Das Aus (nicht nur) für Papierrechnungen – Papierrechnungen Ade

Die Digitalisierung der Rechnung schreitet voran. Sind Sie fit für die E-Rechnung? Ab dem 27.11.2020 werden Rechnungen zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt, die nicht im vorgeschriebenen elektronischen Standard „XRechnung“ bei den Rechnungsempfängern des Bundes eingehen. In diesem Gastbeitrag erläutert Mirjana Stanišić-Petrović vom Fraunhofer IAO, warum die Zeit reif ist für Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung.

E-Rechnung wird verpflichtend

Ab dem 27.11.2020 werden Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen elektronischen Standard „XRechnung“ bei den Rechnungsempfängern des Bundes eingehen, zurückgewiesen und nicht mehr bezahlt. Es darf auch ein anderer Datenaustauschstandard neben XRechnung verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Wichtig ist dabei zu wissen, dass PDF-Dokumente nicht als elektronische Rechnungen gelten. Allerdings muss an dieser Stelle eingeräumt werden, dass Verpflichtungen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen von der jeweiligen Landesgesetzgebung abhängig und noch nicht abschließend geregelt sind. Demnach wird es – je nach Bundesland – verpflichtend, digitale Rechnungen an die Bundesverwaltungen zu schicken, wobei Peppol zum Rechnungsaustausch zunehmend wichtiger wird. Ausgenommen sind lediglich Rechnungen aus Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (netto) sowie Rechnungen aus verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen oder bestimmten Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes. Diese Neuerung ist nicht nur eine Pflicht, sondern bietet gleichzeitig eine Chance für alle, Kosten einzusparen und Prozesse zu verbessern.

E-Rechnung – die Zeit ist reif für Digitalisierung, Automatisierung und Vernetzung

Warum ist die Zeit gerade jetzt reif, um zu digitalisieren, zu automatisieren und zu vernetzen? Erfahrungen aus Deutschland (EDI, ZUGFeRD), Italien und Österreich z. B. haben gezeigt, dass so eine Umstellung der elektronischen Rechnung nicht ganz einfach ist – sie ist komplex: Systeme müssen angepasst werden, Daten müssen am richtigen Ort sein und eventuell sogar ergänzt werden. In erster Linie muss die Liquidität nachhaltig gesichert und gesteuert werden, damit die Zukunftsfähigkeit langfristig gewährleistet wird. Insbesondere die Digitalisierung von Finanzprozessen kann durch die Bereitstellung von Transparenz und Schnelligkeit in den Prozessen stabile Einkommensflüsse ermöglichen. Es gibt weitere Herausforderungen, vor die Unternehmen gestellt werden, wie z. B. die Komplexität durch unterschiedliche Übertragungsstandards und Vielzahl von Dienstleistern und Lieferantenportalen. Die Umsetzung der digitalen Rechnung hat Auswirkungen auf Systeme und Prozesse entlang des kompletten Lebenszyklus vom Input, über Stammdaten bis zum Output. Deshalb ist eine ganzheitliche Betrachtung von Prozessen, Systemen und der Geschäftspartnerstruktur notwendig.