E-Invoicing-Monitoring in SAP

Wurde meine Rechnung erfolgreich zugestellt? Und wenn nicht, woran lag es?

Für den Rechnungssteller ist es natürlich wichtig zu wissen, ob die Rechnung zugestellt wurde oder ob Fehler auftraten, die nur der Fachbereich in SAP beheben kann. Nachfolgend wird beschrieben, wo diese Problematiken auftreten können und wie man diese mit der SEEBURGER Console elegant in SAP lösen kann.

Monitoring von elektronischen Rechnungen direkt in SAP

Welche Vorteile der Fachbereich durch die Nutzung der SEEBURGER Console beim E-Invoicing hat, verdeutlicht der folgende Fall:

Eines Morgens stellte Andrea aus der SAP Finanzbuchhaltung mit Erschrecken fest, dass seit dem Versenden der Rechnungen vier Wochen zuvor noch immer keine Zahlungen eingegangen waren.

Aufgrund zahlreicher informativer Webcasts zum E-Invoicing wusste sie, dass in bestimmten Ländern, wie auch dem ihren, zur Übermittlung von Rechnungen zeitliche Verpflichtungen bestehen und deren Verletzung meist zu Strafzahlungen und anderen Sanktionen führt. Nervös, wegen möglicher drohender Sanktionen, suchte Andrea schnellstmöglich Unterstützung aus der IT, um den Ursachen für die Verzögerung auf den Grund zu gehen. Sie versuchte stundenlang, ihren technischen SAP-Consultant Jerry telefonisch zu erreichen, bis es endlich klappte.

„Hallo Jerry, ich habe ein Problem!“, begann sie und erzählte ihm ausführlich die ganze Geschichte.

Nachdem Jerry sich alles angehört hatte fragte er: „Kannst du mir bitte die technischen Rechnungsempfänger aus dem IDoc nennen, die betroffen sind?“

Damit war Andrea jedoch definitiv überfordert. Was meinte Jerry wohl mit einem „technischen Rechnungsempfänger“? Und was sollte bitte ein „IDoc“ sein?

Hier trafen nun zwei Fremdsprachen aufeinander: technisch und fachspezifisch.

Also führte Jerry sie zunächst durch technische SAP Transaktionen, um die geeignete Information liefern zu können. Aber auch hier war es Andrea nicht möglich, die von Jerry gefundenen Informationen aus dem SAP-Standard zu verstehen.

Jerry fand dann durch Unterstützung technischer SAP-Monitore einige Rechnungen, welche unterschiedliche technische Status, wie 03, 05, 16 und 17 hatten.

„Unterschiedliche Status? Was sollen die mir sagen? Die Rechnungen sind nicht bezahlt, das ist der Status!“, dachte Andrea. Andrea wurde klar, dass Jerry von den Geschäftsprozessen und Rechnungsinhalten genauso wenig verstand, wie sie von IDocs, Feldern und technischen Status. Es musste eine Lösung her, die den Fachbereich automatisch, in verständlicher Form auf Probleme hinweisen und die der SAP-Anwender auch selbst beheben kann – egal, ob sie nun in SAP oder auf dem Weg zum Kunden anfielen.

So kam die SEEBURGER Console in SAP ins Spiel – eine Art intelligenter Babelfisch zwischen Fachabteilung und Technik.   

Weltweit unterschiedliche Rechnungsformate und Mandate

Es gibt weltweit viele unterschiedliche Rechnungsformate und Mandate. FatturaPA ist der italienische XML-basierte elektronische Rechnungsstandard. NAV-XML der ungarische Standard für elektronische Rechnungen und Mehrwertsteuer-Reporting.

Besonders zeitkritische Prozesse, wie beispielsweise das Real Time Invoice Reporting an die ungarische Steuerbehörde NAV, erfordern eine Echtzeitsteuerung in SAP, weil nach dem Erzeugen einer Rechnung nur ein kurzes Zeitfenster besteht, um umsatzsteuerrechtliche Daten an die ungarische Steuerbehörde fehlerfrei zu übermitteln. Die Folgen bei einer Zeitüberschreitung sind häufig Strafgebühren oder andere Sanktionen.

Auch im Fall Italien möchte doch der Rechnungssteller informiert sein, ob seine Rechnung vom nationalen italienischen Austauschsystem „SdI“ akzeptiert und erfolgreich an den Kunden weitergeleitet wurde. Der Fachbereich sieht zwar im SAP-Standard, dass eine Rechnung erfolgreich technisch aus dem SAP versendet wurde, aber nicht, ob die Rechnung auch wirklich beim Empfänger ankam. Mit SAP-Standardmitteln allein ist dies nicht möglich. Inhaltliche oder technische Fehler können das Zustellen einer Rechnung verhindern. Auch wenn die Nachricht laut Status in SAP offenbar erfolgreich war, kann es vorkommen, dass diese im weiteren Verlauf, z. B. bei der Konvertierung bzw. im Ausgangskanal auf der SEEBURGER Business Integration Suite (BIS), gestoppt wird.

Ein letzter, sehr wichtiger Punkt ist, nicht nur den finalen Empfang der Rechnung beim Empfänger sicherzustellen, sondern auch, dass diese dort verarbeitet und gebucht worden ist und eine Bestätigung an den Sender übermittelt wird. Genau für solche Fälle steht dem Fachbereich im SAP-Standard keine geeignete Lösung zur Verfügung. Mit der SEEBURGER Console werden diese genannten Vorgänge für den Fachbereich transparenter, ganzheitlich und zentralisiert in SAP dargestellt. Somit ist dieser in der Lage, jeden Verarbeitungsschritt einer Rechnung benutzerfreundlich, direkt in SAP zu kontrollieren.

Unnötiger Zeitaufwand und ggf. durch verspätete Übermittlung der Rechnungen entstehende Strafen können durch die SEEBURGER Console vermieden werden. In der obigen Abbildung ist gut zu sehen, wie das SAP-integrierte Monitoring des elektronischen Rechnungsaustauschs über das Clearance-System „SdI“ in Italien mit der SEEBURGER Console in SAP erfolgt.

Revisionssichere notwendige Änderungen einer Rechnung

Was ist mit Eingangsrechnungen, die einfach ausbleiben oder fehlerhaft sind?

Der Fachbereich ist es gewohnt, Fehlermeldungen direkt in SAP vorzufinden und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Im Alltagsstress geht es aber oft unter, wenn Rechnungen einfach ausbleiben. Die Gründe dafür sind vielfältig. So kann es sein, dass diese erst gar nicht vom Sender verschickt worden sind oder im SEEBURGER BIS auf einen Fehler liefen. Hier kann durch ein Alerting-Tool, als Erweiterung zur SEEBURGER Console, eine automatisierte Information, z. B. per E-Mail erfolgen, so dass der Fachbereich rechtzeitig informiert ist, wenn Eingangsrechnungen ausbleiben oder fehlerhaft sind.

Häufig kommt es vor, dass neue Rechnungsinhalte geschickt werden, die dann bei einer Konvertierung auf Fehler laufen und somit nicht an SAP weitergeleitet werden oder aber die Daten für das SAP System nicht konform sind. In diesem Fall wäre es erforderlich, dass IT-Experten, die oft nicht kurzfristig verfügbar sind, eine Anpassung auf dem SEEBURGER BIS oder in SAP vornehmen.

Im Einklang mit gängigen Compliance-Anforderungen kann nun eine fehlerhafte Rechnung mit wenig Aufwand in SAP angepasst und gebucht werden – egal, in welchem Status sich diese befindet und ob die Rechnung inhaltlich richtig oder falsch ist.

Bei der erfolgreichen Buchung durch den Fachbereich unterstützt die SEEBURGER Console mit dem Belegbearbeitungsplatz.

• Jede Änderung durch einen SAP-Anwender wird natürlich revisionssicher dokumentiert und gespeichert.

Dies erleichtert es somit dem Fachbereich, die notwendigen Änderungen bis zur finalen Buchung mit einer professionellen Lösung wie der SEEBURGER Console in SAP durchzuführen, ohne den IT-Experten kontaktieren zu müssen.

Mehrwerte der SEEBURGER Console für E-Invoicing

• Vollständige Echtzeit-Überwachung aller Rechnungs-IDocs mit detaillierten Statusmeldungen
• Anzeige Verarbeitungsstatus SEEBURGER BIS und SAP
• Statusbasierte automatische Benachrichtigung (Alerting) im Falle von Fehlern, Ablehnungen usw.
• Lückenlos protokollierte Korrekturen von abgelehnten bzw. fehlerhaften Rechnungen

Optional kann entschieden werden, Protokolle, PDF oder die Übertragungsdatei aus dem SEEBURGER BIS zu importieren, so dass diese dann in SAP im Detail zur Ansicht zur Verfügung stehen und mit dem Beleg verknüpft archiviert werden können.