âś… Italien verschiebt seine Archivierungsregeln. Sind Sie vorbereitet?
E-Invoicing

Italien – Neue Archivierungsregeln von Juni 2021 auf Januar 2022 verschoben

| | Produktmanager Softwareanwendungen/Dienstleistungen elektronischer Geschäftsdatenaustausch, SEEBURGER AG
Italien - Neue Archivierungsregeln von Juni 2021 auf Januar 2022 verschoben

Ab dem 1. Januar 2022 gelten in Italien neue Regeln für die Erstellung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente, darunter vor allem elektronische Rechnungen. Ursprünglich war geplant, dass diese neuen Regeln am 7. Juni 2021 in Kraft treten.  Dieser Beitrag ist ein Update zu unserem Blogartikel vom 30 April 2020, Italien veröffentlicht zum E-Invoicing neues XML-Schema für FatturaPA.

Diese neuen Regeln beinhalten eine Reihe von Ă„nderungen. Es wird ein neuer Satz von obligatorischen strukturierten Metadaten (eine XML-Datei mit eigenem Schema) eingefĂĽhrt, der sich sowohl auf die fĂĽr die Erstellung von elektronischen Rechnungen erforderlichen Daten als auch auf die Metadaten auswirkt, die zusammen mit den elektronischen Rechnungen gespeichert werden mĂĽssen. Die neue obligatorische Metadaten-Datei ergibt sich aus einer allgemeinen Anforderung, die fĂĽr alle italienischen elektronischen Dokumente gilt.

Die vordefinierte Struktur fĂĽr die Pflege der Metadaten ist Teil des Anhangs 5 in der neuen italienischen Verordnung (Abschnitt 2; das XML-Schema ist in Abschnitt 2.1 angegeben).

Um jedoch den Prozess zu vereinfachen und die Erstellung einer solchen Metadaten-Datei auf Ihrer Seite zu vermeiden, wird die Erstellung solcher Metadaten-Dateien innerhalb des Sovos-Archivierungsdienstes, der in den SEEBURGER E-Invoicing Service eingebettet ist, verfĂĽgbar sein.

SEEBURGER wird eine aktualisierte Version des Aufbewahrungshandbuchs (MDC – Manuale della Conservazione) zur VerfĂĽgung stellen, das von SEEBURGER-Kunden, die Rechnungen nach italienischem Recht aufbewahren, umgesetzt werden muss. In diesem MDC finden Sie auch relevante Informationen ĂĽber die Standard-Metadaten, die SEEBURGER den in Sovos eArchiving gespeicherten E-Rechnungen im Rahmen des SEEBURGER E-Invoicing Service fĂĽr Italien zuordnet.

Wir empfehlen den Endanwendern, die von Sovos als Metadaten zugewiesenen Standardwerte unter Berücksichtigung ihres Archivierungsplans, der Dokumentenklassifizierung und der Vertraulichkeit sorgfältig zu prüfen.

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Gerrit Onken

Ein Beitrag von:

Gerrit Onken ist seit 2010 bei der SEEBURGER AG als Produktmanager für Softwareanwendungen und für den Bereich Elektronischer Datenaustausch (EDI) tätig. Seine Schwerpunkte sind Lösungen für SAP, elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und die Digitalisierung von geschäftlichen und technischen Prozessen für global agierende Kunden. Ursprünglich gelernter Bankkaufmann, absolvierte Gerrit Onken ein Studium der Betriebswirtschaftslehre mit den Schwerpunkten Industriemanagement und Wirtschaftsinformatik. Nach seiner Tätigkeit in der Finanzbranche arbeitete er von 2004 bis 2010 als Manager und Projektleiter bei einer der fünf größten Unternehmensberatungen mit internationalen BPOs in der Banken- und Automobilbranche.