? Sichere IT-Anbindung zum Home-Office
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SEEOcta-Standorte: Home-Office

| | Director Business Unit E-Invoicing/SAP&Web Prozesse, SEEBURGER AG
SEEOcta-Standorte

Home-Office und Telearbeit werden in diesen Tagen immer mehr Gegenstand eines massiven Umdenkprozesses in der Arbeitswelt. Aufgrund der Corona-Krise wurden im vergangenen Jahr viele Angestellte zum Arbeiten in die eigenen vier Wände verbannt und haben mittlerweile Geschmack an dieser Arbeitsweise gefunden. Dass eine Mehrheit der Berufstätigen gern öfter mal vom Firmenbüro an den heimischen Schreibtisch wechseln würde, zeigte bereits eine ESET-Studie vom April 2020, auf die wir in unserem Beitrag „Digitalisierung und Homeoffice – Sind Sie auf eine 2. Corona-Welle vorbereitet?“ hingewiesen haben. Manch einer würde sogar am liebsten ganz ins Home-Office ziehen. Mit der richtigen IT-Landschaft und strukturierter Organisation können Sie Ihren Mitarbeitern die Arbeit von zuhause aus wie aus dem Firmenbüro ermöglichen und Ihre Attraktivität als Arbeitgeber so deutlich erhöhen. Den größten Fokus sollten Sie dabei auf die IT-Sicherheit sowie den Datenschutz legen.

In diesem Beitrag der SEEOcta-Reihe zum Thema „Standorte“ erhalten Sie Lösungsvorschläge für die sichere Implementierung von Home-Office-Arbeitsplätzen. In einem weiteren Teil erfahren Sie, worauf es beim Software-Rollout für internationale Niederlassungen ankommt.

Die SEEOcta-Blog-Serie beleuchtet alle Bereiche, die bei der Planung von Digitalisierungs- und Integrationsvorhaben in Unternehmen zum Tragen kommen. Diese Impulse bilden eine Grundlage und einen Leitfaden für Ihre Projektplanung und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie alle Aspekte bei der Einführung eines IT-Projektes berücksichtigen.

Vor nicht so langer Zeit war für einen Großteil der Angestellten das Ausüben ihrer Tätigkeit von zuhause aus eher unüblich. Laut Bitkom[1] arbeitete im März 2020 jeder fünfte Berufstätige wegen Corona zum ersten Mal im Home Office. Nur einen Monat später wurde von ESET im Rahmen einer Studie ermittelt, dass 41 % der Berufstätigen ganz oder überwiegend im Home-Office arbeiten und dass ganze 68 % auch nach dem Ende der Corona-Krise diese Möglichkeit beibehalten wollen.

Home Office Situation in Deutschland

Abbildung 1: Home Office Situation in Deutschland (Quelle: ESET Deutschland GmbH[2])

Der Begriff Home-Office ist jedoch nicht eindeutig, wird aber seit Corona in Deutschland so gut wie ausschließlich für die Arbeit von zuhause aus verwendet. Bei Haufe findet man folgende Definition, die für mehr Klarheit sorgen soll:

Homeoffice, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen.[3]

Um die Begriffe „vollumfänglich oder teilweise“ noch genauer abzugrenzen, werden drei verschiedene Varianten der Telearbeit unterschieden:

  • Teleheimarbeit: Mitarbeiter arbeiten ausschließlich von zuhause aus.
  • Alternierende Telearbeit: Mitarbeiter wechseln zwischen zwei Arbeitsplätzen, dem heimischen und dem in der Firma.
  • Mobile Telearbeit: Mitarbeiter haben verschiedene Einsatzorte (z. B. Vertrieb) und greifen von dort aus auf die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens zu.

Vor- und Nachteile von Home-Office

Aus Sicht von Betrieben und Beschäftigten hat das Arbeiten aus dem Home-Office eine Reihe von Vorteilen. Für Beschäftigte liegen diese hauptsächlich in einer Verbesserung der Art und Weise, wie sie ihre Tätigkeit ausüben können sowie einer Steigerung der Work-Life-Balance durch Fahrzeitersparnis und einer höheren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Unternehmen profitieren hiervon ebenfalls. So stieg die Produktivität der Angestellten aufgrund dieser Faktoren messbar an und dies, weil mehr Aufgaben während der Arbeitszeit erledigt werden konnten und gleichzeitig weniger Fehltage und Pausen genommen wurden.

Vorteile von Home-Office

Abbildung 2: Vorteile von Home Office adaptiert aus https://www.kofa.de/mitarbeiter-finden-und-binden/mitarbeiter-binden/corona-virus-tipps-fuer-kmu/homeoffice (Quelle: Grunau, Philipp / Ruf, Kevin / Steffes, Susanne / Walter, Stefanie, 2019, Homeoffice bietet Vorteile, hat aber auch Tücken, IAB-Kurzbericht, Nr. 11/2019)

Gründe, die aus Sicht der Angestellten und Arbeitgeber gegen Home-Office sprechen, sind zum größten Teil Tätigkeiten, die einfach nicht von zuhause aus erledigt werden können, das Fehlen technischer Voraussetzungen und der Datenschutz.

Vorteile von Home-Office

Abbildung 3: Vorteile von Home-Office adaptiert aus https://www.kofa.de/mitarbeiter-finden-und-binden/mitarbeiter-binden/corona-virus-tipps-fuer-kmu/homeoffice (Quelle: Grunau, Philipp / Ruf, Kevin / Steffes, Susanne / Walter, Stefanie, 2019, Home Office bietet Vorteile, hat aber auch Tücken, IAB-Kurzbericht, Nr. 11/2019)

Home-Office – aber sicher!

Auf Dauer kommen Arbeitgeber nicht mehr umhin, ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes zu bieten. Für viele Unternehmen wird die Corona-Krise zum Gradmesser für den Fortschritt ihrer Digitalisierung. Es müssen sowohl die technischen Voraussetzungen geschaffen als auch Datenschutzmaßnahmen sichergestellt und Kommunikationswege geklärt werden. Ferner bedarf es guter organisatorischer Vorbereitung, damit die Zusammenarbeit für die Angestellten klar geregelt ist. Gerade das Thema Datenschutz im Home-Office bereitet Arbeitgebern viel Kopfzerbrechen. Wer trägt wofür die Verantwortung? Was sagt die DSGVO? Wie muss die Arbeitsumgebung gestaltet sein und welche Regeln für eine sichere Arbeitsweise von zuhause muss der Arbeitnehmer beachten?

Wie oben bereits erwähnt, sind fehlende technische Voraussetzungen ein kritischer Punkt, der die Arbeit vom Home-Office aus häufig erschwert bis unmöglich macht. Netzwerke brechen zusammen, Verbindungen sind zu langsam und wirken sich negativ auf Reaktions- und Download-Zeiten aus. Auch beeinträchtigt die oft schlechte WLAN-Verbindung die Surfgeschwindigkeit oder die Qualität von Videokonferenzen, was die Zusammenarbeit nicht nur mit den Kollegen, sondern auch mit Kunden und Lieferanten deutlich erschwert.

Sichere Datenübertragung aus dem Home-Office mit Managed File Transfer (MFT)

Über VPN den gesicherten Zugriff auf das Firmennetzwerk zu gewährleisten, ist eine erste Maßnahme, die Arbeit vom Home-Office aus sicher und effizient zu gestalten. Doch die Sicherheit bei der Übertragung von Dateien ist trotz allem häufig nur unzureichend gewährleistet. Das nutzen Cyberkriminelle gerne aus und verschaffen sich durch sogenannte Phishing Angriffe im schlimmsten Fall den Zugriff auf die gesamten Unternehmensdaten. Datentransfer ist und bleibt nach wie vor die Sicherheitslücke Nummer 1. Die Risiken und Nebenwirkungen von FTP und E-Mail zur Übertragung sensibler Dateien sind nicht zu unterschätzen. FTP steht für File Transfer Protocol und wird für den automatisierten Austausch großer Dateien mit unstrukturierten Daten zwischen Systemen und Menschen genutzt. Dies ist jedoch keine besonders sichere Methode der Dateiübertragung. Managed File Transfer-Lösungen sind für die sichere Übertragung sensibler Dateien bestens geeignet und anderen, häufig aus der Not heraus gewählten Alternativen wie öffentliche File Sharing Dienste oder gar per Post verschickte Speichermedien eindeutig vorzuziehen. Die alltäglichen Herausforderungen bei der Übertragung von Dateien finden Sie in dieser SEEBURGER Infografik anschaulich zusammengestellt.

Sichere Anbindung an Firmendatenbanken aus dem Home-Office via API

Für die tägliche Arbeit benötigen viele Mitarbeiter auch vom Home-Office aus Zugriff auf Firmendatenbanken, Buchhaltungs- oder Lagerverwaltungssysteme, Kunden- und Lieferantendatenbanken etc. Diese Systeme agieren meist über APIs miteinander. Doch der Zugriff auf diese vertraulichen Firmendaten muss geschützt werden. API-Security lautet das Stichwort und bezeichnet Maßnahmen, die sowohl vor externen Angriffen auf das Firmenbackend schützen als auch die Zugriffe und Rechte der Nutzer verwalten, um sicherzustellen, dass nur die Personen auf Daten zugreifen, die hierzu auch berechtigt sind. Der Schlüssel zu all diesen Sicherheitsvorkehrungen ist das sogenannte API-Gateway, das für Sicherheitsaspekte wie Authentifizierung, Autorisierung oder das Traffic-Management zuständig ist.

Sichere Cloudlösungen für Home-Office-Szenarios

Im Zuge des Paradigmenwechsels hin zu mehr Home-Office-Möglichkeiten erfahren Cloudlösungen derzeit einen starken Aufschwung. Dabei ist es wichtig darauf zu achten, dass Cloudanbieter den hohen Anforderungen an die Informationssicherheit entsprechen. Durch Zertifizierungsmaßnahmen, wie beispielsweise die Zertifizierung gemäß der Norm ISO/IEC 27001 eine ist, weisen Cloudanbieter nach, dass sie in der Lage sind, Informationssicherheit auf allen Ebenen zu gewährleisten.

Fazit

Home-Office hat sich zu einer Arbeitsplatzvariante entwickelt, die Arbeitnehmer in Zukunft vermehrt fordern werden. Damit Unternehmen diese Möglichkeit anbieten können, steht die Bereitstellung sicherer IT an erster Stelle. Die SEEOcta-Serie bietet umfassende Ansätze, solch ein Unterfangen strukturiert und effizient zu meistern.

Dieser Beitrag ist Teil der SEEOcta-Reihe. In der Blog-Kategorie SEEOcta finden Sie alle gesammelten Beiträge dieser Serie rund um die Einführung eines neuen IT-Projektes.

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Corona-Pandemie-Arbeit-im-Homeoffice-nimmt-deutlich-zu

[2] https://www.channelpartner.de/a/unternehmen-werden-heimarbeit-nach-der-coronakrise-nicht-mehr-los,3337664

[3] Homeoffice – Definition und Regelungen im Arbeitsrecht, Homeoffice | Haufe

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Rolf Holicki

Ein Beitrag von:

Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesse, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2005 bei SEEBURGER.