E-Invoicing Spanien - Das neue B2B-Mandat kommt
E-Invoicing

Spanien genehmigt einen vorläufigen Gesetzesentwurf für verpflichtendes B2B-E-Invoicing

| | Produktmanager Softwareanwendungen/Dienstleistungen elektronischer Geschäftsdatenaustausch, SEEBURGER
Update vom 26. September 2022: Spanien: Gesetz „Crea y Crece” mit B2B E-Invoicing-Pflicht am 15.09.2022 endgültig verabschiedet

+++ Update vom 26. September 2022: Spanien: Gesetz „Crea y Crece” mit B2B E-Invoicing-Pflicht am 15.09.2022 endgültig verabschiedet

Spaniens Abgeordnetenkongress hat am 15. September 2022 mit dem Gesetz über die Gründung und das Wachstum von Unternehmen „Crea y Crece“ auch die Einführung des B2B-E-Invoicing-Mandates endgültig verabschiedet.

Nach intensivem Dialog, parlamentarischer Zusammenarbeit mit den autonomen Regionen und Wirtschaftssubjekten erfuhr das Gesetz – mit einigen Anpassungen – im Abgeordnetenhaus große Unterstützung. Der Gesetzestext steht zur Veröffentlichung im Staatsanzeiger und zum anschließenden Inkrafttreten bereit.  Mit der in den kommenden Tagen erwarteten Veröffentlichung des Gesetzes „Crea y Crece“ im Staatsanzeiger „Boletín Oficial del Estado“ (BOE) beginnen die bekannten Umsetzungsfristen:

  • Zwölf Monate für Unternehmen und Selbständige mit einem Jahresumsatz größer als acht Millionen Euro
  • 36 Monate für die übrigen Unternehmen und Freiberufler

Finden Sie weitere Informationen zur Verabschiedung des Gesetzes über die Gründung und das Wachstum von Unternehmen „Crea y Crece“ auf der offiziellen Webseite der spanischen Regierung.

+++

Die E-Invoicing-Pflicht besteht in Spanien im B2G-Bereich bereits seit 2015. Nun wurde ein vorläufiger Gesetzesentwurf für ein B2B-E-Invoicing-Mandat genehmigt. Mit diesem wird die elektronische B2B-Rechnung im Inland für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern verbindlich eingeführt. Konkret werden in diesem Gesetzesentwurf die Anforderungen an Rechnungserstellungssysteme und Rechnungsinhalte sowie die Umsetzungsfristen definiert. Mit der Ausweitung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vom B2G- auch auf den B2B-Bereich verspricht sich die spanische Regierung vorhandene Digitalisierungs- Vereinfachungs- und Kostensenkungspotenziale zu heben. Unser E-Invoicing-Experte Gerrit Onken hat die Fakten für Sie zusammengefasst.

Bislang besteht in Spanien nur im B2G-Bereich die Pflicht zum E-Invoicing. Diese Verpflichtung plant Spanien auf das Erstellen und Versenden von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich auszuweiten – ähnlich zu Italiens erfolgter E-Invoicing-Verpflichtung und dem geplanten Mandat in Frankreich – jeweils zuerst mit B2G- und dann mit B2B-E-Invoicing.

Hierzu hat Spanien unterschiedliche Gesetzesentwürfe veröffentlicht, um folgende Inhalte zu regeln:

  • Anforderungen an Rechnungserstellungs-Softwaresysteme, Rechnungsinhalte und elektronische Datensätze für Steueraudits
  • Verpflichtung zum Erstellen und Versenden von E-Invoices im B2B-Bereich – gültig für Unternehmen und auch Freelancer

Die Änderungen der Gesetzesentwürfe fassen wir Ihnen nachfolgend zusammen:

Neue Anforderungen an Rechnungserstellungs-Softwaresysteme, Rechnungsinhalte und elektronische Datensätze für Steueraudits

Spaniens Finanzministerium regelt in einem Gesetzesentwurf vom 21.02.2022 neue Anforderungen, u. a. in folgenden Bereichen:

  1. Anforderungen an die Computersysteme zur Rechnungserstellung,
  2. neue Pflichtinhalte von Rechnungen, wie z. B. alphanumerischer Identifizierungscode und einen
    QR-Code,
  3. Erstellen von Rechnungsdatensätzen für Steueraudits, die bei Bedarf an die spanische Steuerbehörde AEAT elektronisch übermittelt werden können und
  4. der AEAT den sofortigen Zugriff auf alle Rechnungsdatensätze im Rahmen von Steueraudits gewährleisten.

Aus dem Gesetzesentwurf geht hervor, dass die Unternehmen ab dem 01.01.2024 über Computersysteme zur Rechnungserstellung verfügen müssen, die an die festgelegten Merkmale dieses Gesetzesentwurfs angepasst sind und die Anforderungen an Rechnungserstellung und standardisierte Formate der erstellten Rechnungen erfüllen. Diese sogenannten „überprüfbaren Rechnungsausstellungssysteme“ oder „VERI*FACTU-Systeme“ sind zertifizierte Computersysteme, welche u. a. der Steuerverwaltungsbehörde alle erstellten Rechnungsbelege auf elektronischem Wege fortlaufend, sicher, korrekt, vollständig, automatisch, unverzüglich und zuverlässig übermitteln können. Für Rechnungen, die von solchen zertifizierten Computersystemen erstellt werden, gelten die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung automatisch als gewährleistet. Eine elektronische Signatur ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich.

Weiter haben die elektronischen Rechnungen einen alphanumerischen Identifizierungscode und einen QR-Code zu beinhalten, die den technischen und funktionalen Spezifikationen des Finanzministeriums entsprechen. Rechnungsempfänger können freiwillig mit alphanumerischem Identifizierungscode und einem QR-Code Rechnungen an die Steuerbehörde melden, um so einen Abgleich zwischen den vom Rechnungssteller gemeldeten und den vom Rechnungsempfänger gemeldeten Rechnungen zu ermöglichen. Portugal praktiziert dieses System seit Jahren sehr erfolgreich. Allerdings sind den Rechnungsempfängern fürs freiwillige Melden Steuerrückerstattungsanreize zugestanden worden, damit die Steuerbehörde dieses effektive Kontrollinstrument auch wirklich nutzen kann.

Lesen Sie hierzu unseren Blog zu den sehr ähnlichen Anforderungen in Baskenland mit dem Ticket-BAI-System (TBAI-System).

Verpflichtung zum Erstellen und Versenden von E-Invoices im B2B-Bereich zwischen Unternehmen und Freelancern

Die spanische Regierung veröffentlichte Ende 2021 den Gesetzesentwurf für die „Gründung und das Wachstum von Unternehmen“, mit dem elektronische B2B-Rechnungen im Inland für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern verbindlich eingeführt werden. Das Parlament in Spanien hat am 24.02.2022 in einer Sitzung beschlossen, den Gesetzesentwurf vom 17.12.2021 zu genehmigen. Die Veröffentlichung des Gesetzes im Staatsanzeiger „Boletín Oficial del Estado“ (BOE) ist noch nicht erfolgt (Stand 11.03.2022).

Nach der Veröffentlichung des Gesetzes im BOE gelten die folgenden Umsetzungsfristen:

  • Für Unternehmen und Selbständige mit einem Jahresumsatz von mehr als acht Millionen Euro tritt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung 12 Monate nach der Veröffentlichung im BOE in Kraft.
  • Der Rest der Unternehmen und Freiberufler hat diese Verpflichtung innerhalb von drei Jahren nach der vorgenannten Veröffentlichung im BOE umzusetzen.
Umsetzungsfristen der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien
Abbildung 1: Umsetzungsfristen der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien

Das Hauptziel der Verordnung ist die Förderung des Unternehmertums als Schlüsselfaktor zur Steigerung des Wachstums in Spanien. Die Unterziele der Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Selbstständigen sind folgende:

  1. Digitalisierung der Geschäftsbeziehungen
  2. Senkung der Transaktionskosten
  3. Erhöhung der Transparenz
  4. Bekämpfung von Zahlungsrückständen

Die B2B-E-Invoicing Verpflichtung

Es gilt für alle Unternehmen und Freiberufler die Pflicht, elektronische Rechnungen in ihren Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen und Freiberuflern auszustellen und zu versenden. Dabei müssen die elektronischen B2B-Rechnungen den Bestimmungen der Rechnungsstellungsvorschriften in Spanien entsprechen, also selbstverständlich auch die neuen Anforderungen an die Rechnungserstellungssysteme und Rechnungsinhalte erfüllen.

Unternehmer und Freiberufler müssen die notwendigen Programme zur Verfügung stellen, damit die Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung kostenlos lesen, kopieren sowie herunterladen und ausdrucken können. Und zwar müssen diese Tätigkeiten kostenlos ermöglicht werden, ohne dass die dafür notwendigen Anwendungen aus anderen Quellen besorgt werden müssen.

Rechnungsempfänger müssen die Rechnungen kostenlos mindestens vier Jahre lang elektronisch einsehen und Kopien herunterladen können. Das gilt auch nach einem Vertragsende zwischen den Parteien oder, wenn der Rechnungsempfänger ab einem bestimmten Zeitpunkt keine elektronischen Rechnungen mehr zu erhalten wünscht.

Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, welche mit einer Verwarnung oder einem Bußgeld von maximal 10.000 Euro sanktioniert werden kann. Die Sanktionen regelt Art. 19 des Gesetzes 6/2020 vom 11. November 2020 zur Regelung bestimmter Aspekte der elektronischen Treuhanddienste. Die Festsetzung der Höhe der Geldstrafe erfolgt nach verschiedenen Kriterien und einer entsprechenden Betragsstaffelung.

Wie SEEBURGER helfen kann

Die E-Invoicing-Pflicht besteht in Spanien im B2G-Bereich bereits seit 2015, als Spanien, als eines der ersten Länder Europas, das B2G-E-Invoicing mit dem Facturae-XML und der FACe-Plattform umgesetzt und den Lieferanten gesetzlich vorgeschrieben hatte. Auf freiwilliger Basis ist die Umsetzung vom E-Invoicing mit strukturierten elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich nicht weit vorangeschritten. Hier wird der genehmigte Gesetzesentwurf nun bald schon „Überzeugungsarbeit“ leisten, um Digitalisierungs- Vereinfachungs- und Kostensenkungspotenziale zu heben. Denn der elektronische Rechnungsaustausch und die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglichen i. d. R. Einsparungen von mehreren Euros pro Rechnung, die insbesondere im Rahmen der automatisierten Verarbeitung elektronischer Rechnungen beim Rechnungsempfänger noch höher ausfallen als beim Rechnungssteller. Die SEEBURGER Global E-Invoicing Services bieten Ihnen bereits jetzt E-Invoicing-Services fürs B2G-E-Invoicing über die Plattform FACe, für die Umsatzsteuermeldungen ans SII System der spanischen Steuerbehörde AEAT sowie den elektronischen Rechnungsaustausch in Spanien über EDI-Verfahren an. Als Integrationsexperte ist SEEBURGER Ihr Partner für die Anbindung beliebiger ERP-Systeme. Beispielsweise unterstützen wir Sie bei der nahtlosen Integration von SAP S/4HANA über die SAP API Business Hub. Wir sind ein etablierter Anbieter von Cloud-Services mit langjähriger Erfahrung, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern in der EU und anderswo zu verstehen und mit einer Lösung aus einer Hand zu erfüllen.

Webcast-On-Demand

Erfahren Sie mehr über die E-Invoicing Anforderungen in unserem Webcast-On-Demand!

Jetzt ansehen

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen?

Wir freuen uns hier über Ihre Nachricht.

Teilen Sie diesen Beitrag, wählen Sie Ihre Plattform!

Gerrit Onken

Ein Beitrag von:

Gerrit Onken ist seit 2010 bei der SEEBURGER AG als Produktmanager für Softwareanwendungen und für den Bereich Elektronischer Datenaustausch (EDI) tätig. Seine Schwerpunkte sind Lösungen für SAP, elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und die Digitalisierung von geschäftlichen und technischen Prozessen für global agierende Kunden. Ursprünglich gelernter Bankkaufmann, absolvierte Gerrit Onken ein Studium der Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Industriemanagement und Wirtschaftsinformatik. Nach seiner Tätigkeit in der Finanzbranche arbeitete er von 2004 bis 2010 als Manager und Projektleiter bei einer der fünf größten Unternehmensberatungen mit internationalen BPOs in der Banken- und Automobilbranche.