ZUGFeRD – die Vorteile der elektronischen Rechnung bei Rechnungsstellung und Rechnungsempfang

Als branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch kann ZUGFeRD beim E-Invoicing im B2B-, B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden. In diesem Blog schauen wir uns ZUGFeRD genauer an und stellen Ihnen die Vorteile der elektronischen Rechnung bei Rechnungsstellung und Rechnungsempfang vor. Welche Kosten stehen welchem Nutzen gegenüber? Wo liegt das Rationalisierungspotenzial elektronischer Rechnungen? Erfahren Sie mehr!

Immer noch mehr als 1/4 ohne elektronische Rechnung – jetzt aber schnell!

Ab 27. November 2020 wird die elektronische Rechnung in Deutschland verpflichtend. In einer brandaktuellen Umfrage unter den 172 Teilnehmenden des ersten Teils der kostenlosen SEEBURGER  E-Invoicing Herbstreihe 2020, die online zurzeit immer freitags von 10:00 bis 11:00 Uhr stattfindet, stellte sich heraus, dass 28 % kein E-Invoicing umsetzen.  Gerade für diese Unternehmen ist ZUGFeRD ein besonders vorteilhafter E-Invoicing-Standard, da er den Umstieg von komplexen, papierbasierten Abläufen hin zu einfachen und kostengünstigen B2B- und B2G-Prozessen enorm erleichtert. ZUGFeRD liegt aktuell in Version 2.1.1 vor. In Deutschland können mit dem aktuellen ZUGFeRD-Standard im neuen „Profil XRechnung“ XRechnungen erstellt und an die Behörden geschickt werden. In einer aktuellen SEEBURGER-Umfrage wird der Rechnungsaustausch des ZUGFeRD-Formates per E-Mail bei den Befragten gegenüber allen anderen Formaten bevorzugt.

Verarbeiten also Rechnungssender und Rechnungsempfänger ZUGFeRD-Rechnungen, sind bilaterale Absprachen zwischen diesen Parteien nicht mehr erforderlich, da der ZUGFeRD-Standard ein PDF-Format nutzt, in das eine XML-Datei eingebettet ist, welche mit einem EDI-Format vergleichbar ist. ZUGFeRD ermöglicht damit eine automatische Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten und einen medienbruchfreien elektronischen Rechnungsaustausch. Diese Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungen waren lange Zeit nur mit EDI-Verfahren beim E-Invoicing realisierbar. Mit ZUGFeRD können alle Unternehmen von einem standardisierten und maschinell lesbaren Rechnungsaustauschformat profitieren. Dies bietet enorme Rationalisierungspotenziale.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung bei der Rechnungsstellung

In unserer aktuellen SEEBURGER-Umfrage waren zwei Gründe für jeweils knapp 60 % der Teilnehmenden ausschlaggebend für die Umsetzung von E-Invoicing:

• Die gesetzliche Verpflichtung zum November 2020 muss erfüllt werden.
• E-Invoicing bietet Potenzial zur Kosten- und Zeitersparnis.

Wo liegt das Rationalisierungspotenzial elektronischer Rechnungen genau?

• Signifikante Einsparung direkter Kosten
  • Material wie z. B. Papier, Briefumschläge und Toner für den Druck sowie Porto für den Versand der Rechnungen werden nicht mehr benötigt.
  • Arbeitsschritte wie das Kuvertieren, das Etikettieren und das Frankieren von Rechnungen entfallen.
  • Die Lohnkosten werden durch den effizienteren Einsatz der Mitarbeiter reduziert.
• Signifikante Einsparung indirekter Kosten
  • Die zeit- und platzaufwendige Archivierung von Papierrechnungen entfällt, und das damit gebundene Kapital (Lohn-, Material- und Raumkosten) sinkt.
  • Die Abwicklung von Kundenrückfragen zu gestellten Rechnungen wird beschleunigt. Initial elektronisch erfasste Rechnungen können ohne Medienbrüche im System weiterbearbeitet werden. Eine mühsame, zeitaufwendige Suche in der Papierablage entfällt somit.
  • Ebenso sinkt der Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung von Revisionen durch Wirtschaftsprüfer.
• Transparente und einfache Geschäftsabläufe
  • Verfügbarkeit der elektronischen Rechnungsdaten in allen möglichen unternehmensinternen Systemen (Rechnungserstellung, Archivierung, Zahlungseingangsüberwachung) sowie externen Systemen (Steuerberater).
  • Digitalisierung weitergehender Geschäftsprozesse wie Mahnwesen durch elektronischen Kommunikationskanal zum Kunden.

SEEBURGER hat ermittelt, dass alles in allem das Einsparpotenzial durch E-Invoicing pro Rechnung beim Rechnungsabsender bei ca. 4,00 Euro liegt.

Kosten und Nutzen der elektronischen Rechnungsstellung

Welcher Nutzen steht den Kosten für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber? Hier ein Vergleich:

Einsparung von Kosten für Druck, Papier, Porto und Kuvertierung sowie Zeitersparnis durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte sind gute Gründe für die Einführung des elektronischen Rechnungsversands. Wie sehen die Vorteile auf der Gegenseite – dem elektronischen Rechnungsempfang – aus?

Die Vorteile der elektronischen Rechnung beim Rechnungsempfang

Wie in Abbildung 1 zu erkennen, setzen bisher nur 15 % der Teilnehmenden unserer Umfrage E-Invoicing für den Rechnungseingang um, gerade einmal 27,5 % für beides –  Rechnungsein- und Rechnungsausgang. Dabei vereinfacht ein medienbruchfreier elektronischer Rechnungsaustausch, der auf einem standardisierten und maschinell lesbaren Rechnungsaustauschformat wie z. B. ZUGFeRD basiert, die Verarbeitung eingehender Rechnungen erheblich. Hierbei bietet der Wegfall manueller Arbeitsschritte ein noch größeres Potenzial für Rationalisierung und Kosteneinsparungen, als beim elektronischen Rechnungsausgang.  Das direkte Einlesen und Verarbeiten von Rechnungsdaten in einem ERP-System beim Rechnungsempfänger hat signifikante Vorteile:

• Reduzierung der Rechnungsverarbeitungskosten
  Ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung kann durchschnittlich 7.000 bis 16.000 Rechnungen pro Jahr verarbeiten. Dabei betragen die Personalkosten 5 bis 15 Euro pro Rechnung. Diese Kosten lassen sich durch den elektronischen Rechnungsempfang signifikant reduzieren. Die Anzahl der Rechnungen, die ein digitales System pro Jahr verarbeiten kann, lässt sich beliebig skalieren.
• Eliminierung von Fehlerquellen, dem Risiko von Mahngebühren und Rechnungsverlust
  Eine Papierrechnung kann an vielen Stellen verloren gehen. Das führt zu Rückfragen, zeitaufwendigen Nachforschungen, erneuter Rechnungsausstellung, erneutem Rechnungsversand sowie, im ungünstigsten Fall, zu Mahngebühren. Zudem treten beim manuellen Erfassen der Rechnungsdaten in einem ERP-System oft Fehler auf, welche beim direkten Einlesen der Rechnung in ein ERP-System entfallen. Weiter können Mahngebühren reduziert und Übertragungsfehler ausgeschlossen werden.
• Beschleunigung des Purchase-to-Pay-Prozesses
  Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse innerhalb des Purchase-to-Pay-Prozesses werden durch eine automatisierte Rechnungsverarbeitung deutlich beschleunigt und Skontofristen können zuverlässig berücksichtigt werden. Dies führt zu weiteren signifikanten Einsparpotenzialen.

Die Kosten des Rechnungseingangsprozesses:

SEEBURGER hat ermittelt, dass das durchschnittliche Einsparpotenzial durch E-Invoicing pro Rechnung beim Rechnungsempfänger insgesamt bei ca. 4,50 Euro liegt.

Nachfolgend ein Kosten-Nutzen-Vergleich für den elektronischen Rechnungsempfang:

Die elektronische Rechnung für Rechnungserstellung und Rechnungsempfang mit ZUGFeRD ist nicht nur ein Weg, automatisch den gesetzlichen Forderungen zu genügen, sondern bietet neben signifikanten Kosteneinsparungen auch enormes Rationalisierungspotenzial für Ihre Geschäftsabläufe. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und erhöhen Sie die Liquidität Ihres Unternehmens.