E-Invoicing – Die 7 wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer Lösung

Eine E-Invoicing-Lösung sollte wohl überlegt ausgewählt werden, damit Ihre Rechnungsbearbeitung zu einem effizienten und kostensparenden Prozess wird. Ein planvolles und gut strukturiertes Auswahlverfahren schafft die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von E-Invoicing im Unternehmen. In einem ausführlichen Leitfaden der econtea GmbH aus Berlin beschreibt E-Invoicing-Experte Uwe Onnen die 7 wichtigsten Faktoren bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung. In diesem Gastbeitrag hat er sie für Sie zusammengefasst.

Warum sollten Sie eine E-Invoicing-Lösung einführen?

Die Einführung einer E-Invoicing-Lösung erfolgt bei unseren Kunden häufig aus folgenden Beweggründen:

• um in Ihrem Unternehmen effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse herbeizuführen, die nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch fehlerhafte Datenbestände reduzieren;
• um die Konformität mit nationalen und internationalen Umsatzsteuerregeln und die Einhaltung internationaler E-Rechnungs-Verordnungen zu gewährleisten;
• oder einfach, um dem papierlosen Büro einen weiteren Schritt näher zu kommen.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist ein sehr weitreichender Prozess, der viele Fachbereiche einschließt. Wussten Sie, dass elektronische Lösungen für die Rechnungsbearbeitung nicht nur für Großunternehmen sinnvoll und lohnend sind? Auch Mittelständler profitieren von E-Invoicing-Lösungen. Deshalb stellt das Ignorieren des E-Invoicing schon lange keine Option mehr dar. Auf die Auswahl der für Ihr Unternehmen optimalen E-Invoicing-Lösung und des passenden Anbieters kommt es an. Damit dies gelingt, achten Sie auf die folgenden sieben Faktoren, die der E-Invoicing Experte von der econtea GmbH, Uwe Onnen, zusammengestellt hat:

Faktor Nr. 1 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Projektorganisation

Ein gutes Team ist das Herzstück eines jeden Projektes, geführt von einem Projektleiter, der sowohl über die fachliche Qualifikation als auch gute Menschenkenntnis verfügt, um ein erfolgreiches und effizientes Team zusammenzustellen. Die klassischen Strukturen einer Projektorganisation – Gesamtprojektleitung, Leitung der Fachabteilungen und Mitarbeiter der Teams – haben sich bewährt. Am erfolgversprechendsten ist es, wenn alle Teammitglieder langfristig und mit einem fest definierten Zeitkontingent am E-Invoicing-Projekt arbeiten können. Auch haben sich kleine, agile Teams bewährt.

Steht das Team und sind alle Hierarchieebenen und Abstimmungsprozesse geklärt, ist es wichtig, auch innerhalb des Teams für klare Kommunikationsstrukturen zu sorgen, damit stets alle auf dem gleichen Informationsstand sind. Werden externe Experten, wie beispielsweise die econtea GmbH hinzugezogen,  ist dies besonders wichtig. Bewährt hat sich in vielen Fällen, einen sogenannten Key User aus den Reihen der Mitarbeiter zu benennen, der als Vermittler zwischen allen involvierten Parteien eine Schlüsselrolle einnimmt und in jeder Projektphase für die Lösung wirbt. Dieser sollte besonderen Anforderungen genügen und ganz spezielle Rahmenbedingungen für seine Tätigkeit erhalten, um seine Sonderrolle perfekt auszufüllen.

Mit dem Backup eines qualifizierten und motivierten Teams und bei Bedarf externer Expertise kann es losgehen.

Faktor Nr. 2 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Prozess- und Datenanalyse

Beginnt man, sich mit der Einführung einer E-Invoicing-Lösung zu befassen, ist der erste Schritt, sich einen Überblick über den Istzustand zu verschaffen.

Ein Self-Check, um festzustellen, wie digital Ihr Rechnungseingang bereits ist, hilft bei der genauen Positionierung. Wird beispielsweise ein Rechnungseingangsbuch geführt? Allein hierfür gibt es mindestens fünf gute Gründe. Andererseits ist zu ermitteln, welche Rechnungsausgangsprozesse fürs E-Invoicing interessant sind, und wie sie bisher laufen. In welchen Standards sollen die Rechnungen erstellt werden? Kommen nationale wie EDIFACT, internationale wie Peppol BIS Billing oder branchenspezifische Standards wie die X-Rechnung oder ZUGFeRD zum Tragen? Was erwarten meine Kunden und die nationale Gesetzgebung beim E-Invoicing von mir? Auch die existierende IT und im Unternehmen verwendete Systeme sind von Relevanz. Existieren hier bereits Schnittstellen, sogenannte APIs, und können diese sinnvoll genutzt werden?

Aus all diesen Erkenntnissen lassen sich wiederum Schlüsse zu Optimierungs- und Einsparpotenzialen ziehen. Die Analyse der Rechnungsbearbeitung mit der Getting Things Done^® Methode kann in dieser Phase als roter Faden dienen, der Ihnen die Analyse existierender Geschäftsprozesse deutlich erleichtert.

Nun haben Sie ausreichend Informationen zusammengestellt, um sich dem nächsten Faktor zu widmen – dem Sollzustand.

Faktor Nr. 3 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Projektziel

Schon Seneca wusste: „Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.“
Sie haben bei der Prozess- und Datenanalyse umfassend das Verbesserungspotenzial bei den Abläufen der Rechnungsbearbeitung in Ihrem Unternehmen ermittelt. Nun gilt es zu definieren, was mit der Einführung einer E-Invoicing-Lösung genau erreicht werden soll. Dies hat zum einen den Vorteil, dass Sie dadurch eine gesicherte Planungs- und Aktionsgrundlage für den Projektleiter schaffen. Zum anderen definieren Sie auf diese Weise konkrete Leistungen, die der Anbieter für Sie zu erbringen hat.

Dabei sollte die Zielformulierung ganz bestimmten Kriterien entsprechen. Wenige konkrete Fragestellungen helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele klar und eindeutig einzugrenzen. Diese beziehen sich sowohl auf die Schwerpunkte, die Sie bei der Optimierung der Geschäftsprozesse legen, als auch auf die unternehmerischen Ziele, die mit der Einführung einer E-Invoicing-Lösung zu erreichen sind. Aus technischer Sicht sollten hierbei auch die Integrationstiefe, der Automatisierungsgrad sowie die Einbeziehung weiterer Unternehmensstandorte und Länder festgelegt werden.

Damit all die Erkenntnisse aus der Daten- und der Prozessanalyse sowie der genauen Definition des Projektziels eindeutig und unmissverständlich festgehalten werden, ist es ratsam, diese Ergebnisse in ein Lasten- und Pflichtenheft zu überführen.

Faktor Nr. 4 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Lasten- und Pflichtenheft

Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenheftes gehört zu den zentralen Aufgaben des Projektmanagements. Die geforderten Inhalte sind in der DIN-Norm DIN 69901 genau definiert. Dient das Lastenheft einer groben Zusammenfassung der Anforderungen an das Projektmanagement, werden im Pflichtenheft die Angaben verbindlich konkretisiert, so dass sie als Teil der Vertragsbasis für die zu erbringenden Leistungen herangezogen werden können. In einem professionellen Lasten- und Pflichtenheft sind alle Anforderungen und Ziele einer E-Invoicing-Lösung klar und eindeutig formuliert. Es dient als Orientierungshilfe bei der Auswahl eines passenden Anbieters.

Faktor Nr. 5 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Professionelles Auswahlverfahren

Wie Sie strategisch für Ihr Unternehmen den optimalen Softwareanbieter einer E-Invoicing-Lösung ermitteln, beschreibt der econtea-Leitfaden in neun Schritten. Diese reichen unter anderem von einer konkreten Marktanalyse über den Request for Information, die Auswertungen und Präsentationen der gewählten Anbieter bis hin zum Request for Proposal und dem Proof of Concept.

Weitere Kriterien, die bei der Anbieterauswahl eine Rolle spielen, werden ebenfalls benannt. Hierzu zählen Anforderungen der E-Invoicing-Lösung an das optimale Betriebsmodell, funktionale und rechtliche Anforderungen sowie unternehmenspolitische Anforderungen. Ein wesentlicher Punkt ist es, eine feingliedrige Gewichtung der Kriterien vorzunehmen, um sehr genau herauszuarbeiten, worauf das Unternehmen bei der Anbieterauswahl besonderen Wert legt. So kann man sich bei der eigentlichen Bereitstellung der E-Invoicing-Lösung sehr viel Arbeit sparen.

Faktor Nr. 6 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Zeitplanung

Apropos Zeit – nachdem Sie alle vorangegangenen Faktoren sorgfältig berücksichtigt haben, sind Sie nun tatsächlich soweit, aktiv mit Ihrem Lösungsanbieter an der Auswahl und Einführung Ihrer E-Invoicing-Lösung zu arbeiten. Wie bereits anfangs erwähnt, sind hierfür klare Kommunikationsstrukturen sowie realistische und kontrollierbare Zeitvorgaben der Schlüssel zum Erfolg. Eines sollte von Anfang an klar sein: Ein E-Invoicing-Projekt umzusetzen ist zeitintensiv. Von der Auswahl eines Vorgehensmodells bis zum Go Live der E-Invoicing-Lösung können mehrere Monate vergehen. Es ist jedoch bereits im Vorfeld möglich dafür zu sorgen, dass scheinbar unerwartete Faktoren das Ganze noch weiter verzögern. Dass zusätzlicher Personalbedarf entstehen könnte, die Stammdaten möglichst fehlerfrei vorliegen sollten und die gesetzlichen Fristen für E-Invoicing aller Länder, mit denen Sie zusammenarbeiten, bereits zusammengestellt werden können, sollte nicht im laufenden Projekt erst festgestellt werden. All dies kann schon vor dem eigentlichen Projektstart vorbereitet werden.

Last but not least ist noch ein weiterer Faktor ausschlaggebend für die erfolgreiche Auswahl, Einführung und Inbetriebnahme einer E-Invoicing-Lösung in Ihrem Unternehmen:

Faktor Nr. 7 bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung:

Rückhalt der Geschäftsleitung

Steht die Geschäftsleitung mit aller Konsequenz hinter dem Projekt? Erhalten Sie auch dann noch die nötige Rückendeckung, wenn es nötig wird, Mitarbeiter freizustellen, Mehrarbeit zu leisten, Strukturen umzuwerfen und Prozesse zu ändern? Unterstützt die Geschäftsleitung den Prozess mit ihrem umfangreichen Unternehmens- und Prozesswissen? All dies ist ausschlaggebend dafür, dass Ihr E-Invoicing-Projekt, bei allen Herausforderungen, ein nachhaltiger Erfolg wird.

Wenn wir Ihnen Fragen zum Thema E-Invoicing beantworten können, oder Sie auf der Suche nach einer passenden E-Invoicing-Lösung sind, kontaktieren Sie uns gerne.