Digitaler Wareneingangsprozess mittels elektronischer Lieferavisierung

Ist der digitale Wareneingang und Wareneingangsprozess einfach ein „Nice-to-have“ oder eher ein „Must-have“ im Supply-Chain-Management (SCM)? Beschäftigt man sich mit der Modernisierung von Wareneingangsprozessen, Wareneingangskontrolle und dem Qualitätsmanagement beim Wareneingang, dann wird gerne von Digitalisierung des Wareneingangs gesprochen. Inwiefern hat Digitalisierung jedoch tatsächlich einen Einfluss auf die Verbesserung der Logistikprozesse und welche Mittel stehen dabei zur Verfügung? Erfahren Sie mehr in diesem Blogbeitrag von Alex Jende.

Was ist Supply-Chain-Management (SCM)?

Zum Supply-Chain-Management gehören im Wesentlichen fünf Kernaspekte:

1. Zulieferer
2. Beschaffung
3. Produktion
4. Distribution
5. Kunde

Zwischen diesen werden Waren (vom Lieferanten zum Kunden), Geld (vom Kunden zum Lieferanten) und Informationen (bidirektional) ausgetauscht. Wareneingang und Wareneingangskontrolle zählen dabei zum Aspekt „Beschaffung“, der ganz eigene Anforderungen an Geld-, Waren- und Informationsflüsse stellt. Wir fokussieren uns in diesem Artikel auf die Informationsflüsse.

Warum ist der Wareneingang so kritisch?

Im Wareneingang geht es im Wesentlichen darum, erhaltene Ware von Lieferanten entgegenzunehmen, einzulagern und entsprechend im ERP/PPS-System einzupflegen, also zum Beispiel den Lagerbestand zu erhöhen, sodass die nächsten Schritte im SCM entsprechend vorbereitet sind. Passieren hier Fehler, wirkt sich dies nicht nur auf die nachgelagerten Prozesse bei der Produktion aus, sondern auch auf Abrechnungen gegenüber dem Lieferanten (falsche Berechnung). In der Disposition können, durch Fehlbuchen provoziert, Lagerbestände falsch geführt sein und zu unnötigen oder fehlenden Folgebestellungen führen. Bei Erkennen der Fehler müssten diese Bestellungen dann wieder storniert oder, wenn Bestellungen fehlen, diese ggf. als Express-Sendungen beauftragt werden – mit entsprechenden Zusatzkosten.

Somit ist jedes Unternehmen bestrebt, einen hohen Qualitätsstandard beim Wareneingang zu etablieren, um genau diese Probleme zu vermeiden. Aber wie schafft man das? Hierfür ist es hilfreich, zunächst die eigenen Prozesse zu analysieren und Schwachstellen zu erkennen. Eine empfindliche Schwachstelle ist beispielsweise die Notwendigkeit der manuellen Bearbeitung von Wareneingängen, wenn kein digitaler Wareneingang vorliegt. Dies kann zu Fehleingaben führen, die nicht unmittelbar erkannt werden können. Wie etabliert man jedoch einen digitalen Wareneingangsprozess?

Die drei Stufen der digitalisierten Wareneingangskontrolle

Die Digitalisierung der Wareneingangskontrolle kann in mehreren Stufen erfolgen. Nachstehend sind diese in der Reihenfolge genannt, in der die Maßnahmen in der Regel eingeführt werden – auch wenn diese theoretisch unabhängig voneinander etabliert werden können.

1. Einführung des Empfangs eines Lieferavis/einer Advanced Shipping Note (ASN)
2. Etablierung eines Standard-Labels zur Kennzeichnung der Ware, Übermittlung der Verpackungsinformation in der ASN
3. Umsetzung einer Scanner-Abwicklung beim Wareneingang

Einführung der Advanced Shipping Note (ASN) beim digitalen Wareneingang

Die Einführung der ASN (oder auch Lieferavis) bewirkt, dass Lieferanten die Ware, die geliefert wird, beim Empfänger ankündigen müssen. Somit ist der Empfänger über die Menge und den Zeitpunkt der zu liefernden Materialien schon frühzeitig informiert und kann auch den Wareneingang gegen die erwartete Menge abgleichen.

Etablierung von Standards im ASN-Prozess für die Digitalisierung des Wareneingangs

Das Charmante am ASN-Prozess ist, dass der Standard für die elektronische Avisierung schon seit langem etabliert ist. Er wurde beispielsweise durch den Verband der Automobilindustrie (VDA) bereits in den 1980er Jahren mit der VDA4913 eingeführt und mit der VDA4987 an moderne Erfordernisse angepasst. Aber auch außerhalb des Automobilsektors gibt es mit der EDIFACT DESADV bzw. ANSI X12 EDI 856 etablierte Standards, die den Versand von Lieferavis branchenübergreifend regeln. Man hat also mit diesen Standards schon eine sehr gute Basis und dadurch, dass die ASN ein sehr verbreiteter Prozess ist, bieten viele ERPs auch eine Schnittstelle zum Verarbeiten der ASN an.

Durch den Lieferavis erhält man im Wareneingang zeitnah Informationen zur Lieferung und kann die ASN nutzen, um die Daten direkt zu übernehmen. Dies verkürzt den Wareneingangsprozess und reduziert gleichzeitig Fehler, die bei manuellem Abgleich passieren können. Das Qualitätsmanagement beim Wareneingang stellt sicher, dass die Ware korrekt gegen den ASN gegengebucht wird. Dies erreicht man, indem man den ASN-Prozess weiterführt, um Verpackungsdaten und idealerweise durch ein Standard-Label ergänzt.

Eine ASN oder ein Lieferavis enthalten nicht zwingend Verpackungsinformationen. Jedoch sind OEMs/Automobilhersteller, große Retailer, Maschinenbauer und andere Unternehmen mit entsprechend komplexer Logistik bereits den nächsten Schritt gegangen und fordern in der ASN Verpackungsinformationen sowie Standard-Labels/Warenanhänger, die an der Lieferware angebracht sind.

In unseren Case Studies von Douglas und Dieffenbacher finden Sie hierzu anschauliche Beispiele.

Scanner-Abwicklung für die digitale Wareneingangskontrolle

Eine zentrale Rolle spielt hierbei die Verwendung eindeutiger IDs für jeden einzelnen Ladungsträger/jedes Packstück, die in der ASN übertragen werden und somit auch auf dem Label zu finden sind. Diese IDs werden auch Packstück-, Handling-Unit-(HU)- oder Serial Number genannt.

Beim Wareneingang erhält man die Ware mit diesen Packstücknummern auf dem Warenhänger und kann sie somit eindeutig identifizieren und entsprechend der Information aus der ASN zuordnen. Über die Erfassung dieser Packstücknummer beim Wareneingang kann diese direkt mit der Ware verbucht werden, ohne dass zusätzlich Materialnummer, Menge oder Lieferant erfasst werden müssen. Diese Informationen können über die Zuordnung der ID aus der ASN herangezogen werden.

Verbleibt also lediglich eine Schwachstelle, die Erfassung der Packstücknummer, die auch weiterhin Fehleingaben ermöglicht. Die Scanner-Abwicklungen bietet jedoch die Möglichkeit, Fehler und den Aufwand beim Wareneingang zu reduzieren. Dabei enthalten die an der Ware angebrachten Warenanhänger die Packstücknummern nicht nur als Klartext, sondern auch als Strich- oder 2D-Code (z. B. DataMatrix oder QR-Codes) oder es werden Smart-Label- oder RFID-Etiketten verwendet. Im Wareneingang genügt es nun, die Packstücknummer einfach abzuscannen und über die Integration des Scanners an das ERP kann dann die Zuordnung zum Packstück erfolgen.

Der digitale Wareneingang – ein „Nice-to-have“ oder „Must-have“ im SCM?

Mit den beschriebenen Methoden kann man den Wareneingang von der rein manuellen Erfassung in einen vollintegrierten digitalen Prozess wandeln. Ist dies jedoch wirklich essenziell für den Erfolg der eigenen Unternehmung oder lediglich eine „Spielerei“? Diese Frage ist leicht beantwortet: Sobald man den Mittelstand, oder erst recht den größeren Mittelstand adressiert, rechtfertigt das Belegvolumen recht schnell die Einführung eines digitalen Wareneingangs. Zudem wird hierdurch ein professionelles Qualitätsmanagement ermöglicht.

Durch den digitalen Wareneingang wird ein erheblicher Teil der Arbeitszeit, die für die manuelle Datenerfassung erforderlich war, eingespart. Das reduziert nicht nur die Kosten, sondern stellt auch die Unternehmung auf zukunftsfähige Beine. Die Lösung skaliert gut, da man auch größere Belegvolumen ohne größere Zusatzzeit verarbeiten kann. Daher ist der digitale Wareneingang über Integration von ASNs als klares „Must-Have“ und entscheidend für mittelständische Unternehmen zu sehen; und zwar entscheidend dafür, ob man die logistischen Herausforderungen der aktuellen Zeit, aber auch der Zukunft bewältigen kann oder nicht. Nicht wenige Automobilhersteller verlangen schon heute von ihren Lieferanten, dass diese einen digitalen Wareneingangsprozess umsetzen, sonst scheiden sie als Handelspartner aus.

So kann SEEBURGER helfen

Mit der SEEBURGER BIS Plattform haben Sie alle Mittel, um diese Integrationsherausforderungen zu bewältigen – sei es beim Empfang von ASN-Nachrichten von Lieferanten, der Konvertierung und Weiterleitung an Ihr ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem oder der Aufbereitung eigener ASN-Nachrichten an Ihren Kunden. Die BIS Plattform bietet für den digitalen Wareneingangsprozess mittels elektronischer Lieferavisierung die notwendigen Funktionalitäten, die Sie sowohl on-Premises als auch als Cloud-Service zum Einsatz bringen können. Zusätzlich bietet SEEBURGER mit dem Supplier Portal Service eine WebEDI-Lösung, die es auch Ihren non-EDI-Lieferanten ermöglicht, entsprechende ASN-Nachrichten und auch Warenanhänger für ihren optimierten Wareneingangsprozess bereitzustellen.