachfolgend sind einige aufgelistet:

Die Suchfunktion

Mithilfe der Suchfunktion können Sie – ganz klassisch – schnell Rechnungen finden. Sie können weiterhin Suchprofile erstellen und für zukünftige Suchen speichern. Dies erleichtert zukünftige Suchanfragen.

Anpassung des Erscheinungsbildes

Die Oberfläche der cloudbasierten Lösung „PDF zu eRechnung“ kann individuell angepasst werden. Beispielsweise können Sie Ihr Firmenlogo und Corporate-Design-Elemente auf die Oberfläche übernehmen und so die Corporate Identity stärken. Die Anpassungen des Erscheinungsbildes bei „PDF zu eRechnung“ können Sie einfach direkt in der Cloud vornehmen.

Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch

Um sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen im Blick zu behalten, gibt es das Rechnungseingangs- sowie das Rechnungsausgangsbuch.

Das Rechnungseingangsbuch verschafft einen Überblick über die eingehenden Rechnungen aller Rechnungsabsender, die SEEBURGER über „PDF zu eRechnung“ geschickt hat. So können die Rechnungen beispielsweise bei Verlust erneut heruntergeladen werden.

Ähnlich fungiert das Rechnungsausgangsbuch: Intuitiv bedienbar lässt sich der Rechnungsversand nachverfolgen und der Status aller ausgehenden Rechnungen detailliert einsehen. Im umfassenden Reporting ist ebenfalls der Verarbeitungsstatus zu finden. Sollte es zu Zustellfehlern kommen, beispielsweise durch die Nutzung falscher Post- oder E-Mail-Adressen oder durch Formatfehler, so wird der Rechnungsersteller automatisiert benachrichtigt.

Zeitversetztes Senden und Löschen

Rechnungen müssen manchmal zu einem bestimmten Stichtag verschickt werden. Auch dies ist mit der cloudbasierten Lösung von SEEBURGER und Supedio möglich. Wenn geparkte Rechnungen geprüft und Fehler gefunden wurden, können diese gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht werden. Sollten Ihrer Rechnung noch Anlagen hinzuzufügen sein, können Sie dies bei „PDF zu eRechnung“ nachträglich erledigen. Bei Bedarf können Sie Rechnungen auch erneut senden.

Revisionssichere Archivierung

Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen werden als PDF/A-3-Container archiviert. Dies ist ein Langzeit ISO Archiv-Format. Den Container kann man sich als eine Art Vorgangsmappe vorstellen, in der alle einer Rechnung zugehörigen Dokumente zu finden sind. Durch das Format können die Rechnungsdokumente in vielen Systemen, nämlich in allen gängigen PDF-Viewern, dargestellt werden.

Der SEEBURGER Compliance-Check

Für das Höchstmaß an Compliance-Sicherheit werden ein Compliance-Check sowie eine Zielformatvalidierung eingesetzt. Dadurch wird garantiert, dass die Umstellung auf XRechnung und ZUGFeRD standardisiert und konform mit allen rechtlichen Vorgaben abläuft.

Der Compliance-Check prüft unter anderem die Vollständigkeit der Daten. Sind alle Angaben vorhanden, die für das Zielformat – XRechnung oder ZUGFeRD – benötigt werden? Mithilfe künstlicher Intelligenz von Supedio werden alle Daten genau ausgelesen, sodass nach erfolgreicher Prüfung die Konvertierung in das Zielformat erfolgt. Bei allen Mappings findet eine Qualitätssicherung von SEEBURGER statt. Zusätzlich erfolgt eine externe Zielformatvalidierung, um sicherzustellen, dass die SEEBURGER Cloud-Lösung „PDF zu eRechnung“ ausschließlich korrekte XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen versendet. Die Validierungen werden protokolliert.

Durch ein optionales Online-Archiv werden ausgehende Rechnungen gespeichert. Weiterhin zeigt das Rechnungsausgangsbuch eine Übersicht über alle ausgehenden Rechnungen inklusive des Verarbeitungsstatus.

Die folgende Abbildung verdeutlicht die einzelnen Schritte:

Ihre Vorteile durch „PDF zu eRechnung“

Die Implementierung der „PDF zu eRechnung“-Lösung bietet viele Vorteile:

• Geringe Kosten und niederschwelliger Aufwand bei der Umsetzung
• Kompatibilität mit allen bestehenden Systemen
• Konformität mit gesetzlichen Anforderungen, sowohl in Deutschland als auch der EU, zu allen anderen Usern (B2G, B2B)
• Umsetzbar auch für KMU mit geringem Rechnungsaufkommen
• Geringe Fehleranfälligkeit durch Automatisierung und Einsatz von KI

^[1] Vgl. § 33 UStDV – Einzelnorm (gesetze-im-internet.de) (abgerufen am 30.05.2022).