Abbildung von Abschlagsplänen im Rahmen der elektronischen Rechnung

In der deutschen Energie- und Versorgungswirtschaft ist es üblich, Daten für zukünftige Abschläge der kommenden Abrechnungsperiode in der Rechnung der aktuellen Abrechnungsperiode zu kommunizieren. Diese Informationen ermöglichen es dem Rechnungsempfänger, die Zahlungen z. B. als Zahlungsplan vorab zu erfassen. Die elektronische Rechnung sieht dieses sogenannte Abschlagsverfahren jedoch nicht vor. Lernen Sie Lösungen kennen, die diese Möglichkeit bieten.

Die elektronische Rechnung, wie sie mit der europäischen Kernrechnung (EN-16931) definiert wurde, bezieht sich ausschließlich auf die abzurechnende Periode und enthält somit auch nur die für die Abrechnungsperiode relevanten Informationen. Sonderthemen, wie das speziell in Deutschland genutzte Abschlagsverfahren, sind nicht berücksichtigt. Viele Länder in der europäischen Union haben bereits auf monatliche Rechnungen umgestellt und bedürfen daher keines Abschlagsverfahrens mehr. In Deutschland besteht jedoch auch mit der elektronischen Rechnung weiterhin der Bedarf, jährliche Rechnungen zu stellen und damit auch das Abschlagsverfahren aufrecht zu erhalten. Mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung ist dies möglich.

ZUGFeRD und XRechnung ermöglichen elektronische Abschlagszahlungen

Das Abschlagsverfahren kann auch bei einer elektronischen Rechnung grundsätzlich auf zwei Arten aufrechterhalten werden:

1. Der Rechnungssteller stellt je Abschlag eine separate Rechnung.
2. Die Informationen zu den zukünftigen Abschlägen werden in Form einer Mitteilung weitergegeben

Fall 1:

Alternativ zur Angabe der Abschlagsplandaten kann der Rechnungssteller je Abschlag eine separate Rechnung (Abschlagsrechnung) erstellen. So muss der Rechnungsempfänger keinen Zahlungsplan anlegen.

Fall 2:

Damit der Rechnungsempfänger die Möglichkeit hat, die Abschlagspläne seinerseits einzustellen und z. B. in Form eines Zahlungsplans in seinem ERP zu hinterlegen, müssen die Informationen zu den zukünftigen Abschlägen in Form einer Mitteilung weitergegeben werden. Dabei ist es das Ziel, diese Mitteilung nicht getrennt von der Rechnung des abgeschlossenen Abrechnungszeitraums zu übermitteln. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten, die u. a. mit dem verwendeten Format, ZUGFeRD oder XRechnung, zusammenhängen:

• ZUGFeRD
  Am einfachsten und mit dem geringsten Aufwand bzw. Umstellungsbedarf verbunden, kann dies mit dem Format ZUGFeRD 2.x im Profil EN16931 gelöst werden. In diesem Fall enthält die Rechnungs-PDF-Datei als Träger der Rechnungs-XML-Datei (Hybrides Format) die Informationen zu den zukünftigen Abschlägen in der gewohnten Form.
• XRechnung
  Schwieriger wird es mit den Formaten, die rein XML-basiert sind wie die XRechnung. Hier ist es erforderlich, die Informationen zu den zukünftigen Abschlägen innerhalb der XML-Struktur mitzugeben. Zur Übermittlung der Informationen zu den zukünftigen Abschlägen können zwei Ansätze verfolgt werden. Am einfachsten lassen sich diese als Freitext auf Dokumentenebene mitgeben. Als zweite Option können die Daten zum Abschlagsplan auch im Sinne eines rechnungserklärenden Dokumentes angehängt werden. Dazu sieht die zugrundeliegende EN-16931 die Möglichkeit von Attachments vor.

Zur Unterstützung dieses Vorgehens hat SEEBURGER zwei mögliche Wege entwickelt, auf denen Abschlagspläne im Rahmen der elektronischen Rechnung (ZUGFeRD 2.X; XRechnung) kommuniziert werden können:

A) Abschlagspläne als Freitexte (IncludedNote) auf Dokumentenebene

Es werden die Abschlagsfälligkeiten, Brutto- und Nettobeträge dargestellt.

Besonderheiten dieser Variante

• • Ein Freitext ist ohne Hilfsmittel lesbar, kann aber nur schlecht automatisiert verarbeitet werden.
  • Manuelle Eingriffe sind notwendig.

B) Abschlagspläne als CSV-Attachment eingebettet in die XML-Rechnung

Im Rahmen des CSV-Attachments werden die relevanten Information zu den Abschlagsplänen strukturiert übermittelt. Die CSV-Datei wird gemäß den Regeln der EN 16931 als Binärobjekt in die XML-Struktur der elektronischen Rechnung eingebettet.

Besonderheiten dieser Variante

• • Wenn dieser Anhang maschinell extrahiert wird, ist auf diesem Wege eine (teil-)automatisierte Verarbeitung möglich. Der Rechnungsempfänger hat damit die Möglichkeit, seine Prozesse zur Erstellung von Zahlungsplänen zu automatisieren.
  • Dieser Anhang ist nicht einfach manuell extrahierbar. Es bedarf an Hilfsmitteln zur Lesbarmachung für den Menschen.

Fazit

SEEBURGER bietet mit seinen Lösungen zur Übermittlung von Abschlagsplänen im Rahmen der elektronischen Rechnung mit ZUGFeRD oder XRechnung Möglichkeiten, die mit geringem Aufwand und großem Nutzen implementiert werden können. Auf diese Weise ist es möglich, den Prozess einheitlich und damit – für die Empfängerseite unabhängig vom Rechnungssteller – stärker automatisieren zu können, auch wenn es hierzu derzeit noch keine einheitlichen Empfehlungen oder Vorgaben gibt.

weiterführender Link EDNA: https://edna-bundesverband.de/marktthemen/zugferd-xrechnung/