Dunkelbuchung – Der höchste Grad der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht eine signifikante Erhöhung der Dunkelbuchungsraten und steigert somit die Effizienz bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen um ein Vielfaches. Je digitaler der Rechnungseingang ist, desto höher ist also die Dunkelbuchungsrate. Auch Papierrechnungen und nicht-strukturierte Rechnungsdateien lassen sich digital erfassen, sodass Dunkelbuchungen möglich werden. Erfahren Sie in diesem Beitrag, mit welchen Lösungen Ihre Rechnungseingangsverarbeitung beschleunigt werden kann.

Als Dunkelbuchen bezeichnet man die vollautomatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ohne menschliche Interaktion. Im Optimalfall werden Rechnungen vollkommen automatisch ausgelesen, geprüft, abgeglichen und – bei positivem Ergebnis – automatisch im Hintergrund gebucht – also „dunkel gebucht“. Dunkelbuchungen steigern die Effizienz der Verarbeitungsprozesse und senken die Kosten. Je höher die Dunkelbuchungsquote ist, desto höher fällt das Einsparpotenzial bei den Prozesskosten aus. Die Kreditorenbuchhaltung muss dann nur noch die Rechnungen manuell bearbeiten, die durch die Validierung fallen, weil sie fehlerhaft sind oder Daten fehlen. In der Praxis liegt die Dunkelbuchungsquote in Unternehmen jedoch häufig unter 25 %^[1]. Wenn man bedenkt, dass das durchschnittliche Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungsverarbeitung beim Rechnungsempfänger bei ca. 4,50 Euro pro Rechnung liegt^[2], wird das Potenzial eines durchweg automatisierten Rechnungseingangs schnell deutlich. Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?

Durch eine automatisierte Rechnungsbearbeitung die Dunkelbuchungsrate erhöhen

Die Rechnungsbearbeitung gliedert sich in fünf Hauptbereiche:

1. Rechnungseingang,
2. Rechnungserfassung,
3. Rechnungsprüfung,
4. Rechnungsgenehmigung und -klärung sowie
5. Archivierung.

Rechnungseingang

Im Rechnungseingang werden zunächst alle eingehenden Rechnungen digital erfasst. Dieser Prozess muss alle Formen der Prozessintegration und jeden Automatisierungsgrad berücksichtigen – von analogen Rechnungen in Papierform, die manuell gescannt werden, über die Erfassung digitaler Rechnungen, die in unstrukturierter wie strukturierter maschinenlesbarer Form eingehen können. Ein MultiChannel-Eingang der Kreditorenrechnungen deckt hierfür alle Möglichkeiten des Rechnungseingangs ab:

• Papier-Rechnungen
• PDF-Rechnungen
• Portale
• Hybrid-Rechnungen (PDF und XML, z. B. ZUGFeRD)
• EDI Rechnungen (EDI, XML, z. B. XRechnung)

Welcher Rechnungseingangskanal wird von den Unternehmen gewünscht?

Im Herbst 2020 führte SEEBURGER eine Umfrage unter mehreren hundert Unternehmen zur aktuellen Marktsituation in Bezug auf E-Invoicing durch. Auf die Frage, welcher Rechnungseingangskanal der bevorzugte ist, nannte die große Mehrheit (76 %) den Eingang von strukturierten elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, XML, EDI). Erfahren Sie  hierzu in einem separaten Beitrag, was EDI für das E-Invoicing bedeutet.

Welche Rechnungseingangskanäle werden aktuell genutzt?

Aktuell^[3] werden für den Rechnungseingang noch überwiegend unstrukturierte Rechnungen (gerundet: Papier 38 % und E-Mail-PDF 44 %) genutzt. Strukturierte Rechnungen werden bisher hingegen nur sehr wenig verwendet (gerundet: Portale 2 %, elektronische Rechnung (ZUGFeRD, XML, EDI) 13 % und B2B-Netzwerke wie Peppol nur 4 %).

Rechnungen, die unstrukturiert als E-Mail oder in Papierform per Post eingehen, verursachen ein Vielfaches an Mehraufwand gegenüber übermittelten strukturierten elektronischen Rechnungen. Papierrechnungen müssen im ersten Schritt auskuvertiert, gegebenenfalls entklammert und für die nachgelagerte Rechnungserfassung digitalisiert werden. Hierfür ist ein Belegscan für die digitale Weiterverarbeitung und das anschließende Auslesen der vorhandenen Belegdaten mit Hilfe von OCR- (Optical Character Recognition)/Freiformerkennung erforderlich. Anschließend müssen sie in ein strukturiertes Format übertragen werden, damit sie digital weiterverarbeitet werden können.

Rechnungserfassung

Neben unterschiedlichen Belegarten wie Kosten- und Lieferantenrechnungen mit und ohne Bestellbezug, Teil- und Sammelrechnungen sowie Korrekturrechnungen sind folgende Rechnungsformate zu unterscheiden:

• Unstrukturierte Rechnungen: Papier- und PDF-Rechnungen
• Strukturierte Rechnungen: Hybrid- und EDI Rechnungen

Unstrukturierte Rechnungen: Papier- und PDF-Rechnungen

Mit der Technologie der OCR-/Freiformerkennung der aktuellen 3. Generation lassen sich unstrukturierte Rechnungen schnell und einfach automatisieren. Die moderne OCR-Erkennungslösung erkennt Rechnungsdaten aus bildhaften Rechnungen in beeindruckender Geschwindigkeit und Qualität. Jedoch führt der Einsatz einer solchen Lösung allein noch nicht zu einer deutlichen Effizienzsteigerung des gesamten Rechnungseingangsprozesses. Auch die beste OCR-Erkennungslösung ist noch nicht perfekt.  Als realistisch bzw. erzielbar wird gemeinhin eine Erkennungsquote von 70 – 80 % im Rahmen der OCR-Auslesung angesehen.

Strukturierte elektronische Rechnungen

Strukturierte (XML, EDI) und hybride Datenformate (z. B. ZUGFeRD/ Factur-X) ermöglichen es, Rechnungsdaten unmittelbar auszulesen und in das Buchhaltungs- bzw. ERP System zu übernehmen. Hierbei kombinieren hybride Datenformate die visuelle Darstellung der Rechnung in einem unstrukturierten Format mit einem Anhang im XML-Format.

Rechnungsprüfung

Alle unstrukturierten  und strukturierten  Rechnungen werden in einem zentralen, elektronischen Rechnungseingangsbuch erfasst. Dies liefert einen stets aktuellen Überblick über Ort und Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Beleges. Die automatische Rechnungsprüfung beinhaltet in der Regel mehrere Arbeitsschritte, und zwar:

• formale Prüfung nach steuergesetzlichen Vorgaben (etwa für Deutschland: § 14 UStG)
• automatische Prüfung hinsichtlich der
  • Kreditorstammdaten,
  • Bestelldaten und
  • Wareneingangsdaten.

Rechnungen mit Bestellbezug

Rechnungen, die sich auf eine durch das System ausgelöste Bestellung beziehen, sind besonders einfach zu prüfen. Sie können sowohl hinsichtlich der Mengen und Preise abgeglichen als auch zu den entsprechenden Bestellpositionen in Bezug gesetzt werden. Man spricht von einem sogenannten 2-Way-Match. Die Bestellnummer dient hierbei als Referenz. Weitere Positionen wie Name des Bestellers und Empfängers, Bestellgruppe, Kostenstelle oder Kostenträger können auf diese Weise einer Rechnung ebenfalls zugeordnet werden. Zusätzlich lässt sich das Ganze noch um Liefer- und Leistungsmengen, die im Wareneingangsbeleg festgehalten sind, ergänzen. In diesem Fall handelt es sich um einen 3-Way-Match.

Sofern keine formalen Fehler (z. B. UStG § 14), Preis- oder Mengenabweichungen bezüglich der Bestell- und Wareneingangsdaten existieren, ist eine automatische Bearbeitung inklusive Buchung (No-Touch-Buchung) möglich. Die Bearbeiter müssen keine weiteren Freigaben bzw. Klärungen vornehmen. Es kann ohne manuelle Eingriffe und Verzögerungen eine Dunkelbuchung durchgeführt werden.

Rechnungen ohne Bestellbezug

Um Rechnungen ohne Bestellbezug dunkel buchen zu können, ist es erforderlich, organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, die eine hohe Bestellquote und -compliance imitieren. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug liegen i. d. R. keine oder nur unvollständige Informationen aus Einkauf und Warenwirtschaft vor. Sie bedürfen daher meist einer manuellen Prüfung und Freigabe. Hierfür müssen die Besteller oder Freigeber oft erst ausfindig gemacht werden, was unnötig Zeit kostet und Arbeitskraft bindet. Nur in Ausnamenfällen, wie z. B. bei Rechnungen mit Minimalbeträgen (z. B. kleiner 5 Euro), kann durch ein kundenindividuelles Regelwerk automatisiert gebucht werden.

Doch auch Rechnungen ohne Bestellbezug können automatisiert werden. So lassen sich

• für Kontierungen in der Rechnungsnachbearbeitung die ERP-Stamm- und Kontierungsdaten nutzen,
• Kontierungsvorlagen für standardisierte Routinebuchungen (z. B. regelmäßige Kassenbuchungen) einsetzen,
• Kontierungsinformationen, die bereits in der Rechnung enthalten sind (z. B. Kostenstelle, PSP Element, etc.), für die Verbuchung verwenden,
• Kontierungshilfen heranziehen, die als rechnungsbegleitende Dokumente mit der Rechnung verschickt werden und
• Kontierungen aus Vergangenheitsdaten über Lernverfahren ableiten.

Stichprobenprüfung und Sonderregelungen

Eine Stichprobenprüfung kann bei Bedarf einzelne Dunkelbuchungen unterbinden, um eine manuelle Prüfung zu ergänzen. Die Stichprobengrößen lassen sich kundenindividuell einstellen. Darüber hinaus können Rechnungen von der Dunkelbuchung ausgeschlossen werden, die beispielsweise

• eine definierte Betragshöhe überschreiten,
• von bestimmten Lieferanten stammen oder
• aus als unsicher gekennzeichneten Herkunftsländern stammen.

Letztendlich kann aber auch jedes weitere Rechnungsmerkmal für den Ausschluss einer Rechnung genutzt werden.

Rechnungsgenehmigung bzw. -klärung

Im Idealfall ist ein Purchase-to-Pay-Prozess so aufgebaut, dass bereits der Bestellfreigabeprozess eindeutig und nachvollziehbar, inklusive aller Prüfungen und Verfügungsrahmen, festgelegt ist und von Anfang an über ein ERP-System abläuft. So wird der gesamte Ablauf von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung, Rechnungsklärung und Rechnungsfreigabe in einem System nachvollziehbar dokumentiert. Bei Klärungsbedarf sind auf diese Weise die involvierten Personen viel leichter zu ermitteln. Außerdem wird bei Bedarf auch die Klärung mit dem Lieferanten erleichtert, da dessen Daten ebenfalls im ERP gespeichert sind und die direkte Kontaktaufnahme hierdurch deutlich vereinfacht wird. Gleichzeitig wird jeder Klärungsschritt dokumentiert, sodass der Rechnungsstatus für alle am Freigabe- und Bezahlprozess Beteiligten direkt einsehbar ist.

Archivierung

Am Ende der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung werden alle Belegdaten und Vorgangsprotokolle revisionssicher archiviert. Alle Unterlagen bzw. Rechnungen, welche als aufbewahrungspflichtig gelten, können auf diesem Wege ausschließlich digital aufbewahrt werden, was Papier und Platz spart und die Wiederauffindbarkeit einzelner Dokumente, beispielsweise bei einer Steuerprüfung, deutlich erleichtert und beschleunigt.

Fazit

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet viele Chancen der Effizienzsteigerung und Prozessbeschleunigung. Diese werden im Falle der Möglichkeit der Dunkelbuchung von Eingangsrechnungen besonders deutlich. Moderne Eingangsrechnungslösungen, wie z. B. das SEEBURGER Produkt Purchase-to-Pay im SAP Umfeld und die Cloud Lösung des Invoice Portals ermöglichen es, diese Vorteile vollumfänglich zu nutzen.

^[1] https://www.ecmguide.de/input-output/postbearbeitung/studie-zur-rechnungseingangsverarbeitung-von-bl-23517.aspx

^[2] Wert wurde von SEEBURGER ermittelt

^[3] Stand November 2020

^[4] Adaptiert übernommen aus Digitale Rechnungsverarbeitung und Workflows als Einstieg in ein Rechnungswesen 4.0 (fas-ag.de), Jürgen Diehm und Lukas Benzinger, 24.1.2018, S. 21