BANFen war noch nie so einfach

Im Beschaffungsprozess, auch als Einkaufsprozess bekannt, wird zum Auslösen einer Bestellung in SAP häufig die BANF (Bestellanforderung) genutzt. Dieser Ablauf kann zeitaufwendig sein und daher empfiehlt es sich, einen digitalisierten Prozess im SAP-System zu implementieren, der Routineaufgaben wie diese automatisiert. In diesem Blog erfahren Sie, warum die Implementierung eines digitalen Workflows sinnvoll ist.

Was ist eine BANF?

Eine BANF ist eine Aufforderung an den Einkauf oder die Beschaffungsabteilung eines Unternehmens, bestimmte Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen.

Sie enthält Informationen wie den Bedarfstermin, die Bestellmenge, und gegebenenfalls auch spezifische Anforderungen oder Spezifikationen für die zu beschaffenden Produkte oder Dienstleistungen. Sie kann in jeder Abteilung ausgelöst werden und wird von dort an die Einkaufsabteilung weitergeleitet, um den Beschaffungsprozess einzuleiten.

Bestellanforderungen stellen ein klassisches Anwendungsszenario für den generischen Workflow (GenericFlow) von SEEBURGER dar. Ein Workflowmanagement-System automatisiert und beschleunigt Genehmigungsverfahren für Bestellanforderungen und erhöht somit die Effizienz des gesamten Bestellverfahrens.

Fünf Vorteile von GenericFlow für die BANF

Im Vergleich zu papiergestützten, ineffizienten Prozesse, die häufig zu langen Transport- und Liegezeiten führen, haben Workflowmanagement-Systeme einige Vorteile, da Anforderungen schnell und einfach elektronisch an die genehmigenden Instanzen weitergeleitet werden. So haben beispielsweise auch ganz banale Probleme wie unleserliche Handschriften oder unvorhergesehene Ausnahmen keine negativen Auswirkungen mehr, denn durch vordefinierte Schritte und Bedingungen stellen Workflowmanagement-Systeme sicher, dass alle Anforderungen auf konsistente (leserliche) und standardisierte Weise bearbeitet werden können.

Insgesamt bietet der Einsatz des SEEBURGER generischen Workflows (GenericFlow) für Bestellanforderungen folgende fünf Vorteile:

1. Standardisierung
   Der standardisierte und wohl definierte BANF-Workflow gewährleistet die effiziente und konsistente Durchführung jedes Bedarfsanforderungsprozesses. So werden Engpässe vermieden und sichergestellt, dass alle Bestellunganforderungen die gleichen Voraussetzungen und Bedingungen erfüllen.
2. Kontrolle
   Ein BANF-Workflow gewährleistet durchgängige Kontrolle über den Bedarfsanforderungsprozess. Er erlaubt, Genehmigungsstufen und Bedingungen für die Bedarfsanforderungen zu definieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Bedarfsanforderungen stellen können und die korrekten Freigeber zugeordnet werden.
3. Compliance
   Ein BANF-Workflow gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, indem er sicherstellt, dass alle Bedarfsanforderungen den internen Vorschriften und externen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
4. Transparenz
   Ein BANF-Workflow liefert eine klare Übersicht über sämtliche Bedarfsanforderungen im Unternehmen, auch wenn mehrere Personen an verschiedenen Stellen Anforderungen stellen.
5. Kosteneinsparungen
   Ein BANF-Workflow senkt Kosten, indem er gewährleistet, dass nur autorisierte Bedarfsanforderungen gestellt werden. Zudem liefert er eine klare Übersicht über alle offenen Anforderungen, die als Basis für die Verhandlung von Konditionen und Preisen herangezogen werden kann.

Der BANF-Workflow von SEEBURGER wurde speziell entwickelt, um Bestellanforderungen zu verwalten. Er stellt eine beliebige Anzahl an Freigabeprozessen und Freigabeschritten bereit, um alle Anforderungen abzudecken und reibungslose und effiziente Abläufe zu gewährleisten.

Features des BANF-Workflows GenericFlow

Im GenericFlow können diverse Genehmigungsstrategien hinterlegt werden, damit der Bestellprozess individuell gestaltet und angepasst werden kann. Individuelle Freigabeprozesse für unterschiedliche Bedarfe oder Warengruppen verbessern die Kontrolle und Effizienz im Bestellprozess. Nahezu alle Daten einer Bestellanforderung lassen sich für die dynamische Anpassung von Prozessen und Bearbeiterfindung von Freigebern verwenden.

Beim Anlegen einer Bestellanforderung in SAP können bestimmte Kriterien wie Material, Kostenstelle oder Wert der Bestellanforderung herangezogen werden, um automatisch einen passenden Nutzer für die Freigabe zu bestimmen. Dies geschieht durch Workflowregeln, die SEEBURGER-Bearbeiterfindung, und natürlich auch über bereits im jeweiligen SAP-System hinterlegte Org-Management-Regeln.

Die Erstellung der Bestellanforderung ist Auslöser für einen wohldefinierten Freigabeworkflow. Dieser Workflow kann mehrstufig sein und holt alle erforderlichen Genehmigungen von verschiedenen Freigebern ein, bevor die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt wird.

Durch die Automatisierung des Freigabeprozesses wird der Bestellprozess beschleunigt. Unternehmen können so sicherstellen, dass alle notwendigen Freigaben eingeholt werden, bevor eine Bestellung aufgegeben wird, was dazu beiträgt, Kosten zu senken und den Prozess effizienter zu gestalten.

Werden in einer BANF mehrere Positionen mit unterschiedlichen Freigabeanforderungen identifiziert, können diese gruppiert in separate Workflows aufgeteilt werden. Dadurch werden Bedarfe mit unterschiedlichen Anforderungen getrennt voneinander bearbeitet. So wird die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Kontrolle über den Gesamtprozess deutlich verbessert.

Insgesamt bietet die Flexibilität des GenericFlow in Kombination mit der Möglichkeit, für unterschiedliche Positionen in einer BANF einen eigenen Workflow zu starten, Unternehmen eine leistungsfähige Möglichkeit, den Bestellprozess individuell anzupassen und zu optimieren.

Die acht Implementierungsphasen des BANF-Workflows

Die Implementierung eines BANF-Workflows in einem Unternehmen erfolgt in mehreren Phasen. Nachstehend lernen Sie die typischen Projektphasen, die bei der Einführung eines BANF-Workflows berücksichtigt werden sollten, kennen:

1. Planungsphase
   Definition der Ziele und Anforderungen des Projekts, Überprüfung der Machbarkeit des Projekts, Einrichtung der Projektorganisation und Erstellung des Projektzeitplans.
2. Analysephase
   Untersuchung des aktuellen Beschaffungsprozesses hinsichtlich Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen. Zudem werden die Anforderungen an den BANF-Workflow festgelegt.
3. Designphase
   Gestaltung des zukünftigen Beschaffungsprozesses und des BANF-Workflows. Festlegung der einzelnen Workflowschritte, der Genehmigungsprozesse und der Rollen der Mitarbeiter.
4. Konfigurationsphase
   Konfigurierung des BANF-Workflows im SAP-System. Vornehmen der notwendigen Einstellungen, zur Automatisierung der Bestellanforderungen und Definition des Genehmigungsprozesses. Anlegen der erforderlichen Datenfelder und Funktionen.
5. Testphase
   Test aller Funktionen und Prozesse des BANF-Workflows, um deren ordnungsgemäßes Funktionieren zu gewährleisten.
6. Schulungsphase
   Schulung der Mitarbeiter auf den neuen BANF-Workflow, um sicherzustellen, dass sie diesen effektiv nutzen können.
7. Implementierungsphase
   Inbetriebnahme des BANF-Workflows. Es wird sichergestellt, dass alle Anforderungen erfüllt sind und der Workflow reibungslos läuft.
8. Überwachungs- und Optimierungsphase
   Überwachung und kontinuierliche Optimierung des BANF-Workflows. Durchführung regelmäßiger Überprüfungen, um sicherzustellen, dass der Workflow effektiv ist und den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Vertrauen Sie bei allen für die  sorgfältige Planung, Durchführung und Überwachung der Implementierung eines BANF-Workflows erforderlichen Projektphasen auf die umfassende Erfahrung der SEEBURGER Consultingmitarbeiter. Sie unterstützen mit bewährten Best-Practice-Ansätzen bei der Definition von Genehmigungshierarchien, der Automatisierung von Prozessen, der Integration von Workflow-Systemen und der Erstellung von Benachrichtigungen und Eskalationsmechanismen.