Das neue serbische E-Invoicing-System ab Mai 2022

Serbien führt ab Januar 2022 die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ein. Diese basiert hauptsächlich auf dem Gesetz Nr. 44/2021 vom 29. April 2021. Bereits ab Mai 2022 müssen Einrichtungen des öffentlichen Sektors beginnen, Lösungen zu implementieren, die Lieferanten den Versand von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ermöglichen (B2G). Hierfür hat das serbische Finanzministerium bereits eine Testumgebung bereitgestellt. Lernen Sie die Einzelheiten kennen.

Dieser Beitrag ist ein Update zu unserem Blogartikel vom 7. Juli 2021: E-Invoicing B2G und B2B wird in Serbien ab 2022 und 2023 zur Pflicht!

Das serbische E-Invoicing-System

Die serbische Bezeichnung für das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem lautet „Sistem E-Faktura“, SEF (www.efaktura.gov.rs). SEF ist eine vom serbischen Staat, genauer gesagt dem Finanzministerium, zur Verfügung gestellte IT-Lösung, über die das Senden, Empfangen, Erfassen, Verarbeiten und Speichern von elektronischen Rechnungen durchgeführt wird. Das Sistem E-Faktura ist ein Portal, welches auf der Grundlage des serbischen Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor obligatorisch zu nutzen sein wird.

Dabei folgt Serbien mit der Einführung des SEF dem globalen Trend zu Continuous Transaction Controls „CTC“ mit einem Clearance-E-Invoicing-Modell, vergleichbar mit dem seit 2019 in Italien etablierten Rechnungsaustauschsystem SdI. Das bedeutet, dass die Übermittlung und Vorprüfung elektronischer Rechnungen über eine Plattform erfolgen muss, die von den Steuerbehörden reguliert wird.

Das serbische E-Invoicing-System, wie bereits in unserem vorigen Blog beschrieben, muss in 3 Phasen verpflichtend genutzt werden.

• Ab dem Mai 2022 sind alle privaten und öffentlichen Rechnungssteller verpflichtet, elektronische Rechnungen an die öffentliche Hand auszustellen (B2G und G2G).
• Ab dem Juli 2022 sind die Behörden verpflichtet, elektronische Rechnungen an Unternehmen aus der Privatwirtschaft zu senden (G2B), die dann in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• Ab dem Januar 2023 gelten die Vorschriften für alle Transaktionen zwischen Unternehmen des privaten Sektors (B2B).

Wer ist zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung verpflichtet?

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung besteht ausschließlich für

1. Einrichtungen des öffentlichen Sektors auf der Grundlage gegenseitiger Transaktionen (G2G),
2. Unternehmen des privaten Sektors aufgrund einer Transaktion mit einem Unternehmen des öffentlichen Sektors (B2G),
3. Unternehmen des öffentlichen Sektors aufgrund einer Transaktion mit einem Unternehmen des privaten Sektors (G2B),
4. Unternehmen des privaten Sektors auf der Grundlage gegenseitiger Transaktionen (B2B) und
5. Steuervertretern einer ausländischen Person in der Republik Serbien im Sinne der Mehrwertsteuervorschriften auf der Grundlage von Transaktionen mit dem privaten und öffentlichen Sektor.

Freiwillige SEF-Benutzer – also alle Anwender, die dem serbischen Mehrwertsteuersystem nicht unterliegen – sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, das SEF zu verwenden. Diese können sich jedoch für eine freiwillige Nutzung des SEF entscheiden, womit sich die Benutzer dann aber zum Empfangen, Senden und Speichern von Rechnungen in gleicher Weise verpflichten wie ein Unternehmen, welches dem serbischen Mehrwertsteuersystem unterliegt.

Grenzüberschreitende Rechnungen, sogenannte „Cross Border Invoices“, müssen nicht in SEF erfasst werden, wenn diese von einer NICHT-umsatzsteuerlich registrierten Person (ausgenommen freiwillige SEF-Benutzer) erstellt wurden.

Archivierungsregeln in Serbien

Eine von einer öffentlichen Stelle, wie z. B. einer Behörde, ausgestellte oder empfangene elektronische Rechnung wird dauerhaft im serbischen elektronischen Rechnungssystem (SEF) gespeichert.

Eine von einem privatwirtschaftlichen Unternehmen ausgestellte oder empfangene elektronische Rechnung wird nach Ablauf des Jahres, in dem die elektronische Rechnung ausgestellt wurde, zehn Jahre lang aufbewahrt. Eine Aufbewahrung kann entweder in einem elektronischen Rechnungsstellungssystem oder in einem Informationsvermittlungssystem erfolgen, das vom privatwirtschaftlichen Unternehmen zur Aufbewahrung eingesetzt wird.

• Bevor das E-Invoicing-System zum Senden und Empfangen genutzt werden kann, ist ein Onboarding-Prozess für Rechnungssteller und -empfänger erforderlich.

Onboarding-Prozess der Rechnungssteller

Um das serbische elektronische Rechnungsstellungssystem nutzen zu können, muss sich der Steuerpflichtige zunächst über ein spezielles Portal registrieren, das unter www.eid.gov.rs zugänglich ist. Dort wird unterschieden zwischen Bürgern der Republik Serbien und ausländischen Staatsbürgern. Eine Registrierung kann erfolgen mit Benutzername, Passwort sowie einer Kopie des Reisepasses.

Alternativ ist eine Registrierung im SEF auch mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat möglich. Dieses ist über das serbische elektronische Identifikationsportal zu beantragen unter

• https://www.eid.gov.rs/sr-Cyrl-RS/registracija-kvalifikovanim-elektronskim-sertifikatom bzw.
• https://epotpis.mtt.gov.rs/registar-pruzalaca-kvalifikovanih-usluga-od-poverenja-2/.

Das qualifizierte elektronische Zertifikat muss zum Austausch der Rechnungen mit dem SEF korrekt installiert werden. Die benötigte Software dazu ist auf der Webseite der Zertifizierungsstelle verfügbar.

Onboarding-Prozess der Rechnungsempfänger

Zur Unterstützung der Rechnungsempfänger wurde eine Art Rechnungsverwaltungssystem „Sistem za Upravljanje Fakturama“ (SUF) in Serbien eingeführt. Das serbische Amt für Informationstechnologie und elektronische Verwaltung hat eine Softwarelösung für die Bedürfnisse der Nutzer bereitgestellt. Dies ist ein System zum Empfangen, Speichern, Genehmigen und Vorbereiten der Erfassung eingehender Rechnungen, das den Empfang und die Verwaltung der von Lieferanten erhaltenen Rechnungen ermöglichen soll. Die lizenzierte Software wird für eine unbegrenzte Anzahl von Systemnutzern zur Verfügung gestellt und basiert auf der betriebsinternen Buchhaltungssoftware KJS.

Alle nötigen Informationen zur kostenlosen Nutzung von SUF finden Sie unter

• https://esuf.rs/suf-prijava/ und
• https://esuf.rs/tekst-uputstva/.

Dort wird der Onboarding-Prozess für die Nutzer des SUF ausführlich beschrieben. Nach schriftlicher Antragsstellung werden die Nutzer innerhalb weniger Tage über den Termin für ein SUF-Training informiert.

Es gibt zwei Arten von SUF-Systemen. In einer Demo-Umgebung melden sich die Benutzer mit einem Benutzernamen und einem Passwort beim SUF an.

Auf dem produktiven SUF-System kann die Anmeldung durch vorherige Beantragung eines qualifizierten elektronischen Zertifikats oder durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen. Der Vorteil einer Zwei-Faktor-Authentifizierung besteht darin, dass Benutzer keine qualifizierten elektronischen Zertifikate benötigen, sondern stattdessen eine von SUF zur Verfügung gestellte installierte App für Smart-Devices wie Mobiltelefone oder Tablets nutzen können.

Nach erfolgreicher Registrierung kann der Benutzer sich dann unter https://suf.gov.rs/login/ in unterschiedlichen Sprachen anmelden.

Das erfolgreiche Onboarding ist die Voraussetzung, um Rechnungen gemäß des serbischen E-Rechnungsstandards auszutauschen. Und dieser ist eher als komplex anzusehen.

Der serbische E-Rechnungsstandard ist relativ komplex

Die serbische Finanzbehörde hat Regelwerke zum Mindestinhalt von E-Rechnungen herausgegeben. Diese basieren auf der EU-E-Rechnungsnorm EN 16931-1. Serbische elektronische Rechnungen müssen im XML-Format ausgestellt werden und entsprechen dem UBL 2.1 Standard (Syntax Universal Business Language). Serbien stellt hierfür eine aktualisierte Spezifikation vom 27.09.2021 zur benutzerdefinierten Anwendung der Norm EN 16931-1 auf seiner Regierungsplattform zur Verfügung, in welcher auch die Verwendung einer Core Invoice Usage Specification (CIUS) gemäß der Norm SRPS EN 16931-1: 2019 / A2: 2020 beschrieben wird.

In der elektronischen Rechnung muss eine umfangreiche Anzahl von Feldwerten bereitgestellt werden. Beispielsweise sind das die Verkäufer- und Käuferdaten, Produktdaten zu Waren, detaillierte Mehrwertsteuerdaten, Zahlungsanweisungen usw.

Zusätzlich muss jede Rechnung mit einem spezifischen Code versehen werden, der die Art der Rechnung angibt.

Beispielsweise bezieht sich

• 380 auf eine Standardrechnung,
• 384 auf eine Korrekturrechnung,
• 386 auf eine Vorauszahlungsrechnung,
• 381 und 383 auf sehr spezifische Nicht-Standard-Szenarien.

Für die Mehrwertsteuerkategorien wird ein separates Codewörterbuch eingeführt, wonach beispielsweise

• ‚S‘ Standardsatz,
• ‚AE‘ Reverse-Charge-Abrechnung und
• ‚E‘ Mehrwertsteuerbefreiung bedeutet.

Methoden zum Erstellen, Senden und Empfangen serbischer elektronischer Rechnungen

Methoden für die Rechnungssteller

Die Methoden für Rechnungssteller richten sich sowohl an Rechnungssteller mit eher vielen Ausgangsrechnungen, als auch an kleinere Rechnungssteller mit relativ wenigen Ausgangsrechnungen oder fehlenden IT-Möglichkeiten zur Erstellung elektronischer Rechnungen.

• Bei einer hohen Anzahl an Ausgangsrechnungen pro Jahr empfiehlt sich der automatisierte Rechnungsversand über ein dediziertes Application Programming Interface (API).

Unternehmen mit vielen Ausgangsrechnungen können diese direkt aus ihrem ERP-System über eine dedizierte API versenden, die von der serbischen Steuerbehörde bereitgestellt wird.

Die Steuerbehörden bieten seit wenigen Jahren zunehmend APIs zur Integration mit ihren Government-Systemen an. Beispiele hierfür sind u. a. Indien mit dem Invoice Registration Portal (IRP), Polen mit dem Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) und Serbien mit dem Sistem E-Faktura.

Die Serbische E-Invoicing-API ist eine REST API, die eine Reihe von Methoden bietet, um die Kommunikation mit dem Regierungssystem zu ermöglichen. Beispielsweise muss die Ausstellung einer Rechnung mit der Methode ‚POST‘ erfolgen. Nach erfolgreicher Durchführung erhält der Steuerpflichtige eine JSON-Antwort mit einer eindeutigen Rechnungskennung (SalesInvoiceId). Um die API verwenden zu können, müssen die Steuerzahler diese aktivieren und einen dedizierten Identifikationsschlüssel generieren. Dies sollte über das E-Rechnungsportal (www.efaktura.gov.rs) erfolgen.

• Wenige Ausgangsrechnungen pro Jahr lassen sich ohne aufwendige Systemintegration manuell über ein Web-Portal (SEF) erfassen.

Für Steuerzahler mit einer relativ geringen Anzahl von Rechnungen oder unzureichenden technischen Voraussetzungen für eine automatisierte Übertragung besteht die Möglichkeit, Rechnungen manuell über das serbische E-Rechnungsportal zu erfassen.

Methoden für Rechnungsempfänger

Analog zum oben beschriebenen Angebot für die Rechnungssteller existieren unterschiedliche Integrationsmöglichkeiten auf der Empfängerseite für größere als auch kleinere Unternehmen mit eher vielen bzw. wenigen Eingangsrechnungen.

• Für größere Rechnungsempfänger empfiehlt es sich, ein dediziertes „Application Programming Interface“ (API) zu verwenden.

Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen können diese direkt aus ihrem ERP-System über eine dedizierte API empfangen, die von der serbischen Steuerbehörde bereitgestellt wird. Die Anbindung per API erfolgt analog zum Rechnungsausgang.

Ein Rechnungsempfänger kann optional kostenlos das Sistem za Upravljanje Fakturama (SUF) nutzen.

• Für kleinere Rechnungsempfänger empfiehlt es sich, das SUF zu verwenden.

Das Rechnungsverwaltungssystem SUF baut auf dem SEF auf und stellt zusätzliche Funktionen für den Empfang von Rechnungen bereit. Beim SUF handelt es sich um eine Webplattform, die ohne Installation über die Internetadresse www.suf.gov.rs direkt nutzbar ist. Eingangsrechnungen werden im SUF über das E-Rechnungsportal (SEF) automatisch entgegengenommen. D. h., für den operativen Einsatz von SUF bedarf es keiner technischen Anbindung von SUF an SEF durch den SUF-Benutzer selbst!

Das SUF unterstützt den Rechnungsempfänger beim Empfangen, Aufbewahren (innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist), PDF-Visualisieren, Genehmigen und Vorbereiten der Buchung von Eingangsrechnungen.

Weiterführende Informationen zum Rechnungsverwaltungssystem (SUF) finden Sie unter www.esuf.rs und unter www.ite.gov.rs/tekst/sr/5360/suf.php.

Fazit: Unternehmen dürfen bei der Einführung der E-Rechnung in Serbien keine Zeit verlieren

Unternehmen, die erst ab Juli 2022 (G2B) bzw. Januar 2023 (B2B) mit der Nutzung elektronischer Rechnungen beginnen müssen, sollten schon jetzt Schritte zur Einführung der E-Rechnung in die Wege leiten. Der Grund hierfür ist, dass nicht viele Informationen über die elektronische Rechnungsstellung in Serbien in englischer Sprache zur Verfügung stehen. Es existieren zwar detaillierte technische Anleitungen, sogar im Videoformat, die von den serbischen Steuerbehörden veröffentlicht wurden. Jedoch sind diese Anleitungen ausschließlich in der Landessprache verfügbar. Dies kann für multinationale Konzerne eine zusätzliche Herausforderung sein. Viele Funktionen wie IT- oder Steuer-Compliance sind zentralisiert und die elektronische Rechnungsstellung wird oft von nicht-lokalen Mitarbeitern verwaltet. Zudem ist zusätzlich zum ohnehin komplexen E-Rechnungsstandard die moderne API-Technologie für einen automatisierten Rechnungsaustausch zu beherrschen.

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