ZUGFeRD: Steuerrechtliche E-Invoicing-Aspekte stets im Blick

Schöpfen Sie die Möglichkeiten zu Vereinfachungen beim Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen voll aus? Durch E-Invoicing mit ZUGFeRD können Sie gewährleisten, dass die umsatzsteuerlichen Anforderungen hierfür automatisch erfüllt werden. E-Invoicing unter Nutzung des ZUGFeRD-Standards automatisiert und erleichtert zudem die Einhaltung der gesetzlichen Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen. So behalten Sie automatisch alles im Blick.

Das Recht auf Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen – Möglichkeiten des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens mit ZUGFeRD

Damit das Recht auf Vorsteuerabzug aus elektronisch übermittelten Rechnungen bei den Finanzbehörden geltend gemacht werden kann, bedarf es innerbetrieblicher Steuerungsverfahren, um einen Nachweis der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Hierzu ist ein verlässlicher Prüfpfad erforderlich, der einen Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung herstellt, damit die umsatzsteuerlichen Anforderungen erfüllt sind. Aufgrund der hybriden Natur des ZUGFeRD-Standards, der ein PDF-Format nutzt, in das eine XML-Datei eingebettet ist, bietet ZUGFeRD drei verschiedene Wege, die umsatzsteuerlichen Anforderungen an ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu erfüllen. Abhängig von der Unternehmensgröße, der Langfristigkeit der Geschäftsbeziehungen oder der Geschäftsprozesse, die dem Kontrollverfahren zugrundeliegen, kann dies auf Basis

• des ZUGFeRD-Rechnungsbilds (PDF),
• der ZUGFeRD-XML-Daten oder
• der ZUGFeRD-PDF- und -XML-Daten

erfolgen.

Das Innerbetriebliche Kontrollverfahren auf Basis des ZUGFeRD-Rechnungsbilds

Diese Art des Kontrollverfahrens kommt in der Regel bei Kleinst- und Kleinunternehmen zum Tragen. Der im PDF mit übertragene XML-Datensatz wird hier häufig von den Unternehmen gar nicht erkannt. Solange die für die Rechnungserfassung genutze Software in der Lage ist, die Rechnungsdaten zu erfassen und in vordefinierte Erfassungsfelder einzulesen, ist den umsatzsteuerlichen Anforderungen genüge getan. Zudem entfällt der manuelle Aufwand für das Übertragen der Rechnungsdaten und die damit verbundene Fehleranfälligkeit. Natürlich muss sichergestellt sein, dass die vom System übernommenen Werte auch exakt mit denen des Rechnungsbildes übereinstimmen. Für stichprobenartige Nachprüfungen genügt der angehängte Rechnungsdatensatz.

Das Innerbetriebliche Kontrollverfahren auf Basis der ZUGFeRD-XML-Daten

Sind Geschäftsbeziehungen längerfristig angelegt und werden regelmäßig Rechnungen auf elektronischem Wege ausgetauscht, vereinfacht die automatische Übertragung der Rechnungsdaten als XML-Datei durch den Rechnungsaussteller und das automatische Einlesen der XML-Datei beim Rechnungsempfänger die Rechnungsprüfung und die Dokumentation des Geschäftsvorfalls in der Finanzbuchhaltung. Denn in diesem Fall dienen die übermittelten Rechnungsdaten als maßgebliche Grundlage für den Vorsteuerabzug.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren auf Basis der ZUGFeRD-PDF- und -XML-Daten

Eine Mischung aus beiden genannten Verfahren ist ebenfalls möglich. So dann beispielsweise das innerbetriebliche Kontrollverfahren auf Basis des Rechnungsbildes (PDF) erfolgt und die Buchung oder Zahlung auf Basis der Rechnungsdaten, die als XML-Dateien übermittelt wurden. Wichtig ist es, in diesem Fall darauf zu achten, dass die Daten jeweils übereinstimmen. Sind beim Implementieren auf Seiten des Rechnungsstellers beispielsweise Fehler unterlaufen, können unterschiedliche Daten als Grundlage für die Prüfung vorliegen. Durch regelmäßige stichprobenartige Abgleiche lässt sich sicherstellen, dass es zu keinen Abweichungen der Rechnungsdaten kommt. Eine weitere wichtige Voraussetzung für einen fehlerfreien Zahlungsverkehr ist eine bereinigte und aktuelle Stammdatenbasis.

Der Bundesfinanzhof (BFH) stellt dabei jedoch klar, dass das Recht auf Vorsteuerabzug auch ohne Abgleich der Buchung mit der Rechung besteht, da fehlerhafte Buchungen nicht auszuschließen sind. Buchungen, die also trotz ausreichender Stichprobenkontrollen fehlerhaft sind, müssen nachträglich korrigiert werden. Desweiteren legt der BFH klar, dass die Haftung für eine ordnungsgemäße Rechnung beim Rechnungsaussteller und nicht beim Rechnungsempfänger liegt.^[1]

E-Invoicing mit dem ZUGFeRD-Format liefert die Rechnungsdaten in zwei Formaten: als XML-Datei und als Rechnungsbild im PDF/A-3-Format. Beide Möglichkeiten stellen eine nach § 14 Absatz 4 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigte Rechnung dar. Welche der Möglichkeiten in das innerbetriebliche Kontrollverfahren einbezogen wird – die ZUGFeRD-XML-Daten, das ZUGFeRD-Rechnungsbild oder eine Mischform beider Varianten – obliegt der Entscheidung des Steuerpflichtigen. Der Rechnungsersteller ist dafür verantwortlich, dass die PDF- und XML-Daten einer Rechnung identisch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind.

Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten von ZUGFeRD-Rechnungen

Derzeit gilt eine lückenlose Aufbewahrungspflicht für elektronisch eingegangene Rechnungen im Originalformat von zehn Jahren. Laut den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“  besteht für E-Mails keine Aufbewahrungspflicht, solange diese rein als Transportmittel für die im Anhang befindlichen Rechnungsinhalte dienen.

Für die revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen gelten folgende Anforderungen, die Wikipedia im Artikel zum Thema „Revisionssicherheit“ wie folgt zusammenfasst:

• Richtigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

(Quelle: Wikipedia, Revisionssicherheit, Oktober 2020)

Diese Anforderungen werden durch SEEBURGER ZUGFeRD-E-Invoicing automatisch erfüllt.

Die Vorteile von ZUGFeRD für die revisionssichere Archivierung von Rechnungen

• Kein Scannen mehr, da Rechnungen elektronisch übermittelt werden und direkt dem verarbeitendem System zugeführt werden können.
• Einfaches Auslesen von Metadaten. Die ZUGFeRD-XML-Struktur ist im PDF/A-3-Format eingebettet und enthält alle Metadaten.
  • Dadurch vollständige und fehlerfreie Übermittlung der Rechnungsdaten.

Hohe Archivqualität: Aufgrund der elektronischen Übermittlung der Rechnungsdaten und der vollständigen Erfassung der Metadaten direkt bei Rechnungseingang ist es möglich, die Archivierung entsprechend zu konfigurieren, sodass die Belege zu jedem Zeitpunkt nach allen Dokumentmerkmalen recherchierbar sind.

Vereinfachte Verfahrensdokumentation: Aufbau und Ablauf der Organisation in Unternehmen sind ständig im Wandel. Dadurch ändern sich auch Datenströme und Belegprozesse von und zu verbundenen Unternehmen häufig. Mithilfe einer Verfahrensdokumentation können die Prozesse einer elektronischen, softwarebasierten Buchführung stets nachvollzogen werden. Diese bezieht sich auf

• IT-Kontrollsysteme,
• das innerbetriebliche Kontrollverfahren,
• Belegverarbeitungsprozesse und
• Archivierungsverfahren.

Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD ist eine durchgehende Verfahrensdokumentation automatisch für sämtliche Buchungsprozesse nachvollziehbar gewährleistet.

Weiterführende Informationen zu den steuerlichen Aspekten von ZUGFeRD-Rechnungen finden Sie in unserem ZUGFeRD-Ratgeber.

In unserer E-Invoicing „Plus“ Herbstreihe 2020  geht es am 30. Oktober um GoBD und Tax Compliance im E-Invoicing.  Der Referent Stefan Groß, Steuerberater und Partner bei Peters, Schönberger & Partner, Vorstand Verband elektr. Rechnung (VeR), Leiter Arbeitskreis Compliance der ECM-Initiative der Bitkom, klärt auf, was die GoBD fordern und wie sich die vom Fiskus geforderte Tax Compliance sicherstellen lässt.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie die umsatzsteuerlichen Anforderungen an Ihr innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllen, damit Sie Ihr Recht auf Vorsteuerabzug aus elektronisch übermittelten Rechnungen bei den Finanzbehörden geltend machen können? Als erfahrener Partner in Sachen E-Invoicing stehen Ihnen die Experten von SEEBURGER bei allen Fragen rund um E-Invoicing gerne zur Seite. Kontaktieren sie uns!

^[1] Vgl. Dr. Ulf-Christian Dißars in Leistungsbeschreibung bei der Rechnungsstellung, Haufe.de vom 04.02.2020