EDI-Modernisierung und darüber hinaus – Einführung einer modernen Integrationslandschaft

In unserem ersten Blogbeitrag zur EDI-Modernisierung können Sie sich ausführlich über die Bedeutung von EDI in der Geschichte der Automobilindustrie und die Entwicklung im Zuge der Digitalisierung informieren. Aus der Modernisierung veralteter EDI-Technologie und der Anwendung moderner Trends wie Cloud– und API-Integration ergeben sich zahlreiche Vorteile für Unternehmen, egal, ob es nun um die Einführung von EDI, die Modernisierung bestehender Systeme oder die Anwendungsintegration mit verschiedenen Technologien geht. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, solch ein Vorhaben sorgfältig zu planen, die wichtigen Kriterien eines Software-Rollouts zu verstehen und zukunftsfähige Pläne zu entwickeln. In diesem zweiten Teil unserer Serie widmen wir uns nun den verschiedenen Herausforderungen bei der Modernisierung einer EDI-Plattform im Zuge der Einführung einer modernen und umfassenden Integrationslandschaft. Sie erhalten einen Überblick über den Projektablauf von der Planung bis zur Inbetriebnahme anhand von Punktelisten zu den jeweils wesentlichen Aspekten und erfahren, wie SEEBURGER Ihnen bei der zukunftssicheren Modernisierung Ihrer veralteten EDI-Technologie helfen kann.

Bewerten Sie Ihre bestehende EDI-Infrastruktur

Sie stehen vor der Herausforderung, für Ihr Unternehmen die Modernisierung der EDI-Infrastruktur zu evaluieren. Bevor Sie sich jedoch an die Planung machen, werfen Sie zunächst einen genauen Blick auf den aktuellen Zustand Ihrer bestehenden EDI-Landschaft sowie auf die vorhandenen Systeme und Funktionen. Hierbei sollten Sie besonders auf die folgenden vier Aspekte achten:

1. Im Vergleich zu modernen Integrationsplattformen weisen ältere EDI-Systeme häufig funktionale Mängel und damit verbundene Einschränkungen auf. Dazu zählen unzureichende Echtzeitverarbeitung und -transparenz, begrenzte Integrationsmöglichkeiten, komplexe Kostenstrukturen sowie unzureichende Partneranbindungsmöglichkeiten. Hinzu kommt, dass ältere EDI-Systeme meist nur eine begrenzte Auswahl an Datenformaten unterstützen, wie z. B. EDIFACT oder ANSI X12, was beim Umgang mit neueren Datenformaten und branchenspezifischen Standards restriktiv sein kann. Nur wenn Ihr System die neuesten Industriestandards und -formate unterstützt, können Sie die Einhaltung von Vorschriften und vor allem des Datenschutzes jederzeit gewährleisten.
   Bewerten Sie daher die Fähigkeiten Ihres aktuellen EDI-Systems und untersuchen Sie mögliche Einschränkungen hinsichtlich Funktionalität, Eigenschaften und vor allem unterstützter Datenformate.
2. Befragen Sie Mitarbeiter, die mit dem EDI-System arbeiten, gezielt nach ihren Erfahrungen und Anregungen zur Verbesserung. Identifizieren Sie Schwachstellen, die im Verlauf des EDI-Modernisierungsprojekts berücksichtigt werden sollten. Sind die End-User mit zu viel manueller Arbeit und komplexer Wartung konfrontiert? Wird die Einhaltung von Compliance-Vorschriften zunehmend zu einer Herausforderung? Um die Effizienz, Genauigkeit und Agilität der Integrationstechnologie in Ihrem Unternehmen durch Modernisierung zu verbessern, ist es von entscheidender Bedeutung, eben diese Schwachstellen im weiteren Verlauf des Projekts zu verstehen und anzugehen. Change-Management und nicht zuletzt Ihre IT-Mitarbeiter spielen eine wichtige Rolle bei einer erfolgreichen Projektdurchführung.
3. Welche Integrationsmöglichkeiten bietet Ihre EDI-Landschaft? Analysieren Sie, inwiefern sich Ihre EDI-Technologie in bestehende Geschäftssysteme wie ERP– oder CRM-Systeme integrieren lässt. Veraltete EDI-Systeme setzen oft auf überholte Technologien und ungeeignete Schnittstellen, wodurch sie häufig nicht für den Echtzeitdatenaustausch tauglich sind. Darüber hinaus gestaltet sich ihre Anpassungsfähigkeit an andere Systeme, neue Datenformate und wechselnde Anforderungen als begrenzt.
   Obwohl es theoretisch möglich ist, ältere EDI-Systeme durch spezifische Programmierung oder den Einsatz einer Middleware in andere Systeme zu integrieren, gestaltet sich diese Option in der Praxis als äußerst komplex, kostspielig und zeitaufwendig. Auf mittel- bis langfristige Sicht ist zweifellos eine Migration zu modernen Integrationslösungen effizienter und nachhaltiger.
4. Bei der Evaluierung einer EDI-Plattform sollten Sie auch die Skalierbarkeit in Betracht ziehen. Ist Ihre bestehende EDI-Landschaft in der Lage, sich flexibel an eine dynamische Umgebung anzupassen? Anders ausgedrückt: Kann sie problemlos entsprechend steigender oder rückläufiger Arbeitslast skaliert werden?

Definieren Sie Ziele und Anforderungen für die EDI-Modernisierung

Nachdem Sie Ihre bestehende EDI-Technologie bewertet und deren Fähigkeiten sowie Integrationsmöglichkeiten ermittelt haben, ist es nun an der Zeit, klare Ziele und Anforderungen für eine erfolgreiche EDI-Modernisierung zu definieren. Diese werden Ihnen helfen, einen geeigneten Anbieter für Ihre moderne EDI-Lösung auszuwählen. Beachten Sie dabei stets folgendes:

1. Behalten Sie stets das Feedback Ihrer Mitarbeiter im Blick und beziehen Sie weiterhin alle wichtigen Stakeholder in das Projekt der EDI-Modernisierung mit ein, insbesondere diejenigen, die unmittelbar von dem neuen EDI-System betroffen sein werden.
   Beziehen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen wie IT, Finanzwesen und Kundensupport aktiv mit ein. Nachdem Sie bereits im Evaluierungsprozess ihre Vorschläge erfragt haben, gewinnen Sie nun Einblicke in die Erwartungen Ihrer Kolleginnen und Kollegen an die neue EDI-Infrastruktur. Welche Ziele verfolgen sie im Rahmen des Projekts?
2. Think global, act global. In der Regel sind große und mittelständische Unternehmen in internationale Abläufe eingebunden. Daher ist es unerlässlich, dass auch Standorte und Tochtergesellschaften außerhalb des Inlandsmarktes mit der neuen IT-Infrastruktur ausgerüstet und in das unternehmensweite IT-System integriert werden, um eine nahtlose Verbindung sicherzustellen. Für eine erfolgreiche Implementierung von Software in internationalen Niederlassungen sind Fachkenntnisse für länderspezifische Gesetze und Vorschriften essenziell. Um einen reibungslosen internationalen Software-Rollout zu gewährleisten, ist es wichtig, sich mit den Herausforderungen und Anforderungen vertraut zu machen, die sich in diesem Kontext ergeben können.
3. Neben den strategischen und organisatorischen Anforderungen stehen Sie auch vor der Wahl zwischen einer On-Premises-Installation oder einer iPaaS-Lösung. Wägen Sie sorgfältig ab und wählen Sie das Bereitstellungsmodell, welches optimal zu Ihren Bedürfnissen und vorhandenen Ressourcen passt. Eine Installation in Ihrem Unternehmen erfordert mehr Ressourcen, während Sie mit iPaaS viele Aufgaben einfach an den Provider auslagern können. Durch solche modernen Cloud-Services können Sie auch die Einhaltung von Anforderungen an IT-Sicherheit, Business-Continuity, Profitabilität, Time-to-Market und Nachhaltigkeit im Vergleich zum Eigenbetrieb besser gewährleisten.
4. Priorisieren Sie nun Ihre Ziele unter Berücksichtigung ihrer Auswirkungen, Durchführbarkeit und potenziellen Vorteile. Anhand einer solchen Zielliste können Sie dann Key Performance Indicators (KPIs) definieren, um den Erfolg des EDI-Modernisierungsprojekts zu einem späteren Zeitpunkt zu bewerten.
5. Ziehen Sie auch in Erwägung, die EDI-Modernisierung auszuweiten. Anstatt lediglich Ihre EDI-Landschaft auf den neusten Stand zu bringen, denken Sie darüber nach, modernes EDI als Teil einer umfassenden Integrationslandschaft einzuführen. Während EDI seine Vorzüge hat und in vielen Branchen – voran die Automobilindustrie – immer noch unverzichtbar ist, kann der Einsatz einer umfassenden Integrationsplattform Ihr Unternehmen befähigen, sich effektiver und effizienter in der sich wandelnden digitalen Landschaft zurechtzufinden. Es ermöglicht Ihnen, interne und externe System-Applikationen mit EDI auf einer Plattform zu nutzen und stellt so sicher, dass Sie in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig und anpassungsfähig bleiben.
   Die Hauptgründe, die dafür sprechen, anstatt alleinstehender EDI-Lösungen eine umfassende Integrationsplattform einzusetzen, reichen von höherer Flexibilität und Echtzeitdatenaustausch über Skalierbarkeit und Effizienz bis hin zu verbesserter Partnerkollaboration und selbstverständlich weitreichenden, zukunftsfähigen Integrationsmöglichkeiten. Hierdurch können Sie auch Ihre einzelnen Systeme harmonischer zusammenarbeiten lassen, wie zum Beispiel bei der EDI-Integration via APIs.

Wenn Sie Ihre Ziele und Anforderungen auf der Grundlage einer gründlichen Bewertung kennen und verstehen, ist es an der Zeit, nach modernen Integrationslösungen und Dienstleistern zu suchen, welche diesen entsprechen und gerecht werden können.

EDI-Modernisierung in Action

Sobald Sie einen geeigneten Anbieter für Ihre ideale EDI-Lösung gefunden haben, der Ihre klar definierten Ziele und Anforderungen berücksichtigt, ist es an der Zeit, einen praktischen Umsetzungsplan zu entwickeln. Dabei sollten entscheidende Elemente wie Datenmigration, Integration in bestehende Systeme, Tests, Zusammenarbeit und Schulungsbedarf berücksichtigt werden. Vier Aspekte spielen hierbei eine besondere Rolle:

1. Eine sichere Migration und Übertragung Ihrer Daten vom alten System auf die neue EDI-Plattform ist unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang und einen ununterbrochenen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Eine präzise und fehlerfreie Ausführung der Migration stellt sicher, dass keine Daten verlorengehen, sondern richtig und unverändert im neuen System ankommen, wo sie wie gewohnt weiterverarbeitet werden können. Das heißt, im Idealfall bemerken Ihre End-User noch nicht einmal, dass sie auf einem neuen System arbeiten.
2. Weiten Sie nun die EDI-Modernisierung auf die Einführung einer Integrationslandschaft aus, ist es sinnvoll, Ihr EDI-System nahtlos mit anderen internen Systemen wie ERP, CRM und Lagerverwaltungssystemen zu verbinden. Dies ermöglicht die reibungslose Zusammenarbeit aller Systeme und die Automatisierung von Prozessen. Die Verwendung von Middleware oder Integrationsplattformen wie die SEEBURGER BIS Plattform erleichtern durch ihre Mapping-Funktionen, Datenkonvertierung und Workflow-Automatisierung die Integration von EDI signifikant.
3. Nach der Implementierung eines jeden Prozesses ist es wichtig, den Datenaustausch, die Datentransformation und die Systemintegration zu testen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse auch reibungslos funktionieren. Dabei werden alle Integrationen und EDI-Prozesse in einer realistischen Umgebung eingerichtet und die Parameter entsprechend getestet.
4. Für eine erfolgreiche Umstellung ist es wichtig, weiterhin eng mit Ihren Partnern und anderen Stakeholdern zusammenzuarbeiten. In der Testphase werden die zuvor definierten Testpläne und Referenzdaten intensiv mit den angeschlossenen Handelspartnern geprüft. Diese Phase folgt einem iterativen Prozess, bei dem überprüft wird, ob Anpassungen am Prozess oder an der Integrationslösung erforderlich sind. Die Ergebnisse der Testläufe führen wiederum zu Anpassungen in der Definition und Dokumentation des Gesamtsystems. Dieser Prozess endet schließlich mit der Systemabnahme und wechselt vom Testsystem ins Produktivsystem.
5. Neben der Koordinierung der EDI-Modernisierung mit jedem externen Partner vom Testing bis hin zum Go-Live, ist es genauso essenziell, Ihren internen Teams Schulungs- und Lernmöglichkeiten zur Verwendung und Verwaltung der neuen EDI-Infrastruktur zu bieten, damit diese das neue System und seine Funktionen effektiv nutzen können.
   Projekterfahrungen haben gezeigt, dass es nach einem zweimonatigen Live-Betrieb empfehlenswert ist, eine nachgelagerte Schulung für Key-User, Administratoren und End-User durchzuführen. Hierbei besteht die Gelegenheit, offene Fragen zu klären und eventuelle Anwendungsprobleme zu beheben, sodass die Anwender ihre Fähigkeiten weiter ausbauen und das gesamte Potenzial des modernisierten EDI-Systems optimal nutzen können.

Verbessern Sie Ihr modernes Integrationssystem kontinuierlich

Nach einer erfolgreichen Implementierung, Testphase und dem Go-Live Ihrer modernisierten Integrationstechnologie, die auf Basis eines gründlichen Modernisierungsplans mit klaren Zielen und Vorgaben erfolgte, ist es erforderlich, ein wirkungsvolles Monitoring zu implementieren. Nur so sind Sie in der Lage, die Performance Ihres neuen Integrationssystems zu überwachen und zu bewerten, ob Ihre Ziele erreicht wurden oder weitere Verbesserungen nötig sind. Durch kontinuierliche Überwachung können potenzielle Engpässe, Fehler oder Optimierungsmöglichkeiten frühzeitig erkannt und angegangen werden, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb des Systems sicherzustellen. Folgende drei Bereiche eignen sich besonders, um weiteres Optimierungspotenzial zu identifizieren:

1. Vergleichen Sie die im Voraus definierten Leistungskennzahlen mit Basismessungen, um die Wirksamkeit der EDI-Modernisierung zu bewerten. Behalten Sie entscheidende Kennzahlen im Auge, wie etwa die Geschwindigkeit der Datenverarbeitung, Fehlerquoten, Systemverfügbarkeit und Reaktionszeiten. Identifizieren Sie Engpässe oder Probleme bei der Leistung und ergreifen Sie proaktive Schritte zur Optimierung des Systems.
2. Halten Sie weiterhin Ihre Stakeholder aktiv einbezogen. Sammeln Sie deren Erkenntnisse und Vorschläge, um mögliche Schwachstellen erneut zu identifizieren. Dieses wertvolle Feedback ermöglicht es Ihnen, Bereiche für weitere Verbesserungen zu definieren und zukünftige Entwicklungen anzustoßen, um den Anforderungen der Benutzer noch besser gerecht zu werden. Die kontinuierliche Einbindung der Stakeholder verschafft Ihnen wertvolle Einblicke und ermöglicht eine fortwährende Optimierung Ihres EDI-Systems, welches den Bedürfnissen der Benutzer und des Unternehmens entspricht.
3. Suchen Sie gezielt nach Bereichen, in denen Sie Prozesse in Ihrem Integrationssystem weiter automatisieren können. Können manuelle Aufgaben durch verstärkte Automatisierung ersetzt oder optimiert werden? Durch die Automatisierung dieser Aufgaben minimieren Sie Fehlerquellen, steigern die Effizienz und optimieren die Gesamtleistung Ihres Systems, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Durch gezielte Automatisierung, können Sie Ihre Ressourcen effektiver einsetzen und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Die EDI-Modernisierung ist somit kein einmaliges Projekt, das nach einem definierten Zeitraum zum Abschluss kommt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die folgende Darstellung verdeutlicht, dass nach dem Projekt stets wieder vor dem Projekt ist, um am Puls der neuesten Trends und technologischen Fortschritte zu bleiben.

So kann SEEBURGER helfen

Die SEEBURGER BIS Plattform ist Ihre zentrale Schnittstelle für B2B/EDI-Geschäftsprozesse und bietet zuverlässige Migrationstools für einen reibungslosen Übergang zu modernen Integrationslandschaften. Unser Fokus liegt auf schneller Durchführung und hoher Effizienz, um Ausfallzeiten zu minimieren. Wir begleiten Sie von der Analyse bis zum Go-Live und bieten Funktionen für API-Integration und sicheres API-Management, um Anwendungen, Partner, Clouds und Daten in Echtzeit zu vernetzen.

Als erfahrene Integrationsexperten bieten wir Ihnen erstklassigen Service in unserer SEEBURGER Cloud. Wir bieten herausragenden Service-Level und bequemen Zugang zu unserer umfangreichen Sammlung von über 17.000 Maps, von denen allein mehr als 5.000 reine Automotive-Maps sind. Für die Applikationsintegration (EAI) und SaaS/API-Integration nutzen Sie unsere umfangreiche Bibliothek mit Konnektoren. Dies macht das Management von Partnerverbindungen, ERP und API-Integrationen schlanker und unabhängiger.

Profitieren Sie von einer breiten Palette an Kommunikationskanälen, darunter Verbindungen über OFTP2, AS2, SFTP, REST, JSON und mehr. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer Anbindung an unser SEEBURGER VAN, unterstützt von unserem Partner DXC. Mit unserem Cloud Communication Service stehen Ihnen zudem direkte Verbindungen zu Tausenden von Geschäftspartnern zur Verfügung, die jederzeit aktiviert werden können.