E-Invoicing mit ABC-Analyse

So setzen Sie auf den richtigen Lieferanten.

Globales E-Invoicing wird durch viele verschiedene nationale E-Invoicing-Vorschriften immer komplexer. Dennoch ist es nicht zwingendermaßen sinnvoll, jeden einzelnen Lieferanten zu verpflichten, am E-Invoicing teilzunehmen.

Wichtig ist es, diejenigen Lieferanten zu identifizieren, die den größten Nutzen für beide Seiten durch den Einsatz von E-Invoicing mit relativ geringem gegenseitigem Ressourceneinsatz erzielen.

Viele Entscheider wenden die Methode der ABC-Analyse mit dem Ziel der Umsatz- und Gewinnmaximierung an. Wussten Sie jedoch, dass man die ABC-Analyse auch auf E-Invoicing anwenden kann? Mit der ABC-Analyse lassen sich die passenden Kandidaten für den sinnvollen Einsatz von E-Invoicing ganz klar identifizieren.

ABC-Analyse – Definition

Die ABC-Analyse wurde von H. Ford Dickie (General Electric Company) im Jahr 1951 in seinem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“ (in: Factory Management and Maintenance, July, 1951, Vol. 109, pp. 92–94) beschrieben. Dickie bezog sich bei der Methode auf die Arbeiten von Vilfredo Pareto und Max Otto Lorenz. Diese Verwendung der Grundlagen erklärt die thematische Verwandtschaft zum Paretoprinzip. Unternehmer nutzen bis heute die ABC-Analyse, um mit wissenschaftlichen Erkenntnissen Prozesse zu optimieren und Umsätze und Gewinne zu maximieren. Laut Dickie ergeben sich durch die Nutzung der ABC-Analyse folgende Vorteile:

• Optimierung der Planungsprozesse
• Reduktion der Verwaltungskosten
• Steigerung der Gewinne

Der Titel seiner Veröffentlichung lässt erkennen, dass das Ziel von Analysen das Erlangen von großen Gewinnen und nicht von „Pennies“ ist.

Die Idee der ABC-Analyse besteht darin, mit relativ geringem Ressourceneinsatz einen verhältnismäßig großen Anteil des Erfolgs zu erzielen, wenn man sich auf die richtige Stelle fokussiert. Die Ressourcen sind dabei nicht nur finanzieller oder materieller Natur, sondern auch Zeit in Form von Arbeitsaufwand spielt hierbei eine wichtige Rolle – denn Zeit ist Geld. Die ABC-Analyse zeigt, wo sich besonderes Engagement lohnt und wo Durchschnittsbemühungen ausreichen.

Historischer Hintergrund der ABC-Analyse

Ausgangspunkt für die Überlegungen war das Paretoprinzip, welches auf den italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto zurückgeht. Er erkannte Anfang des 19. Jahrhunderts, dass in Italien 80 % des Vermögens 20 % der Bevölkerung gehören und empfahl damals den Banken, sich auf diese 20 % zu konzentrieren.

Die Erkenntnis, dass ein relativ geringer Ressourceneinsatz für die wichtigsten Aufgaben mehr zum Erfolg beiträgt, als ein hoher Einsatz für unwichtigere Dinge, lässt sich auf viele Unternehmens- und Lebensbereiche übertragen. Das Prinzip, dass an der richtigen Stelle 20 % des Einsatzes zu 80 % des Erfolgs führen, ist dabei eine Faustregel, die auf Erfahrungswerten beruht. Diese Grenzen sind keineswegs festgeschrieben, sondern nur Richtwerte. Angewendet auf das Thema E-Invoicing kann das beispielsweise bedeuten, dass die Lieferanten nach der Anzahl ihrer Papierrechnungen sortiert werden, um mit den wichtigsten 20 % davon auf E-Invoicing umzustellen. So können mit den 20 % der Lieferanten, welche die meisten Rechnungen in der Sortierung haben, nach dem Paretoprinzip insgesamt 80 % der Rechnungen elektronisch ausgetauscht werden.

ABC-Analyse – die Verfeinerung des Paretoprinzips bei der Lieferantenauswahl fürs E-Invoicing

Die ABC-Analyse wurde aus dem Paretoprinzip bzw. der 80/20-Regel abgeleitet, wonach nur 20 % der Lieferanten für 80 % des gesamten Rechnungsaufkommens verantwortlich sind. Daraus ergibt sich die Einteilung in zwei Klassen: „Lieferanten mit hoher Bedeutung“ und „Lieferanten mit geringer Bedeutung“. Die ABC-Analyse verwendet hingegen 3 Klassen:

Klasse A mit circa 80 % der Gesamtanzahl aller Rechnungen und die Klassen B und C. Das Verfahren lässt sich bei Bedarf auf beliebig viele Klassen erweitern, falls dies notwendig und sinnvoll erscheint.

Die Anwendbarkeit der ABC-Analyse ist sehr einfach auf die Lieferantenauswahl beim E-Invoicing anzuwenden. Vorteilhaft ist vor allem die Möglichkeit, Ergebnisse graphisch und übersichtlich darzustellen. Nach der Einteilung in wichtige (Gruppe A), weniger wichtige (Gruppe B) und unwichtige Objekte (Gruppe C), können strategisch wichtige Entscheidungen fürs E-Invoicing fundierter begründet werden.

Durch die Einteilung in drei übersichtliche Gruppen kann das „Wesentliche“ vom „Unwesentlichen“ getrennt werden. Nach der Klassifikation der Daten in die genannten drei Gruppen kann eine Übersicht über die IST-Situation erstellt und daraus strategisch relevante Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.

ABC-Analyse fürs E-Invoicing in sechs Schritten umsetzen

Für welche Lieferanten sind welche Kanäle des Rechnungsaustauschs geeignet?

Wegen relativ hoher technischer Anforderungen und Kosten im Austausch von elektronischen Rechnungen, wie z.B.  EDI-E-Invoices, XML-basierte Rechnungen im Peppol BIS 3 Format, XRechnungen oder ZUGFeRD, lohnt sich diese Form des Rechnungsaustausches nur für wenige strategische Lieferanten. Diese kennzeichnen sich dadurch aus, dass sie, gemessen an der gesamten Rechnungsanzahl, relativ viele Rechnungen versenden und häufig bereits E-Invoicing mit anderen Geschäftspartnern einsetzen.

Die ABC-Analyse kann hier helfen, die strategischen Lieferanten für die E-Invoicing-Realisierung schnell zu identifizieren. In den folgenden sechs Schritten wird dargestellt, wie die ABC-Analyse zur konkreten Ansprache für die einzelnen Rechnungseingangskanäle der Lieferanten genutzt werden kann.

Die Realisierung des E-Invoicings mit der ABC-Analyse in den oben genannten sechs Schritten wird nachfolgend genauer erläutert.

E-Invoicing-Realisierung mit ABC-Analyse in 6 Schritten

Schritt 1 – Festlegung von zu klassifizierenden Objekten und deren Bewertungsgrößen

In einer Tabelle werden die zu klassifizierenden Objekte mit ihrer Bewertungsgröße aufgeführt. In diesem Schritt wird eine Tabelle mit Lieferanten-Nummer und Anzahl Rechnungen p. a. angelegt.

Schritt 2 – Sortierung der zu klassifizierenden Objekte nach der Bewertungsgröße

Aus dem ERP- oder Buchhaltungssystem wird die Anzahl der Rechnungen p. a. pro Lieferant exportiert und absteigend nach Anzahl Rechnungen sortiert.

Schritt 3 – Berechnung des relativen Anteils der jährlichen Rechnungen für jedes Objekt

Von der Anzahl der Rechnungen p. a. wird der relative Anteil in Bezug auf das gesamte Aufkommen berechnet.

Schritt 4 – Kumulierung der relativen Anteile von oben nach unten

Von oben beginnend werden die relativen Anteile kumuliert.

Schritt 5 – Definition der Klassengrenzen auf Basis der kumulierten relativen Anteile

Die ABC-Analyse schreibt keine Regeln für die Festlegung der Grenzen zwischen den drei Klassen vor. Das hängt hauptsächlich davon ab, welche Entscheidung die ABC-Analyse unterstützen soll.

Beispiele für die Verwendung der ABC-Analyse zur Realisierung von E-Invoicing mit Lieferanten:

• Geht es darum, nur wenige wichtige Lieferanten besonders exklusiv zu behandeln, dann darf die A-Gruppe nur einen entsprechend kleinen Anteil umfassen.
• Soll die Betreuung für Lieferanten reduziert werden, die nur einen im Vorfeld festgelegten geringen Anteil zum Erfolg beitragen, so wird die Grenze zwischen B- und C-Gruppe entsprechend gesetzt.

Bei einer ABC-Analyse ist es üblich, dass die B-Gruppe etwa 10 – 40 % umfasst, was aber keine festgeschriebene Regel ist. Im diesem Beispiel wurden für das Onboarding der E-Invoicing-Lieferanten für die A-Klasse 80 %, B-Klasse 15 % und C-Klasse 5 % gewählt.

Schritt 6 – Onboarding der strategischen Lieferanten

Für den hohen Anteil der Lieferanten, die zusammengenommen einen relativ kleinen Anteil an allen Rechnungen verschicken, wird sich der Rechnungsaustausch mittels E-Invoicing tendenziell nicht lohnen. Deshalb werden mit diesen Lieferanten überwiegend Rechnungen im PDF-Format oder in Papierform ausgetauscht. Doch Papier ist die unwirtschaftlichste und am wenigsten ökologische Form des Rechnungsaustauschs. Um den Anteil der Papierrechnungen an der Gesamtheit der Rechnungen zu reduzieren, eignen sich für die vielen nicht strategischen Lieferanten insbesondere die Möglichkeiten des Rechnungsaustauschs von PDF-Rechnungen über E-Mails. SEEBURGER bietet nicht nur Lösungsmöglichkeiten für den Rechnungsempfänger, sondern auch für den Rechnungsabsender an, die Einsparungen von mehreren Euro pro Rechnung im Vergleich zu Rechnungen in Papierform ermöglichen.

Lieferanten der Kategorie A
sollten sofort, durch direkte Ansprache, z. B. über den Einkauf, angesprochen werden, um sie auf das E-Invoicing umzustellen.

Lieferanten der Kategorie B
sollten zumindest auf PDF-Email-Rechnungen umgestellt werden, um das Papierhandling beim Kunden (Rechnungsempfänger) zu eliminieren.

Lieferanten der Kategorie C
sollten bei der Elektrifizierung nicht zwingend berücksichtig werden, da sie nur einen geringen Anteil am Gesamtvolumen der Rechnungen ausmachen. In dieser Kategorie wäre die Umstellung auf E-Invoicing nicht wirtschaftlich.

E-Invoicing-Lösungen von SEEBURGER

Die SEEBURGER E-Invoicing Solution bietet eine kontrollierte Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Erweiterungen für die nötige Prozessintegration mit jedem ERP-System. SEEBURGER ist ein erfahrener Cloud-Partner, der die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Länder innerhalb der EU und darüber hinaus versteht und mit einer Lösung aus einer Hand erfüllt.