ūüďÖ Portugal schreibt B2G E-Invoicing zum 01.01.2021 und 01.01.2022 vor!

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E-Invoicing

Neue Fristen des B2G E-Invoicing-Mandats in Portugal!

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Die elektronische Rechnung in der √∂ffentlichen VerwaltungPortugal Flag, das so genannte B2G E-Invoicing, wird in Portugal ab Januar 2021 verpflichtend und √§hnelt bestehenden Modellen in anderen europ√§ischen L√§ndern. Als Koordinierungsstelle f√ľr die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal fungiert die eSPAP (Entidade de Servi√ßos Partilhados da Administra√ß√£o P√ļblica).

In Portugal werden UBL 2.1 „CIUS-PT“ und CEFACT „CIUS-PT“ als Format f√ľr elektronische, signierte Rechnungen an die √∂ffentlichen Verwaltungen anerkannt und auch erwartet.

Portugal schreibt Business-to-Government (B2G) E-Invoicing zum 01. Januar 2021 und 01. Januar 2022 vor

Gem√§√ü der EU-Richtlinie 2014/55 mit Frist zum April 2019 soll B2G E-Invoicing EU-weit eingef√ľhrt werden. Portugal hat als eines der ersten L√§nder die Frist eingehalten und schreibt B2G E-Invoicing seit April 2019 vor. Das Gesetzesdekret zur Regelung des elektronischen Rechnungsstellungssystems wurde am 31. August 2017 verabschiedet. Dieses Dekret wurde durch das am 28. Dezember 2018 ver√∂ffentlichte Dekret 123/2018 ge√§ndert, in dem die Merkmale des Modells und die neuen Verpflichtungsbedingungen definiert sind.

Angesichts der Komplexität der Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, die im aktuellen Pandemiekontext (Corona-Virus) besonders verschärft wird, sollen die potenziellen Auswirkungen auf die Vertragsparteien gemindert und die Pflicht zur Einreichung elektronischer Rechnungen verlängert werden.

Die Fristen des B2G E-Invoicing-Mandats sind demnach wie folgt:

  • Seit dem 18. April 2019 ist die portugiesische √∂ffentliche Verwaltung in der Lage, elektronische Rechnungen empfangen zu k√∂nnen.
  • Der 18. April 2020 ist der obligatorische Termin f√ľr die Anpassung an das neue FE-AP-System f√ľr Kommunalverwaltungen, einschlie√ülich Krankenh√§user.
  • Seit dem 18. April 2020, sind nun alle Lieferanten gro√üer Unternehmen verpflichtet, ab dem 01. Januar 2021 nur noch elektronische Rechnungen an √∂ffentliche Auftraggeber auszustellen.
  • Ab dem 01. Juli 2021 besteht die Pflicht f√ľr kleine und mittelst√§ndische Unternehmen (SME).
  • F√ľr Kleinstunternehmen gilt die Verpflichtung dann ab 01. Januar 2022.
  • Diese oben genannten Daten wurden aufgrund der Corona-Pandemie verschoben.

Wie erfolgt die √úbertragung der Rechnungsdaten?

  • Die eSPAP (Entidade de Servi√ßos Partilhados da Administra√ß√£o P√ļblica) fungiert als zentrale Koordinierungsstelle und k√ľmmert sich um das Empfangen und Versenden von elektronischen Rechnungen und Begleitdokumenten zwischen Lieferanten und √∂ffentlichen Auftraggebern gem√§√ü der Europ√§ischen Norm (EN).
  • Die Koordinierungsstelle eSPAP akzeptiert elektronische signierte Rechnungen gem√§√ü EN 16931-1, d.h. UBL 2.1 „CIUS-PT“ und CEFACT „CIUS-PT“.
  • Nach portugiesischem Recht k√∂nnen qualifizierte elektronische Signaturen (EDI Basis) mit einer Austauschvereinbarung auf Grundlage der Empfehlung der Europ√§ischen Kommission von 1994 verwendet werden, um einen zuverl√§ssigen Pr√ľfpfad zwischen Rechnung und Lieferung zu gew√§hrleisten.
  • Bis zum 31. Dezember 2020 k√∂nnen auch erweiterte elektronische Signaturen verwendet werden.
  • Seit dem Januar 2020 m√ľssen elektronische Rechnungen (und nationale Transportdokumente) zudem einen QR-Strichcode und einen eindeutigen Dokumenten-Code aufweisen.

Welche √∂ffentlichen Einrichtungen m√ľssen mit eSPAP arbeiten?

Die zentrale Plattform eSPAP ist grundsätzlich bereit elektronische Rechnungen zu empfangen, aber noch sind nicht alle Behörden angebunden. Der Prozess der Anbindung an eSPAP läuft derzeit noch.

Die Nutzung der zentralen B2G Plattform eSPAP gilt f√ľr

  • √∂ffentliche Auftraggeber (direkte Regierungsverwaltung und √∂ffentliche Einrichtungen),
  • Herausgeber von elektronischen Konten bei √∂ffentlichen Ausschreibungen und
  • Informationsvermittler, die den elektronischen Rechnungsaustausch und Begleitdokumente f√ľr √∂ffentliche Ausschreibungen anbieten.

Das Präsidium der Republik, die Versammlung der Republik, der Generalstaatsanwalt der Republik, die Gerichte, die unabhängigen Verwaltungseinheiten usw. sind freiwillige öffentliche Einrichtungen und können auf freiwilliger Basis mit eSPAP arbeiten.

K√∂nnen auch B2B Rechnungen √ľbertragen werden?

Die Koordinierungsstelle eSPAP bietet derzeit keine Möglichkeit, elektronische B2B-Rechnungen zu empfangen.

Es gibt derzeit keinen Vorschlag des Ministeriums f√ľr Wirtschaft, Unternehmertum und Handwerk, die elektronische Rechnungsstellung f√ľr den B2B-Bereich verbindlich vorzuschreiben. Die Entwicklungen in anderen L√§ndern geben jedoch Anlass zur Annahme, dass dies nur eine Frage der Zeit ist, bis auch B2B-Rechnungen mit einer Steuermeldung verkn√ľpft werden.

E-Invoicing Portugal
Abbildung: SEEBURGER-L√∂sung f√ľr Rechnungen an die √∂ffentliche Verwaltung in Portugal

Wie kann SEEBURGER unterst√ľtzen?

SEEBURGER bietet einen ‚ÄěPlug-and-Play‚Äú Cloud Service f√ľr Portugal an, bei dem Rechnungsdaten einfach in einem Standardformat √ľbergeben werden k√∂nnen. Der angebotene E-Invoicing-Service ist unabh√§ngig vom ERP-System und umfasst die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung einschlie√ülich eventueller Signaturen. Es ist zu beachten, dass in Portugal Rechnungen sowohl vom Aussteller als auch vom Empf√§nger 10 Jahre lang aufbewahrt werden m√ľssen.

Fazit

Das Thema E-Invoicing ist und bleibt trotz zunehmender Standardisierung komplex. Die technischen Spezifikationen sind in den verschiedenen L√§ndern sehr unterschiedlich und entwickeln sich auch unterschiedlich schnell. Aus diesem Grund ist es f√ľr Unternehmen sinnvoll, f√ľr ihre E-Invoicing-Vorhaben einen Cloud-Partner zu w√§hlen, der die l√§nderspezifischen Anforderungen umfassend kennt und aus einer Hand erf√ľllen kann. Die Alternative besteht darin, das E-Invoicing selbst zu implementieren und zu betreiben oder auf einzelne lokale l√§nderspezifische Anbieter zu setzen. Im letzteren Fall m√ľssen jedoch gr√∂√üere, grenz√ľberschreitend t√§tige Unternehmen die Anbieter individuell managen.

Weitere wichtige Anforderung an eine E-Invoicing-Lösung sind:

  • die L√∂sung sollte Peppol und ggf. andere Formate beherrschen
  • die L√∂sung sollte einfach und zuverl√§ssig an das jeweilige ERP-System, das die Rechnungsdaten enth√§lt, angebunden werden k√∂nnen.

Mit dem SEEBURGER Cloud E-Invoicing Service k√∂nnen Sie schnell und einfach EU-konforme Rechnungen an Beh√∂rden und andere Partner in Portugal verschicken. Empfohlen wird das UBL 2.1-Format, da bei einer Erweiterung in den B2B-Bereich das CII Format vermutlich nicht unterst√ľtzt wird und mit UBL einen Standard f√ľr beide Wege verwendet werden kann.

Falls Sie weitere Fragen zum Thema E-Invoicing haben, haben wir alles, was Sie √ľber E-Invoicing wissen sollten, in einem klar strukturierten Leitfaden f√ľr Sie zusammengestellt.

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Andreas Killinger

√úber den Autor:

Andreas Killinger ist seit 2014 SAP Produktmanager bei der SEEBURGER AG f√ľr Software-Applikationen und -Services f√ľr den elektronischen Gesch√§ftsdatenaustausch. Seine Schwerpunkte liegen auf L√∂sungen in SAP sowie der elektronischen Rechnung (E-Invoicing) f√ľr international agierende Kunden. Er ist gelernter Industriemechaniker und studierte Recht- und Verwaltungswissenschaften. Nach Berufsstationen im √∂ffentlichen Dienst, war er von 1999 bis 2013 als SAP Senior Consultant und SAP-Projektleiter f√ľr eine der Top-Ten Unternehmensberatungen in internationalen SAP Projekten t√§tig.