Polen plant Einführung des B2B-E-Invoicing

+++ Update Februar 2024: Obligatorisches KSeF soll definitiv umgesetzt werden – neuer Zeitplan im Frühjahr erwartet

Bei einem Treffen mit Vertretern der Regierung und anderer beteiligter Organisationen Anfang Februar erläuterte Finanzminister Andrzej Domański die aktuellen Pläne für die Umsetzung des obligatorischen KSeF, das im Januar verschoben wurde:

• Das verpflichtende KSeF wird auf jeden Fall eingeführt werden.
• Am 9. Februar kündigte das Finanzministerium einen Zeitplan für Konsultationen über rechtliche Lösungen und die Funktionalität des KSeF-Systems an.
• Um die Monatswende April/Mai wird ein neuer Termin für die verpflichtende Nutzung des KSeF bekannt gegeben.
• Ab April/Mai wird jedes der 400 Finanzämter praktische Schulungen zur Nutzung der kostenlosen Software für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen anbieten.

Vertreter des Ministeriums betonten, dass der Beginn der Konsultationen nicht bedeutet, dass die Arbeit an den rechtlichen Lösungen und der Systemfunktionalität von Anfang an beginnen wird. Bei der Analyse von Vorschlägen für mögliche Änderungen werden sie diese auch unter dem Aspekt der Kosten für die Unternehmer betrachten, da diese bereits viel Mühe und Ressourcen in die Vorbereitung der Nutzung des KSeF investiert haben.

SEEBURGER wird die weiteren Entwicklungen verfolgen und regelmäßig in diesem Blog und auf der SEEBURGER-Homepage aktualisieren.

+++

+++ Update  Januar 2024: Im Jahr 2024 wird es kein verpflichtendes KSeF geben

Das polnische Finanzministerium hat am 19.01.2024 darüber informiert, dass kritische Fehler im KSeF gefunden wurden, die eine Einführung des Systems im Jahr 2024 verhindern.

Die genauen Auswirkungen und neue Zeitpläne wurden noch nicht bekannt gegeben. Zunächst soll ein externes Audit durchgeführt werden, um die bestehenden Probleme im Code, den Funktionen und der Performance von KSeF zu analysieren.

SEEBURGER wird die weiteren Entwicklungen verfolgen und regelmäßig in diesem Blog und auf der SEEBURGER-Homepage über Neuigkeiten informieren.

+++

+++ Update Polen Dezember 2023: Polen treibt die Einführung des E-Invoicings im B2B-Bereich voran: Updates zur Verpflichtung zum KSeF-System

Einleitung

In unserem letzten Blog-Update haben wir Polens ehrgeizigen Plan zur Einführung des obligatorischen E-Invoicings im B2B-Bereich vorgestellt. Zum Jahreswechsel machen nun bedeutende Entwicklungen in der Regulierungslandschaft ein Update über die Entwicklung des KSeF-Systems (Krajowy System e-Faktur) erforderlich. Das polnische Finanzministerium (MoF) hat öffentliche Konsultationen zu wesentlichen Änderungen eingeleitet und die Steuerzahler eingeladen, ihre Meinung zu äußern. In diesem Update erläutern wir die jüngsten Entwicklungen im Zusammenhang mit diesen Konsultationen und die vorgeschlagenen Änderungen am KSeF-System.

Öffentliche Konsultationen zur verpflichtenden Einführung des KSeF-Systems

Am 24. November 2023 stellte das Finanzministerium (MoF) zwei Verordnungsentwürfe über die Anwendung des nationalen elektronischen Rechnungssystems KSeF zur Einsichtnahme für die Öffentlichkeit zur Verfügung (Nr. 826 und Nr. 827 auf der Liste der Gesetzgebungsarbeiten). In den Entwürfen werden Aktualisierungen zu wichtigen Aspekten vorgeschlagen, darunter QR-Code-Generierung, Offline-Rechnungsstellung und KSeF-Autorisierungen. Die Steuerzahler sind aufgefordert, innerhalb von drei Wochen ihre Kommentare zu zwei vom Finanzministerium vorgeschlagenen Durchführungsentwürfen abzugeben.

Entwurf der Verordnung Nr. 826: Änderung zur Ausstellung von Rechnungen

Der Entwurf konzentriert sich auf Änderungen im Zusammenhang mit der Ausstellung von Rechnungen, die am 1. Januar 2025 in Kraft treten. Zu den wichtigsten Punkten gehören:

1. Einbeziehung des NIP für mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige:

Ab dem 1. Januar 2025 müssen mehrwertsteuerbefreite Steuerpflichtige auf KSeF-Rechnungen die NIP (Steueridentifikationsnummer) sowohl des Käufers als auch des Lieferanten angeben.

2. Rechnungen für kontinuierliche Dienstleistungen:

Bei Rechnungen für kontinuierliche Dienstleistungen, wie z. B. die Bereitstellung von Versorgungsleistungen, müssen bestimmte Elemente ausgeschlossen werden, z. B. das Maß und die Menge der gelieferten Waren oder der Umfang der erbrachten Dienstleistungen. Außerdem sind die Preise je Einheit ohne Steuern (Nettopreise je Einheit) nicht zu berücksichtigen.

Entwurf der Verordnung Nr. 827: Technische Regulierungen für KSeF

Der Entwurf umfasst technische Regulierungen für KSeF und führt mehrere wichtige Bestimmungen ein, um die Funktionalität und Sicherheit des Systems zu verbessern. Zu den wichtigsten Punkten gehören:

1. Erweiterter anonymer Zugang:

   Der Entwurf schlägt vor, den anonymen Zugang zu Rechnungen zu erweitern, insbesondere im Notfallmodus bei Systemausfällen und Nichtverfügbarkeit, wobei der Schwerpunkt auf Rechnungen für MwSt.-RR und MwSt.-RR-Korrekturrechnungen liegt.

2. QR-Code-Generierung:

   QR-Codes werden nun sowohl im normalen „KSeF-Online-Modus“ als auch in Notfallsituationen (ohne Verbindung zum KSeF im „KSeF-Offline-Modus“) erzeugt. Das Finanzministerium (MoF) plant, in den nächsten Tagen die Spezifikationen, einschließlich der technischen Anforderungen für QR, zu veröffentlichen.

3. KSeF-Autorisierung und Authentifizierung:

   Der Geltungsbereich der Autorisierung wird ausgeweitet und schließt nun auch Pauschallandwirte als berechtigte Steuerzahler ein. Darüber hinaus sind verbesserte Sicherheitsmaßnahmen für autorisierte Token geplant, wobei Token, die vor dem 1. Juli 2024 erzeugt werden, bis zum 31. Dezember 2024 gültig sind.

Feedback einreichen:

Interessierte werden gebeten, ihre Antworten elektronisch und in bearbeitbarer Form an folgende Adresse zu übermitteln: Sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Auf Polens Weg zur Einführung der elektronischen B2B-Rechnungsstellung unterstreichen die vorgeschlagenen Änderungen am KSeF-System das Bestreben der polnischen Regierung, die Finanzprozesse zu modernisieren und zu rationalisieren. Wir warten nun auf die baldige Veröffentlichung der technischen Spezifikationen für QR-Codes. Wir werden weiterhin die sich entwickelnde E-Invoicing-Landschaft in Polen beobachten und navigieren und Sie auf dem Laufenden halten.

+++

+++ Update Polen Juni 2023: Neue Version der logischen Struktur des FA(2) für September 2023 geplant+++

Das polnische Finanzministerium plant, ab dem 1. September 2023 eine neue Version der logischen Struktur des FA(2) in Kraft zu setzen.

Die Nachricht wurde am 23. Mai 2023 zusammen mit einem Entwurf der FA(2) veröffentlicht und sieht den folgenden Zeitplan für das Projekt vor:

• Juni 2023: Veröffentlichung der logischen Struktur auf ePUAP
• Juli 2023: Testumgebung für die neue Version verfügbar
• September 2023: Produktionsumgebung verfügbar.

Eine Delta-Analyse, die die Änderungen von FA(1) zu FA(2) hervorhebt (basierend auf der Entwurfsversion FA(2)), finden Sie hier.

+++

+++ Update Polen Februar 2023: KSeF-Verschiebung für das B2B-E-Invoicing auf 01.07.2024 wahrscheinlich

Am 02.02.2023 hat das Finanzministerium in Polen Änderungen am Entwurf des Nationalen Systems für die elektronische Rechnungsstellung (KSeF) veröffentlicht.

Nach intensiver öffentlicher Beratung des Gesetzesentwurfs zur Einführung des E-Invoicing-Mandats mit dem KSeF am 31.01.2023, wurde ein überarbeiteter Entwurf vorgestellt. Dieser Gesetzentwurf reflektiert umfassend die Forderungen von Wirtschaftsverbänden, Buchhaltern und Rechnungsprüfern, dem IT-Sektor und dem Infrastrukturministerium.

Vorgeschlagene Änderungen der KSeF-Anforderungen:

• Gesetz zum E-Invoicing soll am Juli 2024 wirksam werden.
• Von der Mehrwertsteuer befreite Steuerpflichtige müssen am Januar 2025 das E-Invoicing-Mandat erfüllen.
• Der Scope ändert sich:
  • Out of Scope sind
    • B2C-E-Invoices und
    • Tickets, die die Funktion einer Rechnung erfüllen – einschließlich Quittungen auf mautpflichtigen Autobahnen.
  • Kassenrechnungen und vereinfachte Rechnungen müssen erst am Januar 2025 das E-Invoicing-Mandat erfüllen.
• Für den Fall, dass der Steuerpflichtige nicht in der Lage ist, Rechnungen übers KSeF auszustellen, kann er die Rechnung offline ausstellen und muss die Rechnung spätestens am Tag nach der Offline-Ausstellung an das KSeF elektronisch übermitteln.
• Die Sanktionen sind liberalisiert worden und deren Anwendung wird erst ab dem 1. Januar 2025 wirksam.

+++

+++ Update Polen Juni 2022: E-Invoicing in Polen ab Januar 2024 verpflichtend

Am 17. Juni diesen Jahres hat der Rat der Europäischen Union beschlossen, die elektronische Rechnungsstellung in Polen ab 1. Januar 2024 verpflichtend einzuführen. Alle Informationen hierzu finden Sie auf der Website des polnischen Finanzministeriums.

+++

+++ Update Polen April 2022: Ausnahmeregelung von der Mehrwertsteuerrichtlinie beantragt – E-Invoicing-Mandat tritt frühestens in Q2/2023 in Kraft

Dem Rat wurde ein Vorschlag für einen Durchführungsbeschluss zur Genehmigung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung vorgelegt. Laut diesem soll durch eine Ausnahmeregelung erreicht werden, dass alle Umsätze, für die nach polnischem Mehrwertsteuerrecht eine Rechnung ausgestellt werden muss, über das nationale System für elektronische Rechnungsstellung (polnisch: Krajowy System e-Faktur – KSeF) verarbeitet werden müssen. Diese Regelung soll für alle in Polen ansässige Steuerpflichtigen gelten. Zudem müssen Steuerpflichtige dem KSeF auch spezifische Informationen über solche Umsätze übermitteln, für die gemäß den polnischen MwSt.-Vorschriften keine Rechnungen ausgestellt werden müssen. Hierzu zählen beispielsweise der innergemeinschaftliche Erwerb von Waren und die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen.

Im Falle einer Genehmigung würde die Ausnahmegenehmigung vom 1. April 2023 bis zum 31. März 2026 gelten. Das bedeutet, dass das polnische Mandat für die elektronische Rechnungsstellung frühestens im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten wird.

Der Vorschlag wird derzeit von der Europäischen Kommission geprüft und kann unter folgendem Link eingesehen werden: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:52022PC0136&from=EN

+++

+++ Update Polen September 2021: Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems verzögert sich bis 2022

Am 6. August 2021 gab das polnische Finanzministerium auf seiner Website bekannt, dass sich die Einführung des polnischen CTC E-Invoicing-Clearingsystems auf Januar 2022 verschieben wird (ursprünglich geplant für Oktober 2021). Außerdem sind nun Entwürfe der XML-Standards für die elektronische Rechnungsstellung auf Polnisch und Englisch verfügbar – einschließlich einer Reihe von Musterrechnungen.

+++

Der Wettlauf in Richtung Continuous Transaction Controls (CTC) in Europa geht mit zunehmendem Tempo weiter. Begonnen wurde er von Spanien, Portugal und Italien (die entweder E-Invoicing zwischen Unternehmen (B2B) über ein zentrales Austauschsystem verpflichtend einführten) oder die elektronische Echtzeit-Mehrwertsteuerberichterstattung zur Pflicht machten. Am 17. Dezember 2020 gab das polnische Finanzministerium bekannt, dass Polen das vierte Land in der Europäischen Union sein wird, das die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einführt. Eine zentrale staatliche Plattform für E-Invoicing wird zur Verfügung gestellt

• zur freiwilligen Nutzung ab Ende 2021,
• mit verpflichtender Nutzung ab 2023.

Polen schreibt B2B-E-Invoicing über eine zentrale Plattform ab 2023 vor

Polen, wo B2G-E-Invoicing seit 2020 für Lieferanten verpflichtend ist, schließt sich nun dem Club der europäischen CTC-Länder an. Italien verpflichtet beispielsweise die Unternehmen gesetzlich, ihr SdI-Austauschsystem für die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen. Von diesen Erfahrungen und denen anderer Länder wird Polen profitieren. So kann das Land bestimmte Fallstricke bei der Einführung seiner eigenen CTC-Plattform, dem zentralen nationalen CTC-System für elektronische Rechnungen „Krajowego Systemu e-faktur (KSeF)“, dadurch sicher vermeiden. Die Hauptmotivation hinter der Einführung von E-Invoicing über ein zentrales System sind die Bekämpfung von Steuerbetrug und die effizientere Eintreibung der von den Steuerzahlern geschuldeten Mehrwertsteuer. Inmitten einer globalen Pandemie ist dies besonders wichtig geworden. Polen hat bereits erhebliche Fortschritte bei der Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs gemacht, indem es in den letzten Jahren SAF-T-Dateien (in Polen als JPKs bekannt) und das Betrugsmarkierungssystem STIR eingesetzt hat, um eine elektronische Mehrwertsteuerberichterstattung, auch für Daten aus elektronischen Registrierkassen, zu ermöglichen. Die Steuerzahler sind verpflichtet, monatlich SAF-T-Berichte an die polnische Steuerbehörde zu übermitteln. Allerdings erfolgt das SAF-T-Reporting nicht in Echtzeit, wie es bei kontinuierlichen Transaktionskontrollen der Fall ist. Darüber hinaus automatisiert das SAF-T-Reporting den Versand und die Verarbeitung von Rechnungen für Unternehmen nicht so effizient wie die elektronische Rechnungsstellung auf Basis von XML.

Sowohl die polnische Steuerbehörde als auch die polnischen Unternehmen profitieren am meisten, wenn XML-E-Rechnungen einem nationalen Standard folgen und ein einziges zentrales System alle Rechnungen automatisch protokolliert und überprüft.

Zielsetzung und Nutzen

1. Das polnische Finanzministerium schreibt auf seiner Website, dass es in Europa als Vorreiter für moderne Lösungen für Unternehmen an der Spitze stehen will. Wenn sich E-Invoicing als erfolgreich erweist, kann es die derzeitigen SAF-T JPK-Meldepflichten ersetzen. Diese Aussicht verbessert die Bedingungen für Steuerzahler durch einen einfacheren und schnelleren Zugang zu Dokumenten, während gleichzeitig die polnische Steuerverwaltung zeitnaher mit Informationen zur Umsatzsteuer versorgt wird.
2. Die polnischen Steuerbehörden wollen vor allem Echtzeit-Informationen über Umsatzsteuerrechnungen gewinnen, um den Umsatzsteuer-Karussellbetrug schneller und effektiver bekämpfen zu können. In Zeiten, in denen die europäischen Länder für 2018 eine jährliche Mehrwertsteuerlücke von mehr als 140 Milliarden Euro erwarteten, die aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 im Jahr 2020 mit aller Wahrscheinlichkeit noch deutlich höher ausfallen wird, ist es zwingend erforderlich, die staatliche Finanzierung durch die Erhebung dieser fehlenden Mehrwertsteuer zu sichern – je früher, desto besser. Die erwartete Steigerung der Mehrwertsteuereinnahmen in Polen soll vor allem durch die Bekämpfung unredlicher Buchführung erreicht werden.
3. Das polnische Finanzministerium will ein zuverlässiges CTC E-Invoicing-System einführen – zunächst auf freiwilliger Basis, später verpflichtend – basierend auf den Erfahrungen der anderen europäischen Vorreiter Italien, Spanien und Portugal. Dieser Ansatz wird den Steuerzahlern einen reibungslosen Start auf freiwilliger Basis ab Ende 2021 ermöglichen – in dem sie von einer verkürzten Mehrwertsteuererstattungsfrist von 40 statt 60 Tagen profitieren – bevor die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird.

Die Einzelheiten des E-Invoicing-Systems für B2B-Rechnungen in Polen sind noch nicht festgelegt. Es wird mindestens für die nächsten 2 Jahre ein heißes Thema im europäischen E-Invoicing bleiben. Mit Spannung verfolgen wir Polens klaren Versuch weiter, Frankreich im CTC-Rennen zu schlagen.

Zusammenfassung

Unter den EU-Mitgliedsstaaten ist Polen einer der Vorreiter bei der Implementierung eines staatlichen Austauschsystems für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Dies würde eine schnellere und effektivere Überwachung und Überprüfung von Umsatzsteuerinformationen ermöglichen. Wir sehen einen Trend zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Europa, angeführt von Italien, Spanien, Portugal, Ungarn und Frankreich. Es ist davon auszugehen, dass andere EU-Länder folgen werden – so wie die elektronische Rechnungsstellung in den letzten zehn Jahren in ganz Lateinamerika begonnen und sich ausgebreitet hat.

Die Herausforderung wird sein, die individuellen rechtlichen Anforderungen jedes Landes zu berücksichtigen und umzusetzen

1. ohne sich mit mehreren verschiedenen lokalen Providern in den jeweiligen Ländern auseinandersetzen zu müssen,
2. die verschiedenen technischen Anforderungen bei der Eingangs- und Ausgangsfakturierung zu erfüllen, wie z. B. vorgeschriebene Datenformate und Kommunikationswege,
3. und gleichzeitig eine einfache und zuverlässige Anbindung an die jeweiligen ERP-Systeme zu gewährleisten.

Die SEEBURGER BIS E-Invoicing Solution bietet die Steuerung der Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Erweiterungen für eine tiefe Prozessintegration innerhalb beliebiger ERP-Systeme. Dazu gehört auch die nahtlose Integration von SAP S/4HANA über die SAP API Business Hub. Wir sind ein etablierter Anbieter von Cloud Services mit langjähriger Erfahrung, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern in der EU und anderswo zu verstehen und mit einer Lösung aus einer Hand zu erfüllen.