Der perfekte Key User – Anforderungen und Rahmenbedingungen.

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Der perfekte Key User – Anforderungen und Rahmenbedingungen

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Key User als Erfolgsrezept bei der ProjekteinführungKey User sind im wahrsten Sinne des Wortes Schlüsselfiguren bei der Einführung von IT-Projekten in Unternehmen. Damit sie ihre Aufgabe optimal erfüllen können, sollten sie bestimmte fachliche und persönliche Anforderungen erfüllen. Außerdem spielen die Rahmenbedingungen, die sie für die Projekteinführung vorfinden, eine wesentliche Rolle.

Ihre neuen IT-Projekte, neue Software und neuer Service leben von der Akzeptanz der Mitarbeiter. Das Key-User-Konzept bietet beste Chancen, diese Akzeptanz ganz subtil über die eigenen Mitarbeiter aufzubauen. Nachdem wir im Blog „Key User – die wichtigsten Botschafter für die Einführung eines neuen IT-Projekts“ die Aufgaben, die diese Mitarbeiterrolle beinhaltet beleuchtet haben, gehen wir in diesem Blog auf die Anforderungen ein, denen sich ein Key User im Unternehmen zu stellen hat.

Anforderungen an einen Key User

Wie sieht der ideale Key User für die Einführung einer neuen IT-Lösung aus?
Er muss hohe Fachkompetenz besitzen, ein tief greifendes Verständnis für Prozesse in seinem und angrenzenden Bereichen mitbringen, eine gewisse IT-Affinität aufweisen und Geschick im Umgang mit Menschen haben.

Bei diesen Kriterien denkt man in Unternehmen häufig an Führungskräfte wie Abteilungsleiter. Insbesondere in größeren Organisationen ist dieser Personenkreis jedoch oftmals nicht mit den Details des Tagesgeschäfts vertraut. Der optimale Key User kann sich zwar in leitender Position befinden, sitzt jedoch häufig an ganz anderer Stelle.

Bei der Key-User-Auswahl sollte man also das Augenmerk nicht auf die Organigramme richten, sondern sich viel mehr von Anforderungsprofilen leiten lassen. Zu unterscheiden sind hier fachliche und persönliche Eigenschaften, die wir im Folgenden beleuchten möchten.

Fachliche Anforderungen

Selbstverständlich müssen Key User bestens mit den Aufgaben und Geschäftsprozessen ihres Unternehmensbereichs vertraut sein, weshalb insbesondere Mitarbeiter in die engere Auswahl kommen, die über eine gewisse Betriebszugehörigkeit verfügen und als Wissensträger in ihrer Abteilung anerkannt sind. Fehlendes Fachwissen kann bereits bei der Auswahl der passenden IT- Lösung und deren Gestaltung zu schwerwiegenden Fehlentscheidungen führen.

Sehen wir uns exemplarisch die Key-User-Auswahl für den Eingangsrechnungsprozess an: Ideal ist eine Person, die den gesamten Purchase-to-Pay Prozess und dessen Bedeutung kennt. Ein Mitarbeiter, der ausschließlich mit der Endbuchung befasst ist, eignet sich hingegen weniger für diese Rolle, da der Kandidat wissen sollte, wie die Kreditorenbuchhaltung mit angrenzenden Bereichen wie Einkauf und Wareneingang interagiert – also wie wichtige Schnittstellen innerhalb bereichsübergreifender Prozesse funktionieren. Kurz: Key User müssen Personen sein, die sich für Gesamtzusammenhänge interessieren und über den Tellerrand hinausblicken.

Persönliche Anforderungen

Erfüllt ein potentieller Kandidat für die Rolle des Key Users perfekt alle fachlichen Anforderungen, ist dies jedoch erst die halbe Miete. In dieser Position ist eine Person auch auf zwischenmenschlicher Ebene maximal gefordert. Ebenso ist das Talent, den Überblick zu wahren und klare Vorgaben verständlich zu übermitteln für den Erfolg der Einführung eines IT-Projekts besonders wertvoll. Wie der ideale Key User also auf persönlicher Ebene gestrickt sein sollte, könnte folgendermaßen aussehen:

Dass ein Key User Motivation für die IT- oder Software-Einführung mitbringen und offen für Neues sein sollte, versteht sich von selbst. Bei der Einführung einer neuen IT-Lösung kommen häufig unkonventionelle Ideen auf, die eine positive und konstruktive Herangehensweise erfordern.

Zuträglich ist zudem eine analytische und abstrakte Denkweise sowie Erfahrung im Lösen von Problemen. Hierbei ist eine schnelle Auffassungsgabe hilfreich, um mögliche neue Lösungsansätze zu erkennen und umzusetzen.

Hierfür bedarf es wiederum der Akzeptanz bei Vorgesetzten und Kollegen. Key User sollten ihre Sichtweise im Rahmen des Projekts auch unter erschwerten Bedingungen konsequent vertreten können, wobei sie selbstverständlich diplomatisch bleiben und fair diskutieren.

Was die Methodik betrifft, so ist es nicht zwingend erforderlich, dass Key User Projektmanagement-Kurse absolviert haben. Organisationstalent und eine strukturierte Vorgehensweise sind jedoch Voraussetzungen für den Erfolg derartiger Projekte.

Des Weiteren sind sprachliche und didaktische Fähigkeiten gefordert. So müssen Key User auch komplexe Sachverhalte verständlich auf den Punkt bringen können. Diese Eigenschaft ist sowohl im Umgang mit Soft- und Hardware-Anbietern sowie IT-Beratern als auch in der Betreuung und Schulung von Endanwendern relevant. Ein sicheres und ruhiges Auftreten vermittelt Souveränität und Kompetenz.

Nicht zuletzt sollte der Kandidat engagiert und belastbar sein, da die Einführung eines neuen Systems stets mit zusätzlichem Aufwand, Überstunden und Anspannung einhergeht.

Optimale Rahmenbedingungen für Key User

Selbst der „Idealtypus“ des Key Users kann seine positiven Eigenschaften im Unternehmen nicht voll zur Geltung bringen, wenn bestimmte Rahmenbedingungen fehlen. Wie sieht also die „ideale Welt“ aus, in der der „ideale Key User“ optimal wirken kann?

Eine Grundvoraussetzung, die häufig unterschätzt wird, ist der zeitliche Aufwand, der mit der Rolle des Key Users verbunden ist. Vorgesetzte vergessen allzu gern, dass ihr frisch gebackener Key User in großen Teilen ausfallen und sich mitunter tagelang in Systemtests, Besprechungen, Schulungen und Workshops befinden wird. Es ist also bereits vor Projektbeginn für „Kompensation“ zu sorgen, sodass sich der Key User ganz und gar auf die Projekteinführung konzentrieren kann.

Im zweiten Schritt geht es darum, Kompetenz aufzubauen. Oftmals befassen sich Key User erstmals mit dieser Art von Software oder Service. Bereits im Rahmen der Lösungs-Auswahl sollten die betroffenen Mitarbeiter daher die Gelegenheit erhalten, sich umfassend mit den Standardfunktionen der Lösungen potenzieller Anbieter auseinanderzusetzen. Nur auf diese Weise können sie einschätzen, ob die Prozesse ihres Bereichs auch wirklich unterstützt werden.

Wurde schließlich ein Anbieter ausgewählt, ist es wichtig, dass der Key User durch diesen gezielt für die Einführung des Projekts in seinem Unternehmen geschult wird. Empfehlenswert sind Trainings, die sowohl einen Gesamtüberblick über die Anwendung als auch tiefe Einblicke in deren fachbereichsspezifische Features liefern. Auf diese Weise wird der ausgewählte Mitarbeiter zudem optimal auf seine Zusatzrolle als Multiplikator vorbereitet, in der er das Erlernte später auch im Kollegenkreis weitergeben wird.

Fazit

Die Einführung neuer IT-Prozesse und Software-Lösungen ist ein komplexes Vorhaben, das jedes Unternehmen vor vielseitige Herausforderungen stellt. Key User sind hier buchstäblich der Schlüssel zum Erfolg. Key User sind Mitarbeiter, die diesen Prozess mit ihren persönlichen Fähigkeiten und fachlichen Qualifikationen kompetent begleiten und dadurch zu Botschaftern des Projekts bei ihren Kollegen und zu einer wichtigen Kommunikationsschnittstelle zwischen Lösungsanbieter, Fachabteilung und Management werden. Ob als Einzelperson oder in Kombination aus mehreren Mitarbeitern, die sich in ihren Rollen perfekt ergänzen. Solche entscheidenden Nutzer sind in jedem Unternehmen zu finden. Man muss nur wissen, wonach man suchen muss.

Wer sich für das Thema iPaaS interessiert, wird vermutlich des Öfteren mit dem Begriff des Citizen Integrators konfrontiert. In einem weiteren Beitrag möchten wir die Frage beantworten: Was ist ein Citizen Integrator und welche Stellung hat dieser bei Integrationsvorhaben in Unternehmen?

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Peter Fels

Über den Autor:

Peter Fels ist Produktmanager D-A-CH im Hause SEEBURGER für die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung für alle non-SAP-Systeme. Herr Fels hat viele Jahre Erfahrung bei der Umstellung von papierhaften auf elektronische Rechnungsprozesse.