Inventory-Management in der digitalen Supply Chain

Mit Hilfe von APIs zum erfolgreichen Inventory-Management in der Fertigungsindustrie

Man könnte meinen, dass Bestandsmanagement, oder auch Inventory-Management genannt, ein alter Hut sei. Es gibt massenhaft Tools und Systeme, die sich darauf spezialisiert haben, für Unternehmen alle wichtigen Informationen zu deren Lagerständen zentral zu erfassen. Dies ist jedoch nur ein kleiner Teil von Inventory-Management, denn die Supply Chain von heute denkt um einiges ganzheitlicher. Nicht nur dem eigenen Unternehmen liegt etwas daran, Bestandsdaten verwalten und darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen zu können. Auch Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, 3PLs), wiederum deren Geschäftspartner etc., bis hin zum Endkunden haben größtes Interesse an diesen Informationen. Diese Transparenz entlang der Lieferkette verhilft allen Beteiligten, Ressourcen gezielt einzusetzen und den Markt noch schneller zu bedienen.

Wie eine solche Digitalisierung in der Supply Chain aussehen kann und welche Chancen und Herausforderungen dies für Ihr Unternehmen mit sich bringen kann, erfahren Sie im Folgenden.

Was ist Inventory-Management?

Inventory-Management, oder auch Bestandmanagement genannt, zielt hauptsächlich darauf ab, Informationen zu Warenlagerständen beim Hersteller bzw. Kunden zentral zu verwalten, um bewusste Entscheidungen hinsichtlich der Planung von Produktions- und Nachbestellmengen treffen zu können. Basierend auf den gesammelten Informationen erfolgt die Ressourcenplanung in der Fertigung, aber auch die Budgetplanung wird wesentlich vereinfacht. Ebenso können via IDs oder Codes Trackinginformation für den Warenversand gesammelt und aus den gesammelten Daten relevante Reports und Forecasts erstellt werden.

Warum ist Inventory-Management entlang der Supply Chain wichtig?

Wo Inventory-Management zunächst nur für besonders kritische Waren (beispielsweise auf Grund von aufwendiger Lagerung, hohen Herstellungskosten, komplexen Transportwegen etc.) als essenziell galt, setzt es sich heutzutage zunehmend durch und ist, je nach Branche, bereits State of the Art entlang der gesamten Lieferkette.

So setzen selbst Endkonsumenten mittlerweile voraus, dass sie beispielsweise in einem Onlineshop den Bestand einer bestimmten Ware beim Händler stets einsehen können (vendor managed inventory) und nicht, wie noch vor einigen Jahren, auf gut Glück bestellen und gegebenenfalls zeitverzögert eine Stornierung zurückerhalten.

Kunden (auch im B2B) erwarten immer mehr, sogar in Echtzeit eine Rückmeldung vom Händler bzw. Hersteller zu erhalten. Dies setzt natürlich eine hohe Datenqualität voraus. Kaum ein Verbraucher, ob im B2B- oder B2C-Bereich, toleriert noch zeitverzögerten Informationsfluss, wie zum Beispiel via E-Mail. Statusmeldungen in Echtzeit sind ausschlaggebend für gute Kunden-Lieferanten-Beziehungen entlang der gesamten Lieferkette. Denn bei verzögertem Informationsfluss können diese schnell anfangen zu bröckeln (oder gar Schadenersatzforderungen nach sich ziehen, wenn beispielsweise das Produktionsband auf Grund von ausbleibenden Lieferungen stillsteht). Gängige Praktiken wie Just in Time oder Just in Sequence aus dem Automotive-Umfeld sind auf Echtzeitinformationen geradezu angewiesen. Selbst der Gesetzgeber geht schrittweise in diese Richtung, wenn man an das Thema Lieferkettengesetz denkt.

Lösungen für erfolgreiches Inventory-Management

Also her mit einer Lösung! Bestände manuell oder via Excel-Listen zu erfassen, ist bei den meisten Unternehmen ein viel zu aufwendiges und fehleranfälliges Unterfangen und weitestgehend veraltet. Daher wurden häufig bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen (Barcodes via Handscanner einlesen etc.). Ohne Frage, kaum ein produzierendes Unternehmen kommt heutzutage noch ohne eine entsprechende Softwarelösung als zentralen Sammelpunkt für die Bestandsführung aus. Somit sind die Daten, die auch für Businesspartner von Interesse sind, bereits erfasst und gepflegt, allerdings meist in Form von Insellösungen, alleinstehend und unvernetzt. Das heißt, es hapert „lediglich“ an der Fähigkeit, die Daten automatisiert in Echtzeit an die relevanten Partner bzw. deren Systeme (Software, Weboberfläche, App etc.) zu übertragen. Klingt einfach, kann es auch sein, aber wie?

APIs für integrated Inventory-Management

Der Key für die erfolgreiche Bereitstellung von Daten aus verschiedensten Systemen sind APIs (Application Programming Interfaces). Was sich dahinter verbirgt sind Programmierschnittstellen, die für ebendiese Echtzeitkommunikation ausgelegt sind. Dabei spielt professionelles API-Management eine ganz wesentliche Rolle, um gezielt die Bedürfnisse aller API-Stakeholder zu bedienen. Derjenige, der eine API zur Verfügung stellt, ist der API-Provider, wohingegen der API-Consumer Informationen über die Schnittstelle abfragen kann. Je nach Anwendungsfall werden unterschiedliche Arten von APIs verwendet. Beispiele, in denen APIs Anwendung finden, sind Integrationen zwischen ERP und CRM oder PIM-Systemen, Datenbanken, Marktplätzen und vielem mehr, wie auch folgende Abbildung 3 zeigt.

Nicht immer sind es nur Inventory-Management-Software-Systeme, die verknüpft werden sollen, sondern auch ERP (Enterprise Ressource Planning) –Systeme, Buchhaltungstools, Produktionssoftware etc., die Informationen enthalten, die dem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt werden sollen und daher vernetzt werden müssen. Der API-Publisher definiert die Schnittstelle (ggf. auch mehrere für unterschiedliche Use-Cases) und gewährt dem API-Consumer (je nach Anwendungsfall einem oder mehreren) auf Abruf Zugriff auf einen definierten Umfang an Echtzeitdaten.

Ebenso kann man dem API-Consumer ermöglichen, Informationen zu übermitteln. Der API-Consumer muss die vom API-Publisher vorgegebene Schnittstelle ansprechen und kann darüber Informationen vom API-Publisher abrufen bzw. diesem zur Verfügung stellen.

Bei der Integration entlang der Lieferkette ist es somit oft der Fall, dass ein Unternehmen gegenüber den Lieferanten die Rolle des API-Consumers einnimmt und aus Kundensicht wiederum der API-Publisher ist. Eine lückenlose Integrationsumsetzung in beide Richtungen der Lieferkette ist somit eine klare Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Herausforderungen der API-Integration für das Inventory-Management

Oft wird das Thema Iventory-Management-Integration in die IT verlagert, deren Kernkompetenz, je nach Unternehmens- bzw. Abteilungsgröße, zwar in der Betreuung von Systemen wie unter anderem einer Inventory-Management-Software liegt, jedoch nicht unbedingt auch in der Integration von Systemen. Für die erfolgreiche Integration sind sowohl Knowhow, als auch Ressourcen erforderlich. Besonders der Mittelstand sieht sich mit dieser Situation oft überfordert, da das Thema meist weit außerhalb der eigenen Kernkompetenz liegt und daher nicht in-house umgesetzt werden kann. Liegt beispielsweise eine Anforderung des Geschäftspartners für eine API-Anbindung vor, ist es unternehmenskritisch, diese direkt umsetzen zu können (das Fehlen dieser Fähigkeit stellt beispielsweise in der Lieferantenauswahl häufig ein K.O.-Kriterium dar). Wertvolle Zeit, die zunächst für die Planung einer Strategie zum Umgang mit API-Integration aufgewendet werden muss, geht am Ende bei der Umsetzung des eigentlichen Projektes verloren.

Wie bereits erwähnt, betrifft eine erfolgreiche API-Integration eine ganze Reihe von Stakeholdern. Angefangen von der Lieferanten-/Kundenbeziehung, über mehrere Businesspartner und deren verschiedene Perspektiven (API-Publisher/-Consumer) samt unterschiedlicher Use-Cases (Prozesse, Informationen). Dies resultiert in einer Vielzahl an APIs, die angesprochen oder zur Verfügung gestellt werden sollen. Essenziell ist es daher, den Überblick zu behalten, um alle APIs und deren User verwalten zu können.

API-Integration und API-Management für optimales Inventory-Management

Für die Umsetzung von APIs gibt es zwei elementare Aspekte: Einerseits die Erstellung oder Definition der Schnittstelle, aber auch deren Sicherung und Verwaltung. Für ersteres ist die API-Integration zuständig, denn sie übernimmt sozusagen die Übersetzungsarbeit.

Um einen Datenaustausch überhaupt zu ermöglichen, müssen die betroffenen Systeme geöffnet werden. Umso wichtiger ist es zu definieren, wer, wie oft, wann Zugriff auf die Schnittstelle haben soll, damit kein Sicherheitsrisiko entsteht. Diese Definition und auch das Monitoring über den laufenden Betrieb, übernimmt das API-Management.

API-Security ist essenziell für zuverlässiges Inventory-Management

Die Integration zweier Systeme bedeutet auch immer ein gewisses Sicherheitsrisiko, denn um Informationen ausgeben bzw. eingehend verarbeiten zu können, muss das System nach außen geöffnet werden und gleichzeitig vor nicht berechtigten Nutzern geschützt werden. Wer allerdings vor der Umsetzung solcher API-Security-Kriterien zurückschreckt, verschärft die Lage im Regelfall nur noch zusätzlich. APIs sind keineswegs nur ein kurzfristiger Trend, den man „aussitzen“ kann, sondern stellen den nächsten Schritt in der digitalen Evolution dar, der weder zu bremsen noch aufzuhalten ist. Sowohl im Kontext von Inventory-Management wie auch anderen Integration-Use-Cases wäre es nicht empfehlenswert, bedeutet ein Nein zur API-Integration definitiv Rückschritt. Diesen über kurz oder lang aufzuholen, wird nur schwer und auch nur in Verbindung mit hohen Kosten möglich sein. Eines ist sicher, APIs sind noch lange nicht der letzte Schritt in der Entwicklung der digitalen Supply Chain.

One Platform für die Inventory-Management-Integration

Die SEEBURGER BIS Plattform ist ein cloudbasiertes Integrationskonzept, das gänzlich im eigenen Haus entwickelt und betreut wird. Dank des ganzheitlichen Integrationsansatzes werden mit einer Plattform sämtliche Integrationsmuster wie API, B2B/EDI, A2A/EAI, MFT, IIoT und Automation abgedeckt. BIS reduziert die Komplexität von Aufgaben wie der Integration von Inventory-Management-Systemen, API-Management und API-Integration, so dass der Fokus auf das Wesentliche gerichtet werden kann: die gemeinsame Nutzung geschäftskritischer Daten, das Herbeiführen schneller Entscheidungen und maximale Leistungsfähigkeit.