Internationale Eingangsrechnungsverarbeitung ohne Sprachbarrieren

Der europäische Tag der Sprachen und die elektronische Rechnungsverarbeitung internationaler Eingangsrechnungen vereinen und fördern Mehrsprachigkeit und damit die internationale Tätigkeit von Unternehmen.

In einem Gastbeitrag der TCG Process GmbH stellt Autor Marcus Kern eine Verständigungslösung für die internationale Eingangsrechungsverarbeitung vor.

Elektronische Rechnungsverarbeitung – was der Europäische Tag der Sprachen und internationale Eingangsrechnungen gemeinsam haben

Rechnung, Invoice, factura, Faktura, räkning, számla, Счет-фактура, 发票…

Na, bis wohin konnten Sie folgen? Erstmal nicht schlimm, denn zunächst sind die obigen Begriffe nur im jeweiligen Land relevant. Für global agierende Konzerne wird es jedoch immer wichtiger, systemgestützte Geschäftsprozesse auch international auszurollen. Im Grunde verfolgen die internationale Rechnungsverarbeitung in Konzernen und der heutige „Europäische Tag der Sprachen“ dasselbe Ziel.

Der europäische Tag der Sprachen wurde erstmalig im Jahr 2001 und seitdem jährlich am 26. September gefeiert. Mit dem Tag wird die Zielsetzung verfolgt, die sprachliche und kulturelle Vielfalt in Europa und darüber hinaus aufrechtzuerhalten und zu fördern. Mehrsprachigkeit und interkulturelles Verständnis sollen gefördert und auch gestützt werden. Allein in Europa gibt es über 200 Sprachen und noch eine größere Vielzahl an Dialekten.

Die Vielfalt an Sprachen weltweit erhöht jedoch für international agierende Konzerne die Komplexität im Alltagsgeschäft. Die simple Rechnungsstellung erfordert plötzlich Mitarbeiter mit interkulturellen Interpretationskompetenzen und fachlich einwandfreien Sprachkenntnissen.

Elektronische Rechnungsverarbeitung – die TCG-Lösung für internationale Eingangsrechnungen

Mit der TCG-Lösung für internationale Rechnungseingangsverarbeitung, DocPro Star Invoice, welche in der SAP Solution Extension SEEBURGER Purchase-to-Pay und im Invoice Portal Service von SEEBURGER zum Einsatz kommt, verfolgt auch TCG das Ziel, Mehrsprachigkeit und vor allem internationales Wachstum von Unternehmen zu fördern. In Einklang mit der Zielsetzung des Europarats und den internationalen Wachstumszielen von Unternehmen möchten wir die Möglichkeit bieten, in einem Prozess Dokumente aus unterschiedlichen Ländern in verschiedensten Sprachen digital zu verarbeiten.

Ausschlaggebend für den erfolgreichen Lösungs-Roll-Out ist dabei das sichere Auslesen und Interpretieren der Dokumente in der jeweiligen Landesprache. Die Übersetzung der Softwareoberfläche stellt hier eine untergeordnete Rolle dar. Der Schwerpunkt liegt auf der Mehrsprachigkeit der Interpretationskomponente, die in der Lage ist, Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, in unterschiedlichen Sprachen und aus unterschiedlichen Ländern automatisiert zu verarbeiten.

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit DocPro Star Invoice – Funktionen für alle Sprachen

Der Teufel steckt im Detail. Die Sprachen müssen dem System bekannt sein, dokumentspezifische Sonderlocken ebenso. Rechnungsspezifische Wörter, Datumsformate etc. sind in einem Landespaket enthalten, damit alle Informationen richtig extrahiert werden können – auf einer chinesischen Rechnung genauso schnell wie auf einem englischen Dokument. Die Sprache allein ist jedoch nicht das Entscheidende.

Bei englischen Rechnungen beispielsweise macht es einen großen Unterschied, ob die Rechnung aus Großbritannien oder den USA kommt. Großbritannien arbeitetet mit dem Datumsformat dd.mm.yyyy, die USA hingegen mit mm/dd/yyyy. Solche und weitere landesspezifische Regelungen müssen in einer vollumfänglichen automatisierten Rechnungsverarbeitung enthalten sein.

TCG-Landespakete ermöglichen dies für die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der Lösung DocProStar Invoice. Derzeit sind über 30 Landespakete verfügbar. Für andere Dokumenttypen, von Input-Management bis P2P, können wir gemeinsam mit unseren Kunden internationale Sprachpakete implementieren.

Ein Landespaket enthält die für ein Land optimierte Erkennung von

• Schrift,
• Sprache,
• dokumentenspezifischen Begriffen,
• Kopf- und Fußzeilen,
• Positionsdaten und
• Endsummen.

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit OCR-Technologien für die Erkennung internationaler Schriften

Hinsichtlich der Schrift sind der Software fast keine Grenzen gesetzt. Dank umfangreicher OCR-Technologien können bei Bedarf auch kyrillische oder gängige asiatische Schriften sicher erkannt werden. So ist die Sprachenkompetenz über Europa hinaus für Ihr Unternehmen gesichert.

Die in DocPro Star integrierte Selbstlerntechnologie verbessert die Erkennungsqualität im laufenden Betrieb sukzessive. Mit der Validierung und Korrektur durch den landeskundigen Benutzer werden Position und Inhalt für Rechnungsfelder frei mit dem Lasso eingefangen. Bei künftigem Einsatz sind diese Felder dem System bekannt und werden automatisch gelernt. Damit erfährt die übliche Erfassungsarbeit eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung.

Noch mehr ist möglich: Landesspezifische Prüfungen auf die jeweiligen steuerrechtlichen Vorschriften – wie z. B. die Konformitätsprüfung für deutsche Inlandsrechnungen nach §14 UStG – sind mit DocPro Star möglich. Kontaktieren Sie die TCG GmbH dazu gerne, um mehr zu erfahren.

Ihrer Internationalisierungsstrategie sind mit DocPro Star keine Grenzen gesetzt.

Vertrieblicher Ansprechpartner TCG Process GmbH
Marcus Kern
Regional Sales Manager
Neubriach 4
88255 Baienfurt

Elektronische Rechnungsverarbeitung mit TCG und SEEBURGER – Ihr eloquentes Team für internationale Einsätze

SEEBURGER ist erfahrener Experte für Integrationslösungen. Mit der TCG GmbH arbeiten wir bereits seit mehreren Jahren im Bereich Dokumentenerfassung und -verarbeitung zusammen. So setzen wir DocProStar Invoice in unserer Cloudlösung Invoice Portal Service ein. Als langjähriger zertifizierter SAP-Partner bieten wir auch zertifizierte Erweiterungen des SAP-Standards an und integrieren so DocPro Star Invoice tief in die SEEBURGER Purchase-to-Pay Lösung für SAP.