Eingangsrechnungsbearbeitung mit der Getting Things Done®-Methode

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Effiziente Eingangsrechnungsbearbeitung mit der Getting Things Done®-Methode

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GTDGetting Things Done (GTD) ist eine beliebte, fünfstufige Zeitmanagement-Methode, die auf der Idee basiert, den Kopf zu leeren und alles auf eine To-do-Liste zu übertragen. Stress- und Vergesslichkeit werden reduziert, da Sie effizient dabei unterstützt werden, nicht lediglich an Ihre Aufgaben zu denken, sondern diese auch zu erledigen. Wie das SEEBURGER Invoice Portal in Kombination mit der GTD-Methode Ihre Abläufe bei der Eingangsrechnungsverarbeitung wirkungsvoll optimieren kann, erfahren Sie hier.

Seit vielen Jahren wird die GTD-Methode im Bereich Selbstmanagement hoch gelobt. GTD ist eine Methode zur Steigerung der Produktivität und basiert auf David Allen*, der mit seinem Buch »Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity«* einen weltweiten Bestseller gelandet hat. Die deutsche Ausgabe heißt »Wie ich die Dinge geregelt kriege«*.

GTD hat über die letzten Jahre sehr viele enthusiastische Anhänger gewonnen, die nicht müde werden, den Hype um GTD weiter zu leben. Und das zu Recht, denn GTD ist eine Methode des Zeitmanagements, die sowohl im privaten Leben, als auch im Job funktionieren kann. Die Eingangsrechnungsverarbeitung mit dem SEEBURGER Invoice Portal und die GTD-Methode ergänzen sich perfekt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre täglichen Buchhaltungsaufgaben damit noch besser erledigt bekommen.

Die GTD-Methode umfasst die folgenden 5 Schritte:

        1. Erfassen
        2. Durcharbeiten
        3. Organisieren
        4. Durchsehen
        5. Handeln

1. Erfassen
Wichtigster Grundsatz von GTD ist, alles, was anfällt, zunächst schriftlich zu erfassen, um den Kopf frei zu bekommen. Übertragen auf die Eingangsrechnungsverarbeitung bedeutet dies, dass Sie alle Rechnungen in das SEEBURGER Invoice Portal einstellen. Papierrechnungen werden tagesaktuell gescannt, E-Mail-Rechnungen (PDF, ZUGFeRD) an das SEEBURGER Invoice Portal verschlüsselt übertragen und EDI-Rechnungen in das SEEBURGER Invoice Portal importiert. Alle Rechnungen werden daraufhin automatisch vom SEEBURGER Invoice Portal für die weitere Bearbeitung aufbereitet (OCR, Erkennung, EDI-Mapping, Erstellung einer Visualisierung bei eingehenden ZUGFeRD und EDI-Rechnungen).

2. Durcharbeiten
Mit »Durcharbeiten« meint David Allen, dass jeder User, Rolle oder Gruppe der Reihe nach alle Eingangsrechnungen durchgeht und entscheidet, was damit zu tun ist. Dabei gelten diese beiden eisernen Grundsätze:

A) Sie nehmen jede Rechnung nur einmal in die Hand.
B) Sie legen keine Rechnung wieder zurück.

Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten:

Delegieren: Können Sie die notwendige Bearbeitung delegieren? Vielleicht ist jemand anders besser dafür geeignet? Über das SEEBURGER Invoice Portal können Sie die Aufgabe direkt delegieren, beziehungsweise Rückfragen erstellen.

Erledigen: Dauert das Erledigen weniger als zwei Minuten? Falls ja, dann sollten Sie die Aufgabe sofort erledigen. Es hat keinen Sinn, sie auf einen anderen Zeitpunkt zu verschieben. Das Verschieben kostet oft mehr Zeit und Energie, als die Rechnungsbearbeitung direkt zu erledigen. Betrachten Sie die zwei Minuten hierbei als Richtwert. Je nach Ihrer persönlichen Arbeitsweise und Gewohnheit, können Sie sich auch ein Limit von fünf oder zehn Minuten setzen

Verschieben: Wenn das Erledigen der Aufgabe länger als zwei Minuten (oder das von Ihnen festgelegte Zeitlimit) dauert, dann sollten Sie die Erledigung auf einen späteren Zeitpunkt legen. Aufgeschoben ist jedoch nicht Aufgehoben.

Automatische Priorisierung der Rechnungen durch das System: Das SEEBURGER Invoice Portal priorisiert automatisch nach Fälligkeit und gewünschter vorgegebener Bearbeitungszeit. Sie haben zudem die Möglichkeit, selbständig Reminder zu setzen. Somit werden alle Rechnungen für Sie gemäß Terminierung gebündelt. Die GTD-Methode verwendet keine oder nur ganz sparsam Prioritäten, und das ist auch der deutlichste Unterschied zu anderen Methoden. Schließlich ist ohnehin alles ganz dringend. Diese Philosophie gilt auch für das SEEBURGER Invoice Portal. Jedoch besteht hier die Möglichkeit, eine Rechnung mit hoher Priorität einzustufen und den Buchungsvorgang dadurch zu beschleunigen.

3. Organisieren
Oft der schwerste Schritt in einem Arbeitsprozess ist das Organisieren. Hier bietet das SEEBURGER Invoice Portal optimale Unterstützung: Buchungsstrategien sind hinterlegt und ein Workflow-System mit automatischer kontextbasiert Userfindung integriert. Klärungs- und Freigabeprozesse werden über vordefinierte Prozessregeln automatisiert abgearbeitet. Sie können sich voll und ganz auf Ihre aktuelle Aufgabe der Rechnungsbearbeitung konzentrieren.

Eine weitere Aufgabe im Rahmen der Organisation ist die Ablage der Dokumente. Das SEEBURGER Invoice Portal bietet durch die Integration des Archiv-Systems die Möglichkeit, alle zum Rechnungsvorgang dazugehörigen Dokumente zu archivieren und dem Rechnungsprozess zuzuordnen. Damit sind die Dokumente für alle Prozessbeteiligten stets einsehbar.

4. Durchsehen
Vor dem Handeln steht die Durchsicht. Mehrmals täglich oder optional auch als Tagesplanung legen Sie den nächsten Schritt fest. Durch den Tages- und Wochenrückblick des SEEBURGER Invoice Portals erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die noch offenen Aufgaben

5. Handeln
Das SEEBURGER Invoice Portal führt Sie durch den Bearbeitungsprozess von der Eingangsrechnung bis zur Erstellung des Buchungssatzes. Sie können aus Ihrem Eingangspostkorb der offenen Aufgaben die nächsten zu bearbeiteten Rechnungen heraussuchen und bearbeiten.

Warum funktioniert GTD so gut?

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht, liegt der Fokus bei GTD stets auf der Erledigung und nicht auf der Planung. Der größte Vorteil dieser Methode ist, dass alles aus dem Kopf direkt in ein funktionierendes System übertragen wird. Mit der Getting Things Done-Methode und dem SEEBURGER Invoice Portal steigern Sie Ihre Effektivität und Produktivität in der Kreditorenbuchhaltung.

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Peter Fels

Über den Autor:

Peter Fels ist Produktmanager D-A-CH im Hause SEEBURGER für die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung für alle non-SAP-Systeme. Herr Fels hat viele Jahre Erfahrung bei der Umstellung von papierhaften auf elektronische Rechnungsprozesse.