Von Ordnerwahnsinn zu digitaler Leichtigkeit: Wie digitale Belege die Finanzbuchhaltung vereinfachen

Unternehmen in Deutschland setzen zunehmend auf die digitale Buchhaltung – bringt sie doch viele Vorteile mit sich: Im Vergleich zu Bergen von Belegen in Ordnern, die mühsam und fehleranfällig sortiert und abgeheftet werden müssen, vereinfachen digitale Belege die Buchhaltung, sparen Kosten und bringen mehr Zeit und Leichtigkeit in den Arbeitsalltag. Dennoch stößt das Thema vielerorts immer noch auf Skepsis. Gesetzliche Regelungen, wie zum Beispiel die verpflichtende Einführung von E-Rechnungen im B2G-Bereich, bringen jedoch zusehends Tempo in die Thematik. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die Umstellung auf digitale Belege zügig und vor allem überlegt anzugehen. Dieser Blogbeitrag zeigt, worauf es ankommt.

Die Vorteile von digitalen Belegen in der Buchhaltung

Digitale Belege können eine willkommene Erleichterung für die Buchhaltung bedeuten. Sie sparen nicht nur Platz und Zeit, sondern sorgen auch für effizientere Arbeitsabläufe: Mit digitalen Belegen sind alle wichtigen Informationen jederzeit griffbereit zur Hand. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gestaltet sich einfacher, da Sie ihm jederzeit Zugang zu Ihren Unterlagen gewähren können.

• Zeit- und Platzersparnis: Die elektronische Speicherung und automatisierte Erfassung von Belegen spart Zeit. So müssen Eingangsrechnungen zum Beispiel nicht manuell erfasst und sortiert werden. Dass digitale Belege platzsparender sind als ihr physisches Pendant, liegt dabei auf der Hand. Der Wegfall von Ausdrucken spart gleichzeitig auch noch Papier und schont die Umwelt.

• Fehlerreduzierung: Die digitale Verarbeitung von Belegen hilft, das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren. Dokumente werden automatisch erfasst und können mit den entsprechenden Konten abgeglichen werden. Das reduziert das Risiko von Fehlbuchungen und ermöglicht eine höhere Genauigkeit bei der Buchhaltung.

• Kosteneinsparungen: Durch die Verwendung von digitalen Verarbeitungsprozessen können Unternehmen Kosten für Stempel, Papier, Drucker, Lagerung und Transport einsparen.

• Nachverfolgbarkeit: Elektronische Dokumente können leichter nach- und zurückverfolgt werden. Dies ist insbesondere bei der Eingangsrechnungsverarbeitung wichtig, da Unternehmen häufig eine große Anzahl von Rechnungen erhalten und verarbeiten müssen.

• Automatisierung: Papierlose Verarbeitungsprozesse ermöglichen es Unternehmen, beispielsweise den Eingangsrechnungsprozess zu automatisieren. Automatisierte Prozesse können helfen, die Bearbeitungszeit von Dokumenten zu reduzieren und die Genauigkeit von Daten zu erhöhen. Die Möglichkeit, andere Belege wie beispielsweise elektronische Lieferscheine mit dem Vorgang zu verknüpfen, unterstützt zusätzlich eine effiziente Buchhaltung und erleichtert digitale Rechnungsworkflows. Programme wie DATEV können beispielsweise auch die Übermittlung von Steuerunterlagen an den Steuerberater übernehmen.

• Sicherheit: Papierdokumente können – zum Beispiel durch Umwelteinflüsse – beschädigt werden oder sogar verloren gehen. Dagegen können digitale Belege durch Backups gesichert und so auch im Verlustfall wiederhergestellt werden. In digitaler Form sind Daten außerdem vor Einbruch, Diebstahl oder Brand geschützt.

Die Digitalisierung der Buchhaltung spart Zeit, minimiert Fehler und optimiert Prozesse – und das alles bei gleichbleibender Rechtssicherheit.

Digitale Belege gesetzeskonform führen und aufbewahren

Das Bundesfinanzministerium definiert in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) digitale Belege als „alle buchungsbegründenden Dokumente, die elektronisch gespeichert sind“ und legt weiterhin fest, wie sie korrekt aufzubewahren sind. Dabei müssen die folgenden Anforderungen erfüllt werden: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit. Welche Belege aufzubewahren sind und wie lange, ist unter anderem von der Größe des Unternehmens abhängig und ergibt sich aus den anderen für das Unternehmen geltenden rechtlichen Vorschriften, wie dem Handelsgesetzbuch und den Steuergesetzen.

Belege digital aufbewahren und sichern: Darauf sollten Unternehmen achten

Damit die digitalen Belege sowohl für die Buchhaltung als auch das Finanzamt ordnungsgemäß aufbewahrt sind, sind einige Schritte zu berücksichtigen:

• Eine digitale Archivierungslösung speichert und überträgt Daten sicher und ist weniger fehleranfällig als das Abspeichern von Hand. Sie kann außerdem sicherstellen, dass die digitalen Belege rechtssicher und von Vorneherein DATEV-konform abgespeichert werden, um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu erleichtern.
• Um Datenverlusten vorzubeugen, sind regelmäßige Backups unabdingbar – gerade auch im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen von digitalen Belegen.
• Eine klar verständliche und nachvollziehbare Ordnerstruktur und Dateibenennungen helfen dabei, den Überblick zu behalten und schnell das Gesuchte zu finden.
• Je nach Belegart können Datenschutzregelungen greifen. Es muss daher sichergestellt sein, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf die Unterlagen zugreifen können.
• Eine interne Richtlinie zur Aufbewahrung und fristgemäßer Vernichtung von digitalen Belegen stellt sicher, dass gesetzliche Aufbewahrungspflichten für digitale Belege eingehalten werden, ohne länger als nötig Speicherplatz zu belegen. Manche Systeme sind in der Lage, bestimmte Dokumenttypen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eigenständig zu löschen.
• Die Mitarbeiter müssen zu der ordnungsgemäßen Archivierung von digitalen Belegen geschult werden.

Müssen digitalisierte Papierbelege weiter aufbewahrt werden?

Der größte Teil der Belege kann nach erfolgter Digitalisierung vernichtet werden. Datenschutzkonform gehören diese Materialien in den Aktenvernichter, nicht in den Papierkorb. Es gibt jedoch auch einige Dokumente, die verpflichtend in Papierform aufzubewahren sind. Dazu gehören beispielsweise

• Handelsbücher
• Zeugnisse
• Originalverträge
• Urkunden
• Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
• v. m.

Im Zweifelsfall sollte vor der Vernichtung des Originals ein rechtlicher Beistand befragt werden.

Wie Sie Ihr Unternehmen auf digitale Belege umstellen

1. Der erste Schritt ist die Entscheidung, auf Papier zu verzichten und auf digitale Belege umzustellen. Das klingt zunächst banal, doch es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter von Anfang an in das neue System mit eingebunden werden und verstehen, warum die Umstellung notwendig ist.
2. Der nächste Schritt besteht darin, die passende Software zur Verwaltung der digitalen Belege auszuwählen. Welche Lösung entspricht den Anforderungen des Unternehmens? Eine wichtige Funktion ist die Möglichkeit, Belege einfach und schnell zu erfassen und zu speichern. Hierfür bieten sich beispielsweise cloudbasierte Lösungen an, mit denen die Belege jederzeit und von überall aus zugänglich sind. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Software eine einfache Integration in die Arbeitsabläufe des Unternehmens ermöglicht. Eine gute Benutzeroberfläche und eine intuitive Bedienung sind hierfür entscheidend. Das SEEBURGER Invoice Portal beispielsweise ermöglicht Unternehmen die schnellere Verarbeitung von Rechnungen, höhere Effizienz und Produktivität, bessere Transparenz und Compliance sowie eine Reduzierung der Kosten.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und den Prozessen zur ordnungsgemäßen Verwaltung digitaler Belege.

Bei richtiger Umsetzung kann die digitale Buchhaltung mit relativ wenig Aufwand allen beteiligten Seiten zahlreiche Vorteile bringen.

Fazit: Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung und profitieren Sie von digitalen Belegen

Es ist an der Zeit, den Ordnerwahnsinn hinter sich zu lassen und die Buchhaltung digital zu gestalten. Die zahlreichen Vorteile von digitalen Belegen können die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens erheblich vereinfachen. Sie sparen nicht nur Platz, Zeit und Ressourcen, sondern können schneller und effizienter arbeiten. Eine digitale Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, jederzeit und überall auf Ihre Daten zuzugreifen – die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer wird transparenter. Das Risiko von Verlusten oder Fehlern bei der Aufbewahrung von Papierbelegen wird minimiert. Mit nur wenigen Schritten können Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und von den Vorteilen profitieren. Zögern Sie nicht länger und machen Sie den ersten Schritt in Richtung einer leichteren, effizienteren und moderneren Buchhaltung mit dem SEEBURGER Invoice Portal!