Key User – die wichtigsten Botschafter für die Einführung eines neuen IT-Projekts

Key User – die Erfolgsgarantie für Ihre Projekteinführung. Ihre neuen Prozesse, neue Software und neuer Service leben von der Akzeptanz der Mitarbeiter. Das Key-User-Konzept bietet beste Chancen, diese Akzeptanz ganz subtil über die eigenen Mitarbeiter aufzubauen. Die Aufgaben, die ein Key User zu erfüllen hat, sind vielfältig.

Bekanntermaßen löst die Ankündigung, neue Prozesse, Software oder Services im Unternehmen zu implementieren oder heißgeliebte Altsysteme abzulösen, nicht unbedingt Begeisterungsstürme unter den Mitarbeitern aus. Anstatt das Verbesserungspotenzial zu erkennen, antizipieren die meisten Chaos und Mehrarbeit.

Die Bereitschaft, diese Einführungsprozesse zu unterstützen, ist naturgemäß eher gering. Doch hier beißt sich die Katze in den Schwanz. Ohne die Unterstützung der Mitarbeiter wird die Implementierung eines neuen Prozesses genau darin enden – in Chaos und Mehrarbeit. Key User sind im wahrsten Sinne des Wortes Schlüsselfiguren bei der Einführung neuer Prozesse in Unternehmen. Key User unterstützen bei der Bestimmung des Leistungsumfangs des neuen Systems, begleiten den Einführungsprozess, stärken die Akzeptanz für die Software oder den Service bei den Kollegen und bleiben auch nach dem Go-live wichtige Ansprechpartner für die Nutzer in ihrem Fachbereich. Diese zentralen Mitarbeiter zu identifizieren und sie aufgrund ihrer fachlichen Kenntnisse sowie persönlichen Fähigkeiten von Anfang an in den Implementierungsprozess zu involvieren, trägt wesentlich zum Erfolg des Projekts bei. Damit Sie die perfekten Key User für die Einführung eines neuen IT-Projekts in Ihrem Unternehmen leichter identifizieren können, haben wir deren konkreten Aufgaben sowie fachliche und persönliche Anforderungen in diesem Blog für Sie zusammengestellt. Außerdem zeigen wir auf, welche Rahmenbedingungen Key User benötigen, um optimal agieren zu können.

Aufgaben eines Key Users

Der Begriff Key User lässt sich frei in »Hauptnutzer« oder »entscheidender Nutzer« übersetzen. Bei der Einführung neuer IT-Prozesse oder der Implementierung neuer Software in Ihrem Unternehmen unterstützen Key User den Prozess, indem sie die fachlichen Interessen ihres Unternehmensbereichs oder ihrer Abteilung vertreten. Dies klingt zunächst recht simpel. Tatsächlich setzt die Rolle des Key Users jedoch eine vielseitige Palette an Fähigkeiten und fachlichen Qualifikationen voraus, damit er den Implementierungsprozess von der Konzeption bis zur laufenden Anwendung kompetent begleiten kann.

Die Aufgabe eines Key Users beginnt bereits in der Analysephase, in der Prozesse aufgenommen und die rechtlichen, organisatorischen und technischen Anforderungen an ein neues System formuliert werden. Im weiteren Projektverlauf stellt der Key User sicher, dass diese Anforderungen technisch korrekt umgesetzt werden. Er führt Funktionstest durch, entwirft Schulungskonzepte, setzt diese um und begleitet den Echtstart. Oftmals bleibt er auch im laufenden Betrieb der neuen IT- Lösung erster Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Nicht zuletzt sammelt der Key User Verbesserungsvorschläge und trägt somit entscheidend zur Weiterentwicklung des Projekts bei.

Ein ganz wesentlicher Fakt wird häufig übersehen: Ein Key User wirbt in jeder Projektphase für die neue Lösung.

Das tut er ganz subtil, indem er beispielsweise die jeweiligen Endanwender direkt auf fachliche Anforderungen anspricht und sie dadurch unmittelbar in den Implementierungsprozess einbezieht. Personen, die die Einführung einer neuen IT-Lösung in ihrem Arbeitsbereich persönlich mitgestalten können, nehmen diesen Prozess und sein Endprodukt verständlicherweise deutlich bereitwilliger an. Mit Infoveranstaltungen und Schulungen bauen Key User zudem Vorbehalte ab und geben ihren Kollegen Sicherheit.

Fazit

Die Aufgaben eines Key Users sind also keineswegs trivial und erfordern viel Fingerspitzengefühl. Es sind bestimmte fachliche und persönliche Eigenschaften erforderlich, um diese wichtige Position optimal bekleiden zu können. Welche Qualifikationen und Persönlichkeitsprofile der perfekte Key User mitbringen sollte, beleuchten wir im nächsten Blog »Der perfekte Key User – welche Anforderungen sollte er erfüllen?«

Lesen Sie im Beitrag „Erfolgreiches IT-Projektmanagement durch gezielte Mitarbeiterkommunikation„, welche Rolle Mitarbeiterkomminukation bei der Einführung von IT-Projekten spielt und warum IT-Schulungen der Mitarbeiter, das A und O für eine erfolgreiche Software-Einführung sind.

Wer sich für das Thema iPaaS interessiert, wird vermutlich des Öfteren mit dem Begriff des Citizen Integrators konfrontiert. In einem weiteren Beitrag möchten wir die Frage beantworten: Was ist ein Citizen Integrator und welche Stellung hat dieser bei Integrationsvorhaben in Unternehmen?