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Digitalisierung und Homeoffice – Sind Sie auf eine 2. Corona-Welle vorbereitet?

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Digitalisierung und Homeoffice – Sind Sie auf eine 2. Corona-Welle vorbereitet?In letzter Zeit beschwören die Medien zunehmend das Gespenst einer zweiten Corona-Welle herauf. Ein Anstieg der Fallzahlen Mitte Juli schürt diese Annahme. Wie gut sind die Arbeitgeber in Deutschland auf einen möglichen zweiten Lockdown vorbereitet? Wie ist in diesem Zusammenhang der Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen und wie hat sich die Homeoffice-Situation seit dem ersten Lockdown im Frühjahr 2020 entwickelt?

Verschiedene Studien haben sich mit der Beschäftigungssituation in Deutschland befasst. Das Fazit lautet, dass die Digitalisierung hierzulande noch verbesserungsfähig ist. Cloud-Dienste können in vielen Bereichen einfache Lösungen bieten.

 

Digitalisierung und Homeoffice – die Auswirkungen der Corona-Krise

Als die Corona-Krise im Frühjahr 2020 zu einem Lockdown in Deutschland führte, ging alles ganz schnell: Millionen Deutsche arbeiteten plötzlich im Homeoffice. Was vorher technisch oder organisatorisch unmöglich schien, war auf einmal machbar. Allerdings wechselten in dieser Zeit längst nicht so viele Menschen an den heimischen Schreibtisch, wie allgemein angenommen wurde: In der Mannheimer Corona-Studie, einer täglichen Befragung von durchschnittlich 500 Erwerbstätigen im Zeitraum vom 20. März bis 15. April 2020, ermittelte die Universität Mannheim einen Homeoffice-Anteil von nur etwa 25 %.

Beschäftigungssituation in Deutschland während der Corona-Krise
Abbildung: Beschäftigungssituation in Deutschland während der Corona-Krise (Quelle: Die Mannheimer Corona-Studie: Schwerpunktbericht zur Erwerbstätigkeit in Deutschland 20.3.-15.4.2020, Seite 4)

Der Anstieg auf 25% muss mit Blick auf einen Bericht des Statistischen Bundesamtes aus dem Jahre 2018 etwas relativiert werden, wonach bereits vor der Corona-Krise rund 11 % aller Erwerbstätigen in Deutschland weitgehend von zuhause aus arbeiteten. Demnach ist die Zahl der Homeoffice-Mitarbeiter in Deutschland infolge Corona weniger stark gestiegen als angenommen.

Statistisches Bundesamt, Arbeitsmarkt auf einen Blick – Deutschland und Europa, 2018
Abbildung: Statistisches Bundesamt, Arbeitsmarkt auf einen Blick – Deutschland und Europa, 2018 (Quelle: Statistisches Bundesamt, Arbeitsmarkt auf einen Blick – Deutschland und Europa, 2018, Seite 65)

In unserem Beitrag Corona-Krise – der Gradmesser für den Fortschritt Ihrer Digitalisierung haben wir unter anderem den Zustand der Digitalisierung in Deutschland im globalen Vergleich betrachtet und festgestellt, dass die Corona-Krise die Digitalisierung in Ländern, die frühzeitig mit der Digitalisierung begonnen haben, weiter befeuert und dass diese Länder sich mit hohem Engagement und Begeisterung von unwirtschaftlichen anlogen Prozessen verabschieden. Deutschland hingegen hinkt diesem Trend noch hinterher. Doch auch hierzulande wird der Ruf nach flexibleren Arbeitsmöglichkeiten lauter.

Digitalisierung und Homeoffice – die Begeisterung für mehr Flexibilität wächst

Einige Mitarbeiter würden ja gerne, können aber nicht, weil ihr Job es nicht zulässt oder die EDV-technischen Voraussetzungen es nicht erlauben. Laut einer Studie des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation, die Ende März rund 1.600 Erwerbstätige in Deutschland befragte, arbeiteten 43 Prozent der Berufstätigen mit Internetzugang in diesem Zeitraum zumindest ab und zu im Homeoffice (vgl. die Mannheimer Studie von oben, die die Alltagssituation der jeweiligen Befragten im besagten Zeitraum ermittelte und auf 25 % relativierte). Vor der Corona-Krise arbeiteten nur 35 Prozent der Befragten sporadisch im Homeoffice (was im Vergleich zu den in 2017 ermittelten 11 % des statistischen Bundesamtes bereits ein deutlicher Anstieg ist). Nachstehende Grafik des Instituts der deutschen Wirtschaft zeigt, wie stark die derzeitige Nutzung des Homeoffices von der Branche abhängt:

iwd: Befragung von 2.223 Erwerbstätigen zwischen dem 3. und 10. April 2020

Erwartungsgemäß hat die Informations- und Kommunikationsbranche mit 59 Prozent den höchsten Anteil an Beschäftigten im Homeoffice. Des Weiteren deckt sich diese Erhebung mit der Mannheimer Studie und kommt auf einen ähnlichen Wert von durchschnittlich 24 % Homeoffice-Anteil unter den Beschäftigten in Deutschland in der ersten Aprilwoche 2020.

Auch die in den Unternehmen praktizierte Kultur der Mitarbeiterpräsenz, die in Deutschland vor der Krise im Vergleich zu anderen europäischen Ländern besonders intensiv gepflegt wurde, dürfte vor einem Wandel stehen. Flexiblere Formen der Arbeit wie Homeoffice dürften nach der Krise eine wichtigere Rolle spielen als vor der Krise. Bereits heute wünschen sich laut einer ESET-Studie vom April 2020 ganze 68 Prozent der Beschäftigten eine Lockerung der Regelungen. Sie wollen entweder mindestens einen Tag in der Woche von zu Hause arbeiten (29 Prozent) oder flexibel entscheiden können, ob sie im Heimbüro oder in der Dienststelle tätig sind (31 Prozent). Acht Prozent der Mitarbeiter können sich sogar ein Arbeitsleben dauerhaft von zu Hause vorstellen.

ESET-Studie "Veränderung der Arbeitswelt durch Corona"
Abbildung: ESET-Studie „Veränderung der Arbeitswelt durch Corona“

Digitalisierung und Homeoffice – die Chancen aus den Erfahrungen der ersten Corona-Welle

Als Folge der Entwicklungen in der Arbeitswelt, die durch den Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 ausgelöst wurden, erwarten Angestellte von ihrem Arbeitgeber künftig deutlich mehr Flexibilität in Bezug auf ihren Arbeitsplatz. Die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten, wird für viele immer attraktiver. Hierzu muss jedoch gerade in Deutschland in vielen Bereichen noch kräftig an der Infrastruktur gearbeitet werden. Analoge Prozesse sind hierzulande im Vergleich zu anderen Ländern noch sehr stark verbreitet.

Dabei sind bestimmte Bereiche geradezu für Digitalisierungsmaßnahmen prädestiniert und bringen dem Unternehmen nicht nur eine deutliche Steigerung der Effizienz, sondern auch den Vorteil oft drastischer Kostenreduktion. Dies lässt sich am Beispiel Rechnungseingang sehr gut veranschaulichen:

Digitalisierung und Homeoffice – der Rechnungseingang ist der „Point of Digitalization“

Cloud-Lösungen helfen, die unternehmensinternen Prozesse der Kreditorenbuchhaltung auch vom heimischen Schreibtisch aus zu bearbeiten (vgl. SEEBURGER BLOG: Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen). Gerade die Kreditorenbuchhaltung ist für Telearbeit wie geschaffen. Im täglichen Geschäft erfassen Kreditorenbuchhalter die Rechnungsdaten, bereiten sie auf und leiten sie für die Freigabe und Klärungsprozesse an die entsprechenden Fachabteilungen weiter. Dies kann durch die SEEBURGER Invoice Portal Cloud-Lösung auf einfache Weise realisiert werden. Darüber hinaus unterstützt das Invoice Portal mit der integrierten Getting Things Done®-Methode (vgl. SEEBURGER BLOG: Effiziente Eingangsrechnungsbearbeitung mit der Getting Things Done®-Methode) insbesondere auch Homeoffice-Arbeitsplätze, indem es durch ein programmgeführtes Zeitmanagement die Produktivität und Effektivität nachhaltig steigert. Unternehmen, die ihre Rechnungen in der Cloud verarbeiten, profitieren von niedrigeren Verarbeitungskosten, kürzeren Rechnungszykluszeiten, besseren Lieferantenbeziehungen und einem effektiveren Cash-Management.

Fazit

Mit der SEEBURGER Invoice Portal Cloud-Lösung können Unternehmen die Rechnungseingangsbearbeitung digitalisieren und ihren Mitarbeitern schon heute den Arbeitsplatz von morgen in Form einer Homeoffice-Lösung bereitstellen. Mit dem Invoice Portal werden manuelle Tätigkeiten und somit Fehler reduziert, Kosten minimiert und die Lieferantenbindung verbessert. Das Invoice Portal kombiniert kognitive Erfassung, Prozessorchestrierung mittels Workflow, Mobilitätsfunktionen und Lieferantenkommunikation in einer Lösung. Dies vereinfacht die Implementierung und führt umgehend zu außerordentlichen Ergebnissen, die die Compliance-Risiken verringern und die Wettbewerbsfähigkeit, das Wachstum und die Rentabilität verbessern.

Möchten Sie mithilfe durchdachter Digitalisierungsmaßnahmen auch über die Corona-Zeit hinaus für das Arbeiten der Zukunft im Homeoffice gerüstet sein? Mit einem ganzheitlichen Ansatz aus Beratung, Konzeption und Umsetzung erreichen SEEBURGER-Kunden sehr schnell eine vollständige Automatisierung der Geschäftsprozesse und Integration der Geschäftspartner. Vertrauen Sie auf unsere über 30jährige Erfahrung aus mehr als 10.000 Kundenprojekten.

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Peter Fels

Ăśber den Autor:

Peter Fels ist Produktmanager D-A-CH im Hause SEEBURGER fĂĽr die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung fĂĽr alle non-SAP-Systeme. Herr Fels hat viele Jahre Erfahrung bei der Umstellung von papierhaften auf elektronische Rechnungsprozesse.