B2B E-Invoicing-Mandat in Polen bis spätestens 2022

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Polen plant Einführung des B2B-E-Invoicing bis spätestens Ende 2021

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Polen plant Einführung des B2B-E-Invoicing bis spätestens Ende 2021

Der Wettlauf in Richtung Continuous Transaction Controls (CTC) in Europa geht mit zunehmendem Tempo weiter. Begonnen wurde er von Spanien, Portugal und Italien (die entweder E-Invoicing zwischen Unternehmen (B2B) über ein zentrales Austauschsystem verpflichtend einführten) oder die elektronische Echtzeit-Mehrwertsteuerberichterstattung zur Pflicht machten. Am 17. Dezember 2020 gab das polnische Finanzministerium bekannt, dass Polen das vierte Land in der Europäischen Union sein wird, das die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einführt. Eine zentrale staatliche Plattform für E-Invoicing wird zur Verfügung gestellt

  • zur freiwilligen Nutzung ab Ende 2021,
  • mit verpflichtender Nutzung ab 2023.

Polen schreibt B2B-E-Invoicing über eine zentrale Plattform ab 2023 vor

Polen, wo B2G-E-Invoicing seit 2020 für Lieferanten verpflichtend ist, schließt sich nun dem Club der europäischen CTC-Länder an. Italien verpflichtet beispielsweise die Unternehmen gesetzlich, ihr SdI-Austauschsystem für die elektronische Rechnungsstellung zu nutzen. Von diesen Erfahrungen und denen anderer Länder wird Polen profitieren. So kann das Land bestimmte Fallstricke bei der Einführung seiner eigenen CTC-Plattform, dem zentralen nationalen CTC-System für elektronische Rechnungen „Krajowego Systemu e-faktur (KSeF)“, dadurch sicher vermeiden. Die Hauptmotivation hinter der Einführung von E-Invoicing über ein zentrales System sind die Bekämpfung von Steuerbetrug und die effizientere Eintreibung der von den Steuerzahlern geschuldeten Mehrwertsteuer. Inmitten einer globalen Pandemie ist dies besonders wichtig geworden. Polen hat bereits erhebliche Fortschritte bei der Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs gemacht, indem es in den letzten Jahren SAF-T-Dateien (in Polen als JPKs bekannt) und das Betrugsmarkierungssystem STIR eingesetzt hat, um eine elektronische Mehrwertsteuerberichterstattung, auch für Daten aus elektronischen Registrierkassen, zu ermöglichen. Die Steuerzahler sind verpflichtet, monatlich SAF-T-Berichte an die polnische Steuerbehörde zu übermitteln. Allerdings erfolgt das SAF-T-Reporting nicht in Echtzeit, wie es bei kontinuierlichen Transaktionskontrollen der Fall ist. Darüber hinaus automatisiert das SAF-T-Reporting den Versand und die Verarbeitung von Rechnungen für Unternehmen nicht so effizient wie die elektronische Rechnungsstellung auf Basis von XML.

Sowohl die polnische Steuerbehörde als auch die polnischen Unternehmen profitieren am meisten, wenn XML-E-Rechnungen einem nationalen Standard folgen und ein einziges zentrales System alle Rechnungen automatisch protokolliert und überprüft.

Zielsetzung und Nutzen

  1. Das polnische Finanzministerium schreibt auf seiner Website, dass es in Europa als Vorreiter für moderne Lösungen für Unternehmen an der Spitze stehen will. Wenn sich E-Invoicing als erfolgreich erweist, kann es die derzeitigen SAF-T JPK-Meldepflichten ersetzen. Diese Aussicht verbessert die Bedingungen für Steuerzahler durch einen einfacheren und schnelleren Zugang zu Dokumenten, während gleichzeitig die polnische Steuerverwaltung zeitnaher mit Informationen zur Umsatzsteuer versorgt wird.
  2. Die polnischen Steuerbehörden wollen vor allem Echtzeit-Informationen über Umsatzsteuerrechnungen gewinnen, um den Umsatzsteuer-Karussellbetrug schneller und effektiver bekämpfen zu können. In Zeiten, in denen die europäischen Länder für 2018 eine jährliche Mehrwertsteuerlücke von mehr als 140 Milliarden Euro erwarteten, die aufgrund der Auswirkungen von COVID-19 im Jahr 2020 mit aller Wahrscheinlichkeit noch deutlich höher ausfallen wird, ist es zwingend erforderlich, die staatliche Finanzierung durch die Erhebung dieser fehlenden Mehrwertsteuer zu sichern – je früher, desto besser. Die erwartete Steigerung der Mehrwertsteuereinnahmen in Polen soll vor allem durch die Bekämpfung unredlicher Buchführung erreicht werden.
  3. Das polnische Finanzministerium will ein zuverlässiges CTC E-Invoicing-System einführen – zunächst auf freiwilliger Basis, später verpflichtend – basierend auf den Erfahrungen der anderen europäischen Vorreiter Italien, Spanien und Portugal. Dieser Ansatz wird den Steuerzahlern einen reibungslosen Start auf freiwilliger Basis ab Ende 2021 ermöglichen – in dem sie von einer verkürzten Mehrwertsteuererstattungsfrist von 40 statt 60 Tagen profitieren – bevor die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird.

Die Einzelheiten des E-Invoicing-Systems für B2B-Rechnungen in Polen sind noch nicht festgelegt. Es wird mindestens für die nächsten 2 Jahre ein heißes Thema im europäischen E-Invoicing bleiben. Mit Spannung verfolgen wir Polens klaren Versuch weiter, Frankreich im CTC-Rennen zu schlagen.

Zusammenfassung

Unter den EU-Mitgliedsstaaten ist Polen einer der Vorreiter bei der Implementierung eines staatlichen Austauschsystems für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Dies würde eine schnellere und effektivere Überwachung und Überprüfung von Umsatzsteuerinformationen ermöglichen. Wir sehen einen Trend zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Europa, angeführt von Italien, Spanien, Portugal, Ungarn und Frankreich. Es ist davon auszugehen, dass andere EU-Länder folgen werden – so wie die elektronische Rechnungsstellung in den letzten zehn Jahren in ganz Lateinamerika begonnen und sich ausgebreitet hat.

Die Herausforderung wird sein, die individuellen rechtlichen Anforderungen jedes Landes zu berücksichtigen und umzusetzen

  1. ohne sich mit mehreren verschiedenen lokalen Providern in den jeweiligen Ländern auseinandersetzen zu müssen,
  2. die verschiedenen technischen Anforderungen bei der Eingangs- und Ausgangsfakturierung zu erfüllen, wie z. B. vorgeschriebene Datenformate und Kommunikationswege,
  3. und gleichzeitig eine einfache und zuverlässige Anbindung an die jeweiligen ERP-Systeme zu gewährleisten.

Die SEEBURGER BIS E-Invoicing Solution bietet die Steuerung der Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Erweiterungen für eine tiefe Prozessintegration innerhalb beliebiger ERP-Systeme. Dazu gehört auch die nahtlose Integration von SAP S/4HANA über die SAP API Business Hub. Wir sind ein etablierter Anbieter von Cloud-Services mit langjähriger Erfahrung, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern in der EU und anderswo zu verstehen und mit einer Lösung aus einer Hand zu erfüllen.

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Gerrit Onken

Über den Autor:

Gerrit Onken ist seit 2010 als Produktmanager bei der SEEBURGER AG für Softwareanwendungen und Dienstleistungen für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch tätig. Seine Schwerpunkte sind Lösungen für SAP, elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und Innovationen zur Digitalisierung von fachlichen und technischen Geschäftsprozessen für international tätige Kunden. Gerrit Onken ist Bankkaufmann und Diplom-Kaufmann mit den Schwerpunkten Industriebetriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik. Nach seiner Tätigkeit in der Finanzbranche war er von 2004 bis 2010 als Manager und Projektleiter für eine der fünf größten Unternehmensberatungen mit internationalen BPOs in der Banken- und Automobilindustrie tätig.