TCG Cloud für die Erfassung von Rechnungen als E-Mail oder Papier: Die optimale Brückentechnologie für die nahestehende E-Invoicing-Revolution durch ViDA

Die Zukunft des Geschäftsverkehrs steht vor einer revolutionären Veränderung durch das Projekt ViDA (VAT in the Digital Age) der Europäischen Union. Ab dem Jahr 2028 wird E-Invoicing für B2B-Transaktionen EU-weit verpflichtend, der Wegfall von Papier- und PDF-Rechnungen steht im Fokus dieser Vision. In diesem Blogbeitrag werden wir uns genauer mit dieser visionären Initiative befassen und die Auswirkungen auf das SEEBURGER Produkt Purchase-to-Pay beleuchten. Zusätzlich werden wir erläutern, warum Unternehmen für die verbleibende Zeit bis 2028 eher eine cloudbasierte Lösung mit OCR (Optical Character Recognition) und Texterkennungstechnologie nutzen sollten.

Was ViDA ist und der Wegfall der Papierrechnungen

ViDA ist ein ambitioniertes Projekt, das von der Europäischen Union ins Leben gerufen wurde, um E-Invoicing für B2B-Transaktionen EU-weit verpflichtend einzuführen. Der Kern der Revolution liegt darin, dass ab dem Jahr 2028 keine Papier- und PDF-Rechnungen mehr verwendet werden sollen. Alle Rechnungen werden stattdessen in einem standardisierten elektronischen Format ausgetauscht, das von ViDA unterstützt wird.

Der Wegfall von Papier- und PDF-Rechnungen bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr auf die etablierte OCR-Technologie angewiesen sind, um Daten aus physischem oder digitalisiertem Papier und digitalen PDF-Dokumenten zu extrahieren. Durch die Einführung von ViDA und der parallelen Einführung von E-Invoicing wird die manuelle Erfassung und das Auslesen mittels OCR von Rechnungsdaten ab 2028 innerhalb der EU überflüssig.

Die Vorteile des OCR-freien E-Invoicing

Die ViDA-Initiative der EU-Kommission markiert eine bedeutende Entwicklung im Bereich des elektronischen Rechnungswesens. Mit dem Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL) und der Durchführungsverordnung sollen digitale Berichtspflichten und E-Invoicing für Unternehmen in der gesamten EU verpflichtend werden. Die Vision hinter dieser Initiative ist es, den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU zu vereinfachen, die Effizienz von Rechnungsprozessen zu steigern und gleichzeitig einen Beitrag zur Nachhaltigkeit zu leisten, indem der Papierverbrauch reduziert wird.

Der Schritt zu E-Invoicing wird Unternehmen zahlreiche Vorteile bringen:

1. Effizienzsteigerung durch Automatisierung
   E-Invoicing ermöglicht eine nahezu vollständige Automatisierung des Rechnungsprozesses. Rechnungen können elektronisch generiert, verschickt, empfangen und verarbeitet werden, ohne manuelle Eingriffe. Dies führt zu erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen, da zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Aufgaben somit der Vergangenheit angehören.
2. Kostenreduktion und Ressourceneffizienz
   Mit E-Invoicing fallen die Kosten für Druck, Papier und Versand physischer Rechnungen weg. Unternehmen können ebenso von Einsparungen bei der Lagerung und Archivierung von Papier und PDF-Dokumenten profitieren. Dies ermöglicht eine optimale Ressourcennutzung und trägt zur Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz bei.
3. Schnellere Zahlungsabwicklung
   E-Invoicing ermöglicht eine beschleunigte Rechnungslegung und Zahlungsabwicklung. Da Rechnungen elektronisch und in Echtzeit zugestellt werden, verkürzen sich die Zahlungsfristen, was zu einer verbesserten Liquidität und einem optimierten Working Capital Management führt.
4. Grenzüberschreitende Geschäfte erleichtern
   E-Invoicing fördert den grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU, da elektronische Rechnungen unkompliziert und in einheitlichen Formaten übermittelt werden können. Die Vereinfachung der Rechnungsabwicklung unterstützt Unternehmen dabei, neue Märkte zu erschließen und Handelsbeziehungen zu stärken.
5. Nachhaltigkeit und Umweltschutz
   Durch den Verzicht auf Papier und physische Rechnungen leistet E-Invoicing zudem einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Der reduzierte Papierverbrauch führt zu einer Verringerung des ökologischen Fußabdruckes der Unternehmen.

Warum sich der Einsatz der Cloudlösung von TCG Process für eingehende Papier- und PDF-Rechnungen dennoch lohnt

Die Entscheidung für eine Cloudlösung von TCG bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die in der Zeit bis 2028 besonders wertvoll sind, auch wenn der Wegfall der OCR und die Einführung von E-Invoicing durch die ViDA-Initiative bevorstehen. Einige gute Gründe, warum Unternehmen die cloudbasierte OCR-Lösung von TCG nutzen sollten, sind:

• Vollständige Integration in die SEEBURGER Purchase-to-Pay Lösung
  TCG bietet eine nahtlose Integration seiner Cloudlösung in SEEBURGER Purchase-to-Pay. Hierdurch wird die Implementierung und Nutzung der OCR-, Extraktions- und Selbstlerntechnologie für Unternehmen vereinfacht und optimiert. Die Integration ermöglicht gleichzeitig einen reibungslosen Datenaustausch und eine fließende Verarbeitung von E-Invoices innerhalb des Purchase-to-Pay-Workflows. Unternehmen profitieren von einer ganzheitlichen Lösung, die alle Aspekte des E-Invoicing und der Rechnungsverarbeitung per E-Mail und in Papierform abdeckt.
• Skalierbarkeit
  Cloudlösungen bieten die Flexibilität, die für sich ändernde Geschäftsanforderungen erforderlich ist. Mit dem Wegfall von Papier- und PDF-Rechnungen kann der Bedarf an OCR-basierter Verarbeitung schwanken. Die Cloudlösung von TCG kann problemlos skaliert werden, um den jeweils aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Unternehmen müssen sich keine Gedanken über die Anschaffung zusätzlicher Hardware machen, oder Kapazitäten für zukünftige Anforderungen vorhalten. Die Skalierbarkeit der Cloudlösung ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen und bietet Kosteneinsparungen.
• Komplette Abdeckung der EU-Landesmodule für die Erkennung
  Die TCG Cloudlösung zeichnet sich durch ihre umfassende Abdeckung der EU-Landesmodule für die Erkennung aus. Da die ViDA-Initiative die Einführung von E-Invoicing in allen EU-Ländern vorsieht, ist es entscheidend, dass die Rechnungslösung die spezifischen Anforderungen und Formate jedes Landes unterstützen kann. Die Cloudlösung von TCG bietet eine breite Palette von Landespaketen, die die Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen, egal ob Papier-, E-Mailrechnungen (PDF) oder E-Invoices, in den verschiedenen Sprachen und Steuersystemen der EU-Länder ermöglichen.
• Kosteneffizienz
  Eine Cloudlösung von TCG erfordert keine umfangreichen Investitionen in dedizierte Hardware und Infrastruktur. Unternehmen können die OCR-Funktionalität, Positionserkennung und automatischen Prüfregeln als Service nutzen und bezahlen hierbei nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen. Dieses Pay-as-you-go-Modell ermöglicht eine präzise Kostenplanung/-kontrolle und vermeidet unnötige Ausgaben für ungenutzte Kapazitäten. Die Cloudlösung von TCG bietet eine kosteneffiziente Möglichkeit, E-Invoicing und die OCR-basierte Verarbeitung eingehender Rechnungen in einer Lösung zu nutzen, ohne große Vorabinvestitionen tätigen zu müssen.
• Automatische Updates und Wartung
  Als Cloudanbieter kümmert sich TCG um regelmäßige Updates und Wartung der Software und Technologie. Unternehmen bleiben dadurch immer auf dem neuesten Stand der Technik, ohne Aufwand betreiben zu müssen. Die Cloudlösung von TCG wird kontinuierlich verbessert und aktualisiert, um eine optimale Leistung und Sicherheit zu gewährleisten. Unternehmen können sich darauf verlassen, dass ihre Lösung immer auf dem aktuellsten Stand der Technik ist, ohne interne Ressourcen für Updates aufwenden zu müssen.
• Steigerung der OCR-Qualität durch die TCG Cloud
  Bereits in der Vergangenheit war die OCR als Technologie ein wichtiges Instrument zur Erfassung von Daten aus physischen Dokumenten. In der Genauigkeit der OCR-Ergebnisse lag jedoch eine große Herausforderung, insbesondere bei schlechter Qualität der Vorlagen oder komplexen Schriftarten. Dies führte zu manuellen Korrekturen und erhöhtem Arbeitsaufwand, was den Vorteil der Automatisierung zunichtemachte. Durch den Einsatz einer cloudbasierten OCR-Lösung können diese Herausforderungen besser bewältigt werden. Die TCG Process GmbH verfügt über leistungsstarke Rechenressourcen und kombiniert die OCR-Technologie mit modernsten Extraktions- und automatisierten Prüfregeln, die eine höhere Genauigkeit und Effizienz bei der Datenverarbeitung ermöglichen. Die Verarbeitung von Rechnungsdaten kann in der Cloud in Echtzeit oder in kurzen Intervallen erfolgen, um eine zeitnahe Bearbeitung sicherzustellen. Zudem basiert die Cloudlösung auf maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz, um die Genauigkeit der Datenergebnisse kontinuierlich zu verbessern und sich an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anzupassen.
• Fehlerminimierung und Datengenauigkeit
  Die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehlerquellen gehören mit einer Automatisierungslösung wie der Cloudlösung von TCG der Vergangenheit an. Die automatisierte Erfassung, Abgleich mit hinterlegten Stammdaten und zahlreichen Prüfregeln und Routinen gewährleisten eine höhere Genauigkeit und Konsistenz der Daten, was zu weniger Abweichungen und Unstimmigkeiten führt.
• Die Sicherheitsaspekte einer cloudbasierten OCR-Lösung der TCG
  Die Sicherheit von Unternehmensdaten ist ein wesentlicher und wichtiger Aspekt bei der Entscheidung für eine Cloudlösung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten in der Cloud gut geschützt und vor unbefugtem Zugriff gesichert sind. Hierbei ist die Auswahl eines vertrauenswürdigen und zuverlässigen Cloudanbieters von entscheidender Bedeutung. Seriöse Anbieter wie die TCG setzen strenge Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. Verschlüsselungstechnologien, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits, um. Die Cloudinfrastruktur kann oft sogar höhere Sicherheitsstandards bieten als viele On-Premises-Systeme, da Cloudanbieter in Sicherheitsexperten und die neueste Technologie investieren, um ihre Dienste zu schützen.

Die Cloudlösung der TCG Process GmbH in Kombination mit der SEEBURGER Purchase-to-Pay Lösung bietet Unternehmen eine maßgeschneiderte und zukunftssichere Lösung für den Übergang zu E-Invoicing. Mit vollständiger Integration in die SEEBURGER Purchase-to-Pay Lösung, Skalierbarkeit, Kosteneffizienz, nahtloser Integration sowie automatischen Updates und Wartung, ist TCG eine vertrauenswürdige Wahl für Unternehmen, die sich auf die europaweite ViDA- und E-Invoicing-Initiative vorbereiten wollen. Die Cloudlösung ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile der E-Invoicing-Revolution zu nutzen, ohne sich um die technischen Herausforderungen kümmern zu müssen.