đź“… Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD

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ZUGFeRD – die Vorteile der elektronischen Rechnung bei Rechnungsstellung und Rechnungsempfang

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ZUGFeRD – die Vorteile der elektronischen Rechnung bei Rechnungsstellung und Rechnungsempfang

Als branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch kann ZUGFeRD beim E-Invoicing im B2B-, B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden. In diesem Blog schauen wir uns ZUGFeRD genauer an und stellen Ihnen die Vorteile der elektronischen Rechnung bei Rechnungsstellung und Rechnungsempfang vor. Welche Kosten stehen welchem Nutzen gegenüber? Wo liegt das Rationalisierungspotenzial elektronischer Rechnungen? Erfahren Sie mehr!

Immer noch mehr als 1/4 ohne elektronische Rechnung – jetzt aber schnell!

Ab 27. November 2020 wird die elektronische Rechnung in Deutschland verpflichtend. In einer brandaktuellen Umfrage unter den 172 Teilnehmenden des ersten Teils der kostenlosen SEEBURGER  E-Invoicing Herbstreihe 2020, die online zurzeit immer freitags von 10:00 bis 11:00 Uhr stattfindet, stellte sich heraus, dass 28 % kein E-Invoicing umsetzen.  Gerade für diese Unternehmen ist ZUGFeRD ein besonders vorteilhafter E-Invoicing-Standard, da er den Umstieg von komplexen, papierbasierten Abläufen hin zu einfachen und kostengünstigen B2B- und B2G-Prozessen enorm erleichtert. ZUGFeRD liegt aktuell in Version 2.1.1 vor. In Deutschland können mit dem aktuellen ZUGFeRD-Standard im neuen „Profil XRechnung“ XRechnungen erstellt und an die Behörden geschickt werden. In einer aktuellen SEEBURGER-Umfrage wird der Rechnungsaustausch des ZUGFeRD-Formates per E-Mail bei den Befragten gegenüber allen anderen Formaten bevorzugt.

Die Umsetzung von E-Invoicing in von SEEBURGER befragten Unternehmen
Abbildung 1: Die Umsetzung von E-Invoicing in von SEEBURGER befragten Unternehmen (n=Anzahl der Umfrageteilnehmer)
Die bevorzugten E-Invoicing-Verfahren der von SEEBURGER befragten Unternehmen
Abbildung 2: Die bevorzugten E-Invoicing-Verfahren der von SEEBURGER befragten Unternehmen (n=Anzahl der Umfrageteilnehmer)

Verarbeiten also Rechnungssender und Rechnungsempfänger ZUGFeRD-Rechnungen, sind bilaterale Absprachen zwischen diesen Parteien nicht mehr erforderlich, da der ZUGFeRD-Standard ein PDF-Format nutzt, in das eine XML-Datei eingebettet ist, welche mit einem EDI-Format vergleichbar ist. ZUGFeRD ermöglicht damit eine automatische Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten und einen medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch. Diese Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungen waren lange Zeit nur mit EDI-Verfahren beim E-Invoicing realisierbar. Mit ZUGFeRD können alle Unternehmen von einem standardisierten und maschinell lesbaren Rechnungsaustauschformat profitieren. Dies bietet enorme Rationalisierungspotenziale.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung bei der Rechnungsstellung

In unserer aktuellen SEEBURGER-Umfrage waren zwei GrĂĽnde fĂĽr jeweils knapp 60 % der Teilnehmenden ausschlaggebend fĂĽr die Umsetzung von E-Invoicing:

  • Die gesetzliche Verpflichtung zum November 2020 muss erfĂĽllt werden.
  • E-Invoicing bietet Potenzial zur Kosten- und Zeitersparnis.
Die Auslöser für die Umsetzung von E-Invoicing in von SEEBURGER befragten Unternehmen
Abbildung 3: Die Auslöser für die Umsetzung von E-Invoicing in von SEEBURGER befragten Unternehmen (n=Anzahl der Umfrageteilnehmer)

Wo liegt das Rationalisierungspotenzial elektronischer Rechnungen genau?

  • Signifikante Einsparung direkter Kosten
    • Material wie z. B. Papier, Briefumschläge und Toner fĂĽr den Druck sowie Porto fĂĽr den Versand der Rechnungen werden nicht mehr benötigt.
    • Arbeitsschritte wie das Kuvertieren, das Etikettieren und das Frankieren von Rechnungen entfallen.
    • Die Lohnkosten werden durch den effizienteren Einsatz der Mitarbeiter reduziert.
  • Signifikante Einsparung indirekter Kosten
    • Die zeit- und platzaufwendige Archivierung von Papierrechnungen entfällt, und das damit gebundene Kapital (Lohn-, Material- und Raumkosten) sinkt.
    • Die Abwicklung von KundenrĂĽckfragen zu gestellten Rechnungen wird beschleunigt. Initial elektronisch erfasste Rechnungen können ohne MedienbrĂĽche im System weiterbearbeitet werden. Eine mĂĽhsame, zeitaufwendige Suche in der Papierablage entfällt somit.
    • Ebenso sinkt der Aufwand fĂĽr die Vorbereitung und DurchfĂĽhrung von Revisionen durch WirtschaftsprĂĽfer.
  • Transparente und einfache Geschäftsabläufe
    • VerfĂĽgbarkeit der elektronischen Rechnungsdaten in allen möglichen unternehmensinternen Systemen (Rechnungserstellung, Archivierung, ZahlungseingangsĂĽberwachung) sowie externen Systemen (Steuerberater).
    • Digitalisierung weitergehender Geschäftsprozesse wie Mahnwesen durch elektronischen Kommunikationskanal zum Kunden.
AktivitätVollkosten (Euro)Prozess-charakteristik
Rechnungserstellung0,20 bis 0,30Elektronisch
Rechnungsdruck0,51 bis 1,53Entfällt
Kuvertieren0,20 bis 0,31Entfällt
Summe Fertigstellung0,91 bis 2,14
Versand Papierrechnung0,56 bis 2,05Entfällt
Rechnungskopien für andere Abteilungen0,10 bis 0,20Entfällt
Kundennachfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung0,00 bis 0,38Sofort verfügbar Stark reduziert
Erneute Versendung einer Papierrechnung0,00 bis 2,05Entfällt
Summe Versand0,66 bis 4,68
Summe Fertigstellung und Versand1,57 bis 6,82

 

SEEBURGER hat ermittelt, dass alles in allem das Einsparpotenzial durch E-Invoicing pro Rechnung beim Rechnungsabsender bei ca. 4,00 Euro liegt.

Kosten und Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung

Welcher Nutzen steht den Kosten fĂĽr die elektronische Rechnungsstellung gegenĂĽber? Hier ein Vergleich:

KostenNutzen
InitialkostenQualifizierbarer Nutzen
Interne und ggf. externe LohnkostenProzesskosteneinsparung
Anbindungskosten an einen E-Invoicing-ServiceproviderEinsparung von Material und Porto
Implementierungskosten für die E-Invoicing-LösungGeringer Archivierungsplatz und geringere Raummiete
ProzessumstellungFrĂĽherer Zahlungseingang
Schulung: Administrator/UserGeringere Kapitalbindung
Dokumentation des VerfahrensVerringerung der Kundenabwanderung
Ggf. Einführung eines elektronischen Archivs, sofern noch nicht vorhandenBei Lieferantenreduktion des Rechnungsempfängers höherer Umsatz
Evtl. Investitionen in Soft- und HardwareVermeidung des GebĂĽhreneinzugs bei Papierrechnungen
Laufende KostenQualitativer Nutzen
Software-WartungsgebĂĽhrenBessere Kundenbindung durch Prozessintegration
SupportkostenImage- bzw. Positionsverbesserung am Markt
Nachschulung
Stärkere Skontonutzung der Kunden

 

Einsparung von Kosten für Druck, Papier, Porto und Kuvertierung sowie Zeitersparnis durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte sind gute Gründe für die Einführung des elektronischen Rechnungsversands. Wie sehen die Vorteile auf der Gegenseite – dem elektronischen Rechnungsempfang – aus?

Die Vorteile der elektronischen Rechnung beim Rechnungsempfang

Wie in Abbildung 1 zu erkennen, setzen bisher nur 15 % der Teilnehmenden unserer Umfrage E-Invoicing für den Rechnungseingang um, gerade einmal 27,5 % für beides –  Rechnungsein- und Rechnungsausgang. Dabei vereinfacht ein medienbruchfreier elektronischer Rechnungsaustausch, der auf einem standardisierten und maschinell lesbaren Rechnungsaustauschformat wie z. B. ZUGFeRD basiert, die Verarbeitung eingehender Rechnungen erheblich. Hierbei bietet der Wegfall manueller Arbeitsschritte ein noch größeres Potenzial für Rationalisierung und Kosteneinsparungen, als beim elektronischen Rechnungsausgang.  Das direkte Einlesen und Verarbeiten von Rechnungsdaten in einem ERP-System beim Rechnungsempfänger hat signifikante Vorteile:

  • Reduzierung der Rechnungsverarbeitungskosten
    Ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung kann durchschnittlich 7.000 bis 16.000 Rechnungen pro Jahr verarbeiten. Dabei betragen die Personalkosten 5 bis 15 Euro pro Rechnung. Diese Kosten lassen sich durch den elektronischen Rechnungsempfang signifikant reduzieren. Die Anzahl der Rechnungen, die ein digitales System pro Jahr verarbeiten kann, lässt sich beliebig skalieren.
  • Eliminierung von Fehlerquellen, dem Risiko von MahngebĂĽhren und Rechnungsverlust
    Eine Papierrechnung kann an vielen Stellen verloren gehen. Das führt zu Rückfragen, zeitaufwendigen Nachforschungen, erneuter Rechnungsausstellung, erneutem Rechnungsversand sowie, im ungünstigsten Fall, zu Mahngebühren. Zudem treten beim manuellen Erfassen der Rechnungsdaten in einem ERP-System oft Fehler auf, welche beim direkten Einlesen der Rechnung in ein ERP-System entfallen. Weiter können Mahngebühren reduziert und Übertragungsfehler ausgeschlossen werden.
  • Beschleunigung des Purchase-to-Pay-Prozesses
    Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses werden durch eine automatisierte Rechnungsverarbeitung deutlich beschleunigt und Skontofristen können zuverlässig berücksichtigt werden. Dies führt zu weiteren signifikanten Einsparpotenzialen.

Die Kosten des Rechnungseingangsprozesses:

AktivitätVollkosten (Euro)Prozess-charakteristik
Erfassung in der Buchhaltung0,10 bis 8,50Elektronisch / manuell
Summe Erfassung0,10 bis 8,50
Rechnungskopien für andere Abteilung0,10 bis 0,20Entfällt
Rückfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung0,00 bis 0,38Sofort verfügbar

Stark reduziert

Erneute Versendung einer Papierrechnung0,00 bis 0,51Entfällt
Summe Rechnungsklärung0,10 bis 1,09
Summe Erfassung und Klärung0,20 bis 9,95

 

SEEBURGER hat ermittelt, dass das durchschnittliche Einsparpotenzial durch E-Invoicing pro Rechnung beim Rechnungsempfänger insgesamt bei ca. 4,50 Euro liegt.

Nachfolgend ein Kosten-Nutzen-Vergleich fĂĽr den elektronischen Rechnungsempfang:

KostenNutzen
InitialkostenQualifizierbarer Nutzen
Interne und ggf. externe LohnkostenProzesskosteneinsparung
Anbindungskosten an einen E-Invoicing-ServiceproviderEinsparung von Material und Porto
Implementierungskosten für die E-Invoicing-LösungGeringer Archivierungsplatz
ProzessumstellungFrĂĽherer Zahlungseingang
Schulung:
Administrator/User
Geringere Kapitalbindung
Dokumentation des VerfahrensVerringerung der Kundenabwanderung
Ggf. Einführung eines elektronischen Archivs, sofern noch nicht vorhandenBei Lieferantenreduktion des Rechnungsempfängers höherer Umsatz
Evtl. Investitionen in Soft- und HardwareVermeidung des GebĂĽhreneinzugs bei Papier-rechnungen
Laufende KostenQualitativer Nutzen
Software-WartungsgebührenErhöhte Prozessqualität und -transparenz
SupportkostenOptimiertes und flexibles Cash Management
NachschulungVerbesserung der
Compliance
Stärkere Skontonutzung der KundenImage- bzw. Positionsverbesserung am Markt
Evtl. ProvidergebĂĽhren
Anreize fĂĽr den Lieferanten

 

Die elektronische Rechnung für Rechnungserstellung und Rechnungsempfang mit ZUGFeRD ist nicht nur ein Weg, automatisch den gesetzlichen Forderungen zu genügen, sondern bietet neben signifikanten Kosteneinsparungen auch enormes Rationalisierungspotenzial für Ihre Geschäftsabläufe. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und erhöhen Sie die Liquidität Ihres Unternehmens.

E-Invoicing mit ZUGFeRD ist ein einfacher Schritt zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Unseren „SEEBURGER ZUGFeRD-Ratgeber“ finden Sie hier!

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Rolf Holicki

Ăśber den Autor:

Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesse, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2004 bei SEEBURGER.