Die elektronische Rechnung wird Pflicht! Die wichtigsten Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland markiert einen bedeutenden Schritt hin zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und dem modernen Umgang mit Finanztransaktionen. In einer Welt, die von ständigem technologischem Fortschritt geprägt ist, hat Deutschland die Notwendigkeit erkannt, papierbasierte Rechnungsprozesse durch effiziente elektronische Abläufe zu ersetzen. Die E-Rechnung, insbesondere das standardisierte Format XRechnung, spielt eine zentrale Rolle in diesem Wandel und ab dem 01. Januar 2026 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zwingend vorgeschrieben.

Dieser Paradigmenwechsel zeigt nicht nur die Anpassungsfähigkeit Deutschlands an moderne Technologien, sondern unterstreicht auch den Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung und zur Schaffung effizienter, transparenter Geschäftsumgebungen.

In einem vorhergegangenen Blogbeitrag haben wir Sie bereits über die aktuellen Entwicklungen zur E-Rechnung auf Bundesebene informiert. In diesem Beitrag soll es nun um die Hintergründe zu dieser Entwicklung gehen. Wir klären Sie auf über Vorteile, Definition, Auswirkungen, technische Anforderungen, als auch über die richtige Herangehensweise an die Umstellung mit Lösungen von SEEBURGER.

Definition elektronische Rechnung – Ist ein PDF nicht auch eine E-Rechnung?

In der Praxis sind bereits mehrere Fragen aufgetaucht, von denen eine die genaue Definition einer elektronischen Rechnung betrifft. Die häufig vertretene Annahme, dass eine einfache PDF ausreichen würde, erweist sich leider als unzutreffend. Der entscheidende Unterschied zwischen einer manuell erstellten oder eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung gemäß den EU-Normen liegt in ihrer Struktur und der Art der Übermittlung.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, elektronisch versendet und empfangen wird. Ihr Differenzierungsmerkmal zu PDF-Rechnungen liegt darin, dass sie eine nahtlose und automatisierte Verarbeitung ermöglicht, ohne den Wechsel zwischen verschiedenen Medien.

Hierbei ist zu beachten, dass eine E-Rechnung

1. als ein rein semantisches Datenformat gestaltet ist. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten in einem Format vorliegen, das es ermöglicht, sie direkt und ohne Umwege in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
2. auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde und nicht primär für die manuelle Sichtprüfung gedacht ist. Allerdings kann der XML-Datensatz mithilfe von Visualisierungsprogrammen auch menschenlesbar dargestellt werden.

Die nachstehende Abbildung veranschaulicht die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnungen. Während Papier- und PDF-Rechnungen visuelle Darstellungen sind, die für Menschen lesbar sind, handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, der für die automatisierte Verarbeitung optimiert ist.

Welche Vorteile ergeben sich aus der elektronischen Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland und vielen anderen Ländern ist Teil eines breiteren Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die Einführung der E-Rechnung zielt darauf ab, manuelle und papierbasierte Prozesse durch effizientere elektronische Abläufe zu ersetzen.

Hierbei sind konkret folgende Vorteile zu erwarten:

• Die Verwendung von E-Rechnungen kann die Effizienz in den Geschäftsprozessen erheblich verbessern. Elektronische Rechnungen können automatisch in Buchhaltungssysteme integriert werden, was Zeit und Ressourcen spart. Zudem vereinfacht die Verwendung eines standardisierten Formats wie der XRechnung in Deutschland den Datenaustausch und erhöht die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen, sodass auch wiederum die Systeme effizienter zusammenarbeiten können.
• Die Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen, Kosten im Zusammenhang mit der aufwendigeren manuellen Verarbeitung, dem Druck und dem Versand von Papierrechnungen zu reduzieren. Dies reduziert gleichzeitig den Papierverbrauch und trägt zu einer nachhaltigeren Arbeitsweise
• Elektronische Rechnungen können den Zahlungsprozess beschleunigen, da die Übermittlung und Verarbeitung von Daten dank Automatisierung schneller erfolgt als bei papierbasierten Rechnungen.
• Die Einführung der E-Rechnung fördert sowohl die allgemeine Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland als auch die Akzeptanz in der Gesellschaft. Dies ist ein Schritt hin zu modernen, effizienten und nachhaltigen Arbeitsweisen auf allen Ebenen und auch in anderen Bereichen der Wirtschaft.
• Rechtliche Rahmenbedingungen können die Einführung von E-Rechnungen vorschreiben oder fördern. Für Unternehmen, die Rechnungen stellen, steht dann eben auch Compliance weit im Vordergrund. Konkrete relevante Gesetze erläutern wir im Folgenden.

Relevante Gesetze und Vorschriften für die E-Rechnung

Die gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ist die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014. In Deutschland wurden die Regelungen im E-Government-Gesetz festgeschrieben und fortlaufend erweitert.

Die Richtlinie beinhaltet folgende wichtige Aspekte:

• Das Hauptziel der Richtlinie besteht darin, einen gemeinsamen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen zu schaffen. Durch die Standardisierung soll der grenzüberschreitende Austausch von elektronischen Rechnungen erleichtert und die Effizienz in den öffentlichen Verwaltungen der Mitgliedstaaten gesteigert werden – dank Interoperabilität zwischen verschiedenen nationalen Systemen. Dieser Standard ist im Wesentlichen auf der Grundlage des UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII) Standards entwickelt worden.
• Die Mitgliedstaaten werden verpflichtet, sicherzustellen, dass ihre öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dabei müssen sie die europäische Norm EN 16931 für die Struktur von E-Rechnungen verwenden.
• Die Richtlinie fördert die Verwendung von Semantiken (einheitliche Bedeutungszuweisungen) zur Verbesserung der Verständlichkeit und Interpretation von Rechnungsdaten.

Was hat das für Auswirkungen auf Unternehmen und Verbraucher?

Aus dem bisher Analysierten resultieren natürlicherweise auch Auswirkungen auf Unternehmen und Verbraucher.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung hat weitreichende Auswirkungen auf Unternehmen und Verbraucher. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Buchhaltungsprozesse anzupassen, um den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden.

Die oben genannten Vorteile treffen selbstverständlich auf Unternehmen als auch auf Verbraucher zu. Hinzu kommen weitere positive Auswirkungen der Effizienz durch Digitalisierung:

• Unternehmen, insbesondere wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern interagieren, müssen sich an die regulatorischen Anforderungen im Zusammenhang mit E-Rechnungen halten. Die Einhaltung solcher Vorgaben kann zur Geschäftsfähigkeit beitragen. Konkret bedeutet das, dass elektronische Rechnungen spezifische technische Anforderungen erfüllen müssen, um den rechtlichen Standards zu entsprechen. Dazu gehört die Verwendung von bestimmten Dateiformaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Diese technischen Anforderungen können je nach den gesetzlichen Bestimmungen und den Bedürfnissen des Unternehmens variieren.
• Die Standardisierung durch E-Rechnungen trägt dazu bei, die Genauigkeit von Transaktionsdaten zu verbessern. Unternehmen und Verbraucher profitieren von einer transparenteren Darstellung von Finanzinformationen.
• Die Einführung der E-Rechnung könnte die Art und Weise beeinflussen, wie Verbraucher ihre Rechnungen bezahlen. Die Bequemlichkeit elektronischer Zahlungsmethoden könnte sich auf das Zahlungsverhalten auswirken.
• Die Einführung von Sicherheitsstandards und Datenschutzaspekten im Zusammenhang mit E-Rechnungen können sich positiv auswirken. Die Implementierung sicherer Technologien schützt die persönlichen und finanziellen Daten der Verbraucher.

Wie kann SEEBURGER bei der Umsetzung helfen?

SEEBURGER steht Ihnen als bewährter Experte für E-Invoicing-Lösungen zur Seite, um die reibungslose Implementierung von E-Invoicing und Meldesystemen zu gewährleisten. Unser Ziel ist es, Sie bei der einfachen und standardisierten Umsetzung der erforderlichen Vorschriften für E-Invoicing und Meldesysteme zu unterstützen.

Unser Leistungsspektrum erstreckt sich über verschiedene E-Invoicing-Standards, einschließlich EDI, ZUGFeRD, FacturX, XRechnung und Peppol, um den Bedürfnissen auf dem deutschen Markt gerecht zu werden. Wir sind auch in der Lage, globale E-Invoicing-Anforderungen zu unterstützen. Unsere Lösungen zeichnen sich durch Flexibilität aus und sind ERP-unabhängig einsetzbar. Gleichzeitig bieten wir eine nahtlose Integration in SAP und verfügen über umfangreiche Expertise, um die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen in SAP S/4HANA zu optimieren.

Unser SEEBURGER Invoice Delivery Service ermöglicht es Ihnen, Ihren Kunden und Geschäftspartnern eine sichere und rechtskonforme Zustellung von Ausgangsrechnungen in den EN16931-basierten ZUGFeRD-, FacturX- oder XRechnung-Formaten anzubieten. Diese Zustellung erfolgt ebenfalls sicher über Peppol und ist unabhängig von Ihrem ERP-System.

Der SEEBURGER Invoice Portal Service ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung eingehender E-Rechnungen in einem durchgängigen Prozess. Dies umfasst die Entgegennahme eingehender Rechnungen, die Buchung und die Integration in alle gängigen ERP-Systeme. Unsere Lösungen optimieren Ihren E-Invoicing-Prozess und gewährleisten eine effiziente und rechtskonforme Abwicklung Ihrer Rechnungen.