Produktinformationsmanagement (PIM): Der einfache Austausch Ihrer Produktdaten

Haben Sie sich jemals gefragt, wie große oder global tätige Unternehmen die Pflege der Informationen zu ihren Produkten über verschiedene Shops oder Kanäle und Medien hinweg handhaben? Denkt man an Hersteller, Groß- oder Einzelhändler mit umfangreichen Produktpaletten, ist eines klar: Händisch ist das nicht zu bewältigen. Die einfachste Lösung: ein Produktinformationsmanagement-System (PIM)! Was ein PIM genau ist und wie Sie als Unternehmen davon profitieren, lesen Sie in unserem Blogartikel.

Stellen Sie sich vor, Sie gehen in einen Supermarkt und möchten ein besonderes Produkt kaufen, das sich vom vergleichbaren Durchschnitt abhebt. Sie sind bereit, einen höheren Preis zu bezahlen und möchten nun aber auch mehr Informationen zu diesem Produkt. Nehmen wir zum Beispiel Kaffee: Sie möchten wissen, aus welcher Region die Bohnen stammen, auf welcher Plantage sie wachsen, ob mit Düngern gearbeitet wird, ob es sich um ein Fairtrade-Produkt handelt und biologisch angebaut wird. Diese Menge an Daten kann durch Produktinformationsmanagement zentral verwaltet und gepflegt werden. Dadurch stehen die Produktinformationen für die verschiedensten Verwendungszwecke immer aktuell zur Verfügung. Nun ist dies ein vergleichsweise einfaches Beispiel aus dem alltäglichen Leben.

Ein komplexeres Beispiel wäre im B2B-Bereich ein Schraubenhersteller. Stellen Sie sich vor, dieser hat über tausend verschiedene Schrauben für verschiedene Verwendungszwecke in unterschiedlichen Größen, Gewindebreiten, Materialien und mit verschiedenen Köpfen im Angebot. Ein gutes Produktinformationsmanagement leistet hier immens viel: Produktbeschreibungen für Händler, Fotos, Artikelnummern, Lieferkonditionen oder die Weitergabe an Baumärkte kann zentral in einem PIM-System organisiert und gehandhabt werden! Und wenn Sie an die Produktpalette eines Online-Händlers denken, können Sie sich annähernd vorstellen, was gutes Produktinformationsmanagement leisten muss. Doch, fangen wir bei der grundlegenden Frage an:

Was ist PIM?

Wie der Name schon sagt, ist das Produktinformationsmanagement, auch kurz PIM genannt, ein digitales System für das Management von Produktinformationen. Ein PIM-System sorgt dafür, dass alle Produktinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen einheitlich und zentral verwaltet werden. Bei den Produktdaten handelt es sich um technische, logistische, marketingrelevante oder andere Informationen.

Hierbei können die Informationen als Text, Bilder, Videos, PDF, numerische Felder, Referenzlisten, URL etc. vorliegen und vom Lieferanten und hauseigenen Systemen (ERP, Warenwirtschafts-, DAM-(Digital-Asset-Management)-, Shop-Systemen etc.) ausgetauscht werden. Bei einem ganzheitlichen PIM-Ansatz werden die Produktdaten zentral in einer Datenbank vorgehalten, angereichert und in unterschiedliche Marketing- und Vertriebskanäle verteilt. So kann sichergestellt werden, dass sich alle Informationen, die auf Etiketten oder in Onlineshops zu finden sind, auf dem gleichen und aktuellen Stand befinden.

Wie funktioniert PIM?

Ein PIM umfasst folgende produktdatenrelevante Bereiche:

1. Erfassung: Die Produktdaten werden durch interne und externe Abteilungen erfasst. Die Informationen werden interdisziplinär und unternehmensübergreifend erarbeitet und zielgerichtet zusammengetragen.
2. Pflege: Die Datenbank wird von den teilnehmenden Abteilungen gepflegt und aktualisiert. Kommen neue Informationen hinzu, können diese einfach ergänzt werden.
3. Aufbereitung: Die Qualität der gesammelten Daten kann durch Zusammenführen und Verarbeiten der erfassten Informationen erhöht werden. So können Bilder und Produktdaten beispielsweise zu Texten für Kundeninformationen und Marketingzwecke zusammengeführt werden.
4. Verteilung: Jene mit Zugriff auf die Datenbank können nun aus dem System die für sie relevanten Informationen ziehen.

Was muss ein PIM-System können?

Um Erfassung, Pflege, Aufbereitung und Bereitstellung zu gewährleisten, gibt es einiges, das ein PIM-System leisten muss. Daher sollten Sie bei der Wahl Ihres PIM-Systems auf Folgendes achten.

Aufgaben eines PIM-Systems

Die wichtigsten Aufgaben bei der zentralen Verteilung der Produktdaten sind folgende Punkte^[1]:

• • Zentralisierung von Produktinformationen
  • Anreicherung und Bereicherung der Daten
  • Verknüpfung aller relevanten Informationen: Text, Bilder, weiteren Medien
  • Verfügbarkeit von zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Produktinformationen für alle Teilnehmer der Lieferkette
  • Automatische Abbildung preisbezogener und sonstiger Besonderheiten pro Großhändler
  • Management von Beschleunigung der Produktneueinführungen
  • Datenpflege durch kontinuierliche Aktualisierung der vorhandenen Produktinformationen
  • Übersetzung der Produktinformationen durch Anbindung von Übersetzungstools in gewünschte Sprachen
  • Datenweitergabe von relevanten Informationen der Produkte und Leistungen

Grundsätzlich wird B2B- oder B2C-Vermarktung und der Verkauf an den Endkunden durch den Einsatz eines PIM-Systems wesentlich verbessert.

Anforderungen an ein PIM

Für den optimalen In- und Output von Daten aus einem PIM-System, sollte es folgende Prozesse beherrschen:

1. Produktdaten erkennen:
   In ein Produktinformationssystem werden unterschiedliche Produktdaten eingespeist: Das System sollte dementsprechend mit technischen, logistischen, marketingrelevanten und weiteren Informationen arbeiten können – alles, was in Bezug auf dieses Produkt benötigt wird.
2. Formate verarbeiten: Die Informationen haben verschiedene Formate. So sollte Ihr PIM nicht nur mit Text und Bild zurechtkommen, sondern ebenfalls mit beispielsweise QR-Codes, Videos, PDFs, Links, etc.
3. Systeme unterstützen: Um die Liste an Informationen möglichst vollständig zu halten, sollte ein PIM viele Systeme wie ERP-, Warenwirtschafts-, DAM- oder Shop-Systeme unterstützen. So können Lieferanten aus ihren internen Systemen die benötigten Informationen einfach einpflegen und aktualisieren.

Informationen werden also in unterschiedlichen Daten, Formaten und aus verschiedensten Systemen eingespeist, die das PIM-System beherrschen sollte. Gleichfalls sollte es die gewünschten Informationen im erforderlichen Format ausgeben können.

Warum braucht man ein PIM-System?

Doch warum braucht man überhaupt solch ein System? Zurück zu unseren Schraubenherstellern. Angenommen, sie verwenden inzwischen eine andere Legierung für einige ihrer Holzschrauben für den heimischen Markt. Nun sind Sie gefordert, diese Informationen zu einer ganzen Reihe von Produkten zu aktualisieren. Es würde eine Ewigkeit dauern, die Produkte zu identifizieren, die von dieser Änderung betroffen sind, und jedes einzelne von Hand zu aktualisieren. Zusätzlich werden diese Informationen für eine Reihe von Kanälen benötigt, darunter Online-Shops von Dritten, Einzelhandelsgeschäfte, Printmedien wie Flyer und Kataloge und Verpackungen für verschiedene Mengen dieser Schrauben. Ein PIM-System ist im Zeitalter der Industrie 4.0 eine einfache Möglichkeit, diesen zeitlichen und fehlerbehafteten Aufwand zu reduzieren.

Vorteile des PIM-Systems

Sie sind noch nicht vollkommen überzeugt von der zentralen Erfassung aller Daten zu Ihren Schrauben? PIM hat einige Vorteile gegenüber der manuellen Erfassung und Pflege Ihrer Produktdaten. Einige sind hier aufgelistet:

• reduziert Übertragungsfehler und sichert Qualität
• aktuell, konsistent, vollständig
• spart Zeit
• vereinfacht die Anpassung der Produktdaten
• speichert alle Informationen in einer zentralen Datenbank
• liefert immer das gewünschte (Datei-)Format
• steigert das Umsatzpotential
• senkt Kosten durch Prozessoptimierung
• übersetzt einfach für den internationalen Betrieb

Durch einfaches Eintragen der gewünschten Änderung in Ihr PIM-System, wird die Änderung auf allen Kanälen gleichzeitig und in Echtzeit angepasst. PIM wird nicht umsonst „Single Source of Truth“ genannt.

Die Bedeutung von Produktinformationen

Kunden fordern umfassende, genaue und aktuelle Informationen zu den Marken und Produkten, die sie kaufen. In unserem Schrauben-Beispiel liefert die Produktbeschreibung beispielsweise umfassende Informationen zu den Schraubenköpfen, der Oberfläche, dem Gewinde, der Größe, der Länge etc.

Hochwertige Videos und Fotos, zusätzliche Medieninformationen sowie eine ausführliche Produktbeschreibung haben positiven Einfluss auf die Kaufentscheidung des Kunden. Kennen die Kunden durch viele Produktinformationen das zu kaufende Produkt genau, werden sie es weniger wahrscheinlich zurückgeben. Somit reduziert die hohe Qualität einer Produktbeschreibung die Wahrscheinlichkeit einer Reklamation.

Wer braucht ein PIM?

Die Vorteile eines PIMs scheinen zunächst auf große oder weltweit agierende Unternehmen beschränkt zu sein. Jedoch können auch kleinere Unternehmen von PIM profitieren. Produktinformationsmanagement und damit der zentrale Produktdatenaustausch ist für alle Unternehmen relevant, die ein umfangreiches Produktsortiment besitzen – ganz unabhängig von der Größe des Unternehmens. Unter anderem folgende Gründe können Anlass sein, PIM einzusetzen:

• Umfangreiches Sortiment
• Omnichannel Commerce: Einsatz mehrerer Vertriebskanäle
• Produktinformationen müssen regelmäßig angepasst werden
• Globaler Vertrieb

Die Grafik veranschaulicht, in welchen Bereichen und von wem genau Produktinformationsmanagement sinnvoll eingesetzt werden kann. Besonders B2B-Händler profitieren von dem Einsatz eines PIM-Systems: Eine Vielzahl an Variationen der Angebote sowie verschiedene Angebote online sind gute Gründe, um ein PIM-System einzusetzen.

Wie kann SEEBURGER Sie beim PIM unterstützen?

Mit der SEEBURGER Business Integration Suite als zentrale Middleware können Sie verschiedenste Plattformen und Ihr PIM-System integrieren.

Integration aller Systeme durch BIS

Das folgende Schaubild verdeutlicht das Produktinformationsmanagement in Kombination mit der SEEBURGER BIS. Informationen von Lieferanten, ERP-Systemen, Filialen, Webseiten oder Apps werden in das PIM-System eingespeist. Von diesem System wiederum können alle auf diese Informationen zugreifen und sie gegebenenfalls pflegen. Die Integration dieser Systeme erfolgt durch die BIS.

Die SEEBURGER BIS als Middleware

Die Herausforderung von heute besteht darin, Produktinformationen konsistent, qualitativ und vollständig über alle Kanäle und Medien hinweg zu übertragen.^[4] Die SEEBURGER Business Integration Suite hilft Ihnen, Ihre Online Shops mit den aktuellen Produktinformationen im richtigen Format zu versorgen. Die SEEBURGER Business Integration Suite bietet Lösungen für die Integration

• aller gängigen ERP-Systeme
• verschiedenster CRM-Systeme
• Marketplaces/WEB-Shops

Damit tauschen Sie reibungslos Ihre Produktinformationen aus, unabhängig, ob sie strukturiert oder unstrukturiert vorliegen.

• Vermarktungsdaten: Beschreibungen, Bezeichnungen, Inhalt von Labels
• Mediendateien: Fotos, Videos, Grafiken, PDF-Dateien
• Technische Informationen: Gewicht, Abmessungen, Spezifikationen
• Designdaten: Farbe, Größe, Material

Fazit

Heutzutage, im digitalen Zeitalter, hat die effiziente Verwaltung von Produktinformationen einen besonderen Stellenwert! Besonders für Unternehmen mit breiter Produktpalette ist das PIM-System sinnvoll und hat Vorteile für alle Beteiligten. Die Kommunikation über die Produktinformationen ist einfacher und schneller über unterschiedliche Medien hinweg. Groß- und Einzelhändler erhalten konsistente, detaillierte und qualitative Produktinformationen. Egal, ob Kaffee oder Schrauben, ob fünf oder 1.000 Produktbeschreibungen – ein Produktinformationsmanagement hilft jedem Unternehmen!

Ermöglichen Sie die Integration aller Kommunikationskanäle zum Austausch von Produktdaten zwischen den Lieferanten, Werbeagenturen und Händlern sowie den hausinternen eigenen WEB-Shops mit der SEEBURGER Business Integration Suite. Ein ganzheitliches Produktinformationsmanagement ist effizient bei der Verwaltung von Produktinformationen, reduziert Kosten und steigert dadurch Ihren Umsatz. Informieren Sie sich jetzt.

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^[1] Vgl. Awantego: Was ist PIM? (abgerufen am 13.01.2022)

^[2] In Anlehnung an: https://digitaleweltmagazin.de/2019/01/16/pimp-deine-produktdaten/ (abgerufen am 25.11.2021).

^[3] In Anlehnung an: https://pim-auswahl.de/was-ist-pim/ (abgerufen am 25.11.2021).

^[4] https://atropim.com/de/blog/was-ist-ein-pim-system